La guía definitiva para migrar su PBX a VoIP

"Queremos hacer las cosas lentamente, con un montón de problemas técnicos, y tomar horas para responder las llamadas de los clientes o resolver sus problemas básicos".

…dijo que no había negocios, nunca.

Cuando los clientes ponen su confianza y su dinero en su negocio, esperan exactamente lo contrario. Y eso es lo que las grandes empresas (tanto las pequeñas como las empresas ) se esfuerzan por ofrecerles.

Pero la forma en que funcionan hoy esas empresas (a menudo combinando el trabajo en la oficina con enfoques remotos e híbridos) realmente desafía el aspecto de la comunicación empresarial.

¿Cómo puede garantizar que su comunicación, interna y con los clientes, siga funcionando sin problemas y resolviendo los problemas de manera eficiente?

Con un sistema telefónico PBX convencional, no es posible. Pero con un PBX basado en la nube , el cielo es el límite porque puede darle forma exactamente a lo que su negocio y estilo de trabajo necesita.

Si está pensando en reemplazar su PBX con un sistema telefónico VoIP, esta guía es para usted.

Por qué las empresas reemplazan los sistemas PBX

La centralita privada ( PBX ) opera en la red telefónica interna de una empresa. Es poderoso. Maneja llamadas hacia y desde el mundo exterior y ofrece funciones como saludos personalizados y enrutamiento de llamadas.

Pero la configuración de PBX tiene limitaciones importantes. Cuanto más rápida, flexible y moderna sea su empresa, mayor será la barrera que supone un PBX tradicional.

Esto es lo que hace que su sistema telefónico local sea una molestia:

• Alto costo de instalación: El equipo, la instalación y el espacio, como una sala de servidores, son un gasto considerable. La configuración de PBX cuesta alrededor de $1000 por cada usuario, más los costos de hardware.
• Desafíos de mantenimiento: necesita un experto en TI interno o de guardia para solucionar cualquier problema. Los costos continuos de un sistema PBX pueden ser de hasta $100 por mes para cada usuario.
• Escalabilidad, flexibilidad y opciones de actualización limitadas: cada nuevo usuario requiere agregar una nueva línea telefónica física, y abrir nuevas ubicaciones u oficinas es una tarea grande y costosa.
• Dependencia de la infraestructura física: muchos de los cambios que desea realizar en su sistema telefónico PBX requieren la presencia de un experto, así como un posible tiempo de inactividad.
• Falta de integración con herramientas empresariales modernas: ¿Quiere integrarse con un CRM, una herramienta de seminarios web o una aplicación de chat en equipo? Mala suerte.

¿La mejor manera? Un enfoque de comunicaciones unificadas que puede hacerlo todo: teléfono empresarial, correo electrónico, vídeo y colaboración en un solo lugar y en cualquier dispositivo.

Ventajas de elegir un servicio telefónico VoIP

Optar por la ruta basada en la nube mejora todo lo relacionado con el sistema telefónico de su empresa, incluido:

Escalabilidad y flexibilidad

¿Las necesidades de líneas telefónicas de su empresa cambian con el tiempo? Piense: agregar nuevas líneas telefónicas para nuevos empleados, ampliar la capacidad de su centro de llamadas durante las vacaciones y reducirla después, o abrir nuevas ubicaciones y oficinas temporales o permanentes.

Con PBX en la nube, no necesita infraestructura física adicional, nuevos cables de cobre ni un consultor en su ubicación. Todo lo que necesita es un ajuste en el panel de administración de su sistema telefónico para que pueda escalar su sistema telefónico en horas, no en semanas.

Ahorro de costes

Los costos iniciales de un PBX alojado son bajos o nulos porque el único hardware que necesita es un enrutador de Internet y dispositivos conectados a Internet, como computadoras portátiles y teléfonos inteligentes, no enormes salas de servidores o teléfonos analógicos. Usar teléfonos IP con su sistema puede ser excelente, pero es opcional.

Además, estás pagando una suscripción mensual estable y predecible, que puede costar tan solo $25 por mes por usuario, y tu proveedor de VoIP se encarga de cualquier mantenimiento necesario. Es práctico y rentable.

