Guía de productividad personal: maximice la productividad con estos métodos y aplicaciones

La productividad personal juega un papel importante en nuestras actividades cotidianas, especialmente en las relacionadas con nuestro trabajo. Hay esos días de suerte en los que somos lo suficientemente efectivos como para completar nuestras tareas con facilidad. Desafortunadamente, también hay momentos en los que luchamos incluso con las tareas más simples.

Pero, adivina qué, hay muchas maneras de vencer este momento letárgico.

En este artículo, le mostraremos numerosos pasos fáciles de seguir que aumentarán su productividad sin importar qué aspecto le preocupe; ya sean distracciones, dificultad para concentrarse, caídas en la calidad del trabajo, lo que sea. Esto es lo que puede esperar:

La guía paso a paso para la productividad personal

Paso uno: "¿Soy realmente improductivo?"

Antes de sumergirnos en el meollo de la cuestión, hablemos de lo que realmente es la productividad. Porque lo creas o no, el concepto en sí se ha sesgado con el tiempo, y la imagen con la que hemos terminado no podría estar más divorciada de la realidad.

Expectativas irrealistas

Al igual que con la apariencia física y la salud mental, existe una imagen de la persona productiva perfecta construida por las redes sociales. Trabajar en su productividad no significa que de repente vivirá ese estilo de vida minimalista-brillante-apartamento-y-pedante-muebles de ensueño. Uno en el que te levantas a las 6 a. m. todos los días, desayunas, te duchas y haces ejercicio antes de las 7 a. m. y terminas todo perfectamente a tiempo.

Por supuesto, algunas personas pueden tener esas rutinas y mantener una vida tan minimalista.

Pero para nuestra propia cordura, es mejor ver estas imágenes y publicaciones perfectas como una meta lograda a través de años de trabajo y dedicación. Al comenzar desde cero, los pequeños pasos son mucho mejores para mantenerlo motivado que un tablero de visión de un día en la vida de Pinterest.

¿Qué es realmente la productividad?

El concepto de productividad tal como lo conocemos, la relación entre insumos y productos, tiene sus raíces en la economía. Y dentro de ese contexto, tiene sentido, ya que la productividad impacta directamente en el éxito de varias industrias.

Sin embargo, el problema comienza cuando aplicamos el mismo concepto a la productividad en nuestra vida personal. No somos máquinas, ni podemos calcular el trabajo cuantitativamente de la misma manera, por lo que es necesario redefinirlo.

La productividad en la vida personal de uno puede significar diferentes cosas dependiendo de las metas de la persona:

• Para algunos, la productividad significa trabajar más rápido y reducir el tiempo de los procesos largos;
• Para otros, ser productivo significa enfocarse mejor, asegurando resultados de mayor calidad;
• Y luego, para algunos, la productividad se trata de aprender a organizarse mejor, a aprovechar el día al máximo.

Cuando lo vemos de esa manera, la productividad se convierte en una habilidad con diferentes caminos, todos conducen a un mismo objetivo: hacer un mejor trabajo.

Por lo tanto, esta guía se basará en decidir en qué área de productividad desea mejorar y cómo hacerlo.

Paso dos: elija un área de productividad para mejorar

La velocidad es lo primero en lo que solemos pensar cuando alguien menciona la productividad. La mayoría de las veces lo vinculamos con trabajar más rápido y hacer más dentro del tiempo asignado.

¿Quieres ser más rápido y más eficiente?

Para aquellos que sienten que tienen dificultades para hacer las cosas a tiempo porque trabajan lento, hay varias formas de mejorar la velocidad.

• Crecer en un horario de sueño constante

Necesitas estar en tu mejor momento si quieres rendir más rápido. Y, por supuesto, no puede esperar estar al 100 % si se despierta al 60 %. Ahora, para quienes tienen niños y bebés, o trabajan en más de un trabajo, puede ser difícil mantener un horario de sueño normal.

Pero, si es posible, es bueno apuntar los días en los que desea acostarse temprano. En esos días, puede planificar su trabajo y tareas, de modo que le quede algo de tiempo para cuidar su horario de sueño. Intenta apuntar a 7 horas como mínimo y no más de 8.

