Cómo planificar tu día y mantenerte organizado

¿Tiene problemas para seguir con sus planes? ¿Quizás repitiendo los mismos errores una y otra vez y no estás seguro de cómo solucionarlo? ¿O quieres empezar a planificar, pero no sabes por dónde empezar?

Bueno, esta guía cubre la planificación diaria que se enfoca en mantenerlo constante y motivado para lograr sus objetivos. Deseche la urgencia y los plazos ajustados, y observe cómo puede convertirse en la versión más productiva de sí mismo simplemente concentrándose en usted .

Discutiremos el arte de elaborar el tiempo, por qué sus sueños a largo plazo son importantes y cómo ser creativo con su diario, entre otras cosas, puede sacar lo mejor de usted.

Por qué las metas a largo plazo son necesarias para los planes diarios

Supongamos que decide un domingo por la noche que desea comenzar a planificar toda la semana. Por lo general, nuestras mentes se dirigirán de inmediato hacia nuestra aplicación favorita, un calendario o un cuaderno, y comenzarán con el lunes.

EQUIVOCADO. /insertar sonido de zumbador aquí/

Claro, probablemente sepa cuál es su proyecto actual en el trabajo, por lo que puede desglosar sus tareas. O simplemente decidió que quiere perder 10 libras. Pero comenzar primero con la unidad más pequeña, la tarea, solo te hará girar en círculos. De hecho, su plan diario podría fracasar el primer día.

¿Por qué? Porque le falta dirección.

Y es por eso que necesita una frontera, un objetivo general que desee lograr. Con eso en mente, inmediatamente se le ocurrirán tareas más útiles y planes factibles.

Aquí es cómo.

Comience a planificar creando metas específicas a largo plazo

La mayor parte de nuestra productividad y motivación para terminar las tareas proviene de saber hacia dónde nos dirigimos y qué queremos lograr.

Cuando establece metas a largo plazo para usted mismo, planificar días individuales se convierte en una brisa. Y es por dos simples razones:

1. Es mucho más fácil mantenerse motivado cuando las metas son visibles, siempre presentes en el fondo de su mente y
2. La planificación se vuelve mucho más simple, ya que las tareas son más directas.

Por ejemplo, decir que quiere volverse más saludable en seis meses y dejarlo así, versus decir que quiere volverse más saludable comiendo más vegetales.

En el primero, no estará exactamente seguro de cómo planificar su día:

• ¿Comenzar con algunas verduras crudas al día?
• ¿Eliminar la comida rápida?
• ¿Eliminar la comida rápida, comer algunas verduras crudas y cocinar más?

En este último, cuando especificas que quieres más verduras como una forma de estar más saludable, tu planificación se agiliza inmediatamente:

• Tal vez decidas cocinar tres veces a la semana.
• Haga una lista de compras que debe incluir al menos cuatro o cinco verduras.
• Pasa una hora buscando recetas fáciles para empezar.

Estas ya son tareas diarias más tangibles y fácilmente realizables, que también se pueden ampliar a hitos semanales.

Hacer metas mensuales

Establezca hitos para cada mes y especifique una meta o un resultado.

Si usamos el ejemplo anterior, puede reducir el objetivo de comer más vegetales haciendo esto:

Cuanto más autónomos y manejables sean sus objetivos, más probable es que los cumpla. Y en lo que respecta a la planificación diaria, está un paso más cerca de formar planes herméticos para cada día.

Hacer planes semanales basados ​​en metas mensuales

Ahora, si su objetivo mensual de abril es hacer 12 comidas vegetarianas, ya ha establecido su objetivo semanal para todo el período: hacer tres comidas vegetarianas a la semana.

Inmediatamente, puede volverse más creativo: tomar un desayuno, almuerzo y cena vegetarianos cada semana, o simplemente probar desayunos o cenas vegetarianos... lo que prefiera. Hágalo tan fácil o tan desafiante para usted.