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Funciones e integraciones avanzadas

Es posible que hasta ahora haya estado satisfecho con las llamadas telefónicas básicas, pero VoIP las potencia con funciones de llamada como correo de voz a correo electrónico, asistente automático, grabación de llamadas, administración avanzada de llamadas, enrutamiento y mucho más. También hay una ventaja adicional de canales adicionales, como videoconferencias y mensajería SMS.

También le permite integrar su telefonía con potentes herramientas que ya utiliza, como una plataforma de asistencia técnica, una herramienta CRM o una plataforma de colaboración. En lugar de saltar de una herramienta a otra para registrar las conversaciones de los clientes, todo sucede automáticamente.

Movilidad y trabajo remoto

¿Tiene empleados que trabajan desde casa o viajan regularmente? VoIP permite que cualquier persona de su empresa acceda a su sistema telefónico dondequiera que tenga una conexión a Internet.

Esto es gracias a un softphone : una aplicación móvil que te permite realizar y recibir llamadas desde el número de teléfono de tu empresa.

De esta manera, podrás seguir hablando con los clientes o colaborando internamente sin un momento de fricción.

Fiabilidad y tiempo de actividad

La telefonía basada en la nube es segura y confiable. Por ejemplo, la red de Nextiva depende de múltiples centros de datos de nivel de operador: si hay un problema con uno de ellos, hay otros allí para que su sistema telefónico pueda seguir funcionando sin problemas de todos modos.

El cifrado de llamadas, los más altos estándares de seguridad y el monitoreo las 24 horas son los que garantizan un tiempo de actividad del 99,999%. Con VoIP, nunca perderás el ritmo con tus clientes.

La lista de verificación definitiva para la migración de PBX

Un plan exitoso de reemplazo de PBX se compone de cuatro etapas:

• Etapa 1: planificación previa a la migración
• Etapa 2: Preparativos técnicos
• Etapa 3: Migración
• Etapa 4: Post-migración

Cubrimos cada paso que debe seguir en cada etapa para realizar una transición sin problemas de su sistema telefónico PBX a un sistema de voz sobre IP basado en la nube.

Etapa 1. Planificación del sistema telefónico previo a la migración

En la etapa de planificación, hay tres tareas esenciales que debe completar. Es posible que ya tenga una ventaja para actualizar el sistema de telecomunicaciones de su empresa.

Enumere los requisitos que necesita de su sistema telefónico

Para elegir el servicio telefónico empresarial adecuado para usted, comience con una lista de lo que necesita para luego poder relacionarlo con un proveedor que ofrezca esas funciones.

• El número de líneas y extensiones: ¿ Cuántos empleados tienes que necesitan su propia línea telefónica? ¿Qué pasa con los departamentos y extensiones telefónicas específicas para cada uno?
• Funciones de comunicación imprescindibles: considere minutos nacionales e internacionales, llamadas telefónicas HD, operador automático, enrutamiento de llamadas, funciones de correo de voz, detección y grabación de llamadas, desvío de llamadas y música en espera personalizada.
• Integración de herramientas comerciales: enumere los tipos de herramientas y proveedores específicos que desea integrar con su nuevo sistema telefónico. Por ejemplo, si necesita una integración de CRM, tenga en cuenta si es Salesforce, HubSpot u otra cosa. Adopte el mismo enfoque con herramientas de asistencia técnica, productividad y colaboración.

Determine su presupuesto y los costos en los que incurrirá

La migración a un sistema telefónico en la nube, también conocida como la configuración en sí, no supondrá un gran gasto. No necesitas horas de tiempo de un técnico. Con la mayoría de los proveedores, todo lo que necesita es que su proveedor le proporcione los detalles de su cuenta y transfiera sus números existentes o cree otros nuevos.

Si aún no los tiene, esto es lo que podría aumentar sus costos de VoIP : una conexión de banda ancha de calidad, puertos Ethernet, adaptadores y teléfonos IP (si los necesita).

En este punto, tómese un tiempo para evaluar lo que ya está pagando de forma continua por su sistema telefónico PBX, posiblemente alrededor de $100 por usuario cada mes, más cualquier mantenimiento regular y hardware que haya necesitado reemplazar con el tiempo.