• Practica la velocidad en otras tareas diarias

Trabajar más rápido no llega de repente. Mejoras con el tiempo, al igual que con otras habilidades: leer, escribir, memorizar, etc. Entonces, es completamente posible practicar la velocidad en otros aspectos de tu vida y ver cómo se transfiere a tu trabajo.

Por ejemplo, lava los platos mientras el almuerzo se cocina en la estufa. De la misma manera, puede consultar el correo electrónico en su teléfono mientras se actualiza Windows, por ejemplo.

Del mismo modo, si desea ser más rápido escribiendo, simplemente escriba la letra de una canción que esté escuchando, un programa de cocina o una película. Vea cuánto de un texto coherente puede obtener de él, mientras el audio continúa.

• Cumplir con un horario

Por un lado, la velocidad se muestra en la rapidez con la que realiza tareas individuales. Por otro lado, se trata de cuántas tareas puedes terminar en varias horas, un día o una semana. En estos casos, la velocidad se refleja en qué tan bien puede cumplir con su horario.

Para evitar la procrastinación y mantener la productividad a través de la rapidez, cumpla con su horario "al pie de la letra". Eso significa crear bloques de tiempo en su agenda (marcos de tiempo de cuánto tiempo dedicará a cada tarea) y comenzar y terminar las tareas en el momento.

¿Cómo ayuda esto? Simplemente no permite que una tarea se filtre en el tiempo requerido para la otra tarea. Digamos que comienza A y lo termina media hora más tarde de lo previsto. Eso significa que tendrá 30 minutos menos para terminar la tarea B o adelantará todo el cronograma 30 minutos. En cada caso, estás ralentizando tu progreso.

Además, mantener una fecha límite para cada tarea asegurará que se concentre mejor y sea más inteligente acerca de su enfoque para dicha tarea, para mantenerse al día.

• Desglose sus tareas

Este es un consejo bien conocido. Los pasos más pequeños lo ayudan a impulsar proyectos o tareas más grandes.

Abordar una tarea compleja en su totalidad puede requerir mucho tiempo y energía. Más aún si no está seguro de por dónde empezar, o si el volumen de trabajo lo abruma. Pero, si primero lo divide en pequeños pasos, no solo comenzará más rápido, sino que le resultará más fácil progresar a través de ellos a un ritmo constante.

Las tareas más pequeñas y fáciles de abordar brindan la motivación necesaria para seguir trabajando.

• Mantén todo al alcance de la mano

Ahora, este consejo es un poco más práctico. Cuando echas un vistazo a tu escritorio, ¿realmente puedes decir que todo lo que necesitas para el trabajo está al alcance de la mano? Cosas como bolígrafos, lápices, papel extra, post-its, ¡incluso la impresora!

Si tu objetivo es ser más rápido, entonces realmente no puedes estar saltando de tu silla cada vez que necesites algo. A menos que sea para un descanso o un estiramiento, por supuesto.

Lo mejor es mantener todas las pequeñas cosas útiles en su escritorio o en un pequeño cajón al alcance de la mano. Cosas como:

• Material de oficina: tijeras, post-its, rotuladores, clips, calculadora, cinta adhesiva, etc.;
• Snacks (nueces, frutas) para esos momentos críticos de caída de azúcar en la sangre;
• Líquido (agua, jugo, café, batido).

Cuantas menos veces te levantes, menores serán las probabilidades de que algo no relacionado llame tu atención y te distraiga.

• Más información sobre los accesos directos de su PC

Otro pequeño truco para volverse más rápido es familiarizarse con su PC y organizarla lo mejor que pueda. Ahorre tiempo al no tener que hurgar en carpetas, filtrar correos electrónicos, responderlos individualmente e incluso usar el mouse.
Esto es lo que puede hacer:

• Limpia tu escritorio. No deje nada más que carpetas esenciales en él;
• Si es un usuario de Windows, mueva todos sus programas a la cinta inferior, ya que solo se necesita un clic para iniciarlos, en lugar de dos, y no ocuparán el espacio necesario en el escritorio;
• Cada sistema operativo tiene numerosos accesos directos: busque una lista en línea y encuentre los que lo ayuden a navegar por el sistema sin la necesidad de un mouse. Al igual que ctrl+C y luego ctrl+V es mucho más rápido que hacer clic derecho para copiar y pegar, hay cientos de accesos directos para abrir correos electrónicos, nuevas carpetas, mover archivos, etc.