Haga planes diarios como peldaños para alcanzar hitos

Y cuando llegue a hacer un plan diario relacionado con su dieta, es hora de dividir la meta semanal en pasos de bebé. Por ejemplo, para tres comidas a la semana, puedes hacer:

Domingo : determine los días de comidas vegetarianas, encuentre recetas y haga una lista de compras

Lunes - hacer compras de comestibles

Martes : tostadas con huevos y queso para el desayuno (tal vez pruebe la leche de avena esta vez)

miércoles – /

Jueves – pizza vegetariana para el almuerzo

viernes – /

Sábado : cena de arroz butternut con puerros y espinacas.

Domingo : escriba impresiones, encuentre nuevas recetas, haga una lista de compras

El mismo principio se puede aplicar a cualquier otra cosa: terminar un proyecto, crear un nuevo hábito o avanzar en su carrera. Además, el método de planificación desde un objetivo mayor hasta los pasos más pequeños hace que las tareas diarias sean mucho más manejables y satisfactorias.

Métodos para planificar tu día.

La planificación diaria es una actividad tan subjetiva que nunca se trata simplemente de “llenar tu calendario de tareas”. No hay dos personas que trabajen exactamente igual, y variará desde la forma en que procesan información importante hasta cómo gastan su energía a lo largo del día.

En esta sección, exploraremos diferentes métodos que puede emplear para organizar sus tareas.

Confíe en su "aplicación de planificación interna"

No querrás estar atado por una aplicación organizacional o de productividad. Porque, ¿qué sucede cuando desaparece o ya no se actualiza? Se verá obligado a reconsiderar la creación de sus hábitos de planificación desde cero.

En cambio, el estratega de gestión del tiempo Mike Vardy aconseja mejorar en el uso de su "aplicación interna". Es decir, crear una mentalidad más organizada que no dependa solo de las aplicaciones digitales para obtener ayuda (como calendarios, listas de tareas, etc.). Estas herramientas están aquí para ser solo eso: herramientas. Sin embargo, nos hemos vuelto demasiado dependientes de ellos con el tiempo.

Vardy argumenta que, una vez que maneje la "aplicación interna", le resultará muy fácil navegar entre aplicaciones, sin riesgo de que su planificación diaria fracase.

El método de elaboración del tiempo de Mike Vardy

En una breve charla para Prod Con en 2019, Vardy explica cómo cree que el tiempo es un concepto creado por el hombre. Que, en lugar de realizar un seguimiento de cada hora de nuestro tiempo, debemos considerar la importancia de la tarea, en primer lugar. Cambiar a este tipo de punto de vista, argumenta, nos da la oportunidad de elaborar nuestros propios horarios en función de la importancia de la tarea y menos de su urgencia.

Aquí, vamos a echar un vistazo un poco más de cerca a cómo la elaboración del tiempo hace que la planificación diaria, semanal o mensual sea mucho más fácil.

1. No te hiperprogrames

Desde el principio, Vardy advierte que no planifique cada hora de su día. Solo hace las cosas más difíciles si tu día se descarrila. Como una emergencia familiar, una reunión urgente o plazos que cambian repentinamente.

Un horario apretado es muy parecido a un castillo de naipes. Y si un solo evento amenaza con derribarlo, será aún más estresante planificar las mismas cosas nuevamente, asignando recursos, tiempo y energía. Es como reconstruir un castillo de naipes tan rápido como puedas.

Ahí es donde Vardy aconseja centrarse menos en las limitaciones de tiempo estrictas y probar la temática del día.

2. El método de tematización del día.

En un artículo en productivist.com, Vardy escribió sobre su propio descubrimiento de la tematización del día. La tematización del día se basa en limitar sus opciones (y, por lo tanto, simplificar) su proceso de planificación. El objetivo es aliviar su cerebro del estrés que conlleva la planificación, asignando tareas específicas en días específicos.

