Outlook para correo electrónico empresarial | Configuración, alternativas y comparación

En esta era de la información, a pesar del auge de las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico sigue siendo la opción preferida de muchas personas. El correo electrónico sigue siendo una herramienta increíblemente eficaz para que las empresas se comuniquen con compañeros de trabajo y clientes, independientemente de su tamaño. El correo electrónico es la forma más popular de comunicación profesional. Con 4 mil millones de usuarios de correo electrónico en todo el mundo, los correos electrónicos comerciales son necesarios para crear conciencia de marca.

Hay muchos sistemas de correo electrónico en el mercado y Microsoft Outlook es uno de ellos. Hay muchas ventajas del correo electrónico empresarial de Outlook . Este blog lo guiará a través de las características de Outlook para pequeñas empresas , cómo configurarlo y algunas de sus alternativas.

¿Qué es el correo electrónico empresarial de Outlook?

Outlook es un potente software de gestión de información personal de Microsoft. No es necesario utilizar múltiples plataformas para sus operaciones, ya que ofrece capacidades integrales de correo electrónico, calendarios integrados, listas de tareas y más. Esto la convierte en una solución versátil para la comunicación y organización empresarial.

Proporciona una opción de integración multiplataforma, funciones bien pensadas como protección contra ransomware y una herramienta de sugerencias de escritura. Además, también puedes utilizar servicios de correo electrónico de terceros, como Gmail, con Outlook.

¿Cuánto cuesta el correo electrónico empresarial de Outlook?

Para usar Outlook para el correo electrónico empresarial, necesita una suscripción a Microsoft 365. El costo varía según el plan que elijas. Incluso el plan básico, Microsoft 365 Business Basic, le brinda acceso a Outlook y otras aplicaciones esenciales como Word, Excel y PowerPoint.

El plan Mircosoft 365 Family Home ($99,99 por año o $9,99 mensual) puede ser suficiente para emprendedores individuales. Sin embargo, se recomienda un plan de negocios si desea utilizarlo para la planificación empresarial, utilizar Outlook en toda la organización o colaborar con equipos.

Plan de suscripción de Microsoft 365 y características para Outlook

Todos los planes empresariales de Microsoft 365 incluyen versiones web y móvil de Outlook. Sin embargo, para las aplicaciones de escritorio, necesita el plan Estándar o Premium. Aquí hay una descripción general rápida:

¿Cómo se configura el correo electrónico empresarial de Outlook con una suscripción a Microsoft 365?

Puede registrarse en un plan Microsoft 365 o Outlook. Discutiremos ambos métodos. Configurar Outlook para el correo electrónico empresarial es fácil. Puedes seguir estos pasos:

Paso 1. Elija un plan Microsoft 365.

Vaya al sitio web oficial de Microsoft 365 para elegir un plan asequible para su empresa.

• Busque planes con correo electrónico empresarial de Outlook haciendo clic en "Microsoft 365" en la parte superior de la página.
• A continuación, elija el botón "Negocios".
• Una vez que tenga las herramientas que su negocio necesita, presione el botón "Comprar ahora".
• Se le pedirá que complete la información necesaria, incluidos sus datos de pago.

Paso 2. Conecte su dominio (o compre uno nuevo).

En el siguiente paso, seleccione si desea utilizar su nombre de dominio empresarial que ya posee o comprar uno nuevo para la configuración del correo electrónico empresarial de Outlook.

• Si tiene su propio dominio, seleccione "Usar un nombre de dominio que ya posee".

Fuente

• Luego, escriba su nombre de dominio en la barra de abajo y presione "verificar propiedad" para iniciar el proceso de verificación del dominio. La verificación continúa después de agregar la configuración DNS de su dominio.

Fuente

• Si no tiene su propio dominio, puede comprar uno de Microsoft.

Paso 3. Cree su dirección de correo electrónico.

• A continuación, debe agregar su ID de usuario de correo electrónico y crear una contraseña confirmada para finalizar el proceso de configuración del correo electrónico empresarial de Outlook.
• Su ID de usuario es el nombre de usuario que desea para su dirección de correo electrónico (por ejemplo, su [email protected]).
• Después de completar la dirección de correo electrónico y la contraseña deseadas, haga clic en el botón "Registrarse".

Paso 4. Complete su compra.

El último paso es agregar sus detalles de pago y facturación a su correo electrónico comercial de Outlook.

• Antes de facturar, se le pedirá que seleccione la cantidad de cuentas que desea comprar. Aquí puede agregar más usuarios para su empresa bajo el mismo plan.
• Después de ingresar la cantidad de cuentas para comprar, presione el botón "Siguiente" e ingrese sus datos de facturación.
• Ahora, haga clic en "Siguiente" nuevamente e ingrese su información de pago.
• Después de completar el pago, puede acceder a su cuenta recién creada utilizando su correo electrónico comercial de Outlook.