Administrar mejor el tiempo

• Obtenga una ventaja fuerte

Este consejo ha sido adaptado del artículo de Simon Reynolds sobre Forbes . Él argumenta que deberíamos "fingir que nuestro día termina a las 11 a.m.", lo que significa que creas una restricción de tiempo en la que debes terminar todas las tareas importantes para entonces.

Reynolds también menciona un buen punto: por lo general, cuando nos sentamos a trabajar, no comenzamos a trabajar de inmediato. Primero es un café, tal vez leer algunas noticias en línea o videos, actualizar en Twitter o tener una conversación matutina con compañeros de trabajo.

Lo que aconseja es evitar este ritual y, en su lugar, sumergirse en el trabajo de frente. Si bien un comienzo informal de una mañana de trabajo puede ser parte de su horario, es más probable que sea una distracción inicial. Puede hacer que comience sus tareas más lentamente y con más lentitud.

• Mejorar la priorización

Aquí en el blog de Clockify, somos creyentes apasionados de que la priorización es el núcleo de una gran gestión del tiempo. Hemos hecho muchos artículos y ejemplos sobre la priorización como técnica de gestión del tiempo. Y creemos firmemente que también conduce a una mejor gestión del tiempo en la vida personal.

Existen algunos enfoques para la priorización, pero el más famoso tiene que ser la Matriz de Eisenhower, donde decide qué tareas son (no) urgentes y cuáles son (no) importantes.

Saber qué tareas tienen la mayor prioridad en función de su importancia y urgencia le quita un gran peso de encima. Puede tomar decisiones más informadas sobre cómo administrar el tiempo. Y también, qué aspectos de su trabajo requieren más atención, versus cuáles, sorprendentemente, no.

• Establecer metas claras

Tómate media hora todos los domingos por la noche para discutir contigo mismo cuáles deberían ser tus objetivos para la semana siguiente. ¿Qué es lo que quieres o necesitas lograr?

¿Quizás desea terminar un proyecto debido a una fecha límite invasiva?
¿O tienes una reunión después que es más importante?

De acuerdo con el consejo de prioridades, es bueno saber qué tarea (o más) es vital para su carrera para esa semana, por lo que tiene la máxima prioridad. Luego, puede programar su tiempo con anticipación para asegurarse de dedicarle el mayor tiempo posible. Se necesita un tiempo para acostumbrarse a este enfoque, pero considérelo como una preparación de comida, por lo que muchos hogares lo juran.

Por lo general, quieren ahorrar tiempo al no pensar en qué cocinar para el almuerzo todos los días. Entonces, encuentran recetas para la semana, compran todos los ingredientes y planifican y preparan todo lo que pueden durante el fin de semana. Esto le da a su hora de comer una estructura para la próxima semana, lo que elimina mucho estrés del proceso de cocción. Entonces, pueden concentrarse en otras cosas más importantes.

Puede aplicar el mismo método con cualquier aspecto de su vida que descarrile su gestión del tiempo.

Estar más concentrado/Eliminar las distracciones

Algunos buscan una mejora de la productividad al librarse de las distracciones. Trabajan rápido y eficientemente cuando están “en la zona”, pero el problema es llegar a esa zona. Zumbidos constantes, notificaciones, charlas, tentadoras conversaciones de películas en salas de chat, etc.

• Evite la multitarea

Se sabe que la multitarea crea una caída en el enfoque. Cuando pasa de una tarea a otra, generalmente es para:

• Tomando una llamada;
• Responder un mensaje de chat urgente;
• Distracciones externas (como mascotas, familia, niños);
• Reuniones,
• Una tarea más fácil (más rápida) que pensó, etc.

Cada vez que te interrumpen o pasas a otra tarea, haces lo que se llama "cambio de contexto". Se sabe que mover el enfoque de un lugar a otro sin interrupción provoca una caída significativa en el enfoque. Y con cada nueva tarea que comienza, se reduce aún más. Por lo tanto, si es posible, manténgase en una tarea hasta que la haya terminado y coloque recordatorios para cualquier tarea nueva que se le ocurra.