Vardy primero escribía sus tareas y luego las etiquetaba en categorías separadas. Luego, en base a esas categorías, deduciría qué tipo de temas asignaría para cada día. Los temas que hizo fueron (a partir del lunes):

Optimización, Vídeo, Audio, Formación, Deep Work, Familia/Tareas Domésticas, Planificación

De la misma manera, para otra persona, los temas podrían verse así:

Educación, Familia/Tareas, Redacción, Comunicación (redes sociales, correos electrónicos, etc.), Clientes, Planificación

Todo depende de la línea de trabajo de cada individuo, su estilo de vida y niveles de energía. Algunas personas pueden incluso dejar uno de sus días sin tema, para tener un descanso en la carga de trabajo semanal. Como hemos mencionado, la planificación es algo muy subjetivo que requiere que construyas un marco que funcione para ti.

3. Tematización vertical y horizontal

La tematización vertical es el proceso de tematización del día anterior, en el que ciertas tareas se realizarán en un día en particular. En el caso de Vardy, el cronograma se veía así:

La tematización horizontal son tareas que deben repetirse a diario, como revisar correos electrónicos, meditar, llamadas importantes, etc. En un calendario o un horario, generalmente se ven así, de ahí el nombre:

Cuando se combinan, la tematización vertical y horizontal lo convierten en un maestro de la planificación.

¿Por qué?

Porque la tematización vertical le permite reservar días para tareas específicas importantes para sus objetivos. No son plazos estrictos, simplemente un marco que ayuda a tu cerebro a concentrarse mejor. Y la tematización horizontal es un método de programación diseñado para aquellas tareas que necesita hacer todos los días.

Naturalmente, no harás un "día de entrenamiento" como tema y solo irás al gimnasio los martes. El tema es demasiado estrecho y funciona mucho mejor como pieza de rompecabezas en el tema horizontal.

4. Los 5 modos para categorizar tus tareas

Para comenzar con la categorización de sus tareas en temas, Vardy hizo una breve guía sobre las 5 categorías de trabajo basado en modos. Estos modos son:

1. Basado en temas: tareas agrupadas en lotes basadas en una categorización similar
   Ej: modo familiar, trabajo profundo, escritura, etc.
2. Basado en recursos: tareas agrupadas según las herramientas que necesita para ellas o los lugares donde las termina
   Ej.: Modo Word Doc
3. Basado en energía: tareas agrupadas en lotes según la cantidad de energía necesaria
   Ej.: modo de energía alta, media y baja
4. Basados ​​en actividades: Vardy también los llama basados ​​en verbos. Están estrechamente relacionados con sus objetivos a largo plazo.
   Ej: Hacer recados, Educar, Capacitar, etc.
5. Basado en el tiempo: los más familiares: tareas agrupadas en lotes según el tiempo que se tarda en terminarlas.
   Ej: modo de 5 minutos, modo de 25 minutos, etc.

Un gran ejemplo de cómo funcionan los modos con los planes diarios y cómo se relacionan con sus objetivos generales proviene de la propia presentación de Vardy.

Fuente: themorningeffect.com

Aquí, la tarea de responder a una factura pertenece al modo de correo electrónico (ya que él lo categorizó en función de las herramientas que necesita), cae en su proyecto de entrenamiento mensual (como un objetivo más amplio) y se programa a la hora del día en que hace sus correos electrónicos.

Si bien este tipo de planificación parece un poco complejo, Vardy asegura en su charla para ProdCon que simplemente se necesita algo de tiempo y pequeños pasos para darse cuenta rápidamente de cómo funcionan las categorías de modo y creación de tiempo. Aprenderlos proporciona una gran herramienta autosuficiente para crear un marco propio que apenas dependerá de las limitaciones de tiempo y, en cambio, se centrará en lo que es importante para usted.

método de tareas por lotes

Otro método comúnmente utilizado para planificar su día se llama tareas por lotes. Es menos complejo que la elaboración del tiempo, pero captura la misma esencia. Así que podría ser un buen punto de partida.

