Planificación para el Año Nuevo: Cómo crear un calendario editorial

Una de mis tradiciones favoritas llega cada 1 de enero. Como muchos de ustedes, me permito dormir, tomar café (tal vez con algunos Baileys) y ver fútbol.

Pero en algún momento, durante el día, limpio mi escritorio (o la mesa de la cocina) y abro un nuevo calendario de planificación del día. Con una bebida de elección, tomo el calendario del año pasado y el nuevo calendario de este año y empiezo a soñar con todo lo que haré y lograré. Esto significa copiar fechas importantes (cumpleaños, etc.) en el nuevo calendario, así como días festivos, viajes deseados o citas médicas. Es un momento que saboreo.

El primer día de regreso al trabajo después del nuevo año, hago algo muy similar con mi calendario de trabajo. Como probablemente intuyas, soy un planificador. También soy una persona visual y disfruto trazando listas de tareas pendientes. Pero incluso si no tienes la misma conexión natural que yo, aún puedes armar un calendario con algunos trucos. Para esta publicación, me referiré específicamente a los calendarios editoriales, que son una herramienta necesaria y útil tanto para los especialistas en marketing como para los expertos en contenido.

Además, me doy cuenta de que en marketing no siempre tenemos el lujo de planificar un calendario con un año completo de anticipación. A veces podemos tener suerte si tenemos una semana para conceptualizar y ejecutar un plan. Pero podemos aspirar. Esta publicación está destinada a ayudarlo a superar el obstáculo de un calendario en blanco. Al final de la publicación y el ejercicio que lo acompaña, debe tener un plan aproximado que lo llevará hasta fines de 2017.

¡Aquí vamos!

¿Por qué necesitas un plan?

¡Organización! Un calendario puede ayudarlo a visualizar su día, mes o año por delante. Es tu hoja de ruta hacia lo que te enfrentas.

También puede ayudarte cuando te quedes corto de inspiración. Si ya ha configurado su calendario, ha hecho el trabajo duro de idear temas y temas para sus campañas y copias. Ahora solo falta ejecutar.

Además, los calendarios editoriales son un gran recurso para mostrarle a tu jefe que eres el jefe.

¿Cuándo necesitas un calendario editorial?

Configuré calendarios y horarios de trabajo para todo, incluida la vida diaria. Solo pregúntele a mi esposo sobre nuestro horario de fin de semana y se le pondrán los ojos vidriosos cuando piense en el plan detallado que he establecido para que logremos todas nuestras diligencias y diversión. ¡No puedo evitarlo! Necesito programar todo para asegurarme de que sea realista, para asegurarme de que todos mis planes encajen realmente en un día. Además, me gusta la restricción del bloqueo de tiempo (ver mi publicación anterior sobre productividad).

También utilizo un calendario editorial o un plan de trabajo para la mayoría de las asignaciones en la oficina.

Los calendarios editoriales son especialmente críticos para aquellos de ustedes en contenido y publicación, para planificar el trabajo con anticipación, incluida la asignación de trabajadores independientes. Vengo del mundo de las revistas, donde teníamos que planificar nuestra historia de portada y artículos con meses de anticipación. Este hábito también se filtra en la publicación web, para saber qué se publica y cuándo. También son necesarios para los blogs.

Algunas personas cuestionan si es una práctica inteligente crear un calendario editorial para las redes sociales. El argumento en contra de hacerlo es que las redes sociales deben ser oportunas y espontáneas y planificar con meses de anticipación es la antítesis de eso.

Es un buen punto, aunque tengo la mentalidad de que necesitas un calendario editorial como la columna vertebral de tu calendario de redes sociales. ¿La razón por la cual? Te volverás loco si tu plan de redes sociales está literalmente en blanco y tienes que buscar y corretear para encontrar temas sobre la marcha, día tras día. Sin embargo, no estoy sugiriendo que alinees los 365 días de publicaciones por adelantado. En su lugar, esfuércese por lograr un equilibrio. Me inclino por seleccionar temas semanales o incluso mensuales que me ayuden a enmarcar mi calendario. Luego, también dejo mucho margen para completar con publicaciones novedosas.

¿Qué incluir en tu calendario editorial?

No tienes que incluir todo en tu calendario. De hecho, probablemente no quiera porque cuanto más granular se vuelve, más tendrá que ajustar cuando las cosas cambien (y lo harán).
En su lugar, comience con lo básico: fechas, temas e hitos clave. Eso en sí mismo es un calendario rudimentario y efectivo.

Pero profundicemos un poco más.

Cómo abordar tu calendario editorial

Quiero que esto sea un taller interactivo y práctico de un blog. Mi objetivo es que pueda armar su propio calendario aproximado mientras avanzamos en las siguientes secciones.

Entonces, para comenzar, saque algunas hojas de papel borrador y un utensilio de escritura para esto.

(Nota: si bien me doy cuenta de que estamos en una era de conocimientos digitales, recomiendo encarecidamente usar papel y bolígrafo/lápiz en esta etapa. Estás borrando ideas y puedes hacer algunos bocetos rudimentarios, y muchos garabatos. El papel funciona mejor para ahora, y puede transferir esto a un archivo digital más pulido más tarde).

priorizar

Lo primero es lo primero: prioriza tus objetivos y tareas. Dibuja una pirámide invertida, punto en la parte inferior. En la parte superior (la parte más grande de la pirámide) están las cosas que debe hacer este año: lanzar un producto, alcanzar un objetivo de ingresos determinado, etc. Estas son esas cosas en tu lista de cosas que debes hacer.

A continuación, vaya a la sección central de su pirámide y divídala en cuatro cuadrantes. Etiquételos Q1, Q2, Q3, Q4, para que tenga uno por trimestre. Piense en lo que debe suceder en cada uno de esos períodos de tiempo y anótelos, si lo sabe. Si aún no conoce las fechas específicas para estos elementos, solo complete algo de todos modos como marcadores de posición. Siempre puedes actualizar esto.

En la sección más pequeña de su pirámide, en el punto, enumere los elementos más pequeños de su lista de deseos que le gustaría hacer si puede.

Me doy cuenta de que es un poco incómodo aplastar todo en esta forma de pirámide, porque el resultado no es una forma simétrica, especialmente en esa sección del cuadrante. Pero la intención es hacerte pensar en tus prioridades, desde la más grande a la más pequeña.

Calendario-ize

Ahora, toma una nueva hoja de papel. Vamos a tomar esa misma pirámide y hacerla más parecida a un calendario.

El primer paso es trazar 12 cuadrados y rotular cada uno con los 12 meses del año. Dentro de cada mes, trace una cosa de su pirámide. Esa cosa puede ser un elemento de la lista de tareas pendientes, un hito o un tema general. Considere aquí también las operaciones comerciales clave. Por ejemplo, cualquier conferencia que apoyará. Además, enumere los días festivos nacionales e internacionales que pueda vincular. Siéntase libre de agregar "TBD" o "marcador de posición" a su lista. Está bien. Su objetivo es dejar que las ideas y los planes fluyan en esta etapa. No te juzgues por no tener todas las respuestas. También puede tener extras: más de una cosa por mes. Escríbelos por ahora.

Mientras haces este trabajo, supongo que tu cerebro comenzará a soñar. Puede sentir la necesidad de ser creativo aquí, al menos lo hace para mí. Cuando empiezo a planificar, mi cerebro se emociona y las ideas fluyen. Hago correlaciones e incluso se me ocurren eslóganes pegadizos e ideas de campaña que puedo usar más adelante. Si esto te sucede, no te resistas. Escríbalos. ¡Nadie está mirando! Estas notas son para ti.

Aléjate de tu trabajo

Ahora que tiene sus meses trazados, haga una pausa. Puede dividir esto en fragmentos semanales o incluso diarios y por horas más adelante. Pero esto es bueno por ahora. Incluso podría detenerse en esta etapa por completo, especialmente si se siente agobiado y necesita pasar a otra cosa.

De lo contrario, permítase un descanso antes de revisar. Date unas palmaditas en la espalda y aléjate al menos durante 15 o 30 minutos. Toma un café, o da un paseo y vuelve.

Bienvenido de nuevo: hora de barajar

¿Atrás? ¡Excelente! Ahora es el momento de mezclar las cosas y jugar un poco.

Tome 12 notas adhesivas o tarjetas de notas, una para cada mes, y escriba el trabajo de su calendario de 12 meses. Colóquelos en su escritorio o piso y comience a mezclar las cosas para ver qué funciona mejor. Si tiene extras, dele a esas ideas su propia nota adhesiva.

A continuación, busque un calendario de días festivos en línea y tome nota de cualquier cosa que se haya perdido, como días festivos más pequeños o "días" nacionales (como el día nacional del perro, el día del helado, etc.). Estas pueden ser cosas divertidas para aprovechar.

También te recomiendo que saques el calendario editorial del año pasado en esta etapa para comparar tu trabajo. Si tienes métricas del año pasado, mucho mejor. Evalúe lo que hizo, lo que funcionó y ajústelo.

Sigue barajando y equilibrando tu calendario hasta que estés satisfecho. Personalmente, busco asegurarme de tener una distribución uniforme de temas e ideas por mes, pero no siempre funciona tan bien. Como mínimo, trato de tener una o dos ideas principales para cada mes, con algunos extras que pueden flotar entre meses o ser buenos complementos si tenemos tiempo. Y quiero equivocarme por el lado de más contenido en la mitad frontal del calendario que en la parte posterior. Siempre puede agregar más cosas más adelante a medida que pasan los meses.

Además, tómese su tiempo en esta etapa. Este es realmente el trabajo pesado, y requiere reflexión. Es posible que incluso desee estirar este trabajo en el transcurso de unos días.

Crear una vista de una sola hoja

Una vez que te sientas seguro con el plan, regresa y traza tu calendario "final" en una vista de una sola hoja para que puedas verlo todo en flujo. Agrupa tus meses en trimestres. Asigna KPIs u objetivos para que puedas medir tus resultados. ¿Cómo se ve? Probablemente bastante pulido en esta etapa. ¡Buen trabajo!

Asignar trabajo

Una vez que haya resuelto su calendario y temas, ahora es el momento de definir los detalles y elaborar planes de trabajo. Por ejemplo, asigne nombres a las tareas pendientes. Capture las fechas de vencimiento clave para los entregables. Incluso tome nota de las restricciones presupuestarias u objetivos de tráfico específicos para sus esfuerzos.

Esperar revisiones

Tenga en cuenta que anteriormente dije que este era su calendario "final". Entre comillas. Eso es porque en realidad nunca se hace, ¿verdad? Ya conoces este juego. Todo cambia, ya sea debido a un cambio de estrategia oa un nuevo jefe que llega y cambia las cosas.

Y puede ser porque simplemente no te gusta el plan y necesitas hacer algunos ajustes para mejorar tu calendario. Recuerde que este es su calendario, por lo que puede volver a él y trabajar con la frecuencia que desee.

Tácticamente, me preparo para esto configurando recordatorios en mi calendario digital cada 1 o 2 meses. Titulo mi tarea "actualizar calendario editorial" y bloqueo una hora o dos. Luego, realizo los ejercicios anteriores, o al menos leo mis planes, y realizo los ajustes necesarios.

Vistas semanales o diarias: ¿debería crearlas?

Si está en racha y quiere profundizar en la creación de un plan semana a semana o día a día, puede hacerlo. Pero si haces esto, te recomiendo que solo lo planifiques profundamente con 6 a 10 semanas de anticipación. La razón es por lo que acabamos de discutir: los planes pueden cambiar y cambian. Odiaría que te casaras con ideas y tareas diarias, solo para tener que deshacerlas y cambiarlas todas.

Pasos digitales y consejos finales

Una vez que haya garabateado en papel y solucionado los problemas, este es el momento de transferir este calendario a cualquier medio que funcione mejor para usted y su equipo. Tal vez transfieras todo a un calendario compartido como Outlook, hojas de cálculo de Google o Asana.

Le sugiero que cree una vista de diapositiva de una hoja del calendario, probablemente en PowerPoint. Me gusta hacer este paso para poder insertar el calendario en el apéndice de las presentaciones de marketing que distribuyo a lo largo del año. También es fácil imprimir esta diapositiva y pegarla en la pared de mi oficina para consultarla.

También me gusta crear una vista de un solo mes a la vez, lo que llamo mi vista "de un vistazo". Esto me ayuda a mantener el rumbo y organizar claramente mis prioridades para el mes.

¡Buen trabajo! ¡Por un año exitoso por delante!