Ejemplos y consejos de comentarios profesionales

El término "comentarios" se utiliza ampliamente en los negocios y con frecuencia se solicita y proporciona tanto a clientes como a empleados . Es uno de los recursos más valiosos para mejorar el desempeño, la calidad del trabajo y fomentar la satisfacción general dentro de una empresa. La retroalimentación no se limita a asuntos relacionados con las actividades comerciales de la organización; también abarca los sentimientos de los individuos acerca de la empresa.

En un entorno organizacional, la retroalimentación puede originarse y ser buscada por los líderes de equipo, así como por otros profesionales. Puede ocurrir a nivel personal entre un pequeño grupo de personas o a mayor escala como parte de una estrategia comercial que involucra a numerosas partes interesadas. De hecho, muchas organizaciones buscan y ofrecen periódicamente retroalimentación a sus diversos profesionales para evaluar la trayectoria de la organización y mejorar diversas facetas.

Si usted es un profesional que busca dar o recibir comentarios a un colega o líder de equipo, o si es una empresa que busca aplicarlos a todo su equipo o clientes, a continuación encontrará 9 consejos que lo ayudarán a dar y recibir comentarios constructivos y mejorar tu negocio.

Dar y recibir comentarios: las 9 reglas de oro

Las siguientes 9 reglas están extraídas del revelador libro "Smart Feedback" de Jane y Rosa Rodríguez del Tronco y Noemí Vico García.

1. Describe los hechos

A la hora de ofrecer comentarios, estos serán más constructivos y mejor recibidos si te abstienes de valoraciones personales y te centras únicamente en proporcionar información objetiva . Por lo tanto, es beneficioso enfatizar los hechos.

Por ejemplo, en lugar de decir "no eres muy meticuloso a la hora de hacer tu trabajo", es más eficaz decir "Encontré varios errores en tu trabajo".

La distinción entre un hecho y una opinión es que esta última es una interpretación de un hecho que puede ser subjetiva, mientras que la primera puede ser verificada y fundamentada .

Presentar una opinión a menudo genera más conflictos y resistencias. Por el contrario, es más difícil cuestionar la realidad cuando se presentan hechos verificables, lo que hace que los datos objetivos se acepten más fácilmente .

2. Sea conciso

La retroalimentación que le des a una persona debe ser específica, es decir , no debe dejar lugar a la interpretación o a la posibilidad de que la otra persona entienda algo diferente de lo que realmente quieres decir.

Es cierto que somos responsables de nuestras palabras y no de cómo las interpretan las personas . Sin embargo, podemos hacer un esfuerzo para garantizar que nuestro mensaje se comprenda con la mayor claridad posible.

Ser conciso sirve no sólo para garantizar una comprensión clara sino también para evitar interpretaciones erróneas o exageraciones de la retroalimentación proporcionada.

Es fundamental evitar hablar en términos generales o utilizar adjetivos demasiado amplios. Por ejemplo, en lugar de decir "necesitas mejorar tus habilidades para hablar en público", es más efectivo especificar áreas procesables para mejorar , como "cuando hables en público, concéntrate en moverte por el escenario, articular claramente y mantener contacto visual con el público". audiencia en lugar de leer notas o diapositivas".

Además, al brindar comentarios negativos, es beneficioso comenzar con una nota positiva para alentar al individuo y fomentar la receptividad hacia los puntos menos positivos .

Además, es mejor entregar los comentarios negativos en un entorno privado para evitar causar vergüenza o incomodidad al destinatario.

3. Sea directo

Para garantizar una comprensión clara, es vital comunicar el mensaje directamente sin elaboraciones innecesarias. Sea conciso y evite andarse con rodeos , ya que esto puede diluir la importancia y el impacto de la retroalimentación central.

Esfuérzate por centrar tu crítica constructiva en no más de dos o tres aspectos clave , demostrando selectividad. Presentar demasiada información a la vez puede abrumar al destinatario y obstaculizar su capacidad para procesar la retroalimentación de manera efectiva.

También es beneficioso dedicar un tiempo únicamente a brindar comentarios, en lugar de incorporarlos a otras discusiones. Este enfoque permite centrar la atención en la retroalimentación y mejora su eficacia.

4. Hágalo de manera oportuna

De nada sirve hacer críticas constructivas demasiado tarde, cuando la otra persona ya no puede hacer nada para mejorar o cuando se han olvidado los detalles y la perspectiva de lo hecho.

Cuanto más cerca esté la retroalimentación del tema que desea discutir, mejor . Lo ideal es hacerlo en un plazo de 24 horas para que tenga el mayor efecto posible, ya que la persona tendrá la experiencia fresca en su mente y estará más motivada para abordarla.

