La guía fácil de contratos en línea [+3 plantillas]

¿Qué es un contrato en línea?

Los contratos en línea son acuerdos entre dos o más partes para un servicio profesional, como contabilidad o catering para eventos, o una compra importante, como una casa o equipo de fabricación. Los contratos en línea utilizan flujos de trabajo digitales, firmas electrónicas y correos electrónicos de recordatorio automatizados en lugar de firmas húmedas y procesos de la vieja escuela como imprimir y enviar por fax para que el proceso de firma sea más conveniente y eficiente.

Al igual que los contratos escritos, los contratos en línea describen los detalles del acuerdo, ya sea una transferencia de título, un plan de pago de un préstamo, una propuesta de implementación de software o una asociación comercial.

¿Son legalmente vinculantes los contratos en línea?

En los EE. UU., la Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional, también conocida como Ley de firmas electrónicas, se convirtió en ley el 30 de junio de 2000. No se establecieron requisitos de software específicos, pero la ley establece que los consumidores deben poder acceder fácilmente a la información en el formulario electrónico objeto del consentimiento. En otras palabras, las firmas electrónicas y la documentación del contrato deben presentarse juntas, no por separado, para que las personas sepan lo que están aprobando.

Cada país tiene su propia legislación en torno a las firmas electrónicas, pero generalmente son legales en todo el mundo. El software de firma electrónica tiene una variedad de funciones para verificar y probar la identidad del firmante, ofreciéndole registros rastreables.

Si tiene más inquietudes, asegúrese de consultar nuestra publicación de blog con los mitos comunes de la firma electrónica (y por qué no tiene que preocuparse por ellos).

¿Cuál es la diferencia entre un contrato en línea y un contrato escrito?

La mayor diferencia es la velocidad. Los contratos en papel firmados con tinta pueden tardar fácilmente de 2 a 5 días en firmarse. Debe imprimir el documento, programar una cita, conducir hasta la oficina de su cliente, entregarle un bolígrafo y hacer que firme. (O use una máquina de fax, que ya casi nadie tiene).

Con los contratos en línea, puede recopilar firmas mucho más rápido. Cuando analizamos todas las propuestas enviadas con nuestro software de propuestas el año pasado, encontramos que el 50 % de las propuestas se crea y envía en menos de 17 minutos, y el 45 % se firma en 24 horas o menos.

No solo la recopilación de firmas es más rápida, sino que la verificación de firmas también es más rápida. Si hubiera alguna disputa legal sobre una firma en tinta, deberá contratar a un especialista en firmas forenses para verificar las firmas de esa persona con otros documentos y negar la probabilidad de falsificación. Pero con las firmas en línea, puede usar la certificación de direcciones IP y la identidad del firmante de su software para una prueba instantánea.

Y, por último, es menos probable que los contratos en línea se pierdan o extravíen que los contratos en papel, ya que puede almacenarlos de forma segura en su software de contratos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de contratos en línea?

Hay tantos tipos de contratos en el mundo, pero estos son los tipos más comunes:

• Contrato de empleo

• Contrato de venta

• Declaración de contrato de trabajo

• Contrato de renta

• Contrato de prestamo

• Contrato de arrendamiento

• contrato de sociedad

• Acuerdo de confidencialidad (NDA)

• Acuerdo de compra

• Acuerdo de licencia

• Contrato de franquicia

• Acuerdo de empresa conjunta

• Acuerdo de indemnización

Cada tipo de contrato tiene su propio conjunto de mejores prácticas para garantizar la protección legal en caso de desacuerdo.

Cómo recopilar firmas electrónicas

Atrás quedaron los días de imprimir, firmar y enviar contratos por fax. Las firmas electrónicas son la nueva norma.

Aquí hay cinco pasos simples para recopilar firmas electrónicas.

Paso 1. Crea tu contrato online

El primer paso para recopilar firmas electrónicas es crear su contrato en línea. Para facilitar las cosas, inicie su contrato con una plantilla preescrita. Las plantillas lo ayudan a acelerar su investigación y su escritura al mostrarle qué incluir. Siempre puede agregar cláusulas legales adicionales para satisfacer sus necesidades. (Consulte a su abogado de negocios para obtener asesoramiento).

Tenga en cuenta que también puede elaborar un contrato personalizado para su negocio y luego almacenarlo en su software de propuesta para que esté disponible para su uso. Agregue campos personalizados a su plantilla, como el nombre del cliente, el nombre comercial y la industria, para que sea rápido y fácil generar un contrato para cada nuevo cliente.

Paso 2. Agregue firmas electrónicas y firme sus propios campos

Una vez que haya creado su contrato, el siguiente paso es agregar firmas electrónicas. Para ello, cree campos de firma donde usted y sus signatarios puedan firmar el documento. También puede agregar campos de texto para recopilar información como números de teléfono, direcciones, etc.

