Por qué y cómo crear estándares de desempeño en una organización (más ejemplos)

Cada trabajo tiene su propia descripción de lo que se debe hacer cuando se trabaja en ese puesto. Además, existen estándares de desempeño. Demuestran cómo realizar estas tareas para hacer bien el trabajo.

Entonces, cuando evalúe a sus empleados, comparará su desempeño con estándares predeterminados: estándares de desempeño. Asegúrese de que estos estándares se basen en posiciones específicas, no en individuos.

Este artículo lo guiará a través de todos los detalles sobre los estándares de desempeño, tales como:

• el propósito de los estándares de desempeño,
• los tres niveles de rendimiento,
• qué considerar al establecer estándares de desempeño,
• cómo crear un estándar de desempeño, y
• ejemplos de estándares de desempeño.

¿Cuál es el propósito de los estándares de desempeño?

Antes de explorar el propósito de los estándares de desempeño, demos un paso atrás y definamos la gestión del desempeño.

La gestión del desempeño es el proceso de comunicación entre empleadores y empleados.

Este proceso también implica dar retroalimentación a los trabajadores. Para saber cómo realizar su trabajo con éxito, los empleados primero deben ver los estándares de desempeño para ese puesto.

El objetivo de los estándares de desempeño es garantizar que tanto los empleadores como los empleados estén en sintonía con respecto a las expectativas laborales. Es por eso que los gerentes deben proporcionar a sus nuevos empleados los estándares de desempeño durante el primer mes de empleo.

Los estándares de desempeño también brindan a los empleados perspectivas de desempeño específicas para cada habilidad.

Además, los estándares de desempeño fomentan la comunicación entre gerentes/empleadores y trabajadores.

Cuando se trata de evaluaciones, los gerentes utilizan los estándares de desempeño como guía. Luego, comparan el desempeño de los empleados con este patrón fijo. De esta manera, hay una evaluación igual para todos los empleados en el mismo puesto.

En cuanto a los estándares de desempeño, todos los trabajadores son iguales y deben ser tratados de la misma manera. Según la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU., tanto los empleados con discapacidad como los que no la tienen, “deben cumplir con los mismos estándares de producción, ya sean cuantitativos o cualitativos”.

Los estándares de desempeño deben ser:

• específico,
• realizable,
• fácil de entender,
• relevante para el puesto y
• fácil de medir

Una vez que un empleador o un gerente ha evaluado a los empleados, sus expectativas pueden ser:

1. Cumplido: si un empleado mostró un desempeño adecuado,
2. Excedido: si el rendimiento está más allá de bien, y
3. No cumplido: si el desempeño está por debajo de los niveles de los estándares de desempeño.

Entonces, en caso de desempeño insuficiente, el empleador o supervisor debe emitir un Plan de Mejoramiento del Desempeño (PIP). El propósito de este documento es ayudar a un empleado a mejorar su desempeño.

El PIP ocurre en la última fase del ciclo de gestión del desempeño: la fase de revisión. En resumen, esta es la fase en la que los gerentes realizan un seguimiento del desempeño de los empleados mediante la realización de evaluaciones. Mencionamos antes que este ciclo comienza con el establecimiento de estándares de desempeño.

Ahora, la gestión del desempeño incluye tres niveles dentro de la organización.

¿Cuáles son los tres niveles de rendimiento?

La gestión del rendimiento se puede centrar en toda la organización o en sus departamentos. Además, puede enfatizar el desempeño de los empleados individuales. Así, puede haber tres niveles de gestión del desempeño:

1. gestión estratégica del desempeño,
2. gestión del rendimiento operativo, y
3. gestión del rendimiento individual.

Gestión estratégica del desempeño

El propósito de este nivel es lograr los objetivos generales de la organización. Por lo tanto, este es el rango más alto de uso de estándares de gestión del desempeño en la organización.

Para lograr estos objetivos, la dirección de la empresa se esfuerza por responder a estas preguntas:

• ¿Esta empresa tiene una estrategia para lograr sus objetivos? Si es así, ¿la empresa implementa esta estrategia?
• ¿La organización está dando los resultados esperados?

Gestión del rendimiento operativo

La intención aquí es conseguir objetivos operativos. Este nivel se centra en los procesos dentro de la organización, como proyectos o actividades. Por lo tanto, la intención es averiguar si estos proyectos/actividades específicos están funcionando.