Además, es mejor no hablar en nombre de terceros; Siempre es preferible hablar en primera persona y sobre comportamientos que hayas observado tú mismo . De lo contrario, la otra persona puede sentirse incómoda al saber que estás hablando de ella a sus espaldas.

5. Proporcione sugerencias y preguntas

La retroalimentación debe permanecer abierta a la discusión y los desafíos. Después de enviar comentarios, es fundamental alentar al destinatario a compartir su perspectiva y hacer cualquier pregunta que pueda tener . Su propio punto de vista podría evolucionar después de entablar un diálogo con ellos.

Además, durante el proceso de retroalimentación, es valioso hacer preguntas que impulsen la reflexión, como "¿estás de acuerdo con mi evaluación?" o "¿qué piensas sobre este tema?"

Además, es aconsejable evitar ser demasiado asertivo o absoluto en sus comentarios y soluciones sugeridas.

6. Mantenga una actitud abierta

Pasando a recibir feedback, lo esencial es dejar de lado el ego y abordarlo con una genuina disposición a escuchar perspectivas que pueden diferir de la propia , además de estar abierto a la posibilidad de cambio.

Este aspecto es fundamental para que la crítica constructiva dé resultados. Independientemente de la eficacia con la que se comunique o comprenda la retroalimentación, si el receptor no es receptivo al cambio o no está dispuesto a reconocer la realidad, el progreso se vuelve un desafío.

Esto subraya el hecho de que la retroalimentación es un intercambio mutuo que requiere la participación activa tanto del emisor como del receptor .

7. Trabajar la confianza en uno mismo

A la hora de recibir críticas constructivas, es de gran ayuda ser compasivo con uno mismo e interiorizar que no somos perfectos y que podemos cometer errores. Deberíamos aceptar la crítica constructiva por lo que es, un comentario que pretende ser constructivo y no un ataque personal.

El error puede equivaler a aprendizaje y la crítica no define quién eres ; es solo un comentario sobre cómo ha realizado una tarea específica.

Por ejemplo, si te dicen "olvidaste contarme sobre este mensaje de un cliente", no debes interpretarlo como "eres una persona muy olvidadiza".

Este principio se aplica no sólo a la retroalimentación negativa sino también a la retroalimentación positiva. Al recibir comentarios positivos, es natural sentir orgullo, pero es esencial mantener la humildad.

En esencia, ya sea que reciba comentarios negativos o positivos, es fundamental no tomárselos como algo personal. La retroalimentación negativa no debe internalizarse como un reflejo de su valor, y la retroalimentación positiva no debe inflar su ego hasta el punto de sentirse superior a los demás. En cambio, es vital tener una comprensión clara de uno mismo y no depender únicamente de evaluaciones externas para su validación.

8. Maneja tus emociones

Muy relacionado con el punto anterior, algo que también te ayudará a aceptar mejor las críticas constructivas es aprender a gestionar tus emociones.

Al recibir comentarios negativos, es natural experimentar sentimientos de malestar, tristeza o desánimo. En lugar de intentar suprimir estas emociones, es importante reconocerlas, comprender su origen y darse tiempo para procesarlas . Este período de reflexión puede proporcionar información valiosa sobre uno mismo y ayudar a aliviar la tensión.

Ante una crítica constructiva en persona, una estrategia útil es practicar la respiración lenta y profunda y contar hasta 5 o 10 antes de responder . Esta breve pausa permite una respuesta serena y reflexiva. Una vez solo, aprovecha para analizar más a fondo tu respuesta emocional y sus causas subyacentes.

De manera similar, la retroalimentación positiva también puede evocar emociones fuertes. Es beneficioso abordar estos sentimientos con la misma atención, sin reprimirlos ni permitir que te abrumen.

Se trata de lograr un equilibrio : no reprimir tus emociones, pero tampoco permitir que dominen tus pensamientos y acciones.

9. Desarrollar la resiliencia

La resiliencia, la capacidad de adaptarse y superar desafíos, varía entre individuos , pero puede cultivarse y es invaluable cuando se reciben críticas constructivas.

Quienes tienen resiliencia tienden a cambiar su enfoque del problema a las posibles soluciones , extrayendo más aspectos positivos que negativos de la retroalimentación. En última instancia, la resiliencia implica un cambio de perspectiva, viéndose a uno mismo como un agente activo capaz de moldear la propia realidad.

Aceptar la adversidad como parte natural de la vida, reconocer las limitaciones personales, buscar ayuda cuando sea necesaria, abstenerse de tomar la retroalimentación personalmente y perfeccionar las habilidades de escucha activa son factores que conducen al desarrollo de la resiliencia. Estas prácticas fomentan una respuesta proactiva en lugar de pasiva a la adversidad.