El mejor software de nómina para pequeñas empresas 2023

Desde métodos voluminosos e inconvenientes, como el lápiz y el papel, hasta la gestión automática de la nómina, los sistemas de nómina han avanzado mucho con el tiempo. La gestión de nómina es un trabajo responsable y exigente, pero con la ayuda de las nuevas tecnologías, las empresas pueden respirar aliviadas.

Hicimos el trabajo pesado y una investigación exhaustiva sobre el software de nómina más confiable en 2023 para propietarios de pequeñas empresas.

En este texto, te ayudaremos a:

• Comprender qué es el software de nómina,
• Conozca los beneficios y la importancia de utilizar un sistema basado en tecnología para el manejo de la nómina, y finalmente
• Encuentre un software de nómina confiable para su negocio.

¿Qué es el software de nómina?

El software de nómina presenta una herramienta contemporánea, altamente eficiente y que ahorra tiempo para manejar los pagos comerciales. El software de nómina de calidad puede cambiar por completo la forma en que las empresas manejan los pagos de los empleados en términos de:

• Automatización del procesamiento de nómina,
• Ahorrando un tiempo precioso,
• Reducir costos, y
• Asegurarse de que se presenten los impuestos y se pague a los empleados de manera precisa y oportuna.

El procesamiento de la nómina puede ser bastante angustiante para los propietarios de pequeñas empresas, ya que requiere mantenerse al día con las leyes federales, estatales y locales con respecto a los impuestos sobre la nómina, además de pagar a los empleados y mantener los datos. El software de nómina confiable ayuda a garantizar que dichos procesos sean automáticos, precisos y cumplan con las regulaciones y los requisitos fiscales.

Beneficios de usar un software de nómina

Las plataformas tecnológicas no solo ayudan a las pequeñas empresas a crecer y funcionar sin problemas, sino que también allanan el camino para un futuro estable y próspero. Es decir, a partir de 2020, las pequeñas empresas que utilizan diferentes software para manejar sus asuntos han experimentado un crecimiento en:

• Ventas: 82 % de las pequeñas empresas,
• Beneficios: 84%, y
• Incluso el empleo — 74%.

Si todavía está administrando su negocio manualmente, quizás estos números cambien su forma de pensar. Pero, además de tener un impacto significativo en el crecimiento general de su negocio, las siguientes son ventajas adicionales del uso de la tecnología al administrar una pequeña empresa (más específicamente, para fines de nómina).

Beneficio #1: Procesamiento interno de nómina

Cuando utiliza un software de nómina específico para manejar sus pagos, no necesita contratar a una empresa de subcontratación para realizar los pagos.

Esto significa una reducción significativa de costos, el desarrollo de un sistema de nómina que se adapte a su negocio y una mejor comprensión de su historial de nómina y responsabilidad fiscal. Después de todo, tiene su propio equipo de profesionales financieros o el departamento de recursos humanos al que puede confiar su negocio.

Beneficio #2: Automatización de procesos

Las hojas de cálculo (y sin mencionar el lápiz y el papel) son cosa del pasado. De hecho, con la llegada de las herramientas digitales para el manejo de pagos, el proceso de nómina se volvió mucho más eficiente y ahorrador de tiempo. Todo lo que necesita está integrado en un solo lugar, lo que agiliza el procesamiento de nóminas sin perder valiosos recursos.

Beneficio #3: Menos errores

Los errores en el procesamiento de la nómina a veces son inevitables, pero el software de nómina minimiza notablemente esos casos. El software de nómina adecuado lo ayuda a comprender mejor los datos y la información de su nómina. Además, es menos probable que ocurran los riesgos de cualquier error con respecto a las presentaciones de impuestos sobre la nómina.

Beneficio #4: Rentabilidad

Esto puede (o no) sonar como una sorpresa para usted, pero sí, un software de nómina eficiente puede pellizcar centavos en su bolsillo. La elección de un software de nómina de calidad que se adapte a las necesidades de su negocio se pagará por sí mismo eventualmente: no más pérdida de tiempo, pagar servicios de nómina o hacer las cosas manualmente.

