Probé el análisis de Pareto para aprender más sobre la eficiencia.

A decir verdad, estaba un poco ansioso por incluir el análisis de Pareto en mi trabajo diario. No es que no me intrigara, lo hizo, por eso decidí probarlo, pero la idea de repasar la terminología y la jerga económica me inquietó un poco.

Para llegar al fondo de este enigmático principio, pensé que tendría que conquistar algunas paradojas económicas y secretos del oficio olvidados hace mucho tiempo.

Bueno, después de investigar en profundidad sobre el tema y tener un par de charlas amistosas en el trabajo, me di cuenta de que el principio de Pareto es una técnica de gestión del tiempo que se puede dominar, utilizar y aplicar fácilmente en diferentes campos.

Como todos los escritores, a menudo lucho con bloqueos mentales y falta de inspiración, por lo que pensé que este podría ser el método para ayudarme:

• Identificar los problemas en el trabajo,
• Rastrear las raíces de mis problemas, y
• Organizar mejor mi carga de trabajo.

Entonces, probé el principio de Pareto, y aquí está el relato de cómo se desarrolló todo.

En esta publicación de blog, cubriré:

• ¿Qué es el análisis de Pareto?
• ¿Por qué decidí probarlo?
• Mi relato de cómo se desarrolló el análisis.
• Los pros y los contras, y
• La calificación general del análisis de Pareto.

¿Qué es el análisis de Pareto?

Baste decir que me sentí confundido cuando escuché por primera vez sobre el análisis de Pareto. A primera vista, la definición sonaba bastante simple: " Un análisis estadístico de toma de decisiones comúnmente utilizado para identificar y llamar la atención sobre las causas cruciales del problema".

Ahora, ¿cuál es el truco?

Bueno, el análisis de Pareto establece además que la mayoría de los problemas dentro de un proyecto a menudo se remontan al 20% de las causas .

En otras palabras, al centrarse en el 20 % crucial de las causas del problema, posteriormente podrá abordar el 80 % de los problemas que se derivan de ellas.

Orígenes del análisis de Pareto

Un economista y filósofo italiano, Vilfredo Pareto, observó este principio por primera vez a fines del siglo XIX y lo denominó regla 80/20 .

A saber, Pareto notó que el 80% de la tierra en toda Italia era propiedad del 20% de la población.

Después de una investigación profunda, Pareto se dio cuenta de que la distribución 80/20 se puede observar en el campo de la economía, bajo la premisa: " Ningún individuo puede mejorar sin hacer que al menos un individuo o criterio de preferencia empeore".

Después de que su investigación y trabajo fueran adaptados por Joseph M. Juran, un consultor de gestión, nacieron el principio y el análisis de Pareto.

¿Para qué sirve el análisis de Pareto?

Entonces, ¿para qué se utiliza el análisis de Pareto?

Bueno, la respuesta general a esta pregunta es: toma de decisiones. Aún así, hay más.

Una respuesta más concisa consistiría en un proceso paso a paso para determinar problemas importantes y aprender a abordarlos. Los que sí aborda son el 20% que conducirá al 80% del beneficio del proyecto.

Los pasos principales de la regla 80/20 son los siguientes:

• Forme una lista de problemas comunes y colóquelos en el eje x en orden decreciente de aparición.
• Cuente la frecuencia de sus ocurrencias y muéstrelas en los porcentajes correspondientes en el eje y.
• Agregue una curva de porcentaje acumulativo a lo largo del diagrama; esta curva equivale a (frecuencia de ocurrencias) / (suma del total de ocurrencias) * 100.
• Dibuja una línea desde el lado derecho que comience en la marca del 80 % hasta que se cruce con la curva.
• Todo lo de la izquierda serán tus problemas vitales, mientras que el lado derecho representa el 80% de las causas más triviales.

Si tiene problemas para comprender este proceso, no se preocupe, yo también lo tuve hasta que lo puse todo en papel y lo probé. Todo se volverá mucho más claro una vez que revises mi ejemplo.

¿Por qué decidí probar el análisis de Pareto?