• No confíes en la motivación

A la espera de que surja una idea, o de estar en el “estado de ánimo adecuado” para trabajar en una tarea específica, es probable que vea una caída en la productividad. Si bien puedes pensar que la motivación te ayuda a concentrarte, en realidad es una cuestión de disciplina. Puedes hacer feng shui en todo tu escritorio, hacer el mejor horario de todos, pero al final, ninguna cantidad de estímulos externos te hará concentrarte mejor que tu propio cerebro.

Entonces, para disciplinarte a ti mismo para concentrarte y evitar la procrastinación, puedes:

• Dése una cuenta regresiva de veinte segundos, después de los cuales debe comenzar a trabajar absolutamente;
• Tenga a mano un bolígrafo y un papel donde procesará todas las malas ideas hasta que encuentre la correcta;
• Practique hacer las paces con los borradores, los errores iniciales y los correos electrónicos o presentaciones deficientes, porque el miedo a la imperfección es lo que a menudo nos hace posponer las cosas;
• Haz una lista de distracciones

¿Qué mejor manera de eliminar las distracciones que arruinan tu enfoque haciendo una lista de ellas? Realice un día normal de trabajo y tome nota de cada distracción que se le presente. No siempre son las redes sociales o los correos electrónicos y las reuniones inesperados.

Puede ser pensar en qué almorzar, o qué alimentos deben comprarse, o tal vez un compañero de trabajo mencionó una película en una sala de chat, y ahora está buscando reseñas en Google (o planeando cuándo verla).

Anotar las distracciones puede dar resultados sorprendentes. Pero principalmente, te da una idea más precisa de lo que tienes que combatir.

• Trabaja con alguien, incluso si eres remoto

Algunas personas están más enfocadas cuando trabajan con otros. Encuentran el impulso y la energía de tener a otros cerca de ellos trabajando también, lo que contribuye a la atmósfera ocupada. Ahora, en un momento en el que muchos de nosotros trabajamos de forma remota y solos, puede ser difícil encontrar eso. Ninguna cantidad de videos de sonido de cafetería ASMR o música de trabajo puede reemplazarlo.

Afortunadamente, hay dos soluciones relativamente nuevas para aquellos a los que les encanta tener “compañeros” de trabajo:

• DÍA DE LA CAVE

Caveday.org es un sitio web donde las personas pueden registrarse para convertirse en miembros de una comunidad de trabajadores en línea. Tienen sesiones de trabajo de enfoque profundo sobre zoom, con micrófonos silenciados. Antes de cada sesión, le envía al administrador de la sala en qué tiene la intención de trabajar y luego comienza. Al final de cada sesión, verifican juntos si se cumplieron las tareas. Mientras tanto, el grupo de otros trabajadores remotos también está en la cámara web, dando al menos una apariencia de espacio de oficina.

• “Estudia-conmigo”

Si no le gusta la idea de tener una cámara web con extraños, siempre existe la opción de preguntarle a un compañero de trabajo oa un amigo si les gustaría probar el mismo enfoque. Sin embargo, si eso también es un "no", puede elegir YouTube. Es decir, videos pregrabados de personas estudiando o trabajando.

Pueden ser tranquilos, con música, con diferentes ambientes, e incluso avisarte si usan la técnica Pomodoro y cómo estará estructurado su video.

Tener mejores resultados

La productividad también puede reflejar la calidad de su trabajo. Más notablemente, cuánto trabajo de calidad realiza en el tiempo dado. Aquí hay algunos consejos sobre cómo mejorar sus resultados finales:

• Tener una persona de "garantía de calidad" propia

Al igual que una empresa tiene un departamento de control de calidad, usted también puede tener uno para usted. Si están dispuestos y son capaces, puede pedirles a amigos de campos similares o compañeros de trabajo que evalúen su trabajo mientras lo hace, o en las primeras etapas.

Además, cuanto más diversa y frecuente sea la retroalimentación que reciba, mejor será el resultado final.

• No esperes para preguntar

La continuación del punto anterior sería pedir feedback en cuanto tengas algo que mostrar. Esperar hasta el final para pedir comentarios puede causar un revés importante justo antes de la fecha límite (hablando aquí por experiencia personal).

