21 herramientas de colaboración en línea para impulsar la productividad empresarial

Con el auge de Internet y la tecnología móvil a lo largo de las décadas, el mundo de los negocios se ha expandido rápidamente. Con este crecimiento expansivo vienen demandas sobresalientes de los consumidores, y para cumplir con estos requisitos, aumentar la productividad, mantenerse por delante de la competencia y seguir avanzando, es vital que las empresas implementen las herramientas, aplicaciones y estrategias adecuadas en sus operaciones comerciales.

Afortunadamente, la fuerza laboral actual es más flexible que nunca y las empresas están contratando empleados remotos para distribuir parte de su trabajo. El resultado de esto: más trabajo completado en menos tiempo con un presupuesto asequible.

Para encontrar el éxito con esta estrategia comercial, la colaboración es fundamental.

¿Qué es la colaboración en el lugar de trabajo?

Según la definición de Merriam Webster, la colaboración es “el trabajo y la actividad de un número de personas que individualmente contribuyen a la eficiencia del todo”.

En lenguaje sencillo, eso significa trabajar juntos para alcanzar un objetivo común. En el lugar de trabajo, la colaboración se refiere a los miembros del equipo que trabajan juntos en línea en tiempo real.

¿Por qué es tan importante la colaboración en el lugar de trabajo?

La productividad de su empresa puede aumentar entre un 20 y un 30 % mediante el uso de varias herramientas de colaboración web.

Con verdaderas soluciones colaborativas, ya no es necesario estar en la misma habitación al mismo tiempo para trabajar en el mismo proyecto. La colaboración permite a los equipos intercambiar ideas, contribuir con ideas y perspectivas individuales, compartir recursos, tomar decisiones y alcanzar objetivos juntos, todo desde diferentes ubicaciones. En resumen, cierra la brecha entre la discusión y la acción como nunca antes.

Los beneficios adicionales de la colaboración incluyen:

• Más trabajo completado sin comprometer los resultados
• Decisiones críticas tomadas al principio del proyecto.
• Resolución eficiente de problemas debido a las diversas áreas de inteligencia.
• Individuos más valiosos basados ​​en conjuntos de habilidades únicas
• Cohesión general del equipo

Tipos de herramientas de colaboración en línea

El término "software de colaboración" no es solo un producto único que lo abarca todo. Existe una amplia gama de aplicaciones, herramientas y servicios, cada uno de los cuales desempeña un papel en la colaboración en equipo. Esto tiene mucho sentido teniendo en cuenta que los grandes equipos de marketing no requieren las mismas herramientas de colaboración que las pequeñas empresas de nueva creación.

Entonces, antes de que le hablemos sobre algunos de los mejores software de colaboración en línea del mercado, es importante conocer los diferentes tipos. Si bien la mayoría de las personas conocen las herramientas de colaboración de documentos tradicionales, como G Suite y Microsoft Office Online, es posible que no estén tan familiarizadas con las herramientas de colaboración en línea más avanzadas que se incluyen en estas categorías:

• Comunicación
• Diseño
• Compartición de archivos
• Gestión de proyectos
• Desarrollo de software
• Video

Examinemos ahora algunas de las principales herramientas de colaboración en línea exclusivas de cada categoría.

21 herramientas de colaboración en línea

(Tenga en cuenta que muchas de estas aplicaciones se cruzan en varias categorías y no se limitan a identificarse solo con la categoría en la que se encuentran en esta lista).

Comunicación

1. Holgura

Slack, una de las empresas emergentes de más rápido crecimiento hasta la fecha, es otra poderosa aplicación de mensajería para equipos, utilizada por millones de miembros de equipos remotos en todo el mundo. Esta herramienta de comunicación en tiempo real opera en canales para mantenerse mejor organizado con varios proyectos y presenta configuraciones de notificación y recordatorio para ayudar a rastrear conversaciones.

También puede usar hashtags para resaltar palabras clave durante las discusiones para que usted (y otros miembros) puedan usar más tarde la función de búsqueda de Slack para encontrar rápidamente historias de chat relevantes. Con ciertas cuentas pagas, todos los mensajes se almacenan y archivan dentro de la plataforma.

Slack permite el envío de mensajes directos a una sola persona, a un grupo de personas o a todo el equipo usando @everyone. También admite llamadas de voz y chats de video con miembros del equipo. La integración con servicios como Dropbox, Google Drive y Box permite compartir archivos con capacidades de arrastrar y soltar.

2. Yammer

Yammer, una red social empresarial con más de 7 millones de usuarios, proporciona una plataforma para que los colegas colaboren y se comuniquen de forma segura y privada. Los empleados deben unirse a la red utilizando una dirección de correo electrónico de la empresa y luego pueden acceder a la plataforma a través de una computadora de escritorio o un dispositivo móvil.

Los usuarios pueden tener conversaciones privadas con colegas individuales y chats públicos dentro de grupos específicos. También pueden publicar actualizaciones y hacer clic en "Me gusta" en las actualizaciones de otros usuarios (similar a Facebook).

Ahora propiedad de Microsoft, Yammer se puede integrar con SharePoint para una colaboración de documentos fácil y conveniente. Además, los usuarios pueden colaborar con socios y clientes mediante los grupos externos de Yammer.

3. Chanty

Al igual que las otras herramientas de comunicación disponibles, Chanty permite una comunicación y colaboración fluidas entre equipos pequeños. Cuenta con mensajería instantánea, llamadas de audio y video, historial de