Estimación paramétrica en la gestión de proyectos

¿Cuántas veces ha tratado de predecir la duración de su proyecto, solo para descubrir que su estimación estaba completamente equivocada?

¿Qué hay de estimar el presupuesto de su proyecto o la cantidad de personas necesarias de principio a fin?

En caso de que sus estimaciones no siempre den en el blanco, o simplemente sea nuevo en la gestión de proyectos, está en el lugar correcto. Estamos a punto de sumergirnos en uno de los métodos de estimación de gestión de proyectos más utilizados que podrían salvarle el día: la estimación paramétrica .

Pero, ¿qué es exactamente la estimación paramétrica y, lo que es más importante, cómo se pone en práctica?

Bueno, sigue leyendo, porque en esta publicación de blog, vamos a:

• Presentarle la definición de estimación paramétrica (+ un ejemplo de estimación paramétrica),
• Dejarle entrar en la diferencia entre la estimación paramétrica y análoga,
• Arrojar algo de luz sobre los principales beneficios de usar la estimación paramétrica en la gestión de proyectos, y
• Lo guiará a través de los 4 pasos para usar la estimación paramétrica en sus proyectos para que sepa exactamente qué hacer si desea comenzar a usar este método de inmediato.

¿Qué es la estimación paramétrica?

La estimación paramétrica es uno de los métodos estadísticos más precisos para estimar la cantidad total de:

• Hora,
• dinero, y
• Recursos necesarios para un proyecto específico.

Según el PMBOK, la estimación paramétrica es “un método de estimación en el que se utiliza un algoritmo para calcular el costo o la duración en función de los datos históricos y los parámetros del proyecto”.

Entonces, solo al combinar datos estadísticos e históricos, un gerente de proyecto podrá encontrar una correlación estadística entre las variables relevantes y obtener las estimaciones más precisas con respecto a su proyecto actual.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la estimación paramétrica generalmente se usa durante la fase de planificación del proyecto, mucho antes de la ejecución real del proyecto.

Pero, en caso de que todavía esté un poco desconcertado por este método de estimación, echemos un vistazo más de cerca a cómo funciona realmente la estimación paramétrica.

Ejemplo y fórmula de estimación paramétrica

Esta es la fórmula que necesita usar para la estimación paramétrica:

E_paramétrico = (A_antiguo / P_antiguo) x P_actual

La fórmula de estimación paramétrica anterior abarca los siguientes elementos:

• E_parametric es la estimación paramétrica ,
• A_old es la cantidad histórica de costo o tiempo ,
• P_old es el valor histórico del parámetro, y
• P_curr es el valor del parámetro en su proyecto futuro.

Ahora, veamos cómo funciona realmente este cálculo.

Supongamos que desea predecir cuánto tiempo le tomará a su diseñador terminar 20 ilustraciones. Antes de llegar al cálculo, primero deberá obtener todos los valores históricos.

Entonces, su proyecto anterior involucró a 1 persona a cargo de diseñar 15 ilustraciones, y les tomó 70 horas terminar todo. Con eso en mente, así es como se acumularían sus unidades:

• A_old , el tiempo histórico de la tarea pasada es de 70 horas,
• P_old , el valor histórico del parámetro es de 15 ilustraciones , y
• P_curr , el valor del parámetro en su futuro proyecto es de 20 ilustraciones .

Ahora que ha obtenido esta información, puede usarla para llegar a la nueva estimación:

E_paramétrica = (70 / 15) x 20

Como se ve en la fórmula anterior, primero calcula el tiempo necesario para completar una ilustración:

70/15 = 4,66

Luego, después de obtener el número exacto de horas, multiplica esta unidad con el valor del parámetro en el proyecto futuro:

4,66 horas x 20

Finalmente, llega a la estimación paramétrica, que es 93,3 en este caso.

A fin de cuentas, es seguro decir que su diseñador terminará 20 ilustraciones en 93,3 horas.

Estimación paramétrica frente a estimación análoga

Si alguna vez se ha topado con métodos de estimación en la gestión de proyectos, debe haber notado que la estimación paramétrica frecuentemente va de la mano con la estimación análoga.

Pero ¿por qué es ese el caso? ¿Son los mismos métodos?

Bueno no exactamente.

Aunque la estimación análoga requiere que utilice datos disponibles de sus proyectos anteriores, como es el caso del método paramétrico, los dos métodos difieren en cuanto a su precisión y alcance .

En otras palabras, llegará a una estimación análoga basada en datos históricos, pero no necesitará entrar en tantos detalles como con el método de estimación paramétrica. Solo necesita recordar un proyecto anterior de alcance similar, echar un vistazo a la duración/costo/presupuesto de ese proyecto y hacer su estimación basada en la analogía.

