Cómo organizarte a ti mismo y a tu tiempo como freelancer

Trabajar como freelance es más que ordenar ordenadamente tu agenda diaria, tener tus contactos y recursos bajo control, ser súper productivo y comenzar tu día a las 8 AM. Saber organizarte como freelancer es también aprender a captar tu tiempo y tus recursos como herramientas para volverte prolífico y contento con este estilo de vida.

En este artículo, discutiremos cómo abordar los tres grandes factores en la vida de cada trabajador independiente: tiempo, recursos y la mente. Una vez que esté familiarizado con los tres, le resultará más fácil formar su propio horario. Incluso puede encontrar cosas nuevas que no sabía que debían abordarse en su propio flujo de trabajo diario.

Organiza tu tiempo para estar al tanto de todo

Naturalmente, primero querremos saber cómo organizar nuestro tiempo.

Porque el tiempo siempre es esencial, y necesitamos más, ¿verdad? Los siguientes son algunos consejos sobre cómo organizar mejor su día.

Realice un seguimiento de su tiempo para encontrar los sumideros de tiempo

En el centro de la organización del tiempo está la disciplina.

Cumplir con un horario es uno de los hábitos más difíciles de adquirir porque tendemos a desviarnos. Ya sea por la procrastinación debido a nuestro cerebro de mono o factores externos como los niños, el cuidado de los seres queridos, los recados, etc.

Es por eso que, por tedioso que parezca, necesitamos comenzar a controlar nuestro tiempo. Incluso antes de construir su horario, dedique una semana a tomar nota de cada actividad a la que dedica tiempo. Realice un seguimiento incluso de sus distractores más comunes, como Facebook o Instagram, chateando con amigos y compañeros de trabajo, o simplemente distrayendo su atención.

Una vez que pueda sumar ese tiempo al final del día, tendrá una idea más clara de cómo evitar cometer esos errores. Como resultado, su horario será más organizado y útil.

Lo importante es ceñirse a un horario.

Todos trabajamos de diferentes maneras. Algunas personas funcionan mejor por la mañana, mientras que otras pueden alcanzar sus horas pico solo por la noche.

Por lo tanto, es crucial saber cuándo es más productivo para hacer el mejor horario para usted.

De lo contrario, estás organizando ciegamente tu tiempo. Las tareas importantes pueden caer en los intervalos de tiempo cuando su energía es más baja, mientras que las triviales obtienen las horas pico. Muy pronto, te atrasas y miras el barril de largas horas de trabajo y horas extras.

Lo importante es saber que esto no significa que deba comenzar su jornada laboral a las 8 AM. A partir de las 11 AM es igual de válido. No funciona igual para todos.

Es la estructura lo que importa.

Organice sus objetivos a largo plazo, luego trabaje hacia los más pequeños

Sus habilidades de organización mejorarán drásticamente si trata de planificar los próximos meses, luego las semanas y luego cambia a las tareas diarias.

Y he aquí por qué.

Establece tus metas a largo plazo

Una vez, un amigo freelancer me dio mucho que pensar: reserva tiempo para planificar tus objetivos a largo plazo. Especialmente si trabajar como freelance es tu trabajo de tiempo completo.

Y con eso no quiso decir “terminar el proyecto A en dos semanas”. Se trataba más de hacer las preguntas:

¿Dónde quiero estar en dos meses?

¿Cuántos nuevos clientes quiero adquirir en los próximos seis meses?

¿Cómo puedo entrar en una comunidad de trabajadores independientes?

Su hoja de ruta podría verse así:

Imaginar tu carrera como freelance meses o incluso años más adelante te dará un marco sólido. Usted traza un camino para usted mismo, y saber qué dirección está tomando hace que todas sus opciones de programación y recursos sean más útiles.

Establece tus metas a corto plazo

Siguiendo la tabla anterior, queda más claro cómo puede programar sus semanas y días. No trabajará simplemente día a día en objetivos a corto plazo, sino que tendrá algo específico por lo que trabajar.

Los plazos se vuelven más estrictos y tienen más sentido. Además, te estresarás menos por las cosas pequeñas, ya que siempre tendrás en mente el panorama general.

Planifica tus horas de trabajo

Hay varias maneras de abordar sus horas de trabajo. Y como hemos mencionado, diferirán de persona a persona.
Así es como los freelancers normalmente organizan sus horas de trabajo:

1. Trabajando en dos o tres partes a lo largo del día, con descansos más largos para recados o tiempo libre en el medio.
2. Trabajando en múltiples partes más cortas que se expanden a lo largo del día (ya sea por conflictos de la vida personal o zonas horarias de clientes y colaboradores)
3. Trabajando en un solo bloque de 8 horas como si fuera un trabajo de oficina de 9 a 5.

