Cómo el cronometraje personal lo ayuda a estar al tanto de las cosas

Hacer un seguimiento de sus proyectos personales y lograr metas personales puede ser tan difícil y consumir tanto tiempo como el trabajo; a menudo requiere el mismo nivel de dedicación.

Para poder lograr todo, necesita una buena gestión del tiempo y habilidades de organización. El cronometraje es una buena opción para hacer que todo el proceso sea más fluido.

En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre el cronometraje personal: qué es, por qué es importante y cómo realizar un seguimiento del tiempo personal.

¿Qué es el cronometraje?

Según el diccionario, cronometraje significa “registrar el tiempo, hacer un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados”.

El cronometraje es el más utilizado en el mundo de los negocios, ya que, como dice el famoso dicho, “el tiempo es dinero”. Las empresas y los autónomos realizan un seguimiento de sus horas de trabajo para poder facturar con precisión, ser transparentes, planificar proyectos más fácilmente, optimizar los procesos de trabajo y mejorar la gestión del trabajo.

Una (muy) breve historia del cronometraje

Los humanos han estado tratando de rastrear el tiempo desde los albores de la civilización.

Una de las primeras herramientas fueron los relojes de sombra. Consistían en un palo colocado verticalmente en el suelo que formaba una sombra y marcadores a lo largo del camino de la sombra que dividían un día en segmentos.

Incluso en las sociedades antiguas, era importante medir el tiempo para que a los trabajadores se les pudiera pagar con precisión. Dato curioso: según este artículo de DailyMail, dado que la economía se basaba en la redistribución de bienes, los trabajadores de Mesopotamia y Egipto recibían cerveza como cheque de pago, entre otros alimentos.

Dado que los relojes de sol son inútiles cuando el sol no brilla, necesitábamos algo diferente; la tecnología avanzó hacia dispositivos mecánicos (relojes de agua, relojes de velas y relojes de arena, entre otros). En el siglo XVII avanzó aún más, cuando se inventaron los relojes de péndulo. Aún así, la rotación de la Tierra era el “reloj” más importante.

Las tecnologías de cronometraje evolucionaron aún más después de la Revolución Industrial, ya que la relación entre un empleador y los empleados comenzó a definirse por el buen y antiguo principio de "el tiempo es dinero" que ya hemos mencionado.

Se cree que el primer reloj para registrar la asistencia fue creado en 1888 por Willard Le Grand Bundy, un joyero de Nueva York. Su patente habla de registradores de tiempo mecánicos para trabajadores de una manera que implica que ya existían registradores anteriores; sin embargo, hizo algunas mejoras, como que cada empleado tuviera su propia llave.

Un año después, esos relojes comenzaron a fabricarse en masa. Sin embargo, como el resto de la tecnología de la época, eran voluminosos y complicados de utilizar.

Hoy en día, todo se hace digitalmente y la tecnología es lo suficientemente avanzada como para que, incluso si no es una empresa, puede realizar un seguimiento de su tiempo para sus propios proyectos y objetivos personales, de forma rápida y sencilla.

¿Por qué es importante el cronometraje?

Estos son los beneficios más importantes del cronometraje, así como también por qué debería considerar incorporarlo en su vida cotidiana y cuando trabaje en sus proyectos personales.

Cómo el cronometraje mejora su productividad

Una de las mayores ventajas del seguimiento del tiempo es que mejora su productividad. Así es cómo:

La forma psicológica en que mejora la productividad

¿Alguna vez has oído hablar del efecto Hawthorne?

El efecto Hawthorne es un término que se refiere a la tendencia a trabajar más duro y desempeñarse mejor cuando sabes que te están observando y/o evaluando.

Recibió su nombre de la investigación realizada en la planta eléctrica occidental de Hawthorne (de ahí el nombre) en Illinois, EE. UU., en la década de 1920.