Para alcanzar estos objetivos, la dirección de la empresa tiene que responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cada departamento o proyecto está cumpliendo con sus objetivos?
• ¿Están las actividades operativas alineadas con la estrategia organizacional? Si es así, ¿cómo promueven estas actividades la estrategia organizacional?
• ¿Son los proyectos o actividades lo suficientemente eficientes o deberían cambiarse?

Gestión del rendimiento individual

Finalmente, este nivel enfatiza el desempeño de cada empleado en la empresa. Este proceso comienza con el establecimiento de metas y estándares de trabajo, la revisión del desempeño de los empleados y la mejora de las habilidades de aprendizaje de cada empleado.

Para llevar a cabo estos objetivos, la dirección de la empresa necesita obtener respuestas a estas preguntas:

• ¿Cómo están trabajando los individuos?
• ¿Cómo pueden potenciar su rendimiento?

Al revisar el trabajo de los empleados, los estándares de desempeño son su punto de referencia. Estos estándares son vitales porque analizan diversas áreas de desempeño. Echemos un vistazo a cómo determinar correctamente los estándares de rendimiento y qué considerar al hacerlo.

¿Qué considerar al establecer estándares de desempeño?

Para asegurarse de que los estándares sean adecuados para un puesto en particular, aquí hay cuatro puntos que debe considerar:

1. Los estándares deben ser motivadores.
2. Los estándares no deben ser demasiado fáciles ni demasiado difíciles de lograr.
3. Hágales saber a sus empleados que está analizando su desempeño.
4. Establecer un período de prueba.

Los estándares deben ser motivadores.

Tener estándares de desempeño motivacionales hará que los trabajadores estén más inspirados para hacer mejor su trabajo. Además, si son capaces de ver su progreso dentro de un proyecto, este también será su fuerza motriz. Por lo tanto, será más probable que logren niveles excepcionales de rendimiento.

Como líder, puede alentar a sus trabajadores a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. El seguimiento del tiempo de los empleados también es beneficioso para sus empleados, porque podrán revisar el progreso de su proyecto. Así, descubrirán qué parte del proyecto han terminado y qué queda por hacer. Además, los trabajadores continuarán completando sus tareas lo mejor que puedan.

En caso de que necesite monitorear quién estuvo trabajando en qué tareas y durante cuánto tiempo, puede usar Clockify como un rastreador de asistencia de empleados gratuito.

Los estándares no deben ser demasiado fáciles ni demasiado difíciles de lograr

Si los estándares de desempeño contienen tareas que son demasiado simples, serán demasiado fáciles de lograr. Por lo tanto, los empleados no estarán motivados porque no tendrán el desafío de terminar una tarea en particular.

Por otro lado, los estándares de desempeño no deberían ser demasiado complicados. Si lo son, los trabajadores tendrán dificultades para completar casi todas las tareas. Por lo tanto, sus niveles de rendimiento pueden disminuir.

Pero, ¿cómo encuentras el equilibrio adecuado entre estos dos? Asegúrese de que los estándares de desempeño sean lo suficientemente atrevidos. De esa forma, los trabajadores tendrán que buscar una estrategia ideal para terminar sus tareas. Cada vez que tengan éxito, los empleados sentirán que están trabajando para lograr sus objetivos. Así, estarán más entusiasmados con su trabajo.

Hágales saber a sus empleados que está analizando su desempeño

En caso de que haya un nuevo empleado, un supervisor debe informar al empleado sobre las normas de desempeño que regulan su puesto. Asimismo, todos los demás trabajadores necesitan saber que la empresa está evaluando su desempeño.

Por lo tanto, un gerente debe ser transparente con respecto a los estándares de desempeño. A lo largo del año, los líderes deben recordar a los empleados estas medidas. Si los trabajadores necesitan una explicación de alguna parte de la norma, los gerentes deben brindarles una aclaración.

Establecer un período de prueba

Como gerente, no tiene que establecer estándares de desempeño por sí mismo. Deje que el personal de recursos humanos lo ayude a anotar estas medidas.

Además del equipo de recursos humanos, también puede incluir a los miembros de su equipo. Este paso es crucial porque sus empleados pueden tener algunas preocupaciones sobre las medidas actuales. Si es así, ajuste estas partes del estándar de desempeño.

