Cómo el seguimiento del tiempo puede hacerte más productivo mientras trabajas desde casa

Cuando trabaja desde casa, puede disfrutar de los privilegios de este entorno de trabajo, como no tener que viajar, tener la oportunidad de dormir un poco más o preparar una comida casera para el almuerzo.

Sin embargo, existen algunos desafíos del trabajo remoto, como lidiar con las distracciones en el hogar, la falta de rutina o ser menos productivo que en una oficina. Como ya sabes, cuando eres ineficiente, sueles dedicar más tiempo a trabajar para terminar todas tus tareas.

Según la nueva encuesta realizada por Chubb, algunos empleados en los EE. UU. registran más horas cuando teletrabajan. Para ser preciso:

• 37% de los participantes están trabajando más horas, y
• El 17% está registrando más de 10 horas extra por semana.

Ahora, la clave para evitar el exceso de trabajo es encontrar los métodos adecuados para recuperar la productividad, como llevar un registro de las horas de trabajo. Recopilamos una lista de 7 formas en que el seguimiento del tiempo puede hacerlo más productivo mientras trabaja desde casa.

Con el seguimiento del tiempo, aprenderá a adoptar estos hábitos:

• organiza tu día de acuerdo a tus picos de productividad,
• trabajar en intervalos preprogramados,
• administrar mejor su carga de trabajo,
• realizar un seguimiento de sus tareas recurrentes, y
• Crea límites entre tu tiempo de trabajo y tu tiempo de ocio.

Además, el seguimiento del tiempo te ayudará a:

• evitar la procrastinación,
• evitar la multitarea.

Antes de que le mostremos cómo aumentar su productividad registrando el tiempo cuando trabaja desde casa, echemos un vistazo a otras ventajas significativas del seguimiento del tiempo.

Los beneficios de controlar el tiempo cuando se trabaja desde casa

Uno de los principales beneficios del seguimiento del tiempo cuando se trabaja a distancia es que aprenderá a ser más eficiente. Aparte de eso, hay otros aspectos positivos de registrar su tiempo, como:

• Manteniendo su desempeño transparente . Su gerente y su jefe quieren saber en qué está trabajando a lo largo del día. Si mantiene un registro de cada tarea completada y el tiempo necesario para terminarla, obtendrá una visión general clara de su jornada laboral. Luego, puede compartir esta descripción general con sus supervisores.
• Seguimiento de sus ganancias. Si trabaja por cuenta propia, deberá llevar un registro de la cantidad exacta de tiempo dedicado a trabajar en un proyecto. Estos informes garantizarán que le paguen correctamente, independientemente del método de pago que esté utilizando.
• Tener constancia de tus horas extras. Cada vez que su trabajo requiera que queme el aceite de medianoche, asegúrese de registrar estas horas adicionales. Luego, más tarde, puede informar a su gerente sobre sus horas extras.
• Viendo tu progreso. Al realizar un seguimiento del tiempo que dedica a todas las tareas, podrá seguir el progreso de su trabajo, lo que puede ser una información invaluable, especialmente cuando teletrabaja.

Cuando se trata de métodos de seguimiento del tiempo, puede usar una hoja de cálculo o un lápiz y papel para controlar su tiempo. Si opta por un software de seguimiento de tiempo, puede realizar un seguimiento de su tiempo con un temporizador, agregando sus horas manualmente o con una hoja de tiempo. Pruébelo con nuestro rastreador de tiempo registrándose aquí.

7 formas en que el seguimiento del tiempo puede hacerte más productivo mientras trabajas desde casa

Ahora, echemos un vistazo más de cerca a las formas en que el seguimiento del tiempo puede aumentar su productividad mientras trabaja desde casa. Puede ayudarte a:

1. organiza tu día de acuerdo a tus picos de productividad,
2. trabajar en intervalos preprogramados,
3. administrar mejor su carga de trabajo,
4. realizar un seguimiento de sus tareas recurrentes,
5. crear límites entre el tiempo de trabajo y el tiempo de ocio,
6. minimizar la procrastinación, y
7. trate de no hacer varias tareas a la vez.

1. Organiza tu día de acuerdo a tus picos de productividad

A lo largo del día, puede notar que su productividad está prosperando en momentos particulares. Por otro lado, hay períodos en los que no puede concentrarse en el trabajo y es ineficaz. Esto sucede debido a su horario de máxima audiencia biológico, un término inventado por Sam Carpenter.

Su horario de máxima audiencia biológica incluye sus horas más productivas en un día. Estas horas dependen de tus ritmos ultradianos, los ciclos por los que pasa tu cuerpo al día.