Compárelo con lo que la mayoría de los proveedores de servicios VoIP le cobran mensualmente por usuario, que normalmente oscila entre $ 30 y $ 50 por conjuntos completos de funciones.

Utilice esta información para estimar sus costos iniciales y el presupuesto mensual que necesitará.

Investiga y elige tu proveedor de servicios ideal

Investigue para encontrar un proveedor que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

Descubrirá que las mejores opciones del mercado son sitios de reseñas como GetVoIP, G2 y Trustpilot. Analiza la web de cada proveedor y toma nota de:

• Funciones ofrecidas: incluidas funciones esenciales y complementos opcionales
• Precios: cómo cambia según las funciones que necesita, la frecuencia de pago que elija y la cantidad de usuarios que tendrá
• Número de teléfono existente: si transfieren su número actual para que pueda seguir usándolo sin interrupciones.
• El SLA: el acuerdo de nivel de servicio del proveedor y el tiempo de actividad promedio

Finalmente, analice opiniones de clientes similares a usted (de la misma industria, de tamaño similar y con necesidades comparables a las suyas) para limitar su selección de proveedores de VoIP.

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Etapa 2: preparación de la red y el entorno

Esto es lo que importa en la etapa de preparación técnica:

Realizar una evaluación de la red

Su sistema telefónico VoIP no funcionará sin una conexión a Internet. Y no cualquier tipo: necesita una conexión de banda ancha de alta velocidad de al menos 100 kbps para cada línea telefónica, carga y descarga.

Esto debería ser muy sencillo para la mayoría de los proveedores de servicios de Internet de calidad, pero tómate un tiempo para verificar con tu proveedor de telecomunicaciones la cantidad de líneas telefónicas que necesitas en este momento y la cantidad que podrías alcanzar en el futuro.

Además, asegúrese de implementar Calidad de servicio (QoS), que es un método que prioriza el tráfico de red que pasa a través de un enrutador. VoIP puede sufrir congestión y fluctuaciones en la red, lo que genera ecos, retrasos y llamadas perdidas.

Querrá que su configuración priorice el tráfico de voz. Esto es lo que necesita saber:

Tomar las medidas de seguridad pertinentes.

Cada llamada telefónica, ya sea con un cliente o un colega, debe estar cifrada. De lo contrario, potencialmente está exponiendo su empresa a una filtración de datos, phishing, spam y malware, y a una caída en la confianza del cliente.

Las medidas de seguridad clave de VoIP incluyen el cumplimiento de SOC 2 (para privacidad, seguridad, disponibilidad e integridad de datos), cumplimiento de PCI (para pagos con tarjeta) e ISO/IEC 20071 (para amenazas a la seguridad).

También necesita cifrado de llamadas con estándares como Transport Layer Security y Secure Real-Time Transport Protocol, que protegen todas sus llamadas contra la interceptación.

Y si trabaja con datos particularmente confidenciales, como información del paciente, asegúrese de que el proveedor de su elección cumpla con HIPAA.

Pruebe todas las integraciones que desee utilizar

En la etapa de planificación, identificó las herramientas con las que desea integrar su servicio VoIP. Ahora es el momento de poner a prueba esas integraciones.

Por ejemplo, si integras tu servicio telefónico con un CRM como HubSpot, prueba si la información de tu proveedor de VoIP ingresa sin problemas a HubSpot y viceversa. De lo contrario, hable con su proveedor para explorar soluciones e investigar si eso podría ser un problema a largo plazo.

Quiere asegurarse de que todo funcione sin problemas para poder confiar en su proveedor durante muchos años.

Etapa 3. Configuración del sistema telefónico

La etapa de migración técnicamente está fuera de su lista de tareas pendientes; estos son los pasos que su proveedor de servicios manejará por usted.

Aun así, vale la pena saber lo que nos depara el futuro; Estos procesos clave se llevarán a cabo en esta etapa del proceso de reemplazo de su PBX.

Haga una copia de seguridad de todas sus configuraciones de PBX, mensajes de voz y todos los datos relevantes

No querrás empezar de cero con tu nuevo sistema de comunicación.

No hay nada peor que saber que ya había un número de teléfono, una nota, un mensaje de voz, una configuración, sólo para darte cuenta de que ya no lo tienes.

