Superar la falacia de planificación y sus efectos negativos

¿Alguna vez has subestimado la cantidad de tiempo que necesitarás para completar una tarea o un proyecto? ¿O terminó superando su presupuesto original?

Es muy probable que lo haya hecho, incluso si sus habilidades de gestión del tiempo, organización y planificación son las adecuadas.

Además, parece que todos hacemos esto, sistemática y repetidamente.

Claro, siempre podemos culpar a la ley de Murphy y no asumir ninguna responsabilidad por los pronósticos erróneos.

Sin embargo, la verdad se encuentra en el mismo cableado de nuestros cerebros , específicamente, en un tipo de sesgo cognitivo llamado falacia de planificación.

En este artículo, llegaremos al fondo cubriendo los siguientes temas:

• Qué es la falacia de planificación,
• Cómo reconocer los sesgos cognitivos,
• Los pasos para volverse más objetivo, y
• La importancia del seguimiento del tiempo en el desarrollo de hábitos saludables y el seguimiento del progreso.

También proporcionaremos ejemplos de la vida real, y compartiremos algunos consejos y trucos valiosos para ayudarlo a superar el problema de la falacia de planificación, así que siga leyendo.

El fenómeno de la falacia de planificación

Comencemos por definir el fenómeno que es el culpable de nuestras ilusiones y establecer expectativas y plazos poco realistas.

El término falacia de planificación fue introducido en 1977 por Daniel Kahneman y Amos Tversky, psicólogos que intentaron explicar esta tendencia en las personas.

Ellos formularon la definición del fenómeno, diciendo que la falacia de planificación es:

“ Una tendencia a subestimar el tiempo que tomará completar un proyecto sabiendo que proyectos similares normalmente han tomado más tiempo en el pasado. Entonces, es una combinación de predicción optimista sobre un caso particular frente a un conocimiento más general que sugeriría lo contrario. ”

En pocas palabras, la falacia de planificación se refiere a un fenómeno de predicción y optimismo poco realista al estimar el tiempo que necesitamos para completar tareas futuras.

¿Suena demasiado familiar? No deberías castigarte por eso, como nos pasa a los mejores.

Y, afortunadamente, existen estrategias para volverse más realistas al planificar con anticipación .

Pero antes de llegar a los pasos para vencer la falacia de la planificación, examinemos por qué sucede el fenómeno.

¿Por qué la gente tiende a sucumbir al problema de la falacia de planificación?

Hay varias razones por las que las personas continúan teniendo un exceso de confianza en sus predicciones (incluso si siempre se equivocan), como por ejemplo:

• El sesgo del optimismo,
• El sesgo actual,
• Motivación, y
• Presión social.

Hablando desde una perspectiva conductual, la falacia de la planificación impacta en 2 aspectos vitales del comportamiento humano:

• pensamiento crítico y
• Procesos de toma de decisiones .

Cuando los 2 aspectos están deteriorados, es menos probable que anticipemos las consecuencias y hagamos suposiciones correctas, lo que nos hace menos racionales y menos propensos a ver la tarea desde diferentes perspectivas .

Además, nuestras habilidades organizativas y de gestión del tiempo dependen en gran medida tanto del pensamiento crítico como de la toma de decisiones, lo que aumenta aún más las posibilidades de un impacto nocivo.

Además, hay una gran cantidad de razones más personalizadas que cada uno de nosotros puede agregar a la lista anterior, como nuestra incapacidad para dividir las tareas en componentes más pequeños. Eso dependerá principalmente de tareas específicas y de cómo nos sentimos al completarlas.

Ahora expliquemos las conexiones entre la falacia de planificación y las razones clave de la lista anterior.

Razón #1: sesgo de optimismo

El sesgo de optimismo está profundamente arraigado en nuestro cerebro y se refiere esencialmente a una tendencia a ver siempre el vaso medio lleno.

Las personas de todo el mundo tienden a tener esta ilusión, por lo que ser demasiado optimista no es algo cultural, como explica la neurocientífica cognitiva Tali Sharot en su libro The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain .

Otro punto clave relevante del mismo libro es que nuestra percepción del mundo a menudo se basa en tener expectativas positivas del resultado , lo cual no es algo malo.

Solo tenemos que tener en cuenta que los resultados no siempre serán tan deseables como habíamos anticipado y, por lo tanto, considerar los qué pasaría si.

Curiosamente, un estudio sobre el sesgo optimista informa que el sesgo optimista también ocurre en otras especies, como las aves y las ratas, lo que indica que es un fenómeno evolutivo profundamente arraigado.

