Planificación de la migración de su CRM a la nube

Desde principios de la década de 2000, las tecnologías de software escalables y flexibles basadas en la nube han ido reemplazando lentamente los sistemas tradicionales y las soluciones locales en el trabajo. Y con el auge del trabajo remoto debido a la pandemia de COVID-19, su lugar en los sistemas de trabajo modernos ha pasado de ser un lujo a una necesidad. ¿Estás pensando en trasladar tu sistema CRM a la nube? ¿Qué pasos importantes debe tomar primero? En este artículo, analizaremos las cosas que debe planificar antes de una migración a la nube de CRM.

¿Qué es una migración a la nube de CRM?

La migración de CRM es el proceso de mover datos, recursos y otros archivos importantes desde su plataforma de CRM a la nube. Debido a que se requieren costos y tiempo en el proceso de traslado, especialmente si tiene un gran negocio o está transfiriendo una gran cantidad de datos, hay muchas cosas que debe considerar antes de migrar su CRM. Conozca cuáles son y cómo puede hacer que la transición sea fácil para todos en la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de trasladar su CRM a la nube? Además de abrir oportunidades para diversas integraciones con nuevos sistemas tecnológicos, pasar a la nube también beneficia a su empresa en términos de rendimiento, velocidad y seguridad.

Una empresa que opera su CRM desde la nube puede optimizar los datos de manera más eficiente. También aumenta la velocidad a la que procesa los datos para su análisis o integración. La mayoría del software basado en la nube también está construido con protecciones de seguridad de varias capas. Esto facilita la detección de amenazas y brinda a sus datos una mejor protección contra los piratas informáticos.

Cosas para recordar antes de su migración de CRM a la nube

Hay muchos beneficios al mover su CRM a la nube. Estos incluyen flexibilidad, escalabilidad y facilidad de acceso. Sin embargo, migrar la plataforma de CRM de su empresa a la nube puede resultar abrumador. Especialmente si se hace sin un plan de migración. Pero con la planificación adecuada y la ejecución adecuada, todo el proceso de migración puede ser rápido y sencillo. Entonces, sin más preámbulos, aquí hay cosas que debe recordar antes de una migración de CRM a la nube:

Informar a todos en el equipo

La migración de CRM es un cambio de flujo de trabajo crítico que afecta a todos en la oficina. Por lo tanto, no inicie una migración sin antes informar a todos los miembros de su equipo. Esto asegurará que su equipo pueda prepararse bien para los nuevos cambios. También se les puede informar si hay datos que se perderán o fallas que ocurrirán durante o después de que se realice la migración. No olvide discutir el motivo de la migración, los beneficios, los inconvenientes y las nuevas responsabilidades de su personal una vez finalizada la migración.

La migración a la nube generalmente la realizan los propios equipos de TI internos de su empresa o mediante la contratación de profesionales capacitados o empresas consultoras. Cualquiera que elija, asegúrese de que todos estén de acuerdo con el proceso.

Establecer Metas

Definir sus objetivos de migración es un paso fundamental para garantizar que todo el proceso de migración sea un éxito. Debe poder visualizar las ganancias que su empresa puede lograr al migrar a la nube y poder medirlas y documentarlas después del proceso.

¿Es para mejorar el rendimiento empresarial? ¿Para aumentar la velocidad en sus operaciones? ¿Para aumentar la seguridad? Definir sus objetivos lo ayuda a establecer una métrica adecuada para el éxito de su estrategia de migración a la nube.

Revise el CRM de origen y destino

Este paso incluye identificar el uso exacto del nuevo CRM en sus operaciones. También debe crear un inventario completo de su infraestructura existente, incluido el software, los servidores y la base de datos. Le ayuda a usted y a su equipo a comprender qué datos mover. Puede optar por omitir los parámetros obsoletos de su antiguo CRM existente e incluir solo los campos necesarios en su CRM en la nube. Al revisar la fuente, intente visualizar todos los activos de datos que tiene que mover a la nube o al CRM de destino.