Luego, debe comenzar a probar estas nuevas medidas estableciendo un período de prueba, que puede durar de seis a ocho semanas. De esta manera, obtendrá comentarios directos de sus empleados. Una vez finalizado el período de prueba, pregunte a sus trabajadores si estos estándares eran adecuados para ellos. Nuevamente, si hay algún problema actual, asegúrese de modificar ligeramente las medidas.

Incluir a sus empleados en la creación de estándares de desempeño aumentará la confianza entre usted y ellos. Además, cuando los trabajadores participen en dicho proceso, se sentirán miembros valiosos de la empresa. Además, esto también aumentará la productividad de los empleados.

Cubrimos algunas consideraciones generales para crear un estándar de desempeño. Ahora, echemos un vistazo a algunas reglas prácticas para escribir estas medidas.

¿Cómo se crea un estándar de desempeño?

Supongamos que usted y su equipo desean crear un nuevo estándar de desempeño para varios puestos dentro del equipo. Si aún no está seguro de cómo comenzar y qué requisitos debe cubrir, aquí hay algunos pasos simples para facilitar este proceso.

Centrarse en el puesto, no en el individuo

Recuerde que las medidas que está escribiendo deben referirse a un puesto, no a un individuo. Entonces, si hay cuatro empleados en el mismo puesto, los estándares de desempeño para ellos deberían ser los mismos.

Si más de un empleado realiza la misma tarea, los estándares deben ser idénticos para realizar esta tarea en particular. Esta regla se aplica incluso si estos trabajadores se encuentran en diversos puestos dentro de la empresa.

Decidir qué tareas deben incluirse en el estándar

No debe incorporar cada tarea en las medidas de desempeño. Determinar qué tareas son las más importantes para cada puesto. Luego, escriba estándares de desempeño solo para estas tareas.

Al elegir los más significativos, tendrás un estándar breve.

Elija parámetros que hagan que una actuación sea exitosa

Para realizar un trabajo con éxito, los empleados deben cumplir con criterios particulares. Aquí hay algunos indicadores de un desempeño efectivo:

• precisión,
• realizar las tareas laborales a tiempo,
• la satisfacción del cliente,
• mostrando signos de liderazgo,
• siendo productivo,
• mostrando iniciativa,
• mostrar creatividad y
• calidad de trabajo.

Pero, hay más. Un empleado con el desempeño más allá de las expectativas presentará cualidades tales como:

• profesionalismo,
• siguiendo constantemente los protocolos profesionales,
• su rendimiento mejora constantemente,
• siempre dando lo mejor de sí,
• siendo meticuloso,
• tener ideas y soluciones visionarias, y
• expresando sus propias opiniones.

Piense en las tasas de error

Los estándares de desempeño siempre deben ser claros y específicos, para que los empleados puedan trabajar fácilmente de acuerdo con estos estándares. Si desea evaluar el rendimiento de las personas o los equipos, también puede hacerlo con los Indicadores clave de rendimiento (KPI).

En términos generales, los KPI pueden ayudarlo a descubrir cómo se está desempeñando su empresa y si se está encaminando hacia el logro de sus objetivos. Como puedes imaginar, todos los trabajadores necesitan alinear su desempeño con los objetivos de la empresa. Además, necesitan hacer su trabajo siguiendo estándares de desempeño.

Pero, ¿qué sucede cuando un empleado presenta un desempeño inferior, por debajo de los estándares aceptables? El Plan de Mejora del Desempeño antes mencionado es una de las soluciones.

Antes de comenzar con este plan, primero deberá decidir cuántos errores son demasiados. Por ejemplo, un empleado puede tener un desempeño dos veces por debajo de los niveles adecuados. Pero, si esto vuelve a suceder, puede darle una calificación de "Mejora necesaria".

Es posible que tenga un plan diferente para establecer las tasas de error. Elijas lo que elijas, solo apégate a ese plan.

Cree estándares para un desempeño sólido primero, luego los demás

Al crear estándares de desempeño, comience primero con los aspectos positivos. Entonces, puede comenzar escribiendo las cualidades de una actuación sólida. Luego, continúe con las cualidades del rendimiento esperado anteriormente.