Si bien puede pensar que su trabajo no es lo suficientemente bueno para que alguien lo vea o evalúe y necesita más tiempo, la verdad es que nunca lo será. La clave es dejar de lado el perfeccionismo, ya que la retroalimentación temprana le permitirá arreglar las cosas a tiempo, más rápido y con menos estrés.

• Implementar la retroalimentación adecuadamente

Por último, con respecto a los comentarios, si bien no debe aceptar todas las críticas que se le presenten, tampoco debe rechazarlas rápidamente. Esto va de la mano con aceptar que la retroalimentación sobre tu trabajo no es una crítica hacia ti como persona.

Elija personas que sepa que son objetivas y cuyas opiniones valore, incluso si no le gustan. Asegúrese de analizar las críticas y aplicar los cambios cuidadosamente, no solo palabra por palabra. Por ejemplo:

Si dicen: "No me gusta A, deberías usar C", la acción correcta sería preguntar por qué no les gusta A, no cambiarlo inmediatamente a C. Quieres saber por qué algo funciona (o no lo hace), por lo que tal vez pueda aplicar ese consejo en el futuro. Y tal vez, después de que te explican el razonamiento, te das cuenta de que realmente no funciona bien y decides no aceptarlo.

Por lo tanto, tenga en cuenta todos los comentarios que recibe.

• “Fallar más rápido”

Este tiene que ser uno de los mejores consejos que todo el mundo teme. “Fracasa más rápido” es un concepto que te avala para cometer errores. Porque si tenemos miedo de cometer un error, posponemos el trabajo en las cosas y eso afecta en gran medida la productividad y la motivación que tenemos. Sin mencionar que frena nuestro crecimiento intelectual.

Por lo tanto, si desea obtener mejores resultados, deberá enfrentar las tareas fallidas, los proyectos y los plazos incumplidos. Al examinarlos, puedes aprender y mejorar. Esperar la idea perfecta, prolongar los plazos, rehuir la ayuda: todo contribuye a la baja productividad y la pérdida de tiempo.

Un antiguo empleador mío solía decir: escribe 30 ideas. Ni más ni menos. Porque de esos 30, 25 serán realmente malos, pero los sacarás de tu cerebro. Y luego estarán esos otros 5 que podrían funcionar. Así que construyes sobre ellos.

• Establecer estándares realistas

Si bien a todos nos encanta apuntar a las estrellas (como nos enseñan las películas), la verdad es que no hay vergüenza en conocer nuestros límites. No nacemos instantáneamente sorprendentes en todo. Algunas cosas, naturalmente, tardarán un tiempo en perfeccionarse. Por lo tanto, cuando elija tareas, métodos o plazos, asegúrese de saber qué tan bien se compara su nivel de habilidad con los estándares que usted u otros establecen.

Piense en las ofertas de trabajo: no solicitaría un puesto que requiera un nivel C3 de español cuando solo tiene A2.

Lo mismo ocurre con su propio trabajo y habilidades. Deje a un lado su orgullo y asuma tareas que sabe que puede hacer bien y que son lo suficientemente desafiantes como para expandir su conjunto de habilidades. Morder más de lo que puede masticar dará como resultado un resultado final de mala calidad o un trabajo apresurado.

Por no hablar de un montón de estrés.

Mejora tus habilidades para resolver problemas

A veces, la productividad sufre porque no podemos resolver los problemas lo suficientemente rápido. O nos enfrentamos a muchos retos laborales que requieren trabajo en equipo, o “apagar pequeños incendios” a diario. La atención al cliente, los gerentes de proyecto y el control de calidad son solo algunos departamentos que tienen este tipo de trabajo diario en su plato.

• No te alejes de la ayuda

La mayoría de la gente querrá trabajar solo en un problema. Hay un estigma en torno a pedir ayuda en el trabajo: muestra debilidad o falta de habilidad, tal vez el empleador lo asiente en los registros como una falla, afecta su confianza, etc.

Pero la verdad no podría estar más lejos de eso. Cada vez más directores ejecutivos apoyan la colaboración abierta y los compañeros de trabajo piden ayuda entre ellos. Después de todo, impulsa los proyectos, garantiza que no se pierdan los plazos y permite que las personas aprendan nuevos trucos del oficio.

