La guía definitiva para la contabilidad de proyectos: definición, importancia y consejos

La contabilidad de proyectos es un aspecto extremadamente valioso de la gestión de proyectos. Ayuda a los dueños de negocios y gerentes de proyectos a:

• Plan,
• Control y
• Evaluar los aspectos financieros de cada proyecto.

El seguimiento de las finanzas es crucial para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es imprescindible aprender más sobre la contabilidad de proyectos.

En esta publicación de blog, repasaremos la información de contabilidad del proyecto que todo gerente de proyecto debería saber, que incluye:

• ¿Qué es la contabilidad de proyectos?
• ¿Cuáles son sus beneficios,
• Fases de contabilidad del proyecto,
• Consejos para una contabilidad de proyectos exitosa, y
• Cómo encontrar un buen software de contabilidad de proyectos.

¿Qué es la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos es un proceso que implica hacer un seguimiento de las finanzas de un proyecto y usar esa información para administrar ese proyecto de manera efectiva. En pocas palabras, es una forma especial de contabilidad que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso financiero de un determinado proyecto.

Incluso los proyectos más cortos tienen múltiples fases y pueden ser bastante complejos. Por lo tanto, puede ser difícil realizar un seguimiento de todos los cambios y gastos asociados con ellos. Afortunadamente, la contabilidad de proyectos está ahí para mantener las cosas mucho más organizadas.

La contabilidad de proyectos registra todos los costos asociados con un proyecto específico. Estos costos incluyen:

• materiales,
• Trabajo, y
• Todos los demás gastos que puedan derivarse de ello.

La información recopilada de la contabilidad se utiliza luego para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto.

Además, la contabilidad de proyectos es extremadamente valiosa cuando se trata de estimar gastos para proyectos futuros. Permite a los propietarios de negocios y gerentes de proyectos generar fácilmente informes y hacer predicciones, así como también mantener informadas a las partes interesadas relevantes.

La contabilidad de proyectos generalmente consiste en:

• Crear un sistema de contabilidad para un proyecto,
• Especificar indicadores clave de rendimiento (KPI),
• Hacer un seguimiento de cada transacción,
• Gestionar la información sobre los recursos, desde los materiales y equipos disponibles hasta el tiempo empleado,
• Actualizar la información de costos regularmente, y
• Previsión basada en la información recibida.

¿Quién utiliza la contabilidad de proyectos?

Cualquiera que conozca las finanzas de un proyecto puede beneficiarse de la contabilidad de proyectos. Los usuarios más frecuentes de la contabilidad de proyectos son:

• gerentes de proyecto,
• Contadores, y
• Dueños de negocios.

El sistema puede ser útil en cualquier tipo de proyecto en el que se deba realizar un seguimiento de los costos e ingresos, el presupuesto y los hitos. Es por ello que las industrias en las que la contabilidad de proyectos es fundamental son:

• Construcción,
• Ingeniería,
• Fabricación,
• Eso y
• Consultante.

¿Cuál es un ejemplo de contabilidad de proyectos en la industria de TI?

La contabilidad de proyectos se puede utilizar para cualquier proyecto que se le ocurra en la industria de TI.

Supongamos que una determinada empresa de TI utiliza la contabilidad de proyectos para un proyecto de desarrollo de software para una nueva aplicación.

El gerente de este proyecto usaría la contabilidad de proyectos para:

• Seguimiento del presupuesto del proyecto,
• Supervisar los costes y los ingresos,
• Registrar los gastos de contratación de desarrolladores,
• Comprar licencias de software,
• Alquile espacio de oficina, así como
• Supervise los ingresos por la venta de la aplicación terminada.

Para facilitar este proceso, un gerente de proyecto o un contador puede usar un rastreador de tiempo de proyecto para crear una lista de las tareas necesarias para completar el proyecto. Luego, podrían asociar los costos con cada tarea, ya que eso les dará una imagen financiera clara del proyecto completo.

Tener una imagen clara de las finanzas ayuda a los gerentes de proyecto a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto.

Además, la contabilidad les permitiría determinar si los gerentes de proyecto deben hacer algún ajuste financiero al plan para mantener el proyecto en marcha. Eso podría implicar encontrar formas de aumentar los ingresos para compensar cualquier exceso en el presupuesto o negociar la reducción de los costos de desarrollo.