Los tres métodos son válidos y lo mejor es dedicar una semana a cada uno de ellos para ver cuál te conviene más.

Organice su espacio y recursos para obtener la máxima productividad

En la siguiente sección, analizaremos por qué necesita organizar no solo su espacio de trabajo, sino también otros aspectos de su vida personal.

Obtener una buena comprensión de los horarios que no sean de su trabajo puede brindarle la práctica necesaria para manejar más obligaciones o hacer malabares con las que ya tiene.

Aprende a automatizar algunas de tus tareas

En busca de consejos de los propios trabajadores independientes, me he adentrado en la comunidad independiente de Reddit. Y entre muchos consejos útiles relacionados con la motivación, el cliente y la gestión de proyectos, encontré uno que realmente se destacó.

El trabajador independiente en cuestión mencionó cómo su enfermedad crónica los obligó a organizar sus recursos para que el flujo de trabajo nunca se interrumpa. Trabajan horas muy limitadas por semana, por lo que el horario tiene que ser hermético. Y para ser honesto, es un horario del que todos podemos aprender:Automaticé una serie de correos electrónicos de bienvenida informativos y útiles para nuevos clientes y automaticé mi embudo de ventas principal

Esta es una cosa particularmente útil para automatizar porque lo libera de tener que crear un nuevo correo electrónico de saludo cada vez. También puede configurar su bandeja de entrada para ordenar los correos electrónicos a su llegada en categorías apropiadas.He creado procesos de trabajo repetibles, libros de trabajo, hojas de trabajo y talleres para que sea más fácil para mi cliente proporcionar el contenido y la información que necesito de ellos. Solo tengo que tomar lo que necesite de este arsenal.

En lugar de tener una larga correspondencia por correo electrónico con el cliente, simplemente permitirles completar un formulario ahorra mucho tiempo para ambas partes.Tengo un entrenador para cuando me siento atascado y no sé por qué.

Los entrenadores de productividad solo han crecido en popularidad. Poco a poco estamos empezando a aceptar que no todos tenemos una gran disciplina, somos capaces de aprenderla y aplicarla, o salirnos de la rutina profesional por nuestra cuenta. Por lo tanto, tener un entrenador que lo guíe para salir de un problema organizacional una vez que haya agotado todos los recursos es una excelente opción.Tengo una pequeña red de otros propietarios de pequeñas empresas que trabajan junto a la mía. Aconsejo a los clientes que también trabajen con estos maravillosos co-creadores. Con otros, tengo asociaciones en las que brindamos servicios completos y básicamente 'dividimos la factura'.

Una muy buena manera de establecer conexiones significativas y descargar trabajo que podría hacer más daño que bien a su productividad. Además, puede pagar servicios que de otro modo habrían estado fuera de su rango de precios.

Practica la organización a través de otras áreas de tu vida.

Es difícil mantener una carrera bien organizada si otros aspectos de tu vida se te escapan de las manos.

Ahora, esto no significa que debas ser una potencia organizativa. Se trata más de organizar conscientemente otras cosas en tu vida para obtener suficiente "práctica".

1. Por ejemplo, comience a clasificar y almacenar documentos importantes (si aún no lo ha hecho), como informes médicos y financieros, correo importante, contratos, etc. Esto lo ayudará a acostumbrarse a la compartimentación.
2. Reserve un día a la semana para planificar sus comidas: qué días cocinará, cuándo ordenará y cuándo hará las compras. Solo piense en todo el tiempo y el estrés que ahorrará porque tendrá sus comidas planificadas. Una de las peores cosas es darte cuenta de que tienes una tarea que terminar, pero tienes hambre, es la hora del almuerzo y tienes que apartar el tiempo para cocinar, perder el tiempo buscando restaurantes o comer cualquier refrigerio que tengas para evitar el hambre. .
3. Programe horarios regulares de limpieza de la casa. Incluso si hay tres platos en el fregadero, lávelos. Ordena las cosas en tus estantes, limpia el escritorio, tira todo lo que ya no uses.

Cuanto más realice los movimientos físicos de clasificación y organización, más fácil será hacer lo mismo con sus archivos y procesos relacionados con el trabajo (documentación del proyecto, informes de gastos, facturas, gestión de tareas y plazos, etc.).