• Lluvia de ideas a menudo (e incluso fuera del trabajo)

La lluvia de ideas es el acto de discutir, o “rebotar ideas entre sí” con un grupo de personas. Cuando tienes un problema específico que parece que no puedes resolver, una forma de acelerar el proceso es reunir a tus compañeros de trabajo y organizar una reunión rápida.

Durante la sesión de lluvia de ideas, todos ofrecen ideas o hacen preguntas sobre el problema, con el objetivo de llegar juntos a la mejor solución. Nuevamente, esto lo hace más productivo ya que las ideas de otros alimentan su propio "banco de cerebros" para futuras referencias, además de acelerar todo el proceso.

• Estudiar mapas mentales y otras técnicas.

Un método estrechamente relacionado con la lluvia de ideas es la formación de mapas mentales. Como ayuda visual, un mapa mental es una red de frases clave relacionadas con el problema que pretende resolver o una idea que desea poner en marcha.

Los mapas mentales te permiten alejarte (literalmente) del problema y sacar tus pensamientos de tu cabeza y colocarlos en una pizarra o en una hoja de papel. Ayuda a formar nuevas conexiones para llegar a una solución más rápido.

Ser mejor en la organización

La organización se trata de convertirse en un mejor priorizador. Como dice la Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. Lo que significa que, si tiene una tarea de 30 minutos y la fecha límite es mañana, probablemente la prolongue hasta los últimos cinco minutos antes de la fecha límite. Sin embargo, todo el tiempo hasta el día siguiente, su mente estará preocupada con pensamientos y ansiedad sobre si cumplirá o no con la fecha límite. Pero, mientras tanto, procrastinarás.

Entonces, para mejorar la organización de su horario, aquí hay algunos consejos.

• Organiza tu espacio físico

El YouTuber de productividad popular Thomas Frank tiene un consejo brillante para cualquiera que quiera mejorar esta habilidad: organice el espacio a su alrededor siempre que pueda. A menudo has escuchado que un espacio limpio te motivará a ser más productivo. Sin embargo, desarrollar el hábito de volver a poner las cosas físicas en su lugar tiene más que ver con crear una afinidad por el orden.

Una vez que domine mantener las herramientas, las decoraciones y otras cosas de su espacio de trabajo en orden, etiquetadas y al alcance de la mano, comenzará a transferirse a su espacio mental. Sabrá mucho mejor cómo organizar su escritorio, archivos de trabajo, tareas y archivos.

• Encuentre un sistema que funcione para usted

En su video, Frank continúa sugiriendo que cada persona tiene su propio sistema para organizar sus pensamientos, bancos de memoria y su espacio físico. Entonces, para formar adecuadamente este nuevo hábito, sería mejor investigar un poco sobre qué tipo de organizador podrías ser.

• Mejora tu priorización

La forma en que priorizas las cosas (tareas, objetivos de vida, objetivos profesionales) afecta directamente tu horario y cómo lo organizas. Cuando llega al final de la jornada laboral con la sensación de hundimiento de que no hizo suficiente trabajo significativo, comienza a creer que fue improductivo.

Cuando en realidad, simplemente no priorizaste tus tareas lo suficientemente bien como para sentirte productivo. Así es como puede trabajar en su priorización:

• Comience a usar la Matriz de Eisenhower (que hemos mencionado anteriormente);
• Asigne números de prioridad del 1 al 10 (de menor a mayor);
• Prueba el método "Cómete la rana";
• Forme una lista de sus metas profesionales a largo plazo y luego divídalas en otras más detalladas. Luego base su horario en torno a aquellas tareas que contribuyen al progreso de la meta a largo plazo.

Paso tres: encuentre al culpable de la improductividad

Acérquese a su problema de productividad examinándolo objetivamente. A menudo nos cuesta admitir la facilidad con la que nos distraemos y posponemos las cosas. Pero si queremos mejorar, primero tenemos que ver el “lado feo”.