Ese escenario ralentiza su trabajo, hace que sus clientes esperen más tiempo por su soporte y es frustrante para todos los involucrados.

Documente su configuración PBX existente lo mejor que pueda para no tener que adivinar más tarde. Es por eso que un proveedor sólido se asegurará de que pueda comenzar a funcionar exactamente donde lo dejó con su configuración PBX anterior.

Transferir sus números de teléfono existentes al nuevo servicio telefónico

La portabilidad de números es el proceso de transferir sus números de teléfono existentes entre su operador anterior y su proveedor de servicios al nuevo.

Para usted, significa que tendrá que demostrar que es propietario de los números que desea transferir. Los especialistas en portabilidad de su proveedor trabajarán con los operadores para asegurarse de que todo se realice correctamente.

Hable con su proveedor para probar sus números existentes después de que se transfieran para verificar que sean funcionales y funcionen perfectamente; desea asegurarse de que sus clientes no lleguen a un callejón sin salida cuando se comuniquen con usted.

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Configure la configuración del sistema para que se ajuste a sus necesidades y flujos de trabajo.

Vuelva a verificar cómo está configurado su sistema telefónico y si coincide con lo que necesita que haga.

Esto puede incluir:

• Esquema de numeración de extensiones para cada ubicación o departamento.
• Números gratuitos para clientes no locales en geolocalizaciones clave.
• Enrutamiento de llamadas avanzado y flujos de llamadas basados ​​en horarios comerciales, menús, extensiones o departamentos.
• Bandejas de entrada de correo de voz, incluidos saludos, reenvío, correo de voz a correo electrónico y correo de voz a texto.
• Música personalizada para personas que llaman en espera, en cola o en proceso de transferencia.

Así es como se asegurará de poder comenzar a funcionar desde el primer día con su nuevo sistema telefónico, sin contratiempos ni frustraciones para los clientes.

Forme y capacite a sus empleados

La mejor herramienta empresarial es la que utiliza con regularidad.

Es por eso que debe asegurarse de que todos los empleados estén integrados y se sientan cómodos usando su nuevo sistema telefónico.

Hay dos formas clave de garantizar esto:

• Realice sesiones de capacitación enfocadas que destaquen las características y funcionalidades cruciales de sus nuevos teléfonos y aplicaciones. Cuando los empleados sepan de qué es capaz su sistema, estarán capacitados para aprovecharlo al máximo y trabajar de manera eficiente.
• Brinde acceso a una base de conocimientos de recursos, guías y tutoriales para referencia futura. Confíe en su proveedor para esto; por ejemplo, el centro de soporte de Nextiva está repleto de videos y guías para diferentes funciones, dispositivos y objetivos.

Etapa 4: Lanzamiento del sistema telefónico VoIP posterior a la migración

Estas son sus tareas pendientes finales una vez que se complete la migración de PBX:

Pruebe minuciosamente las funciones de gestión de llamadas

Pruebe exhaustivamente todo lo que le importa con su nuevo servicio telefónico.

Eso puede incluir:

• Realizar llamadas telefónicas simultáneas para garantizar un audio claro y de calidad incluso durante los períodos de mayor actividad
• Llamar a diferentes extensiones y números de teléfono en distintos momentos para verificar que los flujos de llamadas se realicen como se esperaba.
• Comprobar que las integraciones de herramientas empresariales funcionan en ambas direcciones
• Dejar mensajes de voz de prueba para asegurarse de que su bandeja de entrada y reenvío de mensajes de voz funcionen
• Pruebe el enrutamiento de llamadas para confirmar que funciona correctamente

Supervise el rendimiento del sistema y optimícelo cuando sea necesario

Realice pruebas de rendimiento periódicas, como una prueba de velocidad, para crear condiciones óptimas para llamadas de voz de alta calidad. Cualquier problema de red, un ancho de banda inferior al esperado o una configuración de red inferior a la ideal pueden afectar la experiencia del cliente.