Lograr el equilibrio mental a través de la organización de su mente

Si bien hemos discutido cómo la organización se trata de crear esa "memoria muscular" a través de la práctica, todo es inútil a menos que seamos conscientes de ello. Ninguna cantidad de tareas programadas en un día o una semana será suficiente si no organizamos mejor nuestros pensamientos.

Aquí hablaremos sobre cómo lograr un enfoque máximo y cómo se refleja en nuestro horario, cómo estar satisfecho con las tareas que se hacen en lugar de ser perfectas y prácticas conscientes para entrenar nuestro cerebro para que se organice.

Con estos consejos, podrá superar cualquier estrés mental que se presente al estar al tanto de las cosas. Además, te ayudará con la preparación y la reorganización cuando te encuentres con obstáculos.

Aprende sobre el estado de flujo y practícalo

Mihaly Csikszentmihalyi, un reputado psicólogo húngaro, fue el primero en acuñar el término “estado de flujo” y reconocerlo en la mente humana. Lo señaló como el momento en que un individuo se vuelve tan absorto en su trabajo que todas las distracciones y asuntos externos pierden importancia.

¿Cómo es el estado del flujo?

1. Concentración total y absoluta en la tarea en cuestión;
2. Los objetivos y las recompensas son claros, hay retroalimentación instantánea;
3. Se cambia la percepción del tiempo (dejas de pensar en ello: una hora puede parecer diez minutos, o diez minutos parecen una hora);
4. El trabajo es sin esfuerzo;
5. Ganas una sensación de control total sobre el trabajo;
6. Las tareas son lo suficientemente desafiantes como para que el esfuerzo sea divertido;
7. El proceso se siente gratificante;
8. Todo sentido de identidad se ha ido (sin estrés, preocupaciones, distracciones, etc.).

¿Cómo entrar en el estado de flujo?

El Dr. Travis Bradberry, autor de Inteligencia emocional 2.0 citó numerosos estudios que muestran cómo nuestros cerebros necesitan tiempo para sumergirse completamente en una tarea. Por lo tanto, no tiene sentido estresarse por no entrar en el ritmo de inmediato.

Especialmente si la tarea nos parece tediosa o simplemente no nos gusta.

Para entrar en un estado potencial de Flow, Bradberry aconseja apegarse a él durante veinte minutos. Persistir durante ese tiempo aumenta tus posibilidades de alcanzarlo. Esto nos lleva de nuevo a no seguirle la corriente a nuestro cerebro de mono que quiere que huyamos porque no nos gusta el trabajo.

A veces, necesitamos criar nuestras mentes y ser estrictos al respecto.

Trabaja en hacer las cosas en lugar de tenerlas perfectas

Terminar una tarea es mucho más útil que aburrirse hasta que sea perfecta.

Si tiene dificultades para comenzar algo porque tiene miedo de cometer errores o de tener primeros intentos de muy mala calidad, intente concentrarse en comenzar el trabajo de todos modos .

Erik Fisher tiene un gran episodio de podcast sobre este tema, con Jon Acuff. Discuten simplemente comenzar a trabajar, sin importar cuán malo pensemos que será el comienzo. Ponga las malas ideas en papel, haga una lluvia de ideas y publique tantos borradores a medias como pueda. Es la única manera de terminar las tareas más rápido Y alcanzar ese resultado perfecto.

Diversifica tus tareas diarias

Esta es una lucha personal que enfrento de vez en cuando.

En mis trabajos anteriores, he aprendido que prospero cuantas más tareas tengo a lo largo del día.

Sobre todo cuanto más diversos son. Solía ​​trabajar en diseño de juegos, así que mi día consistía en:

• verificar con otros miembros del equipo ya que nuestras tareas eran interdependientes;
• hacer control de calidad en las compilaciones de juegos;
• escribir el documento de diseño del juego;
• discuta los cambios, los plazos y las posibles demoras con el productor;
• tomar notas durante las reuniones y escribir las tareas del equipo después de ellas;

Y mucho más, dependiendo de lo lejos que estuviéramos con la producción.

Sin embargo, ahora como escritor, mi día se reduce a tareas relacionadas con escribir uno o dos artículos.

Y si todo lo que tengo que hacer es escribir un artículo, rápidamente comenzaré a posponer las cosas, ya que mi cerebro sigue haciendo las mismas tareas una y otra vez. Y así, he aprendido a darme diferentes tipos de tareas para mantener el día dinámico.

• Investigo nuevos temas potenciales y escribo recursos;
• Hablo con otros escritores para intercambiar ideas y recibir comentarios;
• Hago una lluvia de ideas con mi compañero de trabajo de SEO sobre nuevos enfoques del contenido;
• Sugiero nuevas ideas a nuestro líder de equipo y solicito tareas diversas;
• Pregunto a mis compañeros de trabajo sobre su trabajo y trato de aprender aquí y allá;

Satisface una picazón por diversas tareas y mantiene mi horario lo suficientemente dinámico como para mantenerme productivo.

