Sistema de Gestión de Pedidos: Definición, Beneficios y ¿Cómo elegir?

En las actividades comerciales en general y en el comercio electrónico en particular, los comerciantes y los clientes han acordado un objetivo común que es llevar los productos desde la entrada de los pedidos de los clientes hasta los clientes de la manera más rápida y precisa posible. Para lograr esto, la empresa debe tener un sistema de gestión de pedidos eficiente y flexible que pueda mantenerse al día con lo que su empresa necesita para satisfacer las expectativas de los compradores modernos y la competencia.

Además, para que su negocio pueda operar de manera efectiva, no solo es importante el marketing, la búsqueda de clientes, etc., sino que la gestión de los pedidos de los clientes también es un factor fundamental. En las actividades de distribución, la gestión de pedidos es fundamental para; una gestión eficaz de los pedidos, debe garantizar la información en todo momento, de forma oportuna, rápida y precisa entre los miembros del sistema de distribución. Sin embargo, la gestión manual de pedidos causará muchos problemas a las empresas. El sistema de gestión de pedidos (OMS) nació para ayudar a las empresas a reducir la carga de la gestión de pedidos.

Entonces, ¿qué es un sistema de gestión de pedidos y cómo elige un buen sistema que se ajuste a su modelo de negocio? En el artículo de hoy, te presentaré toda la información sobre el sistema de gestión de pedidos .

¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?

La gestión de pedidos es un proceso de ventas basado en pedidos en el núcleo de cualquier empresa B2C y B2B basada en productos básicos. En pocas palabras; es un ciclo completo de extremo a extremo para recibir y procesar pedidos de clientes. La gestión de pedidos no se puede hacer sola, sino que requiere una combinación de casi todas las partes de la empresa: desde el servicio al cliente hasta el almacén, desde la contabilidad hasta la entrega al socio. Hacer el bien en la gestión de pedidos garantiza que los procesos comerciales funcionen sin problemas, mantengan la satisfacción del cliente y protejan la reputación de la empresa.

La gestión de pedidos consta de una serie de puntos de contacto y partes interesadas conectadas para permitir a los clientes pedir los productos adecuados, al precio adecuado y recibirlos en el momento adecuado. El sistema de cumplimiento de pedidos garantiza que el proceso de pedido se realice sin problemas y permite a las empresas crear registros de clientes y realizar un seguimiento de los registros de inventario y ventas.

Sin embargo, cuantos más contactos y partes interesadas participan en el proceso de gestión de pedidos, más obstáculos enfrentan las empresas. Algunos de los principales desafíos para las empresas incluyen el error humano y la acumulación, la visibilidad del inventario, los errores de envío, etc. Todo eso puede hacer que las empresas pierdan la satisfacción de sus clientes y, en última instancia, perjudique la lealtad de los clientes. La solución óptima a este problema no es otra que el sistema de gestión de pedidos. Para establecer un ciclo de gestión de pedidos rápido, eficiente y rentable, tanto las empresas B2C como las B2B optan por utilizar un sistema de gestión de pedidos (OMS) integrado y receptivo.

Un sistema de gestión de pedidos es una herramienta o plataforma que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas, los pedidos, el inventario y el cumplimiento. También calcula las personas, los procesos y las asociaciones necesarias para que los productos lleguen a los clientes. La gestión de pedidos requiere un sistema multidimensional que cubra casi todos los aspectos del funcionamiento de la empresa, incluidos:

• Cliente
• Canal de ventas
• Información del Producto
• Nivel de inventario y ubicación
• Proveedor para comprar y recibir
• Servicio al Cliente; a saber, devolución y reembolso
• Impresiones de pedidos, recolección, empaque, procesamiento y envío

Los sistemas modernos de gestión de pedidos tratan la cadena de suministro completa como un ecosistema interconectado. Permiten a los comerciantes automatizar sus procesos internos desde el pedido hasta la ejecución.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos se considera perfecto cuando posee características que cumplen completamente los siguientes requisitos:

1. Seguimiento de pedidos

Lo esencial en un sistema de gestión de pedidos es que debe gestionar todos los elementos de su pedido, independientemente del canal. Esto es especialmente importante si opera en el campo del comercio electrónico en plataformas como Amazon o eBay. Los pedidos por teléfono, en la tienda y, lo que es más importante, en su sitio web deben rastrearse y registrarse fácilmente. Estos pedidos deberían estar disponibles en todas partes, y el beneficio de un sistema de gestión de pedidos se centra en este proceso.