Todo el mundo tiene su propio horario de máxima audiencia biológico. Es por eso que a algunas personas les resulta más fácil trabajar por la mañana, como el CEO de Twitter, Jack Dorsey, que prospera durante las primeras horas de la mañana. Por otro lado, algunas personas prefieren hacer sus tareas al final de la tarde o por la noche.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo a organizar tu día?

Si desea calcular su horario de máxima audiencia biológico, deberá realizar un seguimiento de sus niveles de energía durante 3 semanas. Y la mejor manera de hacerlo es mediante el seguimiento de su tiempo y todas las actividades laborales. Así es como puede calcular sus tiempos productivos:

• Registre sus horas de trabajo durante 3 semanas, incluidas todas sus tareas.
• Luego, analiza tus resultados. Eche un vistazo a las mismas tareas que tenía cada semana y compare los tiempos que necesitaba para terminarlas. Aquí hay un ejemplo de una tarea recurrente "Hacer un informe semanal".

Semana uno : Durante la primera semana, la tarea se terminó después de una hora y media. La tarea se realizó por la mañana, de 9 a 10.30 horas.

Semana dos : durante la segunda semana, la tarea se completó en tres horas. La faena se realizó por la tarde, de 14 a 17 horas.

Semana tres : Durante la tercera semana, la tarea se terminó después de dos horas y media. La faena se realizó a primera hora de la tarde, de 12 a 14.30 horas.

Si analizamos estos tres resultados, podemos concluir que el menor tiempo fue de una hora y media, por la mañana. Por lo tanto, la persona que realizaba la tarea era más productiva en las primeras horas, lo que implica que su horario de máxima audiencia biológica es durante las horas de la mañana.

• Una vez que se entera de su horario de máxima audiencia biológico, estos datos se vuelven invaluables. Podrá seleccionar su tarea más importante y más urgente y trabajar en ella primero, durante su horario de máxima audiencia biológica. Al mismo tiempo, dejarás esas tareas menos importantes para otros momentos del día.

En resumen, el seguimiento del tiempo lo ayuda a identificar su propio horario de máxima audiencia biológica, lo que le brinda la oportunidad de administrar mejor su tiempo y aumentar la productividad.

2. Trabajar en intervalos preprogramados ️

En un entorno de trabajo tradicional, las distracciones más comunes en la oficina son los compañeros parlanchines, las reuniones cercanas e incluso los ruidos del exterior. Pero, cuando trabaja desde casa, es posible que sus hijos, mascotas o compañeros de cuarto lo molesten. Por lo tanto, dirigir la atención a sus tareas puede parecer una tarea imposible.

Si está buscando una manera de concentrarse por completo en el trabajo, pero toma breves descansos ocasionales, asegúrese de intentar trabajar en intervalos preprogramados. Las reglas son simples: debe elegir la duración de los intervalos de trabajo y cumplirla.

Sugerimos utilizar la técnica de gestión del tiempo Pomodoro. Este método te ayudará a:

• mejorar su eficiencia manteniendo toda su atención en sus tareas durante las sesiones de trabajo, y
• reinicie su cerebro tomando descansos regulares.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo con la técnica Pomodoro?

Para usar la técnica Pomodoro, deberá registrar su tiempo con un temporizador o un cronómetro. Cada sesión/ciclo de trabajo se llama Pomodoro. Así es como se ve el proceso:

• Establezca un temporizador de 25 minutos: esta es su primera sesión de trabajo.
• Concéntrate en el trabajo durante estos 25 minutos y no dejes que nadie te distraiga.
• Cuando suene la alarma, deja de trabajar.
• Tome un descanso de 5 minutos. Ahora es el momento de tomar un snack saludable o de charlar con tus roomies.
• Cuando termine su descanso, continúe trabajando durante otros 25 minutos. Luego, toma otro descanso rápido.
• Después de haber completado cuatro ciclos (cuatro Pomodoros), es hora de tomar un descanso más largo de 20 minutos. Este descanso es perfecto para almorzar con tu familia o llamar a tu amigo.
• Repite esta rutina hasta que termines tus tareas o hasta que termines tu jornada laboral.

El seguimiento de sus horas de trabajo con la técnica Pomodoro mejorará sus niveles de concentración y productividad. Además, es menos probable que trabajes más de lo necesario cuando haces un seguimiento de cada minuto. Así evitarás el agotamiento y podrás disfrutar de tu tiempo libre.

Además de estas sesiones de 25 minutos, también puedes intentar trabajar en intervalos un poco más largos. Además, sus tareas a veces requerirán sesiones más largas.

