Los 5 principales beneficios del servicio de nómina

Descubre si y por qué deberías contratar un proveedor de servicios de nómina para tu negocio.

La contratación de nuevos empleados puede ser un hito emocionante para cualquier empresa. Significa que su empresa está creciendo, pero también significa que tiene que pagar la nómina. Ya sea que tenga solo un par de empleados o un equipo completo, mantenerse al tanto de la nómina puede llevar tiempo y agregar más complejidad a su horario de trabajo ya ocupado.

Tener una nómina incorrecta también puede ser costoso. Si obtiene un salario bruto incorrecto, su empresa podría terminar pagando más impuestos FICA. Un error en la nómina también puede significar que tengas que pagar una multa al IRS. El IRS recaudó casi $7 mil millones en multas solo en 2021 ^{[ 1 ]} . No todas estas sanciones tenían que ver con la nómina, pero el IRS estima que alrededor de un tercio de los empleadores cometen un error en la nómina cada año.

Contratar un servicio de nómina podría ser una solución para tu negocio. Si te preguntas qué puede hacer un proveedor de nómina por tu negocio y cuáles son los beneficios de contratar uno, este artículo es para ti.

¿Qué es un servicio de nómina?

Un proveedor de servicios de nómina es una empresa que procesa cálculos de nómina, impuestos sobre la nómina, impuestos de fin de año y más para otras empresas. Muchos empleadores utilizan proveedores de nómina para agilizar las operaciones comerciales y garantizar que sus empleados y los impuestos se paguen con precisión y puntualidad.

Los servicios que proporciona un servicio de nómina dependen del proveedor y los niveles de precios que tengan disponibles. Estos son algunos de los servicios comunes que ofrecen los servicios de nómina:

• Procesamiento de nómina: un servicio de nómina calcula el salario bruto, los ingresos imponibles y el salario neto de sus empleados, y les emite cheques o los deposita en sus cuentas bancarias.

• Retención de impuestos: Un servicio de nómina asegura que el ingreso imponible de cada empleado sea correcto y retiene los impuestos sobre la renta y FICA. Algunos servicios pueden ofrecer una garantía sin errores y pagar las multas que resulten de un error.

• Embargo de salarios: si los empleados tienen órdenes judiciales que requieren que se embarguen sus salarios, un proveedor de nómina puede manejar esto.

• Informes de nuevas contrataciones: el gobierno federal requiere información sobre cualquier contratación o recontratación dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación, y esto es algo que un servicio de nómina puede hacer por usted.

• Gestión de PTO: muchos proveedores de nómina tienen características de recursos humanos integradas en su software que rastrean la asistencia de los empleados. Estos sistemas permiten que los empleados soliciten días libres y que los gerentes los aprueben.

• Informes de nómina: muchos servicios de nómina brindan a los clientes informes detallados o funciones de informes que permiten a los líderes empresariales profundizar en los detalles de la nómina.

• Integraciones: la mayoría de los sistemas de nómina se conectan a otros sistemas que utiliza, como su software de contabilidad, de modo que los datos puedan fluir libremente entre ellos para obtener informes e información financieros precisos y actualizados.

• Autoservicio: la mayoría de los servicios de nómina brindan un portal en línea donde los gerentes pueden ver los informes y los empleados pueden ver sus comprobantes de pago o actualizar la información por su cuenta.

Los servicios de nómina modernos funcionan en la nube y no requieren que usted o sus empleados descarguen e instalen software, lo que significa que puede ejecutar la nómina y los empleados pueden ver y actualizar sus detalles desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

¿Necesito un servicio de nómina?

Si ya tiene un contador o tenedor de libros en su equipo que tiene el ancho de banda, o tiene habilidades financieras y el tiempo, la respuesta puede ser no. Pero antes de decidir, asegúrese de agregar suficiente tiempo para esta tarea. Según Bloomberg, esto es algo que muchas empresas juzgan mal, y aunque el 80 % de los empleadores creen que están más calificados para manejar su propia nómina, el 65 % dijo que preferiría subcontratarla ^{[ 2 ]} .

Es por esto que muchas empresas optan por externalizar su nómina desde el momento en que contratan a su primer empleado. No tienen que preocuparse por nóminas e impuestos inexactos o por el tiempo que llevará hacerlo bien. Al decidir si optar por un servicio de nómina es adecuado para usted, hágase estas preguntas:

• ¿Quieres calcular los cheques de pago de los empleados con precisión?

• ¿Quieres que calcular y pagar los impuestos sobre la nómina sea más sencillo porque no tienes que hacerlo tú?

• ¿Quiere cumplir con las normas de papeleo de nuevas contrataciones?

• ¿Quieres que la nómina esté libre de errores?

Sí, podría hacer todo esto usted mismo, pero asegúrese de saber en lo que se está metiendo. Podría contratar a un contador, pero eso le costará. Veamos algunos beneficios de subcontratar la nómina antes de decidir.

Beneficios de externalizar la nómina

Hay algunos beneficios en el manejo interno de la nómina, pero hay muchas razones por las que más de la mitad de los líderes empresariales eligen subcontratar la nómina ^{[ 3 ]} . Estos son los principales beneficios de usar los servicios de nómina si todavía se pregunta por qué debería usar un servicio de nómina:

Ahorro de tiempo

Manejar la nómina no es fácil y lleva tiempo, incluso para las personas que lo hacen todos los días. El seguimiento de las deducciones de beneficios, los embargos, las nuevas contrataciones, los despidos y el tiempo libre pagado, mientras se asegura de que su negocio cumpla con las regulaciones federales y estatales, es un acto de malabarismo que pocas personas disfrutan.

