Gestión de costes del proyecto: conceptos básicos, pasos y objetivos principales

Cuando su empresa asume un nuevo proyecto, el éxito o el fracaso de su trabajo depende de la eficiencia de sus esfuerzos de gestión de proyectos, y el elemento más importante de sus esfuerzos de gestión de proyectos es el manejo de los costos de gestión de proyectos .

Además, la estimación imprecisa del costo del proyecto puede ser una de las razones principales por las que los proyectos superan el presupuesto o fracasan por completo.

Para poder completar su proyecto con éxito, debe poder controlar, analizar y pronosticar los costos con mayor precisión y evitar malos resultados.

Para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto de su proyecto, le explicaremos lo siguiente:

• La definición de gestión de costes del proyecto,
• Los principales objetivos de la gestión de costes del proyecto,
• La forma de calcular los costos de gestión de proyectos, y
• Los 4 pasos en la gestión de costes del proyecto.

También cubriremos algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de costos de proyectos, así que quédese con nosotros.

¿Qué es la gestión de costes del proyecto?

La gestión de costes del proyecto es un proceso que implica la estimación y asignación del presupuesto del proyecto y los costes posteriores, así como el control de costes del proyecto.

La gestión de costos del proyecto le permite tener una imagen clara del estado financiero de su proyecto. Ayuda a los directores de proyectos a predecir los gastos futuros y actuar en consecuencia.

Algunos de los beneficios de la gestión de costos del proyecto son:

• Disminución de gastos,
• Mayor eficiencia, y
• Seguimiento del progreso.

Términos importantes de gestión de costos del proyecto

Para facilitarle la comprensión de algunos términos importantes relacionados con la gestión de costos del proyecto, los explicaremos con más detalle.

En esta sección, explicaremos los siguientes términos:

• costos del proyecto, y
• El presupuesto del proyecto.

¿Qué son los costos del proyecto?

En general, los costos del proyecto son los fondos totales necesarios para cubrir y completar monetariamente una transacción comercial o proyecto de trabajo.

Los costos del proyecto involucran:

1. Costos directos — Los costos directos son aquellos directamente involucrados con el proyecto y necesarios para completar dicho proyecto.
2. Costos indirectos: los costos indirectos de un proyecto son costos que no conducen directamente a la finalización del proyecto, pero que siguen siendo vitales para la empresa o la persona que trabaja en dicho proyecto. Como tales, son parte de los costos de proyectos individuales.

Los costos directos incluyen el costo de:

• Profesionales que trabajan en el proyecto , es decir, empleados de la empresa o contratistas subcontratados y autónomos.
• Equipo : es decir, las herramientas y máquinas que utilizan los empleados, contratistas o autónomos para terminar el proyecto.
• Materiales : es decir, materiales físicos (que no son herramientas ni máquinas) necesarios para terminar el proyecto.
• Tareas de gestión de proyectos : es decir, todas las tareas destinadas a facilitar la finalización del proyecto antes de un tiempo determinado y de acuerdo con requisitos específicos.
• Tareas de ingeniería (si es necesario), es decir, toda la investigación, el trabajo de diseño y la instalación de equipos realizados para terminar el proyecto.
• Transporte (si corresponde), es decir, tarifas personalizadas, llevar el producto terminado a los minoristas, etc.

Los costos indirectos incluyen el costo de:

• Gastos generales operativos , es decir, alquiler de oficinas, servicios públicos, seguros, equipo general de oficina y materiales.
• Salario anual objetivo : es decir, la ganancia limpia que la empresa o el individuo desea obtener, además del dinero necesario para cubrir los gastos generales y otros.

Manejar los costos directos e indirectos y mantenerlos dentro del presupuesto es esencial para una gestión fluida de los costos del proyecto.

¿Cuál es el presupuesto del proyecto?

El presupuesto del proyecto es la cantidad total de dinero planificada y asignada para la ejecución de un proyecto dentro de un período de tiempo específico (fecha límite).