2. Localice el inventario

La investigación muestra que el 43% de los minoristas piensan que la gestión de inventario es su desafío número uno. Este problema se debe a la ausencia de estructuras adecuadas en el lugar, el tiempo y la ganancia bruta. El seguimiento de los períodos de inventario en múltiples almacenes puede ser un desafío. Un sistema de gestión de pedidos puede simplificar este proceso mediante el uso de prácticas como el etiquetado a nivel de artículo, la tecnología RFID y el control de existencias automatizado.

3. Cumplir con los pedidos

En los últimos cinco años, la diversidad de almacenes ha aumentado en aproximadamente un 7%. Ayuda a las tiendas a aprovechar 3PL o incluso a usar el espacio de almacén en el área de manera mucho más simple. Además, la velocidad es fundamental. Tener el inventario cerca de sus clientes es la mejor manera de garantizar una entrega rápida y constante. Su utilidad de administración de pedidos le permite enviar pedidos para empaquetarlos y enviarlos con la etiqueta de envío correcta.

4. Gestionar devoluciones

En el campo de los negocios en general y en el campo del comercio electrónico en particular, las ganancias son una prioridad máxima. Si se realiza un seguimiento de los artículos devueltos incorrectamente, es difícil compensar significativamente la cantidad real de pedidos, lo que genera problemas en muchos otros aspectos del negocio. Un sistema de gestión de pedidos que puede ayudar a las tiendas de comercio electrónico a ayudarlo en gran medida a procesar los reembolsos y los reembolsos a los clientes.

5. Otras funciones

Además de los factores principales mencionados anteriormente, un buen sistema de gestión de pedidos puede ayudar a los empresarios en muchos otros aspectos, incluido el soporte, aceptar pedidos y pagos independientemente del canal o la moneda, controlar el proceso de envío de pedidos, actualizar los niveles de inventario en los sistemas y canales de ventas. , proporcione artículos de inventario o 3PL para completar. También ayuda a realizar un seguimiento de los pedidos tanto de los clientes como de los equipos de atención al cliente. Puede observar y pronosticar completamente el nivel de bienes para evitar el inventario. Algunos sistemas ahora también se integran con funciones de oficina de soporte como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y libros mayores para crear facturas y aceptar pagos.

Principales beneficios de un sistema de gestión de pedidos

Muchos sistemas de gestión de pedidos ofrecen soluciones transaccionales en tiempo real. Esto permite a los usuarios revelar los costos del mercado y ejecutar órdenes en varios intercambios al instante con la ayuda de la transmisión de precios en tiempo real. Algunas de las ventajas que las empresas pueden obtener de un dispositivo de gestión de pedidos incluyen la gestión de pedidos y la asignación de activos de cartera.

Un excelente sistema de gestión de pedidos que puede respaldar el cumplimiento normativo incluye evaluaciones en tiempo real de las transacciones antes y después de la entrada. El sistema de gestión de pedidos ayuda a los empleados a cumplir con el ciclo de vida de las transacciones para determinar si existe algún entretenimiento o fraude financiero como alguna violación de las regulaciones al usar el Miembro de la empresa o no. Un sistema de gestión de pedidos puede mejorar el flujo de trabajo y comunicarse verbalmente entre los administradores de cartera, los comerciantes y los empleados de cumplimiento.

La estructura de gestión de órdenes es una mejora necesaria en la industria de suministro de dinero porque monitorea las ubicaciones en tiempo real, previene las infracciones regulatorias y monitorea la velocidad y la precisión de la ejecución. Los cambios financieros y los ahorros son de gran valor.

¿Cómo elegir el sistema OMS adecuado?