Originalmente se llevó a cabo para estudiar el efecto de la iluminación en la productividad de los trabajadores. Cuando mejoró la iluminación, también lo hizo la productividad. Sin embargo, la productividad volvió a mejorar cuando disminuyó la iluminación, aunque se esperaba que empeorara. Los investigadores estaban perplejos.

La productividad de los trabajadores mejoró cada vez que cambiaron las condiciones de trabajo (para bien o para mal), ya fuera la iluminación, las horas de trabajo o los descansos.

Resultó que no eran las variables del ambiente de trabajo las que cambiaban el comportamiento, sino el hecho de que estaban siendo observadas. Según muchos, el efecto Hawthorne es inevitable en investigaciones y estudios que utilizan humanos como sujetos.

Ahora, ¿cómo puede eso ayudarlo a usted y a su productividad?

No habrá una misteriosa entidad de Gran Hermano observándote y evaluándote cuando empieces a medir el tiempo, no te preocupes. Nuestros cerebros funcionan de tal manera que cuando sabemos que lo que hacemos está siendo medido, subconscientemente nos esforzamos más y, en consecuencia, nos desempeñamos mejor. Utilice nuestra peculiaridad psicológica innata a su favor: mida su propio tiempo.

La forma práctica en que mejora la productividad

La procrastinación es a menudo el mayor enemigo de la productividad, y el seguimiento del tiempo puede ayudar con eso.

Ver un cronómetro en marcha, es decir, tener una representación visual de cada segundo que pasa, evitará que desperdicie momentos valiosos: lo alentará a abordar la tarea de inmediato. Además, saber que si te desplazas por Instagram durante una hora, tendrás que escribirlo, hace que sea un poco más fácil resistir la tentación de ir a las redes sociales.

O, como nos decimos a nosotros mismos, "Revisaré mis redes sociales por un minuto y luego volveré al trabajo".

Para obtener más consejos sobre cómo vencer la procrastinación, consulte Cómo vencer la procrastinación: 8 consejos personales de un entrenador de productividad.

Otro problema es la multitarea: a pesar de que tu objetivo es hacer más en menos tiempo, terminas perdiendo el enfoque y logrando menos.
Cuando usa aplicaciones de seguimiento de tiempo, no puede poner dos entradas al mismo tiempo, lo que lo obliga a concentrarse en una tarea a la vez. Hacer las tareas una por una te hace más eficiente. Cuando cambias de una tarea a otra, tu cerebro necesita tiempo para acostumbrarse a una forma diferente de pensar, lo que te hace perder la concentración y te vuelves menos productivo.

Haces las cosas más rápido y mejor cuando no realizas múltiples tareas.

Nikolas Baron, quien trabajó como gerente de SEO y asesor de crecimiento para empresas como Grammarly, Ticketmaster y Honey, dijo en el artículo publicado por inc.com:

“En lugar de responder una llamada, consultar el correo electrónico y luego avanzar y retroceder entre varias tareas que tengo en curso, el seguimiento del tiempo en realidad me anima a concentrarme en una actividad durante un período prolongado de tiempo para mejorar mi concentración y productividad. Además, el seguimiento del tiempo es una excelente manera de recordarme que debo levantarme y moverme cada 50 minutos para aclarar mi mente y refrescar mi perspectiva”.

Se mejora la calidad de vida

Cuando comience a realizar un seguimiento de su tiempo, tendrá acceso a datos que le mostrarán exactamente cómo lo gasta. Es posible que te des cuenta dolorosamente de que pierdes demasiado tiempo en cosas que realmente no importan. Por desagradable que sea al principio, puede usarlo como una oportunidad para hacer un cambio y comenzar a dedicar más tiempo a las cosas que valora.

¿En qué pasas demasiado tiempo? ¿A qué no dedicas suficiente tiempo? ¿Tu agenda refleja tus valores y las metas que estás tratando de lograr? Si no, ¿qué puedes cambiar?

Si responde estas preguntas e implementa los cambios necesarios, su calidad de vida mejorará ya que dedicará su tiempo y energía a las cosas que importan y que lo satisfacen.