El presupuesto del proyecto se basa en la estimación de costos inicial del proyecto y, por lo general, depende de la eficacia del control de costos del proyecto. Hay 4 técnicas principales de gestión del presupuesto del proyecto:

1. Incremental : realiza un seguimiento del tiempo de sus tareas dentro de un proyecto y obtiene una comprensión del tiempo real que necesitará para terminar dichas tareas en el futuro.
2. Basado en actividades : calculas tus ingresos ideales , consideras en cuántos proyectos necesitas trabajar durante el año y sus precios para alcanzar dichos ingresos, y determinas el presupuesto de cada proyecto individual calculando los costos de ese proyecto.
3. Propuesta de valor : agrega elementos a su presupuesto en función del valor que aportan a su proyecto. Si un elemento/tarea/profesional es importante para el proyecto, se agrega a su presupuesto planificado.
4. Basado en cero : esta técnica de gestión presupuestaria es similar a la propuesta de valor. La diferencia (y la condición para que el ítem sea incluido en el presupuesto) es que el ítem debe estar justificado y probado como útil para cada nuevo período comercial y no solo para un proyecto. Todos los artículos que son importantes para un nuevo período comercial se aprueban para el presupuesto.

Para obtener más información sobre las mejores formas de administrar todos los costos relacionados con el presupuesto de un proyecto, eche un vistazo a estas técnicas de administración de costos presupuestarios.

Técnicas de gestión de costes presupuestarios

Para asegurarte de ceñirte al presupuesto (y reducir los costos donde puedas), debes:

• Capacite a los empleados para que sean eficientes con su tiempo : seguir los consejos correctos de administración del tiempo y aumentar las habilidades adecuadas de administración del tiempo ayudará a su equipo a ser más eficiente con el tiempo, lo que, a su vez, lo ayudará a ahorrar costos.
• Utilice la última tecnología : además de una herramienta de gestión de proyectos, intente introducir otras herramientas comerciales para ayudar a automatizar el trabajo de los empleados de una manera rentable.
• Subcontrate las tareas : contratar a un profesional de confianza externo a la empresa para que maneje una parte de su trabajo (relacionado con el negocio o trabajo específico del proyecto) lo ayudará a reducir los costos.
• Reduzca sus gastos generales : el seguro es un gasto general no negociable, pero hay algunos gastos generales sin los que podría trabajar (y vivir). Los ejemplos incluyen una oficina elegante en el centro de la ciudad para su trabajo independiente o utilidades de moda pero menos que útiles. Recorta lo que puedas para aprovechar al máximo tu presupuesto.

La importancia de la gestión de costes en los proyectos y las técnicas de gestión de costes enumeradas casi se explican por sí mismas: cuando pretende gestionar sus costes para cumplir con el presupuesto del proyecto establecido, esencialmente está dejando que el presupuesto establecido guíe sus decisiones.

Si no tiene como objetivo administrar los costos de su proyecto, es probable que se salgan de control y todo su proyecto se desmorone debido a una administración defectuosa.

¿Cuáles son los principales objetivos de la gestión de costes del proyecto?

Los beneficios de una adecuada gestión de costos del proyecto se derivan de los objetivos principales de la gestión de costos del proyecto , que incluyen:

• Centrándose en la entrega del proyecto en función de los criterios de valor establecidos al inicio del proyecto,
• Supervisar y documentar todas las transacciones, pagos y cambios relacionados con el proyecto, y
• Hacer esfuerzos para reducir los costos comerciales en general.

En general, el objetivo principal de una gestión adecuada de los costos del proyecto es ayudar a los gerentes de proyectos a completar con éxito el proyecto, pero también a reducir los gastos innecesarios del proyecto. Un proyecto solo puede ser verdaderamente exitoso si realiza un seguimiento de los costos y se mantiene dentro del presupuesto del proyecto.

Cómo calcular los costos de gestión de proyectos

Al determinar las tarifas de administración de proyectos para sus principales proyectos de instalaciones, la Universidad de Northwestern se adhirió al siguiente principio: cuanto más grande sea el proyecto, menor será el costo de administrar el proyecto en comparación con el costo total del proyecto en sí.

Para ver cómo calcularon sus gastos de gestión de proyectos según el tamaño de sus proyectos, eche un vistazo a la siguiente tabla.