¿Cómo se configura una cuenta comercial de Outlook sin comprar Microsoft 365?

Dado que Outlook es una plataforma de correo electrónico individual en Microsoft 365 Suite, se puede comprar y utilizar como una aplicación independiente. Estos son los pasos que debe seguir para configurar una cuenta de Outlook:

Paso 1. Elige tu plan.

• Elija cualquiera de los planes de negocios disponibles.
• Agregue los detalles apropiados para comprar su suscripción.

Fuente

Paso 2: agregue su dominio.

• Al igual que al comprar Microsoft 365, puede agregar su dominio existente o comprar uno nuevo.
• Verifique su sistema de nombres de dominio (DNS).

Paso 3: configura tu correo electrónico y contraseña

• También puede agregar otros usuarios y alias para facilitar la administración.

Uso del correo electrónico empresarial de Outlook

Una vez que su correo electrónico Outlook para empresas esté configurado, usarlo es fácil:

• Abra Outlook y agregue las credenciales de su cuenta de correo electrónico.
• Redacte nuevos correos electrónicos, organice su bandeja de entrada con carpetas y reglas y administre varias cuentas de correo electrónico.
• Personalice su vista, marque correos electrónicos importantes y cumpla con su agenda con calendarios y tareas integrados.

6 formas de utilizar el correo electrónico de Microsoft Outlook como un profesional

Estas son las 6 formas comprobadas que todas las industrias deben seguir para crear un Outlook eficaz para el correo electrónico empresarial:

1. Organice su bandeja de entrada de manera eficiente.

¡No dejes que tu bandeja de entrada se convierta en un caos! Utilice el sistema de carpetas de Outlook para categorizar sus correos electrónicos según su importancia, proyectos o remitentes. Cree reglas para ordenar los mensajes entrantes en sus carpetas, manteniendo su bandeja de entrada ordenada y organizada automáticamente.

2. Domine el arte de recordar correos electrónicos.

Outlook le permite recuperar o anular el envío de correos electrónicos, siempre que el destinatario también utilice Outlook. Abra el correo electrónico enviado, busque el menú desplegable "Acciones" y seleccione "Recuperar este mensaje".

3. Introduzca un ligero retraso.

Considere configurar un breve retraso para sus correos electrónicos salientes para evitar envíos accidentales. De esta manera, puede detectar errores o realizar cambios de último momento antes de que el correo electrónico salga de su bandeja de entrada. La opción "Retrasar entrega" de Outlook facilita esta tarea.

4. Configure respuestas automáticas fuera de la oficina.

¿Se va de vacaciones o planea estar lejos de su escritorio por un período prolongado? Informe a sus contactos configurando una respuesta automática de fuera de la oficina. Este simple paso garantiza que las personas sepan su indisponibilidad y puedan redirigir los asuntos urgentes a otra persona.

5. Limpia tu bandeja de entrada con un clic.

Si no desea ver varios correos electrónicos de la misma conversación, ¡la función "Limpiar" de Outlook le resultará útil! Elimina mensajes redundantes, dejándote con un hilo de correo electrónico limpio para cada conversación.

6. Cree plantillas de correo electrónico reutilizables

Si escribe repetidamente el mismo contenido de correo electrónico, ahorre tiempo creando plantillas reutilizables. Las funciones "Ouick Parts" de Outlook le permiten guardar fragmentos de texto de uso frecuente, que puede insertar en nuevos correos electrónicos con solo unos pocos clics.

Las 2 mejores alternativas de correo electrónico de Outlook para uso empresarial

Microsoft Outlook tiene funciones de primer nivel, pero puede que no sea adecuado para todos. Si aún no está seguro, hemos descrito cuatro de las mejores alternativas para el correo electrónico empresarial de Outlook: Neo y Google Workspace. Cada uno tiene sus pros y sus contras para ayudarle a tomar una mejor decisión.

1.neo​

Neo es una excelente plataforma de alojamiento de correo electrónico diseñada para empresas y emprendedores. Su objetivo es conectar a estos profesionales de negocios con su público objetivo a través de campañas de correo electrónico efectivas y funciones de administración optimizadas. Además, ofrece un período de prueba gratuito limitado, planes pagos asequibles y varias funciones mejoradas.