Diferenciar entre los tipos comunes de contabilidad

Si recién ahora se está familiarizando con el término "contabilidad de proyectos", puede comenzar a confundirlo con otros términos similares. Analicemos los tipos de contabilidad más populares y qué tan diferentes son de la contabilidad de proyectos.

Contabilidad de proyectos versus contabilidad regular

La contabilidad de proyectos es una forma especializada de contabilidad regular.

La contabilidad regular se relaciona con los asuntos financieros generales de una empresa. Por lo general, implica el seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa en su conjunto. Por el contrario, la contabilidad de proyectos se centra en los aspectos financieros de un proyecto específico e implica el seguimiento de los costos e ingresos asociados con ese proyecto.

Otra diferencia clave entre la contabilidad de proyectos y la contabilidad regular es el nivel de detalle. La contabilidad de proyectos a menudo implica el seguimiento de los costos a un nivel muy granular, como el seguimiento del costo de los materiales individuales o las horas de mano de obra.

La contabilidad regular, por otro lado, generalmente implica el seguimiento de gastos e ingresos a un nivel superior, que incluye el costo total de un departamento o unidad comercial.

Contabilidad de proyectos frente a contabilidad de gestión

La principal diferencia entre la contabilidad de proyectos y la contabilidad de gestión es el enfoque de las dos disciplinas.

La contabilidad de proyectos se centra en los aspectos financieros de un proyecto específico e implica el seguimiento de los costos e ingresos asociados con ese proyecto.

Por el contrario, la contabilidad de gestión se centra en proporcionar información que los gerentes puedan utilizar para tomar decisiones informadas sobre las operaciones de una empresa. Por lo general, implica el análisis de datos financieros a un nivel superior, como el seguimiento del rendimiento general de una unidad o departamento comercial.

Contabilidad de proyectos frente a contabilidad de costes

La contabilidad de costos es un tipo de contabilidad que determina el costo asociado con un servicio o el proceso de fabricación de un producto al examinar cada gasto en la cadena de suministro. Por lo tanto, no está conectado a un proyecto específico, pero puede estarlo.

Con base en esta definición, podemos deducir que la contabilidad de proyectos es una forma de contabilidad de costos. Por lo tanto, puede considerar la contabilidad de costos como un término más amplio que involucra gastos fuera del alcance de la contabilidad de proyectos.

Beneficios clave de la contabilidad de proyectos

La contabilidad de proyectos es una herramienta valiosa que puede ayudar a los gerentes de proyectos y propietarios de negocios a administrar sus proyectos de manera más efectiva y tomar mejores decisiones. Estas son las principales razones por las que debe utilizar la contabilidad de proyectos para su próximo proyecto.

Beneficio n.° 1: la contabilidad de proyectos le permite controlar los costos del proyecto

¡La contabilidad y la gestión de proyectos van de la mano! Mientras trabaja en un proyecto, puede usar la contabilidad del proyecto para obtener información precisa y actualizada sobre el estado financiero de su proyecto en curso.

Además, puede utilizar la contabilidad de proyectos para examinar el progreso de un proyecto en cada fase. Los gerentes de proyecto pueden usar la información resultante para identificar posibles ahorros de costos y hacer ajustes al presupuesto del proyecto sobre la marcha.

Además, la posibilidad de retrasos y lo que eso significa para el gasto final de un proyecto es más fácil de entender y gestionar con una contabilidad completa del proyecto.

Beneficio n.º 2: la contabilidad de proyectos le informa sobre posibles gastos y le ayuda a prepararse para proyectos futuros

La contabilidad de proyectos proporciona a los directores de proyectos la información financiera que necesitan para tomar decisiones informadas sobre sus proyectos. Luego, los gerentes de proyecto pueden evaluar la viabilidad de diferentes opciones de proyecto y determinar el mejor curso de acción.

Además, los beneficios de la contabilidad de proyectos no terminan cuando se completa el proyecto. La previsión es un aspecto esencial de todo negocio y es importante para predecir los gastos futuros, así como la duración de proyectos similares en el futuro. Con la contabilidad de proyectos, los datos financieros de un proyecto se pueden utilizar como referencia para proyectos similares en el futuro.