Si tiene problemas para concentrarse, como yo, busque actividades alternativas para llenar su tiempo: clases gratuitas en línea, escuchar podcasts y tomar notas, inscribirse en talleres, etc.

Abstenerse de realizar múltiples tareas tanto como pueda

Ya hemos discutido la multitarea en varios artículos, por lo que no me extenderé aquí también.

La idea central es mantener su enfoque en una sola tarea a la vez. Los estudios han demostrado que nuestra concentración cae en el momento en que cambiamos de una tarea a otra. Este fenómeno se denomina cambio de contexto .

Lo interesante es que, si tenemos en cuenta el Flow, y cómo se necesitan 20 minutos para concentrarse por completo, es más fácil entender por qué la multitarea es mala para ti. Todo su horario podría verse alterado, lo que provocaría retrasos, estrés y culpa.

Practica organizar tus pensamientos

Nathanial Drew hizo un video interesante sobre cómo organizar mejor tus pensamientos.

Si bien se enfoca principalmente en el efecto que tiene en el proceso creativo, las ideas funcionan igual de bien sin importar en qué campo te encuentres.

• Sigue liberando espacio en tu cabeza

Como dice Drew: “hay un montón de mierda ahí”. Estamos sobre estimulados todo el tiempo. A veces, ni siquiera podemos concentrarnos en un video de 10 minutos. Entonces, para poder organizar nuestros pensamientos, necesitamos limpiar la memoria a corto plazo tan a menudo como podamos.

Esto se hace mejor escribiendo las cosas en lugar de memorizar "para más adelante". Como correos electrónicos, nombres de lugares, personas para contactar, concertar citas, etc. Hacer esto le permite a su cerebro reenfocarse en la memoria a largo plazo y en el procesamiento adecuado de la información.

• Trata tus ideas como un enólogo

Drew usa esta metáfora para ilustrar cómo, para llevar a cabo una idea, tienes que probar y sacrificar cada una de las que te vienen a la cabeza. Al igual que pruebas las uvas en un viñedo. Algunas ideas parecerán geniales, pero no darán el mejor resultado final.

Cuando desea ser más organizado, hay tantos recursos. Solo para abordar las tareas diarias, puede elegir entre la matriz de Eisenhower, "comerse la rana", el bloqueo del tiempo y el principio de Pareto, por nombrar algunos. Pero para saber cuál funciona mejor, tienes que probarlos. ¡Quizás el mejor método para ti resulte ser el que ni siquiera consideraste!

• Discuta sus métodos con otros

Intercambie ideas, solicite comentarios y experiencias de otros. Si bien la prueba y el error son inevitables, a veces puedes evitar errores aprendiendo de los demás. Hable con amigos, familiares, otros profesionales que conozca o publique en línea. Consigue tus ideas y experiencias por ahí.

Disfruta cometiendo errores

Una cosa que defiendo firmemente cuando escribo artículos como estos es aceptar los fracasos. Es algo con lo que también lucho y, en cierto modo, es posible que esté repitiendo este consejo para mantenerme bajo control.

Como dijimos antes, no serás perfecto desde el principio. Habrá errores de programación, se distraerá, sus recursos y documentos serán un desastre, perderá cosas/contactos, dejará que su escritorio se desorganice o trabaje más horas durante días. La gestión del tiempo será un desastre de vez en cuando.

Los principales medios de comunicación refuerzan esta idea de que organizarse y estar al tanto de su carrera es tan fácil como seguir algunos tutoriales de YouTube. Así que la presión está ahí de inmediato. Pero cuanto antes te des cuenta de que se cometerán errores y aprendas a perdonarte a ti mismo, más rápido alcanzarás la mejor versión de ti mismo.

Solo ten en cuenta que tienes que aprender de tus errores o de lo contrario no hay progreso. Estarás atrapado en una rutina profesional con un bucle de fracaso y autodesprecio.

Terminando

Hay tantas maneras de organizarse como autónomo. Como hemos visto, quizás la organización más importante está en nuestra perspectiva del trabajo por delante, nuestras carreras y en nuestras mentes. Para controlar realmente nuestro tiempo y horario, hay mucha preparación y ajustes en el camino.

Simplemente trate sus habilidades de organización como una oportunidad de aprendizaje constante. Cámbialo como mejor te parezca y aprende de tu pasado.