Calcular los costos

La migración es un gran costo de tiempo y esfuerzo, así que asegúrese de tener los fondos para comprometerse. Al crear un plan de migración, enumere todos los gastos que debe afrontar. Estos incluyen el costo de la potencia de procesamiento, el almacenamiento de datos, las herramientas de migración, las pruebas, etc.

Elija su entorno en la nube

Ahora que sabe lo que necesita, decida el tipo de modelo de nube que desea que adopte su empresa. Hay muchos tipos diferentes de modelos de nube entre los que puede elegir. Estos son algunos ejemplos: nube híbrida, privada, nube o multinube.

Mientras que los servicios de nube pública a menudo son atendidos por un proveedor para varios consumidores, una nube privada generalmente solo tiene una infraestructura propiedad del proveedor de la nube (a menudo es un servicio de nube exclusivo de la empresa). Las nubes híbridas, por otro lado, combinan ambos entornos. Para determinar cuál es el más adecuado para su negocio, intente evaluar sus necesidades actuales y futuras.

Elija su estrategia de migración a la nube

Cada negocio tiene su propia infraestructura tecnológica, por lo que lo que funciona para otro podría no funcionar para usted. Dependiendo del tipo de negocio que tenga, existen ciertas estrategias de migración a la nube que funcionarán mejor para usted. Estos son algunos ejemplos de estrategias de migración comunes: realojamiento, cambio de plataforma, refactorización o recompra.

Al volver a hospedar, simplemente está moviendo su base de código a un nuevo entorno de nube. El cambio de plataforma implica la reescritura parcial del código base, la refactorización es una reescritura completa y la recompra es la más costosa porque necesita reemplazar la propia aplicación heredada.

Planificar el tiempo de inactividad

La migración puede ser un proceso largo que muchas empresas suelen temer. Por lo general, programan días de inactividad solo para el proceso. La mejor manera de hacer que el tiempo de inactividad sea menos disruptivo es elegir una fecha con la menor cantidad de actividad comercial o de CRM. Por ejemplo, durante los fines de semana o en una fecha en la que el trabajo suele ser mínimo (varía según el negocio y la industria).

Los datos de copia de seguridad

No subestime lo beneficiosa que es la copia de seguridad de datos. Especialmente cuando está migrando datos comerciales de un CRM a otro. La copia de seguridad correcta de los datos le dará la tranquilidad de saber que todos sus datos se guardan en caso de que se produzca un error durante el proceso de migración. Entonces, antes de comenzar su migración, cree un plan de respaldo con su equipo. Dependiendo de cuán grandes sean sus datos y operaciones, la copia de seguridad de datos tomará de cinco minutos a varias horas. Muchos buenos CRM en la actualidad, como Zoho y Pipeliner, tienen increíbles capacidades de integración que pueden ayudarlo a realizar copias de seguridad fácilmente sin perder datos.

Comparar estructuras de CRM

Dedique una buena cantidad de tiempo a comparar tanto su estructura de CRM antigua como la nueva. Esto asegurará que esté eligiendo una plataforma que se adapte bien a su negocio. Cuando compare, también encontrará beneficios importantes del nuevo CRM que quizás no haya notado antes. Los mejores sistemas de CRM para empresas suelen estar basados ​​en la nube y alojados en los servidores del proveedor.

Prueba antes de la migración

Una vez que haya realizado todos los preparativos anteriores, realice una importación parcial solo para ver posibles errores. También puede realizar varias ejecuciones de prueba para probar la plataforma en diferentes grupos de datos. Hacer pruebas le permitirá cambiar la configuración o cualquier otro ajuste necesario antes de mover todos los datos al nuevo CRM. Dependiendo de cuán compleja sea la configuración de su nube o su negocio de comercio electrónico, deberá realizar varios pasos para asegurarse de que todo funcione sin problemas durante el proceso final.

¿Estás listo para la migración de tu CRM en la nube?

Ahora que ha hecho todos los preparativos, es hora de trasladar su CRM a la nube. Seguir los consejos anteriores debería ayudarlo a minimizar el tiempo de inactividad y otros problemas complejos que pueden afectar su migración. Recuerde, si se realiza correctamente, la migración de su CRM en la nube no solo mejorará sus relaciones comerciales, sino que también impulsará las ventas y el crecimiento organizacional.