Beneficio n.° 3: la contabilidad de proyectos lo ayuda a crear informes detallados de proyectos

Con una imagen financiera clara de un proyecto, los gerentes de proyectos pueden crear fácilmente informes y actualizar a sus partes interesadas sobre su progreso.

Además, los datos contables del proyecto contienen información crucial que debe incluirse en el informe final del proyecto para:

• inversores,
• Administración y
• Partes interesadas.

La contabilidad del proyecto hace que la creación de informes finales del proyecto sea mucho más fácil, ya que todos los datos ya están registrados y rastreados.

4 Fases esenciales de la contabilidad de proyectos

El número de fases por las que pasará el proceso de contabilidad del proyecto depende del director del proyecto o del departamento de contabilidad. Aún así, hay cuatro fases en la contabilidad de proyectos que son esenciales para una descripción financiera completa de un proyecto específico:

• Planificación y presupuesto,
• Seguimiento y monitoreo,
• Informes, y
• Clausura.

Explicaremos cada fase en detalle en las siguientes líneas.

Fase 1: Planificación y presupuesto

La fase de planificación y presupuestación comienza antes de que comience el proyecto. Esta fase presenta un paso crucial para la contabilidad exitosa del proyecto porque anticipa los costos potenciales y establece hitos que deben cumplirse.

La fase de planificación y presupuestación consiste en estimar todos los costos que soportará un proyecto, incluidos:

• Trabajo,
• Horas,
• Equipo,
• Transportación,
• materiales, y
• Gastos generales.

Además, los gerentes de proyecto elaboran un cronograma para un proyecto y describen cada tarea que debe completarse para que el proyecto tenga éxito.

Fase #2: Seguimiento y monitoreo

Una vez que comienza el proyecto, el progreso y el presupuesto del proyecto deben ser monitoreados de cerca.

En esta fase, contar con un software de contabilidad de proyectos o contratar un contador de proyectos es crucial para el éxito del proyecto. Esto se debe a que la contabilidad de proyectos implica comparar regularmente los ingresos y costos reales con el presupuesto estimado. Al monitorear regularmente la situación de los costos, los gerentes de proyecto pueden hacer ajustes o solicitar un aumento en el presupuesto sin demoras.

Un buen software de gestión de proyectos, como Clockify, le permite monitorear fácilmente el progreso del proyecto. Puede iniciar sesión en todas las tareas, su duración, así como todos los costos asociados con ellas.

Luego, también puede comparar el tiempo rastreado y el tiempo estimado para proyectos y tareas.

Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, podemos ver que el tiempo estimado para la tarea de desarrollo fue mayor que el tiempo registrado.

Fase #3: Informes

La contabilidad de proyectos hace que la creación de informes de proyectos sea mucho más fácil, ya que siguen todos los gastos menores y mayores por los que debe pasar un proyecto. Los gerentes de proyecto pueden usar los datos recopilados de la contabilidad del proyecto para crear informes y presentarlos a las partes interesadas e inversores.

Un gran aspecto de la contabilidad del proyecto es que se lleva a cabo mientras el proyecto está en curso. Por lo tanto, los gerentes de proyecto pueden actualizar regularmente a todas las partes interesadas involucradas y proporcionar informes durante cada etapa del proyecto.

Fase #4: Cierre

En esta fase final, los gerentes de proyecto completan los registros financieros del proyecto y liquidan las cuentas pendientes.

Esto puede implicar la conciliación de los registros financieros del proyecto con el sistema de contabilidad principal de la organización o el llenado de los formularios de cumplimiento o impuestos necesarios. Una vez que se cierra el proyecto, los registros contables del proyecto se pueden archivar para referencia futura.

4 consejos clave para una contabilidad de proyectos exitosa

Tener un contador de proyectos o invertir en un software de contabilidad no hará mucho por usted a menos que se asegure de haber cubierto todos los aspectos básicos para un seguimiento exitoso del proyecto. ¡Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a aprovechar al máximo las habilidades o herramientas de contabilidad de proyectos que tiene disponibles!