Mientras escribes, no puedes pensar en todas las complejidades del proceso.

En realidad, cuando llega la inspiración, un escritor es capaz de escribir grandes bloques de texto sin ningún problema.

Sin embargo, una vez que llega el momento de revisar el texto y corregirlo, todos los detalles salen a la luz, como:

• Faltas de ortografía,
• Temeridad,
• Errores estructurales,
• El uso inapropiado de los signos de puntuación, y
• Muchos otros detalles en los que no necesariamente piensas durante la oleada inicial de inspiración.

Por lo tanto, en un intento por ser más eficiente, busqué en Internet una forma de aislar mis errores críticos y eliminarlos para mejorar mi escritura. Fue entonces cuando me encontré con el análisis de Pareto y decidí probarlo.

Así es como se desarrolló todo el proceso cuando comencé a analizar mis patrones de escritura.

Probando el análisis de Pareto: una cuenta personal

Después de leer una pila de artículos y descifrar un montón de galimatías económicas, decidí anotar todo lo que necesitaba para comenzar con el análisis de Pareto.

Sin embargo, no pasó mucho tiempo antes de que surgiera el primer problema: ¿Cómo probaré esta técnica?

Como escritor, no había forma posible de documentar cada error que cometí, especialmente si lo hice en el proceso de escritura. Si pasara demasiado tiempo estresado por documentar cada error y problema, me impediría escribir.

Además, todo el proceso llevaría al menos una semana de escritura.

Entonces, decidí escribir una publicación de blog como lo haría normalmente, dejar que el editor y el corrector revisaran el texto y encontraran los errores por mí. De esta manera, tendría prácticamente toda la información que necesito para hacer un análisis de Pareto paso a paso.

Entonces, lo hice, recuperé los resultados y comencé a anotar la información crucial, comenzando con los problemas, es decir, las causas de mis ineficiencias de escritura.

Paso n.º 1: recopilar los problemas y contar su frecuencia

Como mencioné anteriormente, el primer paso para realizar el análisis es formar una lista de los problemas más comunes que enfrenta.

En mi caso, esperaría a que el editor revisara meticulosamente un texto que había escrito previamente y usaría los resultados de la revisión para realizar mi análisis.

Una vez que superé la vergüenza de revisar mis errores, clasifiqué los errores y los categoricé en 7 grupos distintos que usaría para mi análisis.

Los grupos que creé fueron los siguientes:

• frases largas,
• problemas de enlace,
• frases poco claras,
• Encabezados poco claros,
• fuentes inadecuadas,
• Signos de puntuación,
• Errores estructurales y
• Problemas con las imágenes.

Una vez que tuve mis errores en una lista de viñetas frente a mí, era hora de pasar a contar su frecuencia (y sentirme aún peor).

Para ahorrarle los detalles de examinar un montón de números, llegaré directamente al núcleo del problema.

Una vez que conté los errores y los coloqué en orden descendente, la lista de viñetas se veía de la siguiente manera:

• Signos de puntuación,
• frases largas,
• frases poco claras,
• problemas de enlace,
• fuentes inadecuadas,
• Encabezados poco claros,
• Errores estructurales y
• Errores visuales.

Para simplificar las cosas, convertí la cantidad de errores en porcentajes y luego decidí visualizarlos usando un gráfico.

Paso #2: Creando la curva de Pareto

Ahora viene la parte difícil, es decir, el punto principal del análisis.

La curva de Pareto se utiliza para representar visualmente la conexión entre el recuento total de problemas y su frecuencia.

La fórmula exacta es la siguiente:

{ Frecuencia de ocurrencias } / { suma de ocurrencias totales } * 100

Así es como se vería la conversión en una hoja de cálculo:

Por suerte, la suma total de los errores que tuve fue de 99, y como estoy calculando porcentajes, no variaron mucho de la frecuencia.

Como puede ver, la mayoría de los problemas que enfrenté al corregir mis errores fueron signos de puntuación, las pesadillas de muchos escritores.