Al agrupar sus tareas por lotes, simplemente agrupa tareas similares; por ejemplo, en la mañana, maneja toda la correspondencia por correo electrónico. Eso incluye facturas, comentarios, organización de reuniones, etc. Durante la tarde, se enfoca en tareas de trabajo profundas y deja cualquier otro problema de correo electrónico para el día siguiente.

Agrupar sus tareas a lo largo del día evita el cambio de contexto: el momento en que a su cerebro le resulta más difícil concentrarse en una nueva tarea, porque es muy diferente de la que estaba haciendo.

Por ejemplo, mientras organizaba una reunión, estaba: armando una lista de personas, notificándoles sobre esto y el tema, revisando la invitación, y después de 30 minutos de eso, de repente cambia a escribir comentarios para el diseñador para la nueva página principal. diseño.

Nuestros cerebros tardan 20 minutos en concentrarse por completo en una nueva tarea, si no tiene similitudes con lo que estábamos haciendo antes.

Por lo tanto, el procesamiento por lotes de tareas ayuda a que su mente permanezca en el carril correcto y siga siendo productivo sin ejercer más esfuerzo.

El método de juego

Lo que hacen aplicaciones como Habitica, LifeRPG y EpicWin es tratar los horarios diarios como videojuegos. Para aquellos que no pueden verse atados a horarios estrictos e interfaces de usuario o diarios minimalistas, la planificación gamificada puede ser la solución.

Fuente: androidauthority.net

La forma en que están diseñadas estas aplicaciones es para darle la libertad de nombrar y etiquetar cada tarea y asignarles una cantidad específica de puntos de experiencia (EXP para abreviar). Y a medida que terminas cada uno, obtienes esa cantidad determinada de exp, lo que te impulsa a ti mismo (o a tu personaje) para volverse más poderoso. Es una gran ayuda visual para aquellos que tienen problemas para ver el progreso en sus tareas.

De la misma manera, los entusiastas del lápiz y el papel crean diarios en forma de libros de juegos de rol. Ryder Carroll, el creador de Bullet Journal , hizo una excelente entrada de blog desglosando su método de planificación diaria de juegos de rol.

Fuente: bulletjournal.com

Ya sea que se decida por una aplicación digital o por crear su propio libro de misiones, la gamificación de la planificación diaria es un método perfectamente viable. Es un viaje más interesante para lograr objetivos y hacer que la vida diaria sea un poco más divertida.

Cómo asegurarse de que sus planes diarios se mantengan

Ahora que hemos discutido los métodos de los planes diarios, ¿cuáles son algunas formas en las que puede asegurarse de cumplirlos? Discutiremos tres formas de mantener sus tareas manejables, para que su planificación diaria no se desperdicie.

Hacer las tareas lo más pequeñas posible

En este punto, incluso los pajaritos saben que cuanto más pequeñas sean tus tareas, más probable es que las termines.

Cada vez que comience a planificar, asegúrese de que las tareas no le lleven más de una hora.

Use un método de resolución de tareas que se adapte a usted

Cuando desee estar al tanto de sus tareas, hay muchos métodos de administración del tiempo para elegir, en función de cómo aborde el trabajo. Algunos de los más famosos incluyen:

• La matriz de Eisenhower

Clasificación de tareas en cuatro categorías diferentes, según su urgencia e importancia ;

• Bloqueo de tiempo

Organice su día en bloques de tiempo destinados a diferentes tareas (dependiendo del tiempo);

• come esa rana

Hacer una lista de tareas pendientes basada en la importancia de las tareas: las más importantes van primero;

• Prime time biológico o el (ritmo circadiano)

Hacer un horario basado en tus niveles de energía a lo largo del día;

Sea creativo con el diario

En los últimos años, hemos visto un auge en los diarios de viñetas. Pinterest está repleto de ideas creativas para realizar un seguimiento de los hábitos, escribir en un diario sus pensamientos o planificar el progreso de su carrera.

