Comprensión de los impuestos sobre la nómina y quién está obligado a pagarlos

Además de administrar varios gastos necesarios para el funcionamiento de un negocio, como nóminas, honorarios legales, compras de inventario y otros, todo empleador tiene el deber de pagar impuestos al gobierno.

Estos impuestos, comúnmente conocidos como “impuestos sobre la nómina”, ya que se basan en los salarios de los empleados, son una contribución obligatoria a los gobiernos federal, estatal y, a veces, incluso local.

Como empleador, deberá retener cierta cantidad de dinero del salario de sus empleados y pagar impuestos por cada empleado que trabaje para usted. Al mismo tiempo, también tendrá que pagar su propia parte de los impuestos.

Si el concepto de impuestos sobre la nómina lo confunde y no está seguro de cuáles son sus obligaciones como contribuyente, esté atento.

En esta entrada de blog, haremos lo siguiente:

• Definir qué son los impuestos sobre la nómina y qué incluyen,
• Informarle qué impuestos sobre la nómina debe pagar como empleador, y
• Explicar cómo calcular los impuestos sobre la nómina y darle algunos ejemplos.

Empecemos.

¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

Según el Servicio de Investigación del Congreso, “un impuesto sobre la nómina es generalmente un impuesto que grava los salarios o ganancias de los trabajadores”.

En otras palabras, cuando a un empleado se le paga su salario, el empleador retiene una cierta cantidad de dinero del salario del empleado y paga impuestos al gobierno.

Pero los empleadores también tienen su propia parte de los impuestos sobre la nómina que deben pagar, que no se deducen del salario bruto del empleado. Es decir, estas deducciones no se toman de los salarios de los empleados y el empleador las paga de su propio bolsillo.

Los impuestos sobre la nómina, tanto la parte del empleado (impuestos deducidos de su cheque de pago) como la parte del empleador de estos impuestos, se utilizan para financiar:

• Gastos gubernamentales en equipo militar, investigación, educación, etc.,
• Programas de seguro social como el Seguro Social y Medicare,
• Programas de seguro de desempleo,
• Infraestructura local, y más.

El término “impuestos sobre la nómina” es un término más amplio que incluye tanto los impuestos sobre la nómina de los empleados como los impuestos sobre la nómina del empleador. Para aclarar la diferencia entre cada uno de estos términos, explicaremos:

• impuestos sobre la nómina de empleados,
• Impuestos sobre la nómina del empleador, y
• Impuestos sobre la nómina con más detalle.

¿Cuál es la diferencia entre: impuestos sobre la nómina de los empleados, impuestos sobre la nómina del empleador e impuestos sobre la nómina?

Antes de explorar los impuestos sobre la nómina de empleados y empleadores, volvamos al término "impuestos sobre la nómina" por un momento.

El término “ impuestos sobre la nómina ” es un término general que incluye todos los impuestos pagados por los empleadores y empleados a los gobiernos federal, estatal y local. Los impuestos sobre la nómina generalmente se basan en los salarios de los empleados, es decir, se calculan como un porcentaje de los salarios que el empleador da a sus empleados.

Los impuestos sobre la nómina incluyen:

• Impuestos sobre la nómina de empleados, y
• Impuestos sobre la nómina del empleador.

Los impuestos sobre la nómina de los empleados son impuestos retenidos por el empleador y pagados al IRS en nombre del empleado, e incluyen:

• Impuestos federales,
• impuestos FICA (Seguro Social y Medicare),
• impuesto estatal sobre la renta,
• Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (esto se aplica solo a los trabajadores por cuenta propia), y
• Cualquier impuesto local que los empleados deban pagar según la ciudad o el condado en el que vivan (algunos estados no imponen impuestos sobre la renta locales o incluso estatales).

Los impuestos sobre la nómina del empleador son impuestos pagados únicamente por los empleadores e incluyen:

• Impuesto Federal de Desempleo (FUTA),
• impuestos FICA, y
• Impuesto estatal de desempleo (con ciertas excepciones, como Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania, donde los empleados también contribuyen a los impuestos estatales de desempleo).