A medida que los proyectos se vuelven más costosos y más grandes, los costos de la gestión de proyectos disminuyen gradualmente, de acuerdo con un sistema de tarifas de gestión de proyectos graduales que utilizan.

Su tarifa se basa en el presupuesto del proyecto que se determinó al comienzo del proyecto en sí, y también debe permanecer igual durante la duración de dicho proyecto.

En esencia, los costos de gestión de proyectos dependerán del tamaño de su proyecto, pero también dependerán del precio del software de gestión de proyectos que elija utilizar, que también debe incluirse en el presupuesto.

¿Cuáles son los 4 pasos en la gestión de costos del proyecto?

Para administrar los costos de su proyecto de la mejor manera posible, siga estos 4 simples pasos:

• Planifica los recursos,
• Estimar el costo,
• Determinar el presupuesto de costos, y
• Controle los costos.

Paso #1: Planifica los recursos

La planificación de recursos incluye revisar el alcance del proyecto y luego determinar los recursos futuros; estos recursos son necesarios para completar el proyecto. El alcance del proyecto es un esquema del proyecto que determina todos los aspectos del trabajo que debe realizarse para completar el proyecto.

Los recursos para el proyecto pueden incluir:

• Personas que se necesitan para ejecutar el proyecto,
• Equipos y herramientas, y
• El tiempo necesario para cada tarea.

Todo lo que le permite completar el proyecto con éxito se considera un recurso.

Para crear un plan de recursos integral, debe definir:

• ¿Cuántas personas se necesitarán para un proyecto,
• Qué tipo de experiencia necesitan poseer,
• Qué tipo de equipo se necesitará, y
• Cuáles son los plazos exactos para cada una de las actividades.

Sin embargo, independientemente del esfuerzo que ponga en la planificación de recursos, siempre existe la posibilidad de que surjan algunos obstáculos inevitables. En caso de que esto suceda, debe tener en cuenta la posibilidad de que ciertos recursos no estén disponibles.

También es importante realizar un seguimiento de la asignación de recursos. El seguimiento de la asignación de recursos proporciona a los directores de proyectos una visión general clara de lo que se debe hacer y les ayuda a facilitar la delegación de tareas.

Una vez que tengamos un inventario completo de todos los recursos que necesitamos, podremos estimar los costos, como podemos ver en el siguiente paso.

Paso #2: Estime el costo de los recursos

Tan pronto como termine de elaborar su plan de recursos, deberá estimar todos los costos de los recursos asignados previamente.

Determinar el costo de cada recurso y tener en cuenta los factores variables es vital para cada proceso de toma de decisiones que involucre suministros, herramientas y el presupuesto general del proyecto.

Una vez que haya recopilado toda la información de precios necesaria, obtendrá un cálculo estimado de sus gastos.

Para asegurarse de haber obtenido los números más precisos, puede:

• Realice un seguimiento del tiempo y los gastos de su proyecto,
• Supervisar las actividades de todos los involucrados en el proyecto, y
• Vea a dónde va el dinero en tiempo real.

Para obtener más información sobre el presupuesto de costos, vayamos directamente al tercer paso.

Paso #3: Determine el presupuesto de costos

Determinar el presupuesto de costos es el núcleo de la gestión de costos del proyecto.

En pocas palabras, un presupuesto de costos es la suma de todos los costos necesarios para todas las tareas e hitos que el proyecto pretende cumplir. Conocer su presupuesto de costos lo ayuda a administrar los costos reales en comparación con los estimados.

La determinación del presupuesto de costes depende en gran medida del cronograma del proyecto. Además, conocer la duración de las tareas y los hitos facilita el seguimiento de los plazos de los proyectos.

Tener una estrategia de presupuesto de costos también permite a los gerentes de proyecto hacer estimaciones presupuestarias más precisas para etapas futuras o tal vez incluso evitar sobrecostos.

Paso #4: Controle los costos

Controlar sus costos significa vigilar todos los costos a medida que avanza el proyecto y registrarlos.

Este proceso le permite tomar las medidas adecuadas cuando hay ciertos ajustes, como cambios en los precios de los materiales o servicios. El control de costos es importante porque lo ayuda a reducir costos y garantiza que su proyecto siga siendo rentable.