Factores que afectan la productividad

• Dilación
• Altas expectativas
• Plazos poco realistas
• Mayor carga de trabajo
• Fatiga y agotamiento
• Mala comunicación, falta de información.
• No hay suficientes comentarios/Sentirse poco apreciado

Todas estas son razones para caídas significativas en la productividad. Especialmente si ocurren durante largos períodos de tiempo.

Y así, saber qué afecta negativamente (y positivamente) a tu productividad ya es la mitad de la batalla. Encontrar una solución permanente se vuelve mucho más fácil. Para evitar profundizar en la falta de productividad en este artículo, tenemos muchos más recursos en otros lugares:

Cómo identificar el tiempo perdido y la ineficiencia

Lidiar con la procrastinación: por qué sucede y cómo solucionarlo

Paso cuatro: establecer metas claras

Una vez que sepa en qué área de productividad necesita mejorar, el siguiente paso es establecer objetivos muy claros. Para lograr un progreso real, necesita superar hitos. Es la única manera de:

• Sepa si se está moviendo en la dirección correcta;
• Descubra qué métodos funcionan más rápido que otros;
• Identificar nuevos obstáculos;
• Empújate hacia adelante.

Cuando hay criterios precisos que debe cumplir en un momento dado, estará más motivado y su flujo de trabajo se optimizará que si no tuviera ninguno.

¿Cómo estableces objetivos?

Hemos escrito muchos artículos sobre este tema, que puede encontrar a continuación. Pero en esencia, hay varias formas.

• Establezca metas desde la perspectiva de su desarrollo profesional general;

Piense a corto y largo plazo, planifique educación adicional (cursos, tutores, seminarios),…

• Utilizar la metodología de metas SMART;

Específico, M edible , Alcanzable , Relevante, Limitado en el tiempo

• Obtenga algunas aplicaciones para ayudarlo a seguir el progreso y empujarlo;
• Prueba OKR (Objetivos y resultados clave)

Un método que ayudó a empresas como Google a llegar a donde están hoy.

Que objetivo debe tener

Dejando a un lado los métodos, cada objetivo debe marcar varias casillas para que cuente como útil y progresivo.

Debe ser objetivo , lo que significa que no debe sobreestimarse ni subestimarse.

Establezca objetivos en función de tiempos realistas en los que pueda terminar tareas o proyectos, y también establezca su dificultad en consecuencia.

El objetivo debe ser alcanzable , así que comience con pequeños pasos, y cuando tenga una idea del ritmo (qué es exactamente lo que lo empuja a ser más productivo), intente ampliar esos objetivos.

Por ejemplo: primero, trate de trabajar con un enfoque profundo, sin interrupciones, durante 25 minutos. Luego, después de una semana, aumente ese número hasta 40 minutos. Después de otra semana, si el hábito se mantiene, establezca una nueva meta de 50 minutos.

El objetivo debe ser específico : el ejemplo anterior muestra cómo funciona este criterio.

Cada objetivo que establezca debe tener un nivel definido de habilidad que necesita alcanzar y el marco de tiempo para alcanzarlo. De lo contrario, es imposible seguir el progreso.

Asegúrese de que sus objetivos tengan estos tres pasos incluidos en cada objetivo que planifique, y el resto del viaje será mucho más fácil.

Paso cinco: mejora tu diálogo interno

Otra parte del viaje para volverse más productivo incluye cambiar su mentalidad a una más solidaria.

Trabajar para mejorar sus habilidades y desarrollar nuevos hábitos no es una tarea fácil. Especialmente si tienes la costumbre de esperar demasiado de ti mismo o de ser demasiado estricto con tu propio progreso. El rigor con nosotros mismos es una de las principales razones por las que renunciamos a crear nuevos hábitos o fracasamos a medias. Entonces, ¿cómo puedes ser tu mejor animadora sin dejar de ser realista?

• Anota tu discurso negativo

Siéntese y profundice. Piensa en este paso como una especie de sesión de terapia contigo mismo. Identifica todas las formas en las que te hablas negativamente a ti mismo, te regañas por tus fracasos, pones excusas, etc. Escribe las situaciones, los sentimientos y los resultados que surgieron de esa conversación negativa.