Los precios del software de nómina dependen principalmente del plan que elijas para tu negocio y de cuántos empleados tengas. Un plan de software de nómina estándar que cuesta, por ejemplo, una cantidad fija de $ 30 por mes (más $ 5 por cada empleado) es mucho más asequible que pagar por un contador de nómina por hora. De hecho, según Upwork, ciertos contadores cobran hasta $35 por hora por manejar las nóminas. De acuerdo con eso, elegir el software adecuado le promete costos fijos en todo momento.

¿Cómo elegimos el mejor software de nómina para pequeñas empresas?

En un mar de numerosas herramientas y aplicaciones para manejar la nómina, debe tener mucho cuidado al elegir la adecuada para sus fines comerciales. ¡Después de todo, el software de baja calidad puede costarle dinero, tiempo y nervios!

Para volver a la historia de cómo seleccionamos algunos favoritos, aquí hay algunas reglas básicas que seguimos al elegir un software de nómina perfecto :

• Buscamos un software que hiciera la mayoría de las tareas relacionadas con la nómina automáticamente,
• Incluimos un software de nómina fácil de usar y fácil de navegar,
• Seleccionamos un software de nómina lo suficientemente confiable como para almacenar datos y enviar recibos de pago de forma segura,
• Prestamos especial atención al software de nómina que puede ayudar a mantenerse al día con los cambios en las leyes y regulaciones fiscales (debido al IRS es lo que realmente queremos evitar),
• Seleccionamos un software de nómina que viene con la opción de generar informes automáticos, y
• Por último, pero no menos importante, incluimos un software con opciones de seguimiento del tiempo, ya que las horas de trabajo registradas se pueden usar más tarde para hojas de tiempo, facturas, PTO, informes y más.

Cumpliendo con las reglas que establecimos anteriormente, aquí está la lista del mejor software de nómina disponible actualmente en el mercado.

Descripción general del mejor software de nómina para pequeñas empresas en 2023

Para ayudarlo a elegir el software de nómina más adecuado que se ajuste a sus necesidades, realizamos una investigación exhaustiva y seleccionamos 8 software de nómina que creemos que son los más eficientes para administrar una pequeña empresa.

1. EJECUTAR Desarrollado por ADP: lo mejor para empresas de diferentes tamaños

RUN by ADP presenta la solución perfecta de recursos humanos y nómina en la que confían más de 1 000 000 de clientes.

¿De qué se trata RUN by ADP?

RUN by ADP es una plataforma todo en uno perfectamente diseñada para administrar y pagar a los empleados sin problemas. Esta herramienta lo ayudará a estar al tanto de muchas tareas administrativas, incluida la gestión de nómina.

¿Por qué utilizar RUN de ADP?

RUN by ADP te brinda diferentes planes de negocios para ayudarte a administrar tu negocio, sin importar el tamaño del mismo.

Ya sea una empresa pequeña, mediana o grande con más de 1000 empleados, RUN by ADP lo tiene cubierto. Además de facilitar el proceso de manejo de las nóminas de los empleados, RUN lo ayuda a presentar los impuestos sobre la nómina con precisión y garantiza que cumpla con las regulaciones cambiantes de la nómina.

Además, RUN by ADP ofrece autoservicio para empleados y gerentes (ya sea en línea o por teléfono móvil), atención al cliente disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, numerosas integraciones con diferentes software (seguimiento de tiempo, recursos humanos, ERP) y mucho más.

Dependiendo de tus necesidades y del tamaño de tu negocio, RUN ofrece diferentes planes a sus clientes. Sin embargo, deberá ponerse en contacto con su soporte para obtener más detalles sobre este asunto. Tienen soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que lo ayudarán a encontrar el paquete adecuado para su negocio.

2. Gusto: lo mejor para facilitar la navegación

Un galardonado software de nómina, recursos humanos, beneficios, administración de empleados (y más). Gusto es una aplicación todo en uno que mantiene a su equipo feliz y productivo.

¿De qué trata Gusto?

Gusto es otro software increíble que agiliza las operaciones de pago al calcular y sincronizar automáticamente las horas de trabajo, PTO y días festivos de sus empleados con la nómina.

¿Por qué usar Gusto?