Consejo #1: Establezca el presupuesto para el proyecto

Según la investigación, casi el 30% de las organizaciones afirman que la gestión deficiente de los recursos es un gran desafío para el éxito de sus proyectos. La gestión de recursos se refiere al uso de los recursos disponibles, como el tiempo, el equipo, las personas y los fondos, de la manera más eficaz. Los gerentes de proyecto siempre deben establecer un presupuesto que describa lo que se puede hacer con los recursos en posesión.

Al delinear sus costos e ingresos esperados desde el principio, tendrá un punto de referencia claro contra el cual puede medir sus gastos e ingresos reales a medida que avanza el proyecto. De esa manera, podrá realizar fácilmente un seguimiento de cualquier cambio en los costos, así como monitorear el progreso de un proyecto utilizando la contabilidad de proyectos.

Además, estará mejor equipado para manejar gastos inesperados y cambios en el plan de su proyecto.

Puede comenzar haciendo una lista de todos los gastos esperados, como:

• materiales,
• Trabajo, y
• Gastos generales.

No olvide incluir algo de margen de maniobra para tener en cuenta lo inesperado. Una vez que tenga una imagen completa de sus costos e ingresos proyectados, podrá utilizar la contabilidad de proyectos al máximo.

Consejo n.º 2: haga un seguimiento cuidadoso de los costos

No olvide vigilar de cerca sus costos e ingresos reales a medida que avanza. Al realizar un seguimiento preciso de estas métricas, podrá identificar posibles problemas o áreas de mejora y realizar ajustes en su proyecto según sea necesario.

Al realizar un seguimiento de los costos del proyecto, también será más probable que se mantenga dentro del presupuesto. Además, puede detectar cualquier gasto excesivo antes de que se convierta en un problema importante.

Siempre debe mantener registros detallados de todos sus gastos e ingresos, así como las horas de los empleados. Estos gastos pueden incluir recibos, facturas y otros documentos que muestren cuánto está gastando y ganando. Asegúrese de actualizar sus registros regularmente y compárelos con su presupuesto original para ver cómo le está yendo.

Consejo #3: Cree informes financieros regularmente

Tener informes financieros regulares es esencial para todos los gerentes de proyecto. Los informes contienen información detallada sobre el estado financiero de su proyecto. Le ayudarán a comunicarse con las partes interesadas, como los inversores o la dirección ejecutiva.

El primer paso para crear un buen informe financiero es recopilar todos los datos financieros relevantes, como recibos, facturas y otros documentos que muestren cuánto está gastando y ganando. Luego, debe organizar estos datos en un informe claro y conciso que presente la información más importante en un formato fácil de entender.

Un informe contable de proyecto exitoso debe incluir:

• Un resumen,
• Indicadores clave de rendimiento,
• Gráficos y tablas para facilitar la comprensión,
• Interpretacion de datos,
• Metas cumplidas y
• Proyecciones.

Además, al tener toda la información relevante sobre las finanzas del proyecto en un solo lugar, podrá ver fácilmente si está en camino de alcanzar sus metas financieras. También verá cómo sus gastos e ingresos realmente se están desarrollando. Por lo tanto, estará mejor equipado para identificar áreas en las que puede ahorrar tiempo, dinero o recursos. Eso puede ayudarlo a optimizar su proyecto y hacerlo más eficiente en general.

Consejo #4: Identifique problemas potenciales y corríjalos

La contabilidad de proyectos le permite tener una imagen clara del alcance total de los asuntos financieros de su proyecto. Pero no le servirá de mucho si no está listo para revisar las finanzas con regularidad y cambiar cualquier cosa que se pueda hacer mejor.

Además, en caso de que detecte algún problema potencial con su proyecto, es crucial que actúe de inmediato. Esto podría significar ajustar el cronograma del proyecto, alterar el alcance del proyecto o implementar otras estrategias para que las cosas avancen sin problemas.

Al abordar los posibles problemas desde el principio, puede evitar contratiempos importantes y asegurarse de que su proyecto se mantenga encaminado. Además, puede utilizar las lecciones de este proyecto para cualquier proyecto similar en el futuro. Por lo tanto, monitorear cuidadosamente las finanzas e identificar los problemas que puede corregir puede marcar la diferencia para el éxito de su proyecto.

