Un desglose de las 5 fases de la gestión de proyectos

¿Alguna vez se preguntó por qué algunos proyectos fracasan mientras que otros tienen éxito? ¿Qué separa un buen proyecto de uno malo? La respuesta es la eficiencia con la que se gestiona un proyecto, que está influenciada por las fases de la gestión del proyecto.

Un proyecto bien dirigido tiene cinco fases distintas: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Estos se refieren a las diferentes etapas por las que pasa un proyecto de principio a fin. La gestión de un proyecto en fases es una forma comprobada de garantizar la finalización oportuna dentro del presupuesto y el alcance.

Cada fase tiene un propósito específico, y las cinco fases deben completarse en orden. La gestión imprecisa de las fases del proyecto podría dar lugar a plazos incumplidos, presupuestos inflados o el fracaso del proyecto.

Si es un gerente de proyectos que busca administrar proyectos de manera efectiva y evitar obstáculos, este blog es para usted. Explicamos los diferentes conjuntos de oportunidades que presenta cada fase y los distintos objetivos que tiene cada una. Pero primero, comprendamos los conceptos básicos de las fases de gestión de proyectos y su importancia.

¿Por qué debería centrarse en las fases del proyecto?

Las fases de un proyecto le permiten realizar un seguimiento del progreso e identificar posibles problemas desde el principio al dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables. Esto ayuda a evitar costosos errores y retrasos que podrían desviar su proyecto de su presupuesto y cronograma estimados.

Además, las fases de gestión de proyectos ayudan a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo al aclarar roles y responsabilidades. Las tareas y los objetivos claramente definidos facilitan que los miembros del equipo de su proyecto se mantengan al día y trabajen juntos de manera eficiente.

Fase 1: Inicio del proyecto

La primera fase del proyecto se trata de empezar. Durante la fase de iniciación, desarrolla una comprensión clara del propósito, el alcance y las metas del proyecto. Este es el momento de formar un equipo y comenzar a tomar decisiones sobre cómo se realizará el trabajo.

La etapa de inicio del proyecto incluye decidir sobre una metodología de gestión de proyectos, crear un presupuesto y obtener las aprobaciones necesarias de las partes interesadas para hacer avanzar el proyecto. El inicio del proyecto es la fase más importante, ya que establece el tono y la dirección de todo el proyecto. Debe obtener una comprensión clara del propósito, el alcance y los objetivos del proyecto durante esta etapa. Y para que eso suceda, necesita un acta de constitución del proyecto.

Un acta de constitución del proyecto es una declaración del alcance, los objetivos, los entregables y los participantes del proyecto. Debe crear uno para encontrar respuestas a preguntas como: ¿Cuál es el objetivo del proyecto? ¿Por qué deberías hacer este proyecto? ¿Quiénes estarán involucrados a lo largo del ciclo de vida del proyecto? Un estatuto proporcionará una visión clara del proyecto y garantizará que esté alineado con sus objetivos comerciales.

Fase 2: Planificación del proyecto

La segunda fase tiene que ver con la planificación de su proyecto. Esto es cuando toma toda la información recopilada durante la fase de inicio y la utiliza para crear un plan de acción detallado para lograr los objetivos del proyecto. La fase de planificación incluye la asignación de tareas, el desarrollo de planes de comunicación y la configuración de entregables u objetivos del proyecto.

Asegúrese de que sus objetivos sean alcanzables utilizando el método Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno (SMART). Este enfoque lo ayudará a crear objetivos tangibles que sean medibles, alcanzables, relevantes para los objetivos de su empresa y que tengan un límite de tiempo.

CLEAR, que significa Colaborativo, Limitado, Emocional, Apreciable y Refinable, es otro método de establecimiento de objetivos basado en resultados que puede utilizar. Este enfoque garantiza que sus objetivos sean colaborativos (compartidos por el equipo), de alcance limitado, emocionales (motivadores), apreciables y que puedan refinarse según sea necesario.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Esta fase se enfoca en poner en acción el plan de su proyecto y hacer el trabajo. Aquí es cuando los miembros del equipo comienzan a trabajar en sus tareas asignadas y comienzan a progresar hacia los objetivos del proyecto. Su papel durante esta fase es delegar tareas sabiamente, brindar apoyo y orientación a su equipo, así como realizar un seguimiento del progreso para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado.

Para garantizar que las tareas se ejecuten de manera efectiva, deléguelas a las personas adecuadas. Asegúrese de asignar tareas en función de las habilidades, la experiencia y la disponibilidad de cada individuo. Además, proporcione instrucciones claras sobre lo que debe hacerse y cómo debe hacerse. Esto ayudará a evitar confusiones y garantizará que las tareas se completen de la manera que desea.

Fase 4: Seguimiento y control del proyecto

La cuarta fase se trata de monitorear el proyecto regularmente para garantizar que se mantenga encaminado. Esto es cuando supervisa de cerca el progreso y el rendimiento del equipo del proyecto y lo compara con el plan original.

Para asegurarse de ceñirse al plan original, identifique los factores críticos de éxito (CSF) de su proyecto, es decir, los factores críticos para definir el éxito de su proyecto, así como los indicadores clave de rendimiento (KPI), es decir, las métricas utilizadas para evaluar el rendimiento del proyecto.

Los CSF son un conjunto de condiciones que se deben cumplir para que un proyecto tenga éxito, mientras que los KPI son métricas que miden si se cumplen o no los CSF. Por ejemplo, un CSF para un proyecto de desarrollo de un sitio web podría lanzar el sitio a tiempo, mientras que su KPI podría completar una cantidad determinada de tareas por semana.

Fase 5: Cierre del proyecto

La quinta y última fase no es más que cerrar el proyecto y atar cabos sueltos. En esta fase, creará un informe final que documente todo el proyecto de principio a fin. Este informe debe incluir detalles sobre los objetivos del proyecto, resultados, lecciones aprendidas y cualquier otra información relevante.

Administre las fases del proyecto de manera eficiente para garantizar el éxito.

La gestión eficaz de proyectos es esencial para cualquier negocio, grande o pequeño. Estas cinco fases de gestión de proyectos ayudarán a garantizar que sus proyectos estén bien organizados, encaminados y funcionen sin problemas de principio a fin.

Solo recuerde ser flexible y adaptable, ya que las cosas que no planeó (como cambios en los requisitos del proyecto, el presupuesto o cualquier otro problema imprevisto) pueden surgir en cualquier momento. Y lo más importante, no olvide celebrar el éxito una vez que el proyecto esté completo.