Asegúrese de firmar sus propios campos para indicar que ha aceptado los términos del contrato. Esto inspira confianza en los demás signatarios. De hecho, hemos descubierto que los contratos firmados primero por el remitente tienen 5 veces más probabilidades de cerrarse.

Paso 3. Configure recordatorios automáticos

También es una buena idea configurar recordatorios automáticos antes de enviar su contrato en línea para mantener el proceso de firma al día y evitar retrasos en el proyecto. Los recordatorios automáticos aumentan su tasa de cierre en un 50 %.

Configure estos recordatorios dentro de su software de firma electrónica. La mayoría de las plataformas ofrecen plantillas de correo electrónico breves y dulces que puede personalizar para que coincidan con su negocio. Configure no más de 3 recordatorios automáticos (porque después de ese punto, debe llamar al firmante y averiguar si algo le impide firmar).

Paso 4. Enviar el contrato

Ahora que usted mismo firmó el contrato de manera proactiva y configuró recordatorios, es hora de enviar el contrato a sus signatarios. Puede generar una notificación por correo electrónico para firmar a través de su contrato de software o compartir un enlace seguro.

Paso 5. Almacene de forma segura el contrato firmado

Una vez firmado el contrato, asegúrese de guardarlo. La mayoría de las plataformas de firma electrónica guardarán automáticamente una copia del documento firmado, así como los detalles técnicos de la firma (dirección de correo electrónico que abrió el correo electrónico de notificación, hora de la firma, dirección IP, etc.). Cuanto más avanzada y segura sea su plataforma, más datos ocultos recopilará.

Su plataforma de firma también debe enviar automáticamente por correo electrónico una copia del documento firmado a todos los firmantes para que puedan consultarlo cuando sea necesario. Vuelva a verificar la configuración de su plataforma para asegurarse de que manejará esto por usted.

3 plantillas de contratos en línea para probar

Estas plantillas de contratos en línea hacen el trabajo pesado por usted. Úselos para acelerar el proceso de redacción de su contrato.

1. Plantilla NDA

Los NDA se utilizan con frecuencia al comienzo de un compromiso comercial para garantizar que ninguna de las partes comparta la propiedad intelectual de la otra. Por ejemplo, es posible que una agencia de marketing deba firmar un NDA antes de que se les permita escuchar sobre el nuevo producto de una marca para presentar sus servicios de lanzamiento de productos.

Nuestra plantilla de NDA está lista para funcionar tal cual o se puede modificar fácilmente. La plantilla incluye cláusulas legales NDA esenciales y firmas electrónicas legalmente vinculantes.

2. Plantilla de acuerdo de asociación

¿Iniciar una sociedad comercial? Necesitará un acuerdo de sociedad para aclarar la propiedad de las ganancias y pérdidas, las funciones de todos los socios gerentes, qué sucederá con la sociedad comercial en caso de fallecimiento de un socio y a qué entidad legal se remitirá la sociedad para cualquier desacuerdos

Puede usar nuestra plantilla de acuerdo de asociación para ayudarlo a redactar fácilmente su propio contrato. La plantilla ofrece cláusulas para los términos del contrato, aportes de capital, reparto de pérdidas y ganancias, salarios de los propietarios, funciones de gestión, procesos bancarios, arbitraje y más.

3. Plantilla de declaración de trabajo

Las declaraciones de trabajos se pueden enviar como contratos independientes o como parte de una propuesta de proyecto. La declaración de trabajo tiene por objeto aclarar el servicio que proporcionará un contratista externo, como un fotógrafo, un consultor comercial o un arquitecto.

Con nuestra plantilla de declaración de trabajo, puede modificar fácilmente todos los elementos esenciales, incluidos los objetivos, el alcance del trabajo, los requisitos y las tareas, el período de ejecución, el lugar de ejecución y el cronograma del proyecto.

¿Busca más plantillas que lo ayuden a enviar acuerdos en un instante? Vea todas nuestras plantillas de contratos , plantillas de propuestas y plantillas de cotizaciones .

Pruebe nuestro software y plantillas de contratos en línea de forma gratuita

Para enviar contratos en línea, necesita una plataforma segura para firmas electrónicas y almacenamiento de documentos. También debe asegurarse de que el software que elija ofrezca funciones que le ahorrarán tiempo, como una biblioteca de plantillas y recordatorios por correo electrónico.

Proposify es un software de creación de contratos y propuestas en línea que le permite generar hermosas propuestas y acuerdos simples en cuestión de minutos. Utilice nuestras plantillas o cree las suyas propias. Realice un seguimiento de las tasas de apertura, visualización y aceptación de acuerdos individuales, categorías y su cuenta en su conjunto.

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