Una vez que tenga estas dos categorías, concéntrese en los indicadores que están por debajo de los niveles sólidos. Puedes usar frases como esta:

1. Un empleado demuestra un desempeño sólido cuando...
2. Un empleado demuestra un desempeño por encima de lo esperado cuando...
3. Un empleado demuestra un desempeño por debajo del apropiado cuando...

La explicación detallada de cada frase dependerá del puesto del empleado.

Si está ansioso por ver cómo se ven estos estándares de desempeño en la práctica, siga leyendo.

¿Cuáles son los ejemplos de estándares de desempeño?

Los estándares de desempeño pueden variar según el puesto y la descripción del trabajo. Lo único que es común a todos los estándares de desempeño es que demuestran cómo se debe hacer bien el trabajo de uno.

Estándares de desempeño para maestros

Averigüemos cómo serían los estándares de desempeño para los maestros.

Como puede ver en la tabla anterior, cada medida tiene una explicación detallada. Por lo tanto, cada maestro nuevo deberá revisar estos estándares en el primer mes de empleo.

El propósito de estas medidas es encontrar las formas adecuadas de presentar el currículo a los estudiantes. Para ello, los profesores pueden utilizar todos los recursos disponibles, para que los alumnos puedan comprender todo con facilidad. Además, los docentes deben mantener relaciones positivas con los padres o tutores de los alumnos.

Estándares de desempeño para asistentes administrativos

Aquí hay un ejemplo de estándares de desempeño para asistentes administrativos.

Cuando se trata de asistentes administrativos, sus estándares de desempeño incluyen la supervisión de las funciones de apoyo, la organización de la correspondencia y la garantía de que todos los archivos y bases de datos estén bien organizados y actualizados. Además, los asistentes administrativos deben asegurarse de que los arreglos de viaje estén dentro del presupuesto y que los documentos de viaje contengan información precisa.

Estándares de desempeño para proveedores de soporte técnico

Ahora, echemos un vistazo a un ejemplo de estándares de desempeño para proveedores de soporte técnico.

Como puede ver en esta tabla, los estándares de desempeño para esta ocupación son mantener el soporte técnico, hacer recomendaciones a los usuarios y mantenerse actualizado con las últimas tendencias en este campo. El propósito de estas medidas es garantizar que los proveedores de soporte técnico ofrezcan solo información precisa a los usuarios. Además, los proveedores de soporte técnico deben actuar de manera amigable y ser tan receptivos como sea posible.

Estándares de desempeño vinculados a los objetivos de la empresa

Ahora, según Lenny Pollack, profesor de práctica en la Universidad de Penn State, también puede vincular los estándares de desempeño con las responsabilidades y los objetivos de la empresa.

Así, por ejemplo, uno de los objetivos de la empresa es mejorar el servicio al cliente. Tomemos un hotel como ejemplo de esta empresa. La primera persona que ves al entrar es una recepcionista. Naturalmente, la responsabilidad de una recepcionista es saludar a los visitantes.

Pero, cómo la recepcionista recibirá a los visitantes es lo que importa. Para mejorar el servicio al cliente, el recepcionista debe ser amable y recibir a los visitantes con una sonrisa. Además, el recepcionista debe proporcionarles toda la información que necesiten sobre el hotel. Además, si los visitantes tienen alguna inquietud, el recepcionista debe encontrar una manera de resolver estos problemas.

Siguiendo estos estándares de desempeño, el recepcionista presentará un excelente desempeño y logrará la meta de la empresa.

Conclusión

Para los empleados, los estándares de desempeño son una guía sobre cómo hacer correctamente su trabajo. Para los gerentes, estas medidas son un punto de comparación cuando revisan el desempeño de los empleados.

Los estándares de desempeño deben ser específicos, fáciles de entender y alcanzables. De esta manera, los empleados estarán motivados para alinear su desempeño con las medidas establecidas.

Dependiendo de cómo se hayan desempeñado los empleados durante el último período, los líderes pueden calificar su trabajo como sólido, superior a lo esperado o inferior al adecuado. Depende del gerente decidir cuál es el límite cuando se trata de un desempeño insatisfactorio.

Este artículo subrayó los aspectos más significativos de los estándares de desempeño. Además, cubrimos varios ejemplos de estas medidas. Cada vez que tenga dificultades para crear estándares de desempeño, puede revisarlos una vez más.