1. Identifique las metas y prioridades de su sistema

Al identificar los objetivos y prioridades y discutir con las partes interesadas internas, realmente identificará qué características se ajustan a los requisitos de su empresa. También debe considerar los aspectos del desarrollo comercial futuro para elegir el sistema correcto sin tener que gastar demasiado en cada cambio de escala comercial.

2. Redactar una solicitud de propuesta (RFP)

Esto ayudará a que su negocio comience más fácilmente. Tanto usted como su proveedor entienden las necesidades técnicas y las barreras de la utilidad que espera implementar. No olvide incluir la cantidad de pedidos, la cantidad de SKU, el contexto actual del proveedor, el software, el hardware y la red existentes, un cronograma para el proceso de adquisición del sistema y los detalles de las instrucciones y el soporte.

3. Opciones de estructuras de investigación

Investigue la estructura del sistema antes de optar por utilizar un sistema de gestión de pedidos. El uso de sistemas siempre introducidos o sistemas que conoce le hará perder características superiores o estructuras de sistemas que se adaptan mejor a su negocio. Por lo tanto, reúna una lista de proveedores para evaluar y obtener demostraciones o seguimiento.

4. Espere y considere todas las respuestas

Debe tener un archivo para registrar todas las ventajas y desventajas de toda la información y las respuestas del proveedor. Estas evaluaciones se basan principalmente en los objetivos que estableció en el paso 1 para elegir de 2 a 3 sistemas más adecuados y hacer una selección final.

5. Revisar las compensaciones

Esto no le ayudará a encontrar un agente de coincidencia al cien por cien para sus necesidades. Sin embargo, su selección final se basará principalmente en criterios de compensación. La característica especial de cada sistema no debe ser su único criterio al elegir un sistema de gestión de pedidos. Debe decidir tomar en cuenta toda la relación comercial comercial en la que está involucrado. Los factores que debe considerar son: ¿Su empresa es útil? ¿Son expertos en su campo? ¿Y desarrollan continuamente la plataforma para ofrecer a sus clientes opciones de expansión y desarrollo?

Por lo tanto, al elegir el mejor sistema de gestión de pedidos para su empresa, debe establecer una lista de verificación. En esa lista de verificación, debe enumerar las preguntas que necesita que el sistema pueda responder y comenzar a evaluar si coincide con los criterios que estableció. Aquí hay algunas preguntas que deberían incluirse en su lista de verificación, en mi opinión:

• ¿Ese sistema le permite deshacerse de los procedimientos manuales a través de la automatización?
• ¿El sistema le permite controlar los ingresos a través de varios canales, monedas y geografías?
• ¿El sistema guía a más de una ubicación de almacén?
• ¿El sistema proporciona informes y pronósticos para detectar problemas, gráficos y cambios?
• ¿El sistema brinda acceso a la API y le permite actualizar a su propio ritmo?
• ¿Ese sistema ayuda a integrar a terceros y terceros en el ecosistema más amplio de la cadena de suministro (es decir, contabilidad, gestión de almacenes, implementación, 3PL, etc.)?
• ¿Es el sistema una plataforma que se retrasa o que incorpora constantemente nuevas funciones?

Resumen

Hoy en día, las plataformas de comercio electrónico continúan expandiéndose y derribando barreras a nivel internacional, por lo que los sistemas de gestión de pedidos son aún más críticos que nunca. Si todavía está encontrando el producto adecuado para su negocio, asegúrese de definir claramente sus procesos, metas y objetivos comerciales. No olvide evaluar los beneficios, costos y características que se ajusten a su plan; investiga OMS para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

La gestión de pedidos es un proceso intrínsecamente complejo. Elegir el sistema de gestión de pedidos correcto es vital para la longevidad y la calidad del negocio, pero también es un campo que a menudo se pasa por alto para que pueda ganar fácilmente.

Con suerte, con la información sobre el sistema de gestión de pedidos proporcionada anteriormente, puede elegir fácilmente por sí mismo un sistema de gestión de pedidos apropiado y ayudarlo a alcanzar el objetivo más crucial en el negocio: el crecimiento.