Paso #3: Finalización del diagrama de Pareto

Ahora, era el momento de finalizar el diagrama creando un eje y en el lado derecho y dibujando una línea recta horizontal hacia la izquierda. La línea comenzaba en la marca del 80% y se extendía hasta llegar al punto donde tocaba la curva.

Luego, dibujé una línea recta paralela al eje y, lo que creó una división entre el lado izquierdo y el lado derecho, es decir, los resultados.

Todo lo de la izquierda representaba el 20% de la suma de todos los temas que eran cruciales, según el análisis de Pareto.

Por otro lado, el lado derecho representó el 80% que se consideró no crucial.

La representación final quedó así:

Paso #4: Analizando los resultados

El primer pensamiento que me vino a la mente fue: eso era tanto esperado como inesperado.

Sabía que los signos de puntuación a menudo me plantean problemas al escribir. Pero no tenía idea de que las oraciones largas y las frases confusas tuvieran una presencia tan fuerte en mi trabajo.

Esto me llevó a repasar algunos de mis textos anteriores y los comentarios que los correctores habían dejado sobre ellos. Como era de esperar, había un patrón que coincidía con mi análisis de Pareto.

Otro punto interesante es que la mayoría de los problemas más pequeños e insignificantes se remontan a los vitales: el 20% superior.

Por ejemplo, si me apresuro mientras escribo, cometo errores estructurales, lo que lleva a cometer uno o dos errores de SEO, lo que afecta aún más la calidad de mi trabajo.

En general, ciertamente había espacio para mejorar, y el diagrama de Pareto era el lugar para comenzar.

Los pros del análisis de Pareto

La ventaja inmediata que viene a la mente es la eficiencia con la que podrá realizar su trabajo después de establecer su 20%. El análisis de Pareto se basa en procesar los números y encontrar los problemas que lo ralentizan todos los días.

Por ejemplo, las personas que realmente pueden beneficiarse de este tipo de análisis son aquellas que trabajan en muchas tareas semanalmente y, a menudo, encuentran errores que les impiden desempeñarse a un nivel óptimo.

Los programadores, desarrolladores y gerentes de proyectos son los que primero vienen a la mente cuando se habla del análisis de Pareto. Pero, evidentemente, los escritores también pueden encontrar muchos beneficios al analizar su trabajo y sus errores de esa manera.

Además, una vez que te acostumbres, el análisis de Pareto es una herramienta excelente para ayudarte a reconocer dónde deberías concentrar más tus esfuerzos, especialmente durante tu mejor momento biológico.

Los contras del análisis de Pareto

Si excluimos el tiempo que me llevó descifrar este principio, aún me tomó un par de horas hasta que pude formar una lista completa de todos los errores y cálculos necesarios para crear el diagrama.

Baste decir que el análisis de Pareto es una técnica que consume algo de tiempo, y realmente no tiene sentido confiar en él si no realiza tareas y proyectos similares todos los días.

Aún así, el resultado se basa en estadísticas, lo que lo llevará a tomar mejores decisiones y dará como resultado un mejor uso de su tiempo.

Personalmente, no tengo tantas tareas diferentes semanalmente, pero definitivamente probaré Pareto en diferentes proyectos también.

Mi calificación general del análisis de Pareto

Aunque me tomó mucho tiempo descubrirlo, debo admitir que esta técnica realmente funciona.

Los escritores a veces tienden a discutir cuando se trata de su trabajo, pero los números no mienten. Una vez que miré hacia atrás, me di cuenta de que el 20% crucial de los problemas que señaló Pareto eran aquellos con los que más luché en general.

Por otro lado, el análisis de Pareto puede requerir un poco más de tiempo y esfuerzo, por lo que mi calificación para esta técnica es:

CALIFICACIÓN FINAL :

Conclusión: reflexiones finales sobre el análisis de Pareto

Pareto es genial, efectivo y realmente te hace preguntarte: ¿Cómo no me di cuenta de esto antes?

Sin duda lo recomiendo a mis colegas y a todos los que luchan por determinar las causas que dificultan sus jornadas laborales.

El análisis de Pareto está bien estructurado, organizado y, sin duda, es un método único para mejorar su eficiencia.

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