Para tomar el control de los costos de la mejor manera posible, esto es lo que debe hacer:

• Asegúrese de que el proyecto se mantenga dentro del alcance,
• Colaborar con las partes interesadas,
• Siga el horario y administre su tiempo, y
• Utilizar software de gestión de proyectos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de costes de proyectos

En caso de que aún tenga dudas sobre la gestión de costos de proyectos, repasemos algunas de las preguntas frecuentes y veamos todo lo que necesita saber sobre:

• Software de gestión de proyectos, y
• Estimación de costos del proyecto.

¿Necesitas un software de gestión de proyectos?

Uno de los costos de proyectos más importantes en la gestión de proyectos es el software de gestión de proyectos, y una de las preguntas más importantes de la gestión de proyectos gira en torno al costo del software de gestión de proyectos.

Por supuesto, todo el propósito de usar un software de gestión de proyectos es acelerar el proceso de gestión de proyectos y hacerlo más:

• Preciso,
• preciso, y
• Económico.

Entonces, al usar dicho software, esencialmente está ahorrando dinero a largo plazo.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles para la planificación de proyectos, pero encontrar el software de gestión de proyectos adecuado que también sea fácil de usar puede simplificar el proceso de seguimiento de proyectos.

En una herramienta de gestión de proyectos como Plaky, por ejemplo, puedes:

• Colaborar con compañeros de equipo,
• Mantenga todas las tareas en un solo lugar y
• Sigue el progreso de tus proyectos.

Si bien debe incluir el costo del software de administración de costos del proyecto en la planificación de su proyecto, existen otras opciones como Plaky donde puede usar una gran cantidad de funciones, y todo de forma gratuita.

¿Qué es la estimación de costos del proyecto?

La estimación del costo del proyecto es el proceso de predecir:

• Costo,
• cantidad, y
• Precio de todos los recursos que necesitas para terminar el proyecto.

Sin embargo, teniendo en cuenta que la estimación se realiza antes de la finalización del proyecto (lo que significa que no puede dar cuenta de gastos y cambios inesperados), a menudo es incierta y solo sirve como punto de partida para establecer un presupuesto del proyecto y manejar la gestión de costos.

Al estimar los costos de su proyecto, asegúrese de cubrir lo siguiente:

• Sea preciso : trate de no sobrestimar o subestimar sus costos. Haga la estimación en relación con lo que busca lograr, sus recursos y el período de tiempo.
• Sea preciso : si bien sus consultores, trabajadores y autónomos son esenciales para el éxito de su proyecto, el elemento más importante en la estimación de su proyecto es el tiempo que dedicará a él. Por lo tanto, es importante que realice un seguimiento del tiempo en todos sus proyectos. De esta manera, obtendrá una cantidad precisa de horas para cada tipo de proyecto, por lo que será más fácil estimar el tiempo necesario para terminar los proyectos en el futuro.
• Comprenda los requisitos (y limitaciones) del proyecto : tenga cuidado de no subestimar el tiempo, la cantidad de miembros del equipo y los recursos monetarios que necesita en general para finalizar su proyecto.

Los diferentes profesionales abordan la estimación de proyectos de varias maneras, así que veamos qué tipos de estimaciones de costos puede usar para administrar su proyecto.

Tipos de estimaciones de costos en la gestión de proyectos

Hay varios tipos efectivos de estimaciones de costos en la gestión de proyectos:

1. Juicio de expertos : esta estimación es más adecuada para profesionales experimentados, ya que se basa en el conocimiento y la experiencia previos del estimador.
2. Costo de la calidad : esta estimación se basa en el dinero gastado para gestionar fallas potenciales y evitar la mala calidad del proyecto. Te ayuda a minimizar pérdidas y a analizar dónde puedes ahorrar dinero.
3. Análisis de ofertas de proveedores : esta estimación se usa principalmente en licitaciones públicas de proyectos, ya que requiere que analice su competencia y adivine sus ofertas antes de hacer las suyas propias.
4. Uso de un software de estimación de proyectos : esta estimación se basa en números proporcionados por un software de estimación de proyectos especializado.
5. Análisis de reserva : esta estimación se utiliza para acomodar los riesgos potenciales del proyecto y los recursos de reserva que deben asegurarse para acomodar dichos riesgos.
6. Estimaciones de tres puntos : esta estimación incluye la estimación promedio de la estimación más probable (A), una estimación optimista (B) y una estimación pesimista (C). Por ejemplo: A = $60 000, B = $55 000, C = $80 000. De acuerdo con la fórmula, (B + 4A + C)/6, la estimación de tres puntos para las estimaciones de ejemplo es $62,000.
7. Estimación análoga : esta estimación se basa en datos recopilados de proyectos similares anteriores. Por lo general, se utiliza en las primeras etapas de un nuevo proyecto.
8. Estimación paramétrica : esta técnica es similar a la técnica de estimación análoga, con la diferencia de que los datos históricos utilizados se basan en la relación entre varias variables del proyecto.
9. Estimación ascendente : esta estimación se calcula comparando el proyecto actual con los paquetes de trabajo que ya ha establecido. Después de eso, haces tu estimación para el proyecto actual.

Cómo estimar mejor un proyecto: ejemplo

Le mostraremos cómo estimar un proyecto a través del ejemplo de estimación de costos del proyecto . Este ejemplo tiene en cuenta:

• Los profesionales que trabajan en el proyecto,
• Sus tarifas por hora,
• Los materiales que utilizan, así como
• El tiempo que necesitan para terminar tareas específicas.

Esto es lo que debe hacer si desea estimar su proyecto:

1. Lista de todos los profesionales,
2. Indique sus respectivas tarifas por hora,
3. Enumere todos los recursos físicos que necesitará, incluidos todos los equipos y materiales,
4. Haz una estimación del tiempo que necesitarás para terminar el proyecto, y
5. Calcular el precio final.

Ahora ha estimado que los miembros de su equipo dedicarán 300 horas en total a las tareas relacionadas con el proyecto que se les asignaron, más específicamente:

• Lisa Johnson (tarifa por hora: $45) pasará 30 horas en la Tarea 1
• John Bautista (tarifa por hora: $45) pasará 70 horas en la Tarea 2
• Katie Stark (tarifa por hora: $50) pasará 50 horas en la Tarea 3
• Austin White (tarifa por hora: $40) pasará 120 horas en la Tarea 4
• Thomas Clark (tarifa por hora: $50) pasará 30 horas en la Tarea 5

Aquí está la fórmula para el total de 300 horas estimadas:

Tarifa por hora x el tiempo de trabajo (para cada empleado)

Así es como se ve la ecuación:

$45 x 30 + $45 x 70 + $50 x 50 + $40 x 120 + $50 x 30 = $13 300

Como mencionamos, además de incluir a sus empleados, también debe tener en cuenta los costos limpios de sus materiales y equipos. Cuando se trata de materiales, tendrás que incluir el número de unidades pero también el precio por unidad.

Además, cuando compara su presupuesto planificado con sus gastos reales, verá la diferencia entre esos dos.

Finalmente, si realiza un seguimiento de su progreso, podrá cambiar su horario para permitir más tiempo para ciertas tareas y realizar un seguimiento cuando el presupuesto planificado esté a punto de alcanzar el límite.

Conclusión: ¡Para un proyecto exitoso, la gestión adecuada de los costos del proyecto es imprescindible!

Al final, su tiempo estimado, recursos y gastos son los que gobiernan su presupuesto.

Su presupuesto y el tamaño del proyecto, por otro lado, determinan los costos de gestión de proyectos y el costo de su software de gestión de proyectos.

A fin de cuentas, las decisiones relacionadas con el proyecto deben regirse por el presupuesto estimado del proyecto.

Si los costos generales de su proyecto no superan el presupuesto, puede concluir que la gestión de costos de su proyecto fue exitosa.

️ ¿Alguna vez ha intentado administrar los costos de su proyecto antes? Tal vez ya haya encontrado el método correcto de administración de costos del proyecto que lo ayudó a dirigir el presupuesto de su proyecto con éxito. Háganos saber en [email protected] para que podamos probar su técnica a continuación. Y si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien que creas que estaría interesado en leerla.