Es el enfoque estético y una sensación casi meditativa del proceso lo que atrae a algunas personas. Para algunos, es la sensación de logro cuando completan las casillas de verificación con resaltadores. Y a medida que pasa el tiempo, poder reflexionar sobre el colorido viaje que han emprendido. El diario de viñetas creativo hace que la planificación diaria sea algo que esperar.

Fuente: fruitfullyalive.com

Si se considera más del tipo visual y, al mismo tiempo, está buscando un nuevo pasatiempo práctico, el diario de viñetas podría ser para usted. Como motivador y registro permanente de sus logros, es un excelente lugar para comenzar.

Revisa e inténtalo de nuevo

Por último, pero quizás la parte más importante de la planificación diaria, es la revisión. Uno tiene que acostumbrarse a hacer un seguimiento de su tiempo e impresiones, revisar, analizar los datos y volver a trabajar en su horario.

Porque sin suficiente autorreflexión y sin aprender de los errores, es más probable que uno deje de planificar por completo. Entonces, ¿cómo deberías repasar para sacarle el máximo partido?

Seguimiento del tiempo para obtener datos precisos

Un jugador clave en su planificación y revisión es el rastreador de tiempo. Si bien no tiene que estar sujeto a plazos si decide no hacerlo, la única forma real de averiguar cuánto tiempo productivo o perdido tiene es realizar un seguimiento de cada actividad.

Ahora, puede ser aburrido considerar otra aplicación para usar, solo para controlar el tiempo. Pero, las aplicaciones como Clockify, por ejemplo, se crearon para integrarse perfectamente en todos los navegadores, las principales plataformas y aplicaciones. Puede incluirlo en su planificador diario en Google Calendar o Todoist, y hacer clic en un solo botón para iniciar el temporizador.

Y con un esfuerzo mínimo, puede obtener un informe detallado sobre cómo pasó el día y a qué se dedicó el tiempo.

Anota tus impresiones

Cada vez que suceda algo que afecte sus planes, ya sea positiva o negativamente, escríbalo. ¿Una reunión apareció de repente y arruinó su enfoque? Escríbelo. ¿Una tarea te tomó sorprendentemente menos de lo que pensabas? Escríbelo. ¿El consejo de un compañero de trabajo te dio que pensar? Anótalo para reflexionar más tarde.

Conviértalo en un hábito y utilice notas adhesivas para recordar cosas más fácilmente. Te sorprendería la poca información que podemos recordar a lo largo del día.

Y al final del día, puede hacer un ritual de 10 minutos para consolidar todas sus notas diarias para una revisión semanal más grande.

Haz una revisión semanal o bimensual

Ya sea que haga un día temático para la planificación o reserve un bloque de tiempo para él, es bueno mantener el hábito de revisar todos los datos que ha recopilado y analizarlos. Puede detectar fácilmente sus mayores distracciones, cómo fluctúan sus niveles de energía o si las tareas en sí no están lo suficientemente bien formuladas.

Es notable lo que puedes descubrir, simplemente siguiendo tu progreso. Revisando de vez en cuando, seguramente recordará cuáles son los objetivos finales y cómo alcanzarlos más rápido. Sin él, es más probable que repita los mismos errores o pierda oportunidades para mejorar su productividad y flujo de trabajo.

Conclusión

Comience por establecer metas a largo plazo, luego divídalas en peldaños mensuales, semanales y diarios para asegurarse de que sus tareas tengan un propósito. Y al eliminar las presiones del tiempo y la urgencia, puede comenzar a apreciar esas tareas y cuál es su propósito.

Planificar tu día es más que simplemente llenar un calendario con tareas. Se trata de un compromiso activo con sus objetivos a largo plazo y cómo desea mejorar ciertos aspectos de su vida. Además, si nos enfocamos en la importancia de las tareas, en lugar de ajustar tantas cosas como podamos en 24 horas, la planificación puede enriquecer nuestras vidas.