Con Gusto, está a unos pocos clics de ejecutar las nóminas de sus empleados y declarar impuestos de manera oportuna y precisa. La función de nómina Run de Gusto proporciona a los empleadores una visión general clara de las horas y los salarios de todos, tanto empleados asalariados como por horas. Otra cosa importante a mencionar es que Gusto viene con la opción de retener impuestos sin estrés y cumplir con las leyes fiscales de su estado.

3. Ondulación: lo mejor para la gestión de TI

Rippling es otro software de nómina que vale la pena mencionar debido a su sistema único para administrar un negocio, desde la contratación y administración hasta el pago de empleados y la declaración automática de impuestos.

¿De qué se trata el Ondulado?

Rippling permite a los empleadores administrar la nómina, los beneficios, los gastos, los dispositivos, las aplicaciones y más de los empleados. Además, Rippling es una gran solución para la declaración automática de impuestos.

¿Por qué usar Ondulación?

Rippling es una aplicación todo en uno que le permite administrar todos los datos y operaciones de sus empleados. Los empleadores con entre 2 y más de 2000 empleados que usan Rippling tienen la opción de administrar, actualizar e informar sobre cualquier cosa.

Con Rippling, puede automatizar cualquier proceso manual, ya sea en:

• HORA,
• ÉL,
• finanzas, o
• Ingeniería.

Desde I–9 hasta W–2, Rippling calcula y presenta sus impuestos sobre la nómina adhiriéndose a cualquier agencia federal, estatal o local.

4. Paycor: lo mejor para cumplir con las normas fiscales

Paycor le permite administrar todos los aspectos de su fuerza laboral. Proporcione a sus empleados una ubicación segura para acceder a su información de nómina.

¿De qué se trata Paycor?

La interfaz simple pero efectiva de Paycor ofrece múltiples funciones, incluido el procesamiento de nóminas, registro de entrada/salida, declaración de impuestos y más.

¿Por qué usar Paycor?

El manejo de nóminas en Paycor le permitirá mantenerse al día con las leyes federales, estatales y locales. En el tablero, podrá ver un desglose de la obligación tributaria del empleado y del empleador.

Paycor es más que un simple software de nómina. Con Paycor, los empleados pueden:

• Registre sus horas fácilmente,
• Solicitar tiempo libre,
• Ver sus talones de pago y beneficios, y mucho más.

Además, Paycor proporciona a los empleadores información sobre datos en tiempo real e informes detallados.

5. Justworks: lo mejor para declarar impuestos y obtener información sobre los beneficios de los empleados

Dirija su negocio con un software simple que proporciona nómina, beneficios para empleados, servicios de recursos humanos, cumplimiento y más.

¿De qué se trata Justworks?

Justworks permite a los empleados realizar un seguimiento de las horas de trabajo y sincronizar las hojas de horas con la nómina. Además, los empleadores ya no tendrán que preocuparse por las deducciones de los beneficios de los empleados y las retenciones de impuestos si optan por esta aplicación.

¿Por qué usar Justworks?

La interfaz fácil de usar de Justworks permite a los empleadores ver información sobre los próximos pagos y todos los detalles necesarios relacionados con los cheques de pago de los empleados, como:

• Fecha,
• Método de entrega,
• Tipo de pago, y más.

Además, el plan Justworks Plus le brinda acceso a cobertura de atención médica (planes de seguro dental o de la vista), planes de ahorro 401(k) y administración de COBRA. Además de eso, Justworks es una solución perfecta para pequeñas empresas y nuevas empresas.

6. Paychex: lo mejor para la atención al cliente

Paychex presenta una plataforma única para nómina, recursos humanos y beneficios.

¿De qué se trata Paychex?

Paychex es otra gran solución para la nómina, los recursos humanos, la contratación y la gestión de empleados. Paychex alivia la carga de estar informado sobre las tasas de impuestos sobre la nómina en constante cambio, realizar pagos a los empleados y calcular las obligaciones fiscales.

¿Por qué usar Paychex?