Con Nextiva Speed ​​Test , puedes examinar:

• Latencia
• Velocidad de descarga y carga
• Paquete perdido
• Estar nervioso

Si ve menos de al menos 100 kbps para cada línea telefónica, más del 0 % de pérdida de paquetes, más de 70 ms de ping o más de 70 ms de fluctuación, vale la pena comunicarse con su proveedor de servicios de Internet. También puede resultar rentable revisar la configuración de QoS

Recopilar comentarios sobre el nuevo sistema de los empleados.

Busque proactivamente comentarios de los empleados sobre el nuevo sistema y su experiencia con él.

Envíe una encuesta con preguntas como:

• ¿Qué funciones has utilizado hasta ahora?
• ¿Qué funcionalidades utilizas a diario?
• ¿Ha experimentado algún problema o desafío con el nuevo sistema telefónico?
  • Si es así, ¿pudiste resolverlo tú mismo y/o con la ayuda del equipo de soporte del proveedor?
• ¿Le falta alguna capacidad del sistema telefónico anterior a la migración?
• ¿Es usted capaz de ejecutar su comunicación de manera eficiente y fluida de forma regular?

Utilice estas respuestas para desarrollar posibles mejoras y generar encuestas futuras después de que haya pasado más tiempo.

Garantice el apoyo continuo de su proveedor a todos los empleados.

El proveedor de VoIP de su empresa debe ofrecerle un soporte tan bueno que usted nunca tendrá que preocuparse de que empleados individuales tengan problemas con un problema de servicio.

Durante su capacitación y de forma continua, informe claramente a su equipo sobre las mejores formas de obtener soporte y los estándares que se pueden esperar de él.

Los mejores proveedores se aseguran de que usted siempre esté satisfecho con su servicio, no solo durante la configuración y la incorporación; su atención al cliente debe reflejar eso.

El enfoque de Nextiva hacia la atención al cliente se llama Servicio Increíble : nos aseguramos de que nuestra tecnología simplemente funcione. Pero si necesita comunicarse con nosotros, nos encargaremos de todo.

Un servicio continuo y de primer nivel es la forma en que nuestros clientes pueden ganar, una y otra vez.

Lista de verificación de migración de PBX a VoIP

Etapa 1. Planificación de la migración de PBX

• Enumere todo lo que necesita de su sistema telefónico
• Determine su presupuesto y los costos en los que incurrirá
• Investiga y elige tu proveedor de servicios ideal

Etapa 2. Preparación de la red y el entorno

• Realizar una evaluación de la red
• Tomar las medidas de seguridad pertinentes.
• Pruebe todas las integraciones que desee utilizar

Etapa 3. Configuración del sistema telefónico

• Haga una copia de seguridad de todas sus configuraciones de PBX, mensajes de voz y todos los datos relevantes
• Transferir su número de teléfono actual al nuevo servicio telefónico
• Configure la configuración del sistema de manera que se ajuste a sus necesidades y flujos de trabajo.
• Capacite y capacite a los miembros de su equipo

Etapa 4. Lanzamiento del sistema telefónico VoIP

• Pruebe minuciosamente cada función de gestión de llamadas
• Supervise el rendimiento del sistema y optimícelo cuando sea necesario
• Recopilar comentarios sobre el nuevo sistema de los empleados.
• Asegure el soporte continuo de su proveedor

Las migraciones de telecomunicaciones se simplifican con Nextiva

Las empresas inteligentes y ambiciosas saben que se le acaba el tiempo a su antiguo sistema PBX. Anhelan un servicio telefónico moderno, flexible, que crezca y se adapte a sus necesidades.

Tómelo de Shelby American cuando trasladaron su sistema telefónico PBX a la nube. Querían mejorar la experiencia del cliente, mejorar la comunicación del equipo y simplificar las funciones administrativas comunes.

La migración de PBX de la empresa fue rápida y fluida, y las llamadas de las que dependían en gran medida para mantener sus negocios en funcionamiento siguieron llegando sin problemas, incluso en medio de la creciente demanda de los clientes.

Esa es la clave: elegir un proveedor que te ayude a reemplazar tu sistema PBX guiándote en cada paso del camino.

Lo obtendrás cuando elijas el servicio telefónico empresarial de Nextiva. Dejarás tus problemas con PBX en el pasado y te comunicarás de forma más inteligente en el presente y en el futuro.