Tener un equilibrio entre el trabajo y la vida

Hasta ahora, hemos hablado sobre cómo le ayuda el cronometraje:

• Conoce cuánto tiempo lleva cada una de tus tareas,
• Sepa cuáles son sus prioridades,
• Identificar tareas no esenciales y que consumen mucho tiempo,
• Manténgase enfocado en su trabajo,
• Minimizar la procrastinación,
• Evite la multitarea.

Todas esas cosas lo ponen en el camino correcto para hacer un horario que le permitirá tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Le permite organizarse mejor y hacer suficiente tiempo para todo lo importante, incluida la salud, el sueño y la vida social, no solo para trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Consejo adicional al hacer un horario: tenga en cuenta el momento del día en que es más productivo; para algunas personas puede ser temprano en la mañana y para otras, tarde en la noche. Si ajusta su horario a su ritmo natural, estará más concentrado y hará las cosas más rápido. ¡Trabaja inteligentemente y no duro!

¿Cómo controlo el tiempo personal?

¿Decidiste que quieres comenzar a controlar tu tiempo, pero no estás seguro de cómo hacerlo? En realidad es más fácil de lo que piensas. Ninguno de los métodos requiere más que unos pocos pasos simples.

Elija un método de cronometraje

El primer paso es elegir un método. Puede usar lápiz y papel o una hoja de cálculo, pero es el software de seguimiento de tiempo más rápido y fácil de usar. Incluso dentro del software de cronometraje, hay diferentes opciones entre las que puede elegir, según sus preferencias.

El seguimiento del tiempo con un temporizador es simple y muy útil si desea o necesita ser preciso al realizar el seguimiento.

Todo lo que tienes que hacer es

1. iniciar un temporizador,
2. indicar en qué proyecto o tarea está trabajando, y
3. detenga el temporizador cuando termine de trabajar en ese proyecto.

Las hojas de tiempo son una forma rápida de agregar muchas entradas a la vez.

1. Seleccione un proyecto en el que esté trabajando,
2. Escribe cuánto has trabajado en esa tarea,
3. Agrega una fila para cada tarea/proyecto en el que hayas trabajado ese día.

El seguimiento manual del tiempo es perfecto para realizar un seguimiento de todas sus tareas de una sola vez. Le permite agregar entradas de tiempo una por una, especificar las horas de inicio y finalización y la fecha.

Un rastreador de tiempo automático es excelente si desea realizar un seguimiento de algo que se hace en la computadora. No tienes que hacer nada, automáticamente registra el tiempo que dedicas a la actividad de la computadora. Es el método más rápido de todos, pero no se puede utilizar para tareas y actividades que no sean digitales.

También puede usar la técnica de bloqueo de tiempo usando la vista de calendario si es una persona visual. Usted define bloques de tiempo específicos para las tareas, eventos y actividades en su vida y luego los agrega a su calendario.

Haz revisiones semanales

Aproximadamente cada semana, consulte su panel de control y un informe detallado o semanal en su aplicación de seguimiento del tiempo. Esto es importante para que pueda evaluar cómo pasa su tiempo y si debe hacer algún cambio en su horario.
Cuando comience a medir el tiempo, naturalmente será más consciente de a dónde va su tiempo, pero ver todos los datos lo ayudará a obtener una imagen completa. Hará que sea más fácil planificar y ver las fallas en su horario, así como la forma óptima de mejorarlo.

Conclusión

El cronometraje es una excelente práctica para alcanzar sus objetivos personales por una variedad de razones, la más importante es que aumenta su productividad y lo ayuda a dedicar su tiempo a las cosas que valora y que le importan, mejorando así su calidad de vida.

La opción más fácil es obtener una aplicación de seguimiento del tiempo y usarla de la manera que mejor se adapte a sus necesidades, ya sea que decida llenar hojas de tiempo, registrar el tiempo o usar algún otro método.

Cualquiera que elijas, será un paso más hacia la buena gestión del tiempo y la realización de tus proyectos personales.