Características clave de Neo

• Escritura inteligente para la redacción de correos electrónicos asistida por IA
• Creación de un sitio web complementario de una página con la dirección de correo electrónico de Neo como dominio del sitio web
• Lea los recibos para obtener información sobre las tasas de apertura de correos electrónicos
• Plantillas de correo electrónico prediseñadas para una fácil creación de campañas
• Funciones de Diseñador de firmas, Reserva de citas y Reglas de correo electrónico

Ventajas de Neo

• Direcciones de correo electrónico profesionales con dominios personalizados gratuitos
• Sitio web gratuito de una página para mejorar su presencia en la web
• Rendimiento confiable y soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana
• Protección antivirus y antispam de última generación
• Plantillas de correo electrónico para campañas de marketing por correo electrónico eficaces

Contras de Neo

• Período de prueba gratuito limitado
• El dominio gratuito solo tiene la extensión .co.site
• El espacio de almacenamiento en el nivel más alto es de solo 100 GB por cuenta.

2. Espacio de trabajo de Google

El correo electrónico empresarial rico en funciones de Outlook puede resultar abrumador para los principiantes. Si su equipo ya está acostumbrado a Google Suite, usar Gmail para empresas (parte de Google Workspace) podría ser una opción más amigable para principiantes. Google Workspace, anteriormente G Suite, es una plataforma de correo electrónico integrada con Google Apps que ayuda a ejecutar sus operaciones sin problemas.

Funciones clave de Google Workspace

• 15 GB de almacenamiento de correo electrónico gratuito
• Casi el 99% de protección contra spam
• Sugerencias de texto para redactar correos electrónicos más rápido
• Posibilidad de cancelar el envío de correos electrónicos
• Accesibilidad entre dispositivos y navegadores

Ventajas de Google Workspace

• Amplias opciones de integración de aplicaciones de terceros
• Interfaz fácil de usar y funciones de colaboración
• Versión gratuita con amplio almacenamiento y funciones.
• Funciona en todos los sistemas operativos
• Integración perfecta con las aplicaciones de Google

Contras de Google Workspace

• Opciones limitadas de atención al cliente
• Hay menos opciones de personalización integradas en comparación con Outlook

Comparación rápida y nuestras calificaciones

Compararemos las diversas características de Outlook con sus alternativas. Elegiremos la calificación en función de varios factores de estas plataformas, incluida su facilidad de uso, características únicas y capacidad para cumplir con requisitos comunes.

Terminando

En el mundo actual, donde miles de millones de personas utilizan el correo electrónico, una estrategia de marketing única se ha vuelto esencial para captar la atención de la gente. Actualmente, todas las organizaciones realizan charlas profesionales e intercambio de información oficial por correo electrónico.

Microsoft Outlook podría ser su socio perfecto en su esfuerzo por crecer. Puede hacer mucho más que almacenar información de contacto, enviar recordatorios y organizar su calendario con listas de tareas. Si bien Microsoft Outlook for Business es una opción popular, es posible que no sea la mejor opción para todos.

Vale la pena considerar plataformas como Neo para aquellos que buscan una solución más rentable o más amigable para principiantes. Si desea elevar la presencia de su marca a través de campañas efectivas de marketing por correo electrónico mientras disfruta de capacidades de correo electrónico profesionales, Neo emerge como el principal contendiente.

No olvide que probar varias opciones es la mejor manera de determinar qué proveedor de servicios de correo electrónico es la mejor alternativa de correo electrónico empresarial de Outlook para sus necesidades comerciales. Entonces, elija su plan e inscríbase hoy para hacer crecer su negocio y establecer su marca.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo creo un correo electrónico empresarial de Outlook comprando un plan Microsoft 365?

Configurar el correo electrónico empresarial de Outlook es sencillo. Estos son los pasos que puedes seguir:

• Visite el sitio web de Microsoft 365.
• Elige un plan.
• Conecte su dominio (o compre uno nuevo).
• Crea tu dirección de correo electrónico.
• Completa la compra.

2. ¿Cuáles son algunas de las características clave de Outlook para empresas?

Las siguientes son las características clave de Outlook para empresas:

• búsqueda intuitiva,
• Programación y personalización de correo electrónico,
• Seguridad avanzada,
• Gestión eficiente del correo electrónico y
• Capacidades de automatización de tareas/flujos de trabajo.

3. ¿Puedo recuperar o cancelar el envío de un correo electrónico en Outlook?

Outlook le permite recuperar o anular el envío de correos electrónicos, siempre que el destinatario también utilice Outlook. Abra la opción enviado, vaya al menú "Acciones" y seleccione "Recuperar este mensaje".

4. ¿Ofrece Outlook plantillas de correo electrónico?

Las funciones de "Partes rápidas" de Outlook le permiten guardar fragmentos de texto de uso frecuente e insertarlos en nuevos correos electrónicos como plantillas reutilizables. Esto le ayuda a ahorrar tiempo al automatizar sus tareas.