Tony Schwartz, columnista de productividad del New York Times, recomienda utilizar este método: trabajar durante 90 minutos y luego tomar un descanso más largo, alrededor de 15 minutos. Su idea va en la línea del citado ritmo ultradiano.

Además, en su artículo para HuffPost, Schwartz menciona a Nathan Kleitman, el investigador del sueño. Kleitman es famoso por descubrir el ciclo básico de actividad-descanso (BRAC). Este ciclo ocurre cuando dormimos y dura entre 85 y 90 minutos (para adultos) y entre 55 y 60 minutos (para bebés). Durante estos 90 minutos, nuestro cerebro se mueve a través de cinco etapas de sueño (incluyendo la fase de descanso y actividad).

Ahora, Schwartz señala que Kleitman también afirmó que nuestros cuerpos experimentan estos ciclos de 90 minutos durante el día, cuando estamos despiertos. Por lo tanto, Schwartz cree que trabajar en sesiones de 60 a 90 minutos de concentración ininterrumpida es la clave para mejorar la productividad.

3. Aprende a administrar mejor tu carga de trabajo

Dado que el teletrabajo implica trabajar solo, sin gerentes y jefes físicamente cerca, te sentirás más relajado cuando trabajes. Eso es genial, pero no te pongas demasiado cómodo. Todavía eres responsable de tu trabajo. Además, debe encontrar la manera de proporcionar la misma calidad de trabajo que si estuviera trabajando en una oficina. Además, depende de usted manejar su carga de trabajo y entregar sus tareas antes de los plazos.

Como ya sabes, no todas las tareas diarias son iguales. Esas tareas complejas generalmente requieren más tiempo y energía para realizarse. Por lo tanto, deberá organizar correctamente su carga de trabajo para poder completar todas las tareas.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo en la gestión de tareas?

Para terminar todas las tareas diarias a tiempo, asegúrese de hacer un seguimiento de su tiempo y anotar cada tarea. Al controlar su tiempo, sabrá:

️Cuánto tiempo necesitabas para terminar cada tarea,

️qué tareas ya ha completado para el día, y

️qué tareas aún debe completar al final del día.

Tener una visión general de este tipo tiene un gran beneficio: podrá hacer una lista de tareas pendientes la noche anterior. Entonces, por la mañana, solo necesita comenzar a verificar los elementos de la lista.

Como puede ver, el seguimiento del tiempo lo ayuda a administrar mejor su carga de trabajo, lo que también mejora su productividad.

4. Realiza un seguimiento de tus tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son aquellas asignaciones que suele repetir con frecuencia, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente. Por ejemplo, tienes que asistir a varias reuniones por semana. O bien, debe revisar su correo electrónico todos los días.

Aunque estas tareas parezcan triviales, a veces dedicamos demasiado tiempo a ocuparnos de ellas.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo a realizar un seguimiento de las tareas recurrentes?

Si no está seguro de por qué su productividad se ve afectada cuando teletrabaja, comience a registrar sus tareas recurrentes. Es posible que descubras que pasas demasiado tiempo trabajando en estas actividades.

Por ejemplo, aquí hay una descripción general de un día de trabajo. Podemos ver muchas tareas diferentes, para varios proyectos.

Uno de ellos es “responder a correos electrónicos”, una actividad rastreada al principio y al final de una jornada laboral. También podemos ver aquí una tarea de "reunión", una actividad que ocurre una vez por semana.

Esta es la cantidad total de tiempo dedicado a estas dos tareas repetitivas.

Entonces, esta persona dedica una hora y media a correos electrónicos y reuniones. Esto puede parecer demasiado tiempo dedicado a una tarea recurrente, especialmente cuando se tiene un día ajetreado.

El seguimiento de sus tareas repetitivas lo ayuda a determinar cuántas horas dedica a estas actividades por día. Luego, podrá limitar estas tareas automatizando algunas de ellas o delegándolas a otros compañeros de trabajo. Tener menos tareas recurrentes significa que podrá centrar su atención en tareas más importantes y ser más productivo.

• Consejo adicional: cada vez que se sienta desmotivado para realizar tareas recurrentes, disfrute con algunos ritmos relajantes. Además, determinados tipos de música pueden aumentar su productividad. Por ejemplo, la música alegre sin letra puede ayudar a mejorar su eficiencia cuando se trata de tareas repetitivas. Si prefiere escuchar conversaciones interesantes en lugar de música, puede optar por un podcast motivacional de su elección.

5. Crea límites entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre

Cuando su sala de estar es el lugar donde trabaja, establecer límites entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre puede ser un desafío. Pero no estás solo.

Como se indica en el estudio de Chubb mencionado anteriormente, solo el 43% de los empleados de EE. UU. creen que tienen éxito en separar el trabajo y las actividades familiares. Luchar con este problema a menudo significa registrar más horas dedicadas al trabajo de las necesarias.

Ahora bien, ¿somos productivos cuando trabajamos más horas? No exactamente. Según el estudio de Stanford, cuando trabajamos 48 horas a la semana o menos, nuestra “producción tiende a ser proporcional a las horas semanales trabajadas”. Sin embargo, cuando trabajamos más de 48 horas a la semana, nuestra productividad comienza a decaer.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo a dividir el trabajo y el tiempo libre?

Entonces, si no puede dejar de trabajar al final del día, comience a controlar su tiempo. Al realizar un seguimiento de su tiempo, sabrá exactamente cuándo han comenzado sus horas de trabajo y cuándo debe terminarlas. Una vez que se dé cuenta de esto, tendrá una razón sólida para terminar su jornada laboral y cambiar su mente del trabajo a las actividades personales.

Otro consejo útil es configurar una alarma para que suene una hora antes de que termine su turno. Esto le recordará que su jornada laboral casi ha terminado. Además, puedes usar tu última hora para terminar tus tareas y luego, para crear una lista de tareas para el día siguiente. Luego, siguiendo la lista, podrá probar sus estimaciones y hacer cambios si es necesario.

6. Minimice la procrastinación

Todos tendemos a posponer las cosas a veces. De hecho, los resultados de la encuesta sobre procrastinación muestran que la mayoría de los participantes, precisamente el 88%, procrastinan al menos una hora al día. Ahora, cuando trabajas desde casa, puedes distraerte fácilmente y, por lo tanto, decidir comenzar a trabajar en un nuevo proyecto más tarde o mañana. Lo siguiente que sabes es que pasó tu jornada laboral y no has sido muy productivo.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo con la postergación?

Para poner fin a la procrastinación, comience a registrar su tiempo utilizando una aplicación de temporizador, como Clockify.

Aquí se explica cómo usar esta aplicación:

• Crea una cuenta.
• Inicie un temporizador cuando comience a trabajar en una tarea. Asegúrese de agregar una descripción de la tarea que está realizando actualmente.

• Detenga un temporizador cuando termine su tarea.
• Repita este proceso para sus otras asignaciones.

Cuando se trata de procrastinar, usar un cronómetro es crucial, porque ver un cronómetro en marcha evitará que pierdas un momento valioso. Por lo tanto, en lugar de posponer sus tareas para más adelante, las abordará en ese momento, lo que también mejorará sus habilidades de gestión del tiempo. Finalmente, recuperarás tu productividad y terminarás tu día con éxito.

7. Intenta no hacer varias tareas a la vez

Compartir su oficina en casa con los niños a veces significa tener que prestar mucha atención a si están haciendo su tarea mientras se ocupa de los problemas laborales. O tal vez no mezcle actividades laborales y personales, pero tiene la costumbre de responder correos electrónicos mientras asiste a una reunión en línea.

Puede pensar que puede manejar hacer ambas tareas simultáneamente. Pero, la mayoría de las personas no tienen la capacidad cognitiva para cambiar entre proyectos y tareas sin cometer errores, a excepción de los supertareas. Solo alrededor del 2,5% de la población son supertareas y para ellos, la multitarea se traduce en un mejor rendimiento.

Sin embargo, si no tiene estos superpoderes (y eso está bien), le sugerimos que se mantenga alejado de la multitarea.

¿Cómo puede ayudarte el seguimiento del tiempo a dejar de realizar varias tareas a la vez?

La forma más conveniente de dejar de hacer malabarismos con dos actividades al mismo tiempo es comenzar a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Al registrar su tiempo, deberá ingresar la descripción de su tarea. Por lo tanto, no podrá anotar dos asignaciones simultáneamente. Es por eso que el seguimiento del tiempo lo ayudará a:

️dirige tu atención a una tarea a la vez, y

️tener una visión precisa de su jornada laboral.

En última instancia, su rendimiento también mejorará.

Conclusión

Si le resulta difícil centrar su atención en el trabajo y mantenerse productivo cuando teletrabaja, comience a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. En esta publicación de blog, reunimos una lista de las mejores formas en que el seguimiento del tiempo puede aumentar su productividad. Estas técnicas le muestran cómo adquirir hábitos nuevos y constructivos, como trabajar en intervalos predeterminados. Además, estos métodos te animan a poner fin a las rutinas que son dañinas, como la procrastinación.