Sin embargo, este es un proceso y no podrá identificar todas las formas en que se menosprecia. Pero es importante aprender a detectar el comportamiento negativo, detenerse y encontrar una nueva forma de lidiar con un problema o un obstáculo. Por ejemplo, no cumple con una fecha límite mientras que un compañero de trabajo menos calificado terminó incluso antes.

Diálogo interno negativo: “¿Qué pasó? ¿Qué está mal conmigo? Procrastiné demasiado/No trabajé lo suficiente. ¿Trabajaron más horas extras que yo? Tal vez debería haber trabajado más horas…”

Y la espiral continúa hasta que empiezas a pensar en lo mala persona que eres, o lo incompetente que eres (en tu propia cabeza). Este tipo de pensamiento de ninguna manera te ayuda a seguir adelante. En cambio, te encierra en un bucle de nunca pensar que eres lo suficientemente bueno, ni que alguna vez mejorarás.

Diálogo interno positivo: “Está bien, algo sucedió aquí. ¿Qué me perdí? ¿Qué podría haber hecho mejor? Es un error y le sucede a cualquiera, entonces, ¿qué puedo aprender de esto? X e Y parecen haberme distraído, así que la próxima vez probaré algo diferente”.

Si bien podemos pensar que detrás de nuestra conversación negativa hay una intención bien intencionada de presionarnos a nosotros mismos, es la conversación positiva la que da resultados reales. Está orientado a objetivos y soluciones, no se detiene en causas y consecuencias más de lo necesario, y nunca equipara los fracasos y éxitos de su carrera con usted como persona .

• Aprende a aceptar el fracaso

El fracaso es un proceso perfectamente normal, común y esperado. Los mejores ejemplos están dondequiera que mires. Ya conocemos el dicho popular de que nadie debe comparar su propia vida con el “highlight reel” de alguien. Tesla, Apple, Sony y muchas más son compañías que muestran sus carretes destacados, mientras que detrás del escenario, hay miles de errores y fallas en los que se basaron sus productos.

Supuestamente, una vez le preguntaron a Thomas Edison cómo se había sentido al fallar tantas veces al diseñar una bombilla, a lo que respondió: “No fallé 1,000 veces. La bombilla fue un invento con 1.000 pasos”.

Así que acostúmbrate al fracaso y familiarízate con él. Porque cuando te enfrentas a tus errores, es más fácil aprender de ellos y no repetirlos en el futuro. Sepárelos, analice sus causas y sus respuestas, y vea cómo puede hacerlo mejor la próxima vez. Y si vuelves a fallar, eso también es válido. Siempre y cuando sigas empujando y progresando poco a poco.

Sexto paso: haga un seguimiento y registre su progreso

Una vez que reduzca el miedo al fracaso y el síndrome del impostor a niveles manejables, puede comenzar con el trabajo real. Sin embargo, usar los horarios preestablecidos y seguir los objetivos que te propusiste es solo la mitad de la historia. El seguimiento de su progreso es la otra mitad.

¿Por qué importa si hago un seguimiento del progreso o no?

Para que la productividad mejore, deberá saber dónde comete errores, con qué frecuencia ocurren, encontrar sus horas pico (cuando está más concentrado) e incluso la forma en que las pausas para comer afectan su flujo de trabajo.

• Los alimentos específicos pueden hacerte más o menos productivo. La comprensión de estos datos puede permitirle saber qué alimentos ralentizan su metabolismo, lo que hace que se sienta somnoliento y pierda la concentración. Una hamburguesa doble con queso con papas fritas y cebollas fritas te hará desear una siesta, mientras que un pollo a la parrilla casero con verduras al lado te dejará lleno sin somnolencia. Conozca los alimentos que aumentan la productividad y elabore un plan de comidas saludable y personalizado.
• Usando un rastreador de tiempo, puede saber qué tareas tardan más o menos tiempo en realizarse, lo que lleva a hacer mejores estimaciones de tiempo en el futuro. Puede estructurar su día mucho mejor, lo que a su vez conduce a más tiempo libre.
• El seguimiento del tiempo también le ayuda a darse cuenta de la frecuencia con la que se distrae. ¡Incluso si es por 5 minutos a la vez, los minutos pueden acumularse hasta una hora o incluso más por día!

Sin información vital como esta, es menos probable que progreses. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like En resumen

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.