Entonces, en caso de que esté a punto de iniciar un proyecto que involucre a su diseñador creando 20 ilustraciones, y le gustaría saber exactamente cuánto tiempo tomaría el nuevo proyecto, así es como puede predecir la duración de su proyecto basado en el análogo método de estimación:

Como ya estuvo a cargo de un proyecto similar antes, sabe que la última vez que su diseñador asumió una tarea similar, necesitó 70 horas para terminarla. Según esto, predices que tu nuevo proyecto tardará alrededor de 80 horas en completarse, más o menos.

La estimación paramétrica, por otro lado, tiene en cuenta la diferencia entre un proyecto antiguo y uno nuevo a nivel de unidad. Esto significa que en lugar de basar su predicción en similitudes, primero deberá calcular la cantidad de horas que le toma al diseñador terminar una ilustración. Entonces, sólo después de multiplicar el producto por el número de ilustraciones que hay que hacer ahora, obtendrás el tiempo estimado que estabas buscando.

Principales beneficios de usar la estimación paramétrica

Aunque existe una variedad de métodos de estimación de proyectos que podría usar para mantener sus números bajo control, la estimación paramétrica viene con un puñado de ventajas que podrían cambiar la forma en que realiza las predicciones de su proyecto.

Repasemos algunos de los más comunes.

Beneficio n.° 1: la estimación paramétrica lo ayuda a obtener números precisos

Cuando se compara con otros métodos de estimación de gestión de proyectos, la estimación paramétrica parece un método integral para una predicción precisa. Mientras que otros métodos, como PERT, se basan en supuestos hipotéticos, la estimación paramétrica ayuda a predecir:

• El presupuesto,
• Recursos, y
• La duración de su proyecto basada en datos anteriores.

Dado que los datos en los que confía son pruebas sólidas (después de todo, es cómo se desarrolló su proyecto), cuando aplica la fórmula de estimación paramétrica, debería poder predecir cada aspecto del proyecto con precisión.

Además, para poder retomar el proceso de cálculo en primer lugar, deberá repasar unidades separadas de sus proyectos anteriores, lo que ayuda a aumentar la precisión de su estimación final.

Beneficio n.° 2: la estimación paramétrica lo lleva a establecer objetivos alcanzables

Tan pronto como termine de llegar a su estimación final, podrá detectar exactamente dónde deberá realizar cambios para que pueda completar los entregables clave del proyecto.

A veces, podrá ampliar la capacidad de su equipo o aumentar su presupuesto. Otras veces, tendrá que dar un ligero giro a su resultado deseado.

Sea lo que sea, confiar en la estimación paramétrica puede ayudarlo a establecer un objetivo de proyecto que usted y su equipo realmente puedan alcanzar.

El mismo método requiere que profundice en los datos anteriores para obtener una estimación más precisa. Por lo tanto, los objetivos que establezca serán más manejables en última instancia, ya que verá exactamente qué aspecto de su proyecto podría ser un obstáculo y modificará sus objetivos en consecuencia.

Beneficio n.° 3: la estimación paramétrica lo ayuda a reducir las tareas repetitivas

Aunque no hay dos proyectos exactamente iguales, ciertos pasos tienden a repetir el proyecto y el proyecto.

Tome el presupuesto, por ejemplo. ¿Cuántas veces tuvo que trazar la línea base de costos durante la fase de planificación del proyecto? ¿Y por cuántas fases de planificación de proyectos ha pasado hasta este momento?

Si su respuesta consiste en un número mayor que 1, debe haber notado que a veces simplemente pierde el tiempo repasando ciertos aspectos del proyecto varias veces mientras planifica.

Por ejemplo, la carga de trabajo de su equipo de contenido consiste en 20 artículos por semana y esto se ha mantenido sin cambios a lo largo de docenas de proyectos.

Por lo tanto, en lugar de evaluar cada tarea individualmente una y otra vez, simplemente puede confiar en la estimación paramétrica que realiza una vez y reutilizar esa información cada vez que esté a punto de estimar el presupuesto o la duración de la producción de contenido.

Sin embargo, tenga en cuenta que si surgen ciertos cambios con respecto a la capacidad, la carga de trabajo o el presupuesto de su equipo de contenido, también deberá ajustar los valores de sus parámetros, es decir, rehacer su cálculo utilizando la misma fórmula anterior.

4 pasos para usar la estimación paramétrica en la gestión de proyectos

Ahora que hemos repasado todos los detalles sobre el método de estimación paramétrica, es posible que se pregunte, pero ¿cómo puedo hacer que la estimación paramétrica funcione exactamente?

Para que llegar al fondo de los números sea lo más factible posible, hemos dividido la ejecución de la estimación paramétrica en 4 pasos simples.

Echemos un vistazo a cada uno de ellos.

Paso #1: Averigüe qué partes de un proyecto son elegibles para la estimación

Antes incluso de comenzar a revisar los datos de proyectos anteriores, deberá determinar exactamente dónde debe utilizar la estimación paramétrica.

En otras palabras, primero deberá echar un vistazo a su proyecto y dividirlo en diferentes etapas. Puede utilizar la estructura de desglose del trabajo (EDT) para este propósito y dividir todo el proyecto en partes más pequeñas y manejables.