Además, si el manejo de la nómina es algo que usted o alguien de su equipo no hace todos los días, tomará más tiempo del que le tomaría a un profesional terminar la nómina con precisión. Y mientras su equipo trabaja en la nómina, lo más probable es que tengan que equilibrar otras tareas que aún deben completar de manera eficiente.

Subcontratar la nómina a un servicio de nómina significa que todos están haciendo algo en lo que son buenos. Su equipo puede concentrarse en las tareas que construyen su negocio, y los profesionales de nómina que contrate pueden completar la nómina de forma rápida y precisa. También ayuda recordar que la nómina no es una cosa de una sola vez. Una vez que asume la tarea, debe liquidarla en cada período de pago.

responsabilidad minimizada

Cada año, las empresas de todos los tamaños tienen que pagar fuertes multas al IRS debido a presentaciones tardías o incorrectas. La nómina imprecisa no hará felices a sus empleados y podría resultar en una declaración de impuestos incorrecta. Esto puede dar lugar a una sanción y, en el peor de los casos, a una auditoría.

Los empleadores deben pagar impuestos sobre la renta federales, estatales y locales, impuestos FICA e impuestos de desempleo federales y estatales. Las declaraciones de nómina también deben presentarse mensual, trimestral y anualmente y la retención anual. Eso es mucho para hacer un seguimiento, y si tiene empleados de más de un estado, la nómina es aún más complicada. También se sabe que el IRS y los gobiernos estatales cambian las reglas de un año a otro.

¿Por qué arriesgarse a las sanciones y realizar un seguimiento de todas las normas y reglamentos usted mismo cuando podría dejarlo en manos de profesionales que hacen esto a diario? Un servicio de nómina puede garantizar que su nómina sea precisa sin preocuparse por los detalles, las sanciones o las auditorías. Algunos proveedores incluso garantizan la precisión y pagarán las multas si se equivocan en la nómina.

Reducción de costo

Para las pequeñas y medianas empresas, la externalización de la nómina puede ahorrar dinero. Las empresas grandes y establecidas pueden darse el lujo de tener su propio departamento de nómina, o la nómina puede ser algo que el equipo de contadores que ya tienen pueda manejar. Pero si su empresa tiene recursos limitados, es posible que contratar incluso a un contador o tenedor de libros no esté dentro del presupuesto.

Algunos propietarios de pequeñas empresas piensan que ahorran dinero haciendo la nómina ellos mismos. Si usted es uno, hay una manera fácil de determinar si realmente está ahorrando. Calcule el tiempo que su equipo dedica a ejecutar la nómina anualmente. Luego calcule cuánto les pagan por completar esta tarea. Si tiene que comprar un software de nómina para hacerlo, agregue ese costo también. Luego compare este costo con lo que le cobrará un servicio de nómina.

Lo más probable es que ahorre dinero. Una cosa que no está en ese cálculo es cuánto le cuesta a su empresa la demora en otras tareas importantes que ejecutan la nómina usted mismo.

Acceso a expertos profesionales.

La subcontratación de su contabilidad de nómina significa que tiene expertos para manejarla. Estos expertos dedican gran parte de su tiempo a mantenerse actualizados sobre las regulaciones gubernamentales para garantizar que los cálculos de nómina e impuestos de sus clientes sean correctos.

Puede pedirle a usted mismo o a un miembro del equipo que haga lo mismo, pero ¿cuánto tiempo tendrán para hacerlo? ¿Sabrán sobre los casos extremos? Se necesita tiempo para que alguien se acostumbre a todos los entresijos de cualquier tarea y aprenda cuando algo está mal. ¿Qué sucede cuando cometen un error que no se descubre hasta fin de año?

Tecnología y escalabilidad mejoradas

A menos que realice la nómina manualmente en papel y solo pague a los empleados con cheque, necesitará un software de nómina. Esto significa una gran inversión inicial y pagos regulares para actualizaciones o una suscripción mensual para el software que su empresa no solo tiene que usar, sino también configurar y administrar.

Muchas pequeñas empresas no pueden permitirse un software costoso ni contar con personal con la experiencia técnica para administrarlo. Con un servicio de nómina, obtiene el software de nómina más reciente que escalará con el crecimiento de su negocio como parte del paquete. Cuando tenga problemas o necesite hacer un cambio, los profesionales de nómina estarán allí para ayudarlo.

Obtenga más información sobre los servicios de nómina

Si ha decidido que la subcontratación de su nómina funcionará para su negocio, no está solo. Es una función secundaria que es esencial para su negocio. Esto lo convierte en un excelente candidato para la subcontratación y es por eso que más de la mitad de las empresas lo hacen ^{[ 3 ]} . Para ayudarlo a encontrar el correcto, consulte nuestro directorio de proveedores de servicios de nómina, donde reduce sus opciones para que se ajusten a su presupuesto y necesidades. Lea más en la guía de contratación de empresas de servicios de nómina de Capterra.