¿Quién paga los impuestos sobre la nómina, el empleado o el empleador?

Tanto los empleadores como los empleados tienen que pagar una cierta parte de los impuestos.

En la mayoría de los casos, el empleador es quien retiene cierta cantidad de dinero del salario del empleado y paga impuestos al gobierno en nombre del empleado. Sin embargo, en algunos casos, por ejemplo, si trabajas por cuenta propia, tienes obligaciones fiscales adicionales, como el Impuesto sobre el Trabajo por Cuenta Propia (SE).

Además, algunos impuestos sobre la nómina, como los impuestos que se utilizan para financiar los programas de seguro social (Seguro Social y Medicare), los pagan tanto el empleador como el empleado, y los comparten 50/50.

En resumen, podemos concluir lo siguiente:

• Algunos impuestos sobre la nómina son pagados únicamente por los empleados (se toman de sus cheques de pago),
• Algunos impuestos sobre la nómina son pagados únicamente por los empleadores, con cargo a su propio presupuesto, y
• Algunos impuestos sobre la nómina se comparten por igual entre el empleador y el empleado.

¿Qué se incluye en los impuestos sobre la nómina del empleador?

Como hemos aprendido, los empleadores tienen ciertas responsabilidades cuando se trata de pagar impuestos. Además de los impuestos que pagan en nombre de los empleados, también tienen su propia parte de los impuestos que deben pagar: los impuestos sobre la nómina del empleador.

Analicemos los impuestos sobre la nómina del empleador y expliquemos cada uno de ellos.

impuesto de seguridad social

El impuesto del Seguro Social es uno de los dos impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA).

Según el IRS, el Seguro Social consiste en los "impuestos de seguro de vejez, sobrevivientes y discapacidad". Este impuesto sobre la nómina se utiliza para proporcionar fondos mensuales para ayudar a los trabajadores y sus familiares con sus ingresos en caso de que el trabajador:

• Jubilación,
• Discapacidad, o
• Muerte.

La tasa impositiva actual para el Seguro Social es del 6,2% del salario del empleado para el empleador.

Una vez más, como explica el IRS, la cantidad máxima del salario de un empleado que está sujeta a los impuestos del Seguro Social por año es de $160,200. Esto también se llama límite de base salarial.

impuesto al medicare

Como mencionamos, los impuestos de Medicare se rigen por los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA).

El impuesto de Medicare, también conocido como “impuesto de seguro hospitalario”, se utiliza para financiar los costos de atención hospitalaria y de cuidados paliativos para personas mayores o personas con discapacidades, atención adecuada en un centro de enfermería y otros.

La tasa impositiva actual para Medicare es del 1,45 % del salario del empleado para el empleador.

El impuesto de Medicare no tiene límite de base salarial .

impuesto federal de desempleo

La Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) es una ley federal que impone un impuesto que se utiliza para financiar los beneficios de los trabajadores que se han quedado sin empleo.

Según el Servicio de Impuestos Internos, la tasa de impuesto federal por desempleo es del 6,0% . El patrono está obligado a pagar un impuesto igual al 6.0% de los primeros $7,000 pagados como salario a cada empleado durante el año.

Aún así, la tasa del impuesto federal por desempleo oscila entre el 0,6 % y el 6,0 %, dependiendo de cuánto pague el empleador en impuestos estatales por desempleo. Si el empleador pagó los impuestos estatales de desempleo en su totalidad, y si lo hizo antes de la fecha de vencimiento del Formulario 940 que presentó anteriormente, puede tener derecho al crédito máximo del 5.4 %, en cuyo caso la tasa impositiva FUTA después de ese crédito sería 0.6% .

impuesto estatal de desempleo

Similar a la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA), la Ley Estatal de Impuestos de Desempleo (SUTA) es una ley que impone impuestos para financiar el costo de los beneficios del seguro de desempleo estatal en los EE. UU.

En resumen, la principal diferencia entre el impuesto federal de desempleo (FUTA) y el impuesto estatal de desempleo (SUTA) es que SUTA impone impuestos a nivel estatal.

Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., cada estado de EE. UU. tiene su propia ley que determina las tasas impositivas del seguro de desempleo estatal para cada estado.

¿Qué se incluye en los impuestos sobre la nómina de los empleados?

Los impuestos sobre la nómina de los empleados son aquellos impuestos que el empleador retiene de los salarios de los empleados y paga en nombre del empleado.

Para ver qué impuestos sobre la nómina paga el empleado, enunciaremos y explicaremos cada uno de estos impuestos.

impuesto de seguridad social

Además de pagar su propia parte de los impuestos del Seguro Social, el empleador también debe retener la misma cantidad de estos impuestos de los salarios de sus empleados. La tasa impositiva actual para el Seguro Social es:

• 6,2% de participación patronal, y
• 6,2% de participación de los trabajadores.

impuesto al medicare

Lo mismo ocurre con el impuesto de Medicare. Tanto el empleador como el empleado pagan la misma cantidad de impuestos de Medicare. La tasa impositiva actual para Medicare es:

• 1.45% de participación patronal, y
• 1,45% de participación de los trabajadores.

Además, como agrega el IRS, las personas que trabajan por cuenta propia y que ganan más de $200,000 en un año deben pagar un 0.9% adicional en impuestos de Medicare.

Impuestos federales

El impuesto federal sobre la renta se basa en los salarios ganados por el empleado durante un período de pago y la información especificada en el Formulario W-4 del empleado, también conocido como el "Certificado de retención del empleado".

Cuando un empleado completa el Formulario W-4 y se lo envía al empleador, el empleador podrá calcular la cantidad correcta de impuestos que debe deducir del cheque de pago del empleado.

Según el IRS, los impuestos federales sobre la renta se utilizan para financiar:

• sistema de defensa estadounidense,
• Varios programas sociales,
• Cumplimiento de la ley,
• Mantenimiento de la infraestructura del país, y otros.

impuesto estatal sobre la renta

Las reglas estatales de retención varían de un estado a otro.

La mayoría de los estados de EE. UU. tienen un impuesto estatal sobre la renta y sus propias tasas estatales de impuesto sobre la renta.

Según el gobierno de los EE. UU., si un empleado vive en un estado con impuesto sobre la renta, la cantidad del impuesto estatal sobre la renta que tendrá que pagar se basa en:

• sus ingresos, y
• La tasa impositiva de ese estado.

Por otro lado, hay 9 estados de EE. UU. que no tienen impuestos sobre la renta:

• Alaska,
• Florida,
• Nevada,
• Dakota del Sur,
• Tennesse,
• Texas,
• Wyoming,
• Nuevo Hampshire y
• Washington.

En estos estados, la única retención que se aplica es la retención de impuestos federales.

Impuesto local sobre la renta

Cualquier impuesto local que los empleados deban pagar depende de la ciudad o condado en el que vivan.

En la mayoría de los casos, el empleador retiene el impuesto sobre la renta local del cheque de pago del empleado y lo paga al gobierno local. Sin embargo, en el estado de Colorado, 5 ciudades tienen un impuesto llamado “impuesto de privilegio ocupacional” que requiere que los empleadores también paguen impuestos locales.

Estas ciudades son:

• Aurora,
• denver,
• Glendale,
• Pueblo de Greenwood, y
• Sheridan.

El impuesto sobre la renta local se utiliza para proporcionar varios servicios públicos, tales como:

• Educación,
• reparaciones de carreteras,
• Mantenimiento de basuras, y similares.

¿Cómo puede un empleador calcular los impuestos sobre la nómina que debe pagar (+ ejemplos)?

Ahora que hemos explicado los impuestos sobre la nómina del empleador y los impuestos sobre la nómina de los empleados, le mostraremos cómo calcular el total de impuestos sobre la nómina que tiene que pagar al gobierno siguiendo estos pasos.

Paso #1: Calcule la retención federal de su empleado

La retención federal de un empleado depende principalmente de:

• Su ingreso imponible y estado civil para efectos de la declaración, y
• La otra información que proporcionan en su Formulario W-4, que trataremos más adelante en este subtítulo.

La renta imponible es una cantidad de la renta de un empleado que está sujeta a impuestos. El estado civil de un empleado puede ser:

• contribuyentes individuales,
• Casado declarando por separado,
• Casado presentando declaración conjunta,
• cabeza de familia, y
• Viudo(a) calificado(a) con hijo(a) dependiente.

Algunos contribuyentes cuyos cónyuges fallecieron pueden ser elegibles para usar Viudo(a) calificado(a) con hijo(a) dependiente como su estado civil para efectos de la declaración. Esto significa que, si no se han vuelto a casar, pueden calificar para tasas impositivas conjuntas (lo que puede resultar en impuestos más bajos) y usarlas durante dos años después del año de la muerte de su cónyuge.

Para determinar el impuesto federal sobre la renta de su empleado, utilice el sistema de escala salarial del IRS.

Como dice el IRS, EE. UU. tiene 7 tramos de impuestos federales:

• 10%,
• 12%,
• 22%,
• 24%,
• 32%,
• 35%, y
• 37%.

Para calcular la retención federal de su empleado, primero debe determinar la categoría impositiva de su empleado.

Echa un vistazo a las tablas a continuación:

RANGO FISCAL PARA DECLARANTES INDIVIDUALES PARA 2023

CASADOS QUE PRESENTAN POR SEPARADO RANGOS DE IMPUESTOS PARA 2023

CASADOS QUE PRESENTAN CONJUNTAMENTE FRACTURAS DE IMPUESTOS PARA 2023

RECURSOS TRIBUTARIOS DE JEFE DE HOGAR PARA 2023

Por ejemplo, supongamos que su empleada Sarah es una contribuyente soltera cuyo ingreso anual es de $38,000. Según eso, Sara tiene que pagar el 10 % de los primeros $11 000 de sus ingresos, y la parte restante de sus ingresos está sujeta a impuestos del 12 %.

Este es un sistema fiscal progresivo, lo que significa que cuanto más ganes, mayor será la tasa impositiva que tendrás que pagar.

Otros factores que debe tener en cuenta al calcular la retención federal de su empleado son:

• Múltiples ajustes de trabajo,
• La cantidad de créditos,
• Deducciones, y
• Las retenciones de impuestos adicionales que su empleado pueda solicitar.

Después de determinar la categoría impositiva de Sarah e incluir otros factores de su Formulario W-4, sabrá cuánto retener de su cheque de pago.

Paso #2: Calcule sus impuestos FICA y los de su empleado

Para calcular la parte de los impuestos FICA de su empleado, multiplique su salario bruto por las tasas de impuestos del Seguro Social y Medicare.

Por ejemplo, si su empleado gana $800 en un período de pago semanal, su impuesto al Seguro Social se calcularía de esta manera:

$800 en salarios del empleado x tasa de impuestos del Seguro Social del 6,2% = $49,60 en impuestos del Seguro Social que debe retener de su cheque de pago

El mismo principio se aplica si desea calcular cuánto debe retener por su parte de los impuestos de Medicare:

$800 en salarios del empleado x tasa impositiva de Medicare del 1,45 % = $11,60 en impuestos de Medicare que debe retener de su cheque de pago

Como las tasas impositivas del Seguro Social y Medicare son las mismas para el empleador y el empleado, seguirá el mismo proceso al calcular su parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Paso #3: Calcule su impuesto FUTA

El empleador solo paga el impuesto FUTA sobre los primeros $7,000 de las ganancias del empleado. Para cualquier monto de salario que supere los $7,000, no está obligado a pagar el impuesto FUTA para ese empleado en ese año.

La tasa de impuestos FUTA es 6.0% del salario del empleado. Por lo tanto, deberá pagar el 6,0% de las ganancias de un empleado hasta $7,000.

El impuesto FUTA que debe pagar por cada empleado se calcula de esta manera:

$7,000 en el salario del empleado x la tasa impositiva FUTA del 6,0 % = $420 en impuestos FUTA que debe pagar

Sin embargo, si paga sus impuestos estatales de desempleo en su totalidad y si lo hace antes de la fecha de vencimiento del Formulario 940 que presentó anteriormente, tiene derecho al crédito máximo del 5.4%. En este caso, solo tienes que pagar el 0,6% de los primeros $7.000 que gane tu empleado.

Así es como va el cálculo:

$7,000 en el salario del empleado x la tasa de impuestos FUTA de 0.6% = $42 en impuestos FUTA que debe pagar

Paso #4: Calcula tu impuesto SUTA

Dado que cada estado de EE. UU. tiene sus propias reglas de impuestos SUTA, la cantidad que tendrá que pagar en impuestos SUTA depende de:

• La base salarial del estado en el que trabaja su empleado — esta es la cantidad máxima del salario del empleado que un empleador puede usar para calcular el impuesto SUTA por año. Un empleador no está obligado a pagar el impuesto SUTA sobre los ingresos de un empleado que superen la base salarial en su estado.
• Las tasas impositivas SUTA de ese estado: cada estado tiene su propia tasa impositiva mínima y máxima.

La base salarial del impuesto SUTA es la misma para todos los empleadores en un estado determinado. Sin embargo, las tasas del impuesto SUTA son diferentes para cada empleador ya que dependen de varios factores tales como:

• La experiencia previa del empleador con el desempleo,
• La edad de su negocio, y
• La facturación de la industria.

Por ejemplo, supongamos que su empleado trabaja en Carolina del Norte. La base de salario imponible para 2023 en Carolina del Norte es de $29,600, y esta es la cantidad máxima que puede usar para calcular su impuesto SUTA. Si su empleado gana $50,000 en un año, los únicos impuestos SUTA que debe pagar son impuestos sobre los primeros $29,600. En otras palabras, usted no paga impuestos sobre ningún ingreso que supere la base imponible del salario.

También diremos que su tasa impositiva SUTA es una tasa impositiva máxima de 5.76%. Al multiplicar la base del salario imponible por una tasa impositiva máxima, obtiene su impuesto SUTA:

$29,600 base de salario contributivo x 5.76% tasa impositiva máxima = 1,704.96 en impuesto SUTA que debe pagar

Además, en Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania, los empleados también contribuyen a los impuestos estatales de desempleo, por lo que también tendrá que contar su parte de los impuestos SUTA.

Después de haber cubierto estos 4 pasos, sus impuestos sobre la nómina están listos. Si desea ver si tiene algunos formularios adicionales para entregar al IRS, consulte esta lista de formularios de impuestos sobre la nómina.

En resumen: pagar los impuestos sobre la nómina puede ser fácil si sigue nuestros pasos para calcularlos

El manejo de impuestos es una tarea necesaria para todo empleador. Los empleadores también deben asegurarse de que cada uno de los Formularios W-4 de sus empleados sea válido y esté actualizado para evitar cualquier posibilidad de pago insuficiente.

Para pagar con éxito los impuestos sobre la nómina, un empleador debe:

• Deducir la cantidad correcta de impuestos de los cheques de pago de los empleados,
• Calcular su propia parte de los impuestos, y
• Siga las pautas del IRS con respecto a las fechas de vencimiento y los diferentes formularios que deben entregar.

Si usted es un empleador y ha estado perdiendo el tiempo tratando de encontrar la forma correcta de pagar los impuestos sobre la nómina, esperamos haberlo ayudado en esa búsqueda.

Solo asegúrese de seguir cada paso que le hemos explicado y calcule sus impuestos correctamente.

¿Eres empleador y es la primera vez que pagas impuestos? ¿O está familiarizado con los impuestos sobre la nómina y ya tiene un sistema perfecto para calcularlos y pagarlos? Si ha encontrado el método correcto para administrar los impuestos sobre la nómina, no dude en compartirlo con nosotros en [email protected] para tener la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros próximos artículos. Y, si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien a quien le pueda resultar útil.