Luego, una vez que haya decidido si desea predecir el presupuesto, la duración, los recursos o todo lo anterior de la fase de su proyecto, luego viene la cuestión de la precisión y los datos.

Dado que la precisión de su estimación va de la mano con la cantidad de datos anteriores disponibles, incluso antes de considerar sumergirse en el cálculo, hágase estas tres grandes preguntas:

1. ¿Qué tan precisa debe ser mi estimación?
2. ¿Cuántos datos tengo a mano?
3. ¿Mi parámetro está conectado a valores históricos?

Entonces, supongamos que todavía está buscando una manera de estimar con precisión cuánto tiempo trabajará su diseñador en esas 20 ilustraciones. Esto significaría que desea medir el tiempo. Dado que tiene suficientes datos de un proyecto similar anterior, comparará este parámetro con el tiempo que les llevó terminar 15 ilustraciones.

Pero, en caso de que no esté del todo satisfecho con las respuestas que da a las preguntas mencionadas anteriormente, es posible que desee reconsiderar el uso de este método, ya que es posible que no lo lleve a las predicciones más precisas.

Paso #2: Obtenga los datos históricos

Una vez que haya seleccionado las fases exactas del proyecto a las que deberá aplicar la estimación paramétrica y haya decidido si este método es adecuado para usted, ahora sería el momento de comenzar con los datos históricos.

En caso de que su equipo haya realizado un seguimiento de todas sus actividades relacionadas con el proyecto, probablemente podrá obtener rápidamente la información más detallada sobre sus proyectos anteriores.

Por ejemplo, una aplicación de seguimiento de tiempo y gastos puede almacenar los datos de gastos de sus proyectos anteriores y ayudarlo cuando necesite estimar el presupuesto de su proyecto futuro.

Aún así, en caso de que no haya prestado mucha atención al almacenamiento de la información de su proyecto, o simplemente no haya trabajado en un proyecto similar antes, todavía hay formas de usar el método de estimación paramétrica.

Puede revisar las bases de datos disponibles públicamente para su industria y ver cómo los datos que obtiene de allí corresponden a los parámetros de su proyecto actual.

Paso #3: Comprueba si tus parámetros son válidos

Una vez que todos sus datos históricos están en su lugar, la importancia de la pregunta número 3, si su parámetro está conectado a valores históricos, sale a la superficie.

Ahora deberá evaluar sus parámetros y ver cómo se relacionan con los datos históricos que ha obtenido.

Por ejemplo, puede notar que la cantidad de ilustraciones se correlaciona de alguna manera con el tiempo que el diseñador necesita para terminarlas. Esto significa que podrá incluir tanto la unidad de medida (15 ilustraciones) como el tiempo (70 horas) en su cálculo, multiplicarlos por su parámetro (20 ilustraciones) y obtener una estimación paramétrica válida.

Sin embargo, tenga en cuenta que el ejemplo anterior es una ilustración simplificada de cómo se ve la prueba de parámetros en la práctica. En caso de que esté lidiando con un proyecto más complejo, es posible que incluso deba recurrir a analistas de datos y/o herramientas estadísticas para obtener ayuda.

Paso #4: Calcular la estimación paramétrica

Ahora que ha evaluado la validez de su parámetro, obtener una estimación paramétrica se convierte en cuestión de segundos.

Simplemente ponga en práctica la fórmula multiplicando las unidades que ha obtenido de los datos históricos y dividiendo el producto por su parámetro actual.

Para ayudarlo a evitar desplazamientos innecesarios, también dejaremos aquí la fórmula de estimación paramétrica:

E_paramétrico = (A_antiguo / P_antiguo) x P_actual

Conclusión: controle sus proyectos y pruebe la estimación paramétrica

No es ningún secreto que la estimación de proyectos lleva tiempo.

Sin embargo, el método correcto de estimación del proyecto podría ahorrarle un par de semanas a largo plazo.

La estimación paramétrica, de hecho, le permite hacer precisamente eso.

Al empujarlo a repensar los objetivos de su proyecto y llevarlo a automatizar tareas repetitivas, este método de estimación de proyectos lo ayuda a aprovechar al máximo cada minuto más adelante durante la fase de ejecución de su proyecto.

Aún así, para poner en práctica con éxito la estimación paramétrica, deberá prestar mucha atención a cada uno de sus proyectos y asegurarse de documentar cada proceso a fondo.

Luego, con una gran base de datos y la fórmula de estimación paramétrica a mano, nada se interpondrá en su camino para obtener las estimaciones más precisas del proyecto.

(Excepto que sus variables no estén correlacionadas con sus parámetros, pero eso no es nada que un poco de estadística no pueda resolver).

️ ¿Alguna vez ha utilizado la estimación paramétrica durante la fase de planificación de su proyecto? ¿Qué tan cerca estuvo su estimación del resultado final del proyecto? Háganos saber en [email protected] para tener la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros artículos futuros. Además, si te ha gustado este artículo, compártelo con alguien más que creas que le pueda resultar útil.