Cómo encontrar un buen software de contabilidad de proyectos

Con suerte, ahora comprende cuán importante es la contabilidad de proyectos. Invertir en un buen software de contabilidad de proyectos puede hacer que la contabilidad de proyectos sea mucho más fácil y definitivamente le ahorrará mucho tiempo a largo plazo.

Pero, con tantas opciones de software diferentes disponibles, puede ser difícil saber por dónde empezar. Por eso es importante tomarse el tiempo para investigar sus opciones y comparar las características y capacidades de cada programa. ¡Al hacer su tarea, podrá encontrar el software de contabilidad de proyectos perfecto para su negocio!

Aquí están nuestros consejos para ayudarle a hacer una elección perfecta.

Consejo #1: Identifique las necesidades de contabilidad de su proyecto

Antes de comenzar a buscar software, tómese un tiempo para pensar en lo que necesita de un sistema de contabilidad de proyectos. Al centrarse en un software que se adapte a sus necesidades, podrá evitar gastar tiempo y dinero en sistemas que no cumplen con sus requisitos. Entonces, ¿cómo averigua lo que necesita de un sistema de contabilidad de proyectos?

Puede comenzar haciendo una lista de sus requisitos específicos, como:

• Los tipos de tareas que necesita rastrear, como diseño, desarrollo y marketing,
• El número de usuarios que necesitarán acceso al sistema, y
• Cualquier otra función que necesite, como el seguimiento del tiempo, las horas facturables, la capacidad de gestionar varios proyectos, la facturación, etc.

Luego, puede reducir sus opciones y concentrarse en el software que se adapte a sus necesidades específicas.

Consejo #2: Investigue un poco sobre la calidad de las características

Una vez que determine qué funciones necesita de un software de gestión de proyectos para contadores, gerentes de proyectos y propietarios de negocios, es hora de analizar la calidad de dichas funciones. Afortunadamente, Internet ofrece muchas maneras de asegurarse de que toma la decisión correcta.

Puede revisar las opciones populares y crear una lista de las que tienen las características que necesita. Luego, debe explorar cómo funcionan realmente esas características. Puede leer reseñas, solicitar recomendaciones de otras empresas e incluso realizar pruebas gratuitas para ver cómo funciona el software en la práctica.

Consejo #3: Eche un vistazo a la interfaz

El software de contabilidad de proyectos es una herramienta avanzada diseñada para tareas complejas. ¡Pero eso no significa que tenga que ser un experto en contabilidad de renombre mundial para poder usarlo!

Por lo tanto, debe buscar un software que tenga una interfaz fácil de usar. Las revisiones, recomendaciones y versiones de prueba están ahí para ayudarlo a encontrar un programa fácil de usar con excelentes funciones.

Consejo #4: Considere el precio

El software de gestión de contabilidad de proyectos puede ser costoso. Por lo tanto, desea asegurarse de obtener un buen valor por su dinero. Es por eso que debe buscar un programa que ofrezca un buen equilibrio de funciones y que no le haga pasarse del presupuesto.

Conclusión: la contabilidad de proyectos es una herramienta esencial para el éxito de un proyecto

¡La importancia que le dé a la contabilidad del proyecto puede hacer o deshacer un proyecto! Por eso es importante que entiendas qué es la contabilidad de proyectos y cómo sacarle el máximo partido.

En este artículo, aprendió más sobre la contabilidad de proyectos y sus múltiples usos.

Además, ahora está familiarizado con todos los beneficios que ofrece, como el control de costos y la preparación para proyectos futuros, así como las fases de contabilidad del proyecto esenciales para un proyecto exitoso.

Además, ¡siempre puede confiar en el software de contabilidad de proyectos para que el proceso de seguimiento de sus costos sea mucho más fácil! Debe utilizar los consejos de este artículo para encontrar la mejor opción en el mercado. Por ejemplo, dedicar algo de tiempo a investigar y analizar características y precios que se ajusten a sus necesidades será de gran ayuda en este proceso.

Esperamos que esta publicación de blog lo ayude a controlar sus proyectos y aprovechar al máximo la contabilidad de proyectos.

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