Ya sea que trabaje por cuenta propia o sea dueño de un negocio con hasta 20 o más de 1,000 empleados, Paychex le brindará soluciones de recursos humanos y nómina de cualquier manera. La interfaz ordenada y fácil de usar de Paychex brinda a los empleadores:

• Procesamiento de nómina rápido y preciso,
• Un gran servicio de atención al cliente,
• La opción de calcular y enviar impuestos sobre la nómina,
• Fácil manejo de tareas de recursos humanos y más.

7. Patriot Software: el mejor software asequible

Patriot permite a los propietarios de pequeñas empresas tener toda la información al alcance de la mano, ya sea la nómina, los pagos de impuestos o incluso la contabilidad.

¿De qué se trata Patriot Software?

Patriot es un software de nómina y contabilidad. En lo que respecta a la nómina, proporciona un procesamiento de pagos preciso y la presentación de impuestos sobre la nómina para empresas de todo tipo: autónomos o empresas con 2 o más de 1000 empleados.

¿Por qué utilizar Patriot Software?

Patriot ofrece todo lo que necesita para administrar una pequeña empresa en una sola plataforma:

• Hacer un seguimiento de los empleados y los datos,
• Nómina personalizable e ilimitada,
• Cálculo de impuestos,
• Informes financieros, y mucho más.

Además, este software proporciona una contabilidad más sencilla y asequible para las pequeñas empresas . Con la función de contabilidad, los empleadores pueden:

• Seguimiento del dinero que entra y sale,
• Registro de pagos,
• Crear facturas personalizadas,
• Presentar formularios 1099 electrónicamente, etc.

8. Aplicación de bonificación: Clockify: la mejor para el seguimiento del tiempo

Clockify es principalmente una aplicación de seguimiento del tiempo que le permite realizar un seguimiento de las horas de trabajo en todos los proyectos. Es un software de seguimiento de tiempo utilizado por millones todos los días.

¿De qué se trata Clockify?

Clockify no proporciona funciones de nómina en sí, se basa en el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados (puede elegir entre diferentes opciones de seguimiento) y la creación de hojas de tiempo automáticas.

Gracias a la función de informes en Clockify, los empleadores pueden tener una idea clara de las horas registradas, las horas extra e incluso el tiempo libre. Los empleadores pueden luego exportar datos de nómina en cualquier formato que necesiten: PDF, CSV o Excel.

¿Por qué usar Clockify?

Simplemente rastreando sus horas de trabajo o las de sus empleados, Clockify le permite automáticamente:

• Crear hojas de tiempo,
• Envíe recordatorios si un empleado olvida registrar sus horas de trabajo,
• Cree facturas instantáneas y
• Exportar informes de horas de nómina.

Además, Clockify le brinda la opción de establecer tarifas por hora para proyectos o tareas y distinguir entre horas facturables y no facturables.

Dado que ofrece una variedad de características, Clockify es perfecto para consultores, contadores, pequeñas y medianas empresas. Puede elegir entre diferentes planes y encontrar el plan de precios que se ajuste a sus necesidades.

Obtenga más información sobre los precios y planes de Clockify.

Conclusión: el software de nómina simplifica la gestión de empleados y nóminas, reduce los errores y ahorra valiosos recursos

Después de leer sobre la importancia y los beneficios de usar el software de nómina, esperamos haber eliminado cualquier duda que pueda (o no) haber tenido con respecto a la eficiencia y precisión del software de nómina. Recuerde: el mejor software de nómina debe:

• Proporcionar procesamiento automático,
• Ser confiable y cumplir con las regulaciones fiscales, y
• Proporcione funciones como facturación, creación de informes y seguimiento del tiempo.

Aún así, tenga en cuenta que un software de nómina perfecto debe, ante todo, satisfacer sus necesidades comerciales específicas. Esperamos haberte ayudado a encontrar el ajuste perfecto para tus necesidades. ¡Feliz manejo de la nómina!

️ ¿ Utiliza software de nómina para su negocio? ¿Cuál recomendarías? Si hay un software de nómina que no hemos mencionado aquí, pero cree que podría ayudar a otros a tener más éxito en el manejo de pagos, infórmenos en [email protected]. Podríamos incluir su respuesta en esta o futuras publicaciones. Además, si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien que creas que podría beneficiarse de ella.