Por otro lado, la falta de tendencias optimistas se puede notar en las personas que sufren de depresión. Según el Manual diagnóstico y estadístico de los trastornos mentales, el pesimismo es el síntoma clave en una variedad de trastornos depresivos.

Entonces, ¿qué podemos concluir sobre la conexión entre la falacia de planificación y el optimismo?

El optimismo es un mecanismo cerebral saludable que nos ayuda a ser más felices y seguros para enfrentar los desafíos que la vida nos presenta.

Sin embargo, si queremos aprovechar sus beneficios y evitar la falacia de la planificación, debemos ser plenamente conscientes de que estamos sesgados . Esa es la única forma de no subestimar los riesgos y triunfar en un mundo de incertidumbre.

Razón #2: Sesgo presente

Otro sesgo que da forma a nuestros procesos de toma de decisiones, lo que permite la existencia de la falacia de planificación, es el sesgo presente.

La relación entre nuestro yo pasado, presente y futuro a menudo se reduce a buscar una recompensa inmediata , beneficiosa para el yo presente, incluso si sabemos que el yo futuro se arrepentirá de la decisión.

En el contexto de la falacia de la planificación, el sesgo presente dificulta la objetividad sobre eventos futuros. Para justificar la satisfacción de nuestro yo presente , crearemos un escenario ideal para completar la tarea, sin tener en cuenta ningún obstáculo o interrupción.

O, en palabras de uno de nuestros personajes de dibujos animados favoritos:

“¡Ese es un problema para el futuro Homero! Hombre, ¡no envidio a ese tipo!”

Razón #3: Motivación

Hay 2 tipos de motivación, intrínseca y extrínseca, y ambas juegan un papel en la existencia de la falacia de planificación.

La motivación intrínseca es lo que nos impulsa internamente, los casos en que nuestra propia satisfacción es la recompensa misma. Por otro lado, la motivación extrínseca gira en torno a factores gratificantes externos, como el dinero, los elogios, etc.

La conexión con la falacia de la planificación es bastante obvia aquí: la baja motivación puede impedirnos tomar medidas, pero realmente no podemos anticipar qué tan motivados nos sentiremos en el futuro .

Además, nuestros niveles iniciales de motivación suelen ser más altos en la etapa en que la tarea o el proyecto aún son abstractos. Ese es el momento en que somos conscientes de los beneficios, pero aún desconocemos desafíos como:

• Obstáculos que podemos encontrar,
• La procrastinación y sus impactos negativos, y
• Realización de las tareas que nos resultan desagradables.

Por lo tanto, estamos creando un plan o un cronograma convencidos de que dichos niveles se mantendrán tan altos, lo que, desafortunadamente, a menudo no es el caso.

Razón #4: Presión social

Las personas son criaturas inherentemente sociales: nuestras vidas están moldeadas por las normas sociales , así como por nuestras relaciones e interacciones con los demás.

Crecemos en familias, trabajamos en equipos y desarrollamos amistades y relaciones románticas, por lo que es natural que las personas que nos rodean tengan influencia en nuestro comportamiento.

Sin embargo, esa influencia puede convertirse en presión para encajar y ajustarse a un estándar específico .

Ese tipo de presión se llama presión social .

Considere el siguiente escenario:

Es lunes y está en una llamada con su socio comercial. Los dos están discutiendo el cronograma y las responsabilidades para la semana siguiente, por lo que ambos están completamente conscientes de lo que se debe hacer.

En algún momento, hace una declaración segura como "¡Considérelo listo para el final de la semana!"

Y luego ocurre un obstáculo inesperado y termina teniendo que tomar un día por enfermedad. Pasa la semana y logras completar solo el 70% de las actividades planificadas. Ahora tiene que solicitar una extensión de la fecha límite y lo más probable es que se sienta mal por ello.

Es natural que todos queramos causar una buena impresión en otras personas , ¿verdad? Ahí es donde entra en juego la presión social, junto con la tendencia a ser demasiado optimistas y quizás demasiado confiados en nuestro futuro.

Sin embargo, en realidad, mientras queremos impresionar a los demás y mostrarles cuán capaces somos, una vez más, ocurre la falacia de la planificación, como explica Dyedra KC Morrissey en su tesis doctoral en la Universidad de Oxford.

Las razones son muchas, desde tomar un día de enfermedad no planificado hasta simplemente el núcleo del problema de la falacia de planificación: subestimar el tiempo que necesitábamos para completar la tarea.

Efectos negativos de la falacia de planificación

Hacer predicciones poco realistas puede ser peligroso tanto en el aspecto privado como en el profesional de la vida.

A escala individual, para empezar, nos llevará a no cumplir con los plazos y dañar nuestra reputación o nuestras relaciones, haciéndonos parecer poco confiables. Además, puede tener consecuencias financieras y conducir al deterioro de la salud mental.

Pero también está el panorama general, como la economía mundial y el cambio climático.

Aquí hay un hecho (no tan) divertido : varios economistas y neurocientíficos, incluido el ya mencionado Tali Sharot, afirman que el sesgo optimista, así que implícitamente también la falacia de la planificación, es " una de las causas principales de la caída financiera en 2008 ".

Ahora veamos algunos otros ejemplos de efectos negativos del problema de la falacia de planificación.

Efecto negativo n.º 1: resultados de proyecto subóptimos

Ya hemos mencionado que la falacia de la planificación afecta negativamente a nuestro pensamiento crítico y procesos de toma de decisiones. Entonces, veamos el impacto de establecer metas y plazos poco realistas en un entorno empresarial, específicamente para la planificación y realización de proyectos.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, algunas repercusiones comunes de la falacia de planificación son:

• Resultados subóptimos en cuanto a calidad,
• Plazos incumplidos, y
• Daños financieros.

La razón es que cuando subestimamos el tiempo necesario para completar una tarea, hay 2 factores adicionales que no tenemos en cuenta . Dichos factores son:

• Consecuencias negativas de una mala toma de decisiones, y
• Costos financieros que ocurren debido a retrasos en el cronograma planificado o estimaciones inexactas.

Entonces, cuanto más complejo es el proyecto, más dañinas pueden ser esas consecuencias. He aquí por nombrar algunos ejemplos:

• Insatisfacción y rotación de empleados,
• Potencial para demandas, y
• Bancarrota.

Eso se aplica no solo a proyectos individuales, sino también a la reputación comercial general de una empresa u organización.

Efecto negativo n.º 2: disminución de la productividad y la eficiencia

Ser consciente de que estamos atrasados ​​en nuestro horario planificado es simplemente frustrante.

Establecemos ciertas expectativas de nuestras propias capacidades y juicio, y cuando esas expectativas no se cumplen, es natural que nos sintamos desanimados o incluso decepcionados con nosotros mismos.

Es entonces cuando aumentan nuestros niveles de estrés y, en lugar de estar en el momento, tendemos a preocuparnos por el resultado futuro.

Esos sentimientos negativos impactan en nuestra motivación y como consecuencia, nuestros niveles de productividad y eficiencia se reducen.

Entonces, además de no estar bien encaminados, el margen de error aumenta y es más probable que procrastinemos y pensemos demasiado.

En lugar de culparnos a nosotros mismos una vez más, debemos recordarnos que el plan original era defectuoso e irrazonablemente optimista. Aceptar eso como un hecho es el primer paso para vencer la falacia de la planificación en el futuro.

Después de todo, solo si somos conscientes del problema podemos registrar y luego analizar los datos para evitar que vuelva a ocurrir un problema similar y mejorar en la realización de estimaciones precisas.

Efecto negativo #3: Baja autoestima y bienestar psicológico

Como mencionamos anteriormente, no cumplir con nuestras expectativas conduce directamente a la decepción, el exceso de trabajo y el estrés.

Sin comprender adecuadamente el papel de la falacia de la planificación, nos culparemos a nosotros mismos y comenzaremos a sentirnos bajos e inadecuados, e incluso experimentaremos el síndrome del impostor.

Como explica Tchiki Davis del Berkley Well-Being Institute, tales sentimientos están directamente relacionados con la baja autoestima y la confianza en uno mismo.

Siguiendo con esto, uno de los estudios sobre autoestima señala que la autoestima está íntimamente relacionada con nuestro bienestar psicológico, y es un importante predictor del mismo.

Lo interesante es que es exactamente lo contrario de lo que sucede cuando creamos la misma línea de tiempo poco realista. Entonces, al contrario de ser demasiado entusiastas, terminamos experimentando una disminución en la motivación, seguida de dudas sobre nuestra experiencia y habilidades.

Efecto negativo #4: Relaciones interpersonales dañadas

Además de decepcionarte a ti mismo, la falacia de la planificación resulta en defraudar a otras personas. Cuando el incumplimiento de los plazos y las promesas se convierte en un patrón, todos los involucrados o afectados lo percibirán como poco confiable y poco confiable.

Tanto su integridad como su reputación se verán comprometidas , ya que será percibido como alguien cuyas acciones no están a la altura de sus palabras y promesas .

En términos de vida personal, por ejemplo, puedes terminar siendo esa persona, a quien todos siempre esperan que llegue tarde a las reuniones familiares.

Por otro lado, como mencionamos anteriormente, los impactos de la falacia de planificación en los negocios tienen el potencial de arruinar su credibilidad e incluso provocar la quiebra de su empresa.

Una de las razones es que hay más dependencias involucradas, por lo que un retraso afecta cada paso siguiente.

Como consecuencia, sus clientes y socios comerciales lo considerarán poco profesional e indeseable para trabajar y cooperar con usted.

7 estrategias útiles para lidiar con la falacia de la planificación

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos, veamos qué podemos hacer para superar el problema de la falacia de planificación . Desafortunadamente, no existe una fórmula mágica que siempre funcione, pero existen estrategias y técnicas útiles.

Aquí hay 7 ejemplos de buenas prácticas e ideas que puede usar para detectar y combatir la falacia de planificación.

Estrategia #1: Investigación continua, análisis de datos y reflexión

Comencemos con el paso posiblemente más importante: usar los datos y la experiencia previa para su ventaja . Como hemos explicado, la falacia de planificación se produce por hacer suposiciones y seguir nuestra intuición, ¿no?

Entonces, en cambio, deberíamos tratar de ser más objetivos y crear estimaciones futuras basadas en evidencia. Es por eso que el seguimiento del tiempo dedicado a diferentes tareas y actividades es vital para vencer la falacia de la planificación.

Las soluciones de software pueden facilitar este proceso, ya que muchas ofrecen funciones de informes y pronósticos.

Eso es extremadamente beneficioso ya que los datos de todos los miembros del equipo y todos los proyectos se tendrán en cuenta para estimaciones futuras.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, de esa manera podrá visualizar el progreso y comparar el tiempo esperado con el real para completarlo. Además, los informes y las previsiones de proyectos le ayudarán a encontrar patrones, si los hay.

Así, por ejemplo, podrá identificar cuándo se producen retrasos o fallos y así tomar medidas para prevenirlos en el futuro.

Por último, pero no menos importante, incluso podría establecer algunos problemas específicos que pueden resolverse o tratarse fácilmente.

Por ejemplo, su informe resumido puede indicar que:

• Uno de los miembros del equipo no cumple continuamente con los plazos, lo que siempre resulta en más retrasos y la extensión de todo el proyecto.
• Las entregas externas de una empresa específica a menudo se retrasan, y de manera similar.

Estrategia n.º 2: seguimiento de equipos y presupuestos para proyectos

Ya hemos señalado algunos efectos negativos de la falacia de planificación que ocurre en la realización del proyecto. Ahora veamos qué podemos hacer para identificar rápidamente si algo está fuera de lugar y evitar las consecuencias dañinas.

En primer lugar, es esencial realizar un seguimiento y registrar el tiempo, así como cualquier otro recurso que se utilice con más frecuencia de la que cree que necesita.

Cuantos más hitos determine en la hoja de ruta del proyecto, mayor será la oportunidad de notar y reaccionar ante fallas o posibles retrasos.

Además, para los proyectos, combatir la falacia de planificación debe ser un esfuerzo de equipo, y por eso es mejor usar una aplicación de seguimiento de equipos para este propósito. De esa manera, todos pueden verificar el progreso del proyecto y ver quién trabaja en qué.

Afortunadamente, hay más herramientas útiles que nunca: este es un ejemplo de seguimiento de un equipo y un presupuesto en Clockify.

Estrategia #3: Dividir tareas complejas en otras más pequeñas y manejables

Un proceso de desglose sólido de las tareas específicas de un proyecto puede ser de gran ayuda y reducir significativamente los peligros de la falacia de planificación.

Su capacidad para identificar correctamente las tareas creará un marco para un cronograma más detallado y una línea de tiempo con más hitos . Esa habilidad se conoce como microproductividad y tiene el propósito de hacernos usar la estrategia de un paso a la vez.

¿Por qué es importante?

Primero, las tareas más pequeñas se vuelven más manejables y las percibimos como más factibles , lo que nos motiva aún más para completar una tarea.

En segundo lugar, hacer un seguimiento del tiempo que asigna a una tarea más pequeña le proporcionará información más relevante y precisa sobre todo el proceso.

Y la tercera razón vital es que simplemente es más fácil identificar y responder rápidamente a un retraso menor .

Por ejemplo, en lugar de estimar que lleva 4 días completar la tarea "escribir un informe mensual", intente dividirla en componentes.

Después de un desglose, tendrá varias tareas más pequeñas (recopilación de datos, creación de elementos visuales, redacción del correo electrónico, etc.) con asignaciones de tiempo más pequeñas, por lo tanto, una mejor comprensión de qué paso realmente tardó más de lo esperado en completarse.

De esa manera, la próxima vez que su plan incluya el mismo paso, hará una estimación mejor y más precisa.

Estrategia #4: Mejora continua de las habilidades de gestión del tiempo

Además de estimar con precisión el tiempo necesario para completar una tarea, también debe concentrarse en encontrar una manera de completar sus tareas en menos tiempo eventualmente.

Y, después de todo, nuestras principales habilidades de gestión del tiempo incluyen:

• Planificación,
• Planificación,
• organizando, y
• Priorizando.

Ahí es donde se hace evidente la importancia de la gestión del tiempo en relación con la falacia de la planificación.

No solo reducirá significativamente la probabilidad de que ocurra la falacia de planificación, sino que los pasos para mejorar el conjunto de habilidades también impulsarán el desarrollo orgánico de hábitos saludables.

Estrategia #5: Estimaciones de tres puntos para establecer plazos más realistas

Al crear una línea de tiempo y estimar el tiempo para tareas específicas, usar una técnica de estimación de tres puntos lo ayudará a ser más objetivo.

El mismo proceso te hace considerar al menos el peor resultado posible , junto con otros resultados, ya que se utilizan las siguientes 3 métricas:

• La estimación más optimista,
• El escenario más probable de suceder, y
• La estimación más pesimista.

Lo más probable es que, al crear la estimación más pesimista, ya encuentre algunos factores que pueden afectar negativamente la ejecución del proyecto.

El objetivo es establecer plazos más realistas, por lo que el hecho de que estés teniendo en cuenta esos factores significa que estás en el camino correcto para superar el problema de la falacia de planificación.

Estrategia #6: Consultar con partes externas

Como mencionamos al principio, la falacia de planificación ocurre debido al cableado de nuestros cerebros, lo que significa que es un problema interno.

Convencernos de que completaremos una tarea a tiempo y luego fallar continuamente en hacerlo puede, afortunadamente, prevenirse.

Para evitar enviar un plan demasiado optimista, es importante solicitar comentarios externos y escuchar la opinión de otra persona antes de hacerlo.

Presentar su plan a un compañero de trabajo o a un amigo lo ayudará a distanciarse del enfoque orientado a la intuición .

Además, la opinión de un tercero imparcial puede ayudarlo de una manera que ni siquiera esperaba, y es posible que escuche algunos consejos excelentes.

Estrategia #7: Aprender de tus errores

Por último, pero no menos importante, tenga en cuenta que tenemos el poder de prevenir la variedad de sentimientos negativos que hemos mencionado anteriormente y, en última instancia, el deterioro de nuestra salud mental.

¿Cómo?

Primero, debemos aceptar el hecho de que a veces mordemos más de lo que podemos masticar .

Además, reconoce que le pasa a todo el mundo.

Entonces, en lugar de castigarnos, podemos aprender algo de nuestros errores y tener en cuenta ese conocimiento la próxima vez .

Está en la naturaleza humana cometer errores y, a veces, incluso fallar por completo. Lo que más importa es nuestra percepción de tales eventos, por lo que debemos verlos como oportunidades para crecer y evolucionar .

Como nuestros cerebros no están realmente programados para manejar errores de manera "positiva", debemos actuar de manera proactiva y tomar el asunto en nuestras propias manos.

En resumen: planifique lo no planificado y supere la falacia de la planificación

Como puede concluir del artículo, no existe un enfoque simple y único para lidiar con la falacia de la planificación.

Además, no hay duda: superar un problema que surge de nuestro propio cerebro es un desafío y requiere un esfuerzo activo y continuo. No es imposible, pero aun así, si no se trata, se convierte en un problema que se interpone en el camino del éxito.

Entonces, la conclusión es que se puede superar el problema de la falacia de planificación. Solo se necesita un enfoque estratégico y un poco de ayuda de las herramientas adecuadas.

️ ¿Cómo lidias con el tema de la falacia de planificación? ¿Tiene alguna sugerencia, idea, consejo o truco para compartir? Escríbanos a [email protected] y tendrá la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros artículos futuros. Y, si te gustó esta publicación y la encontraste útil, compártela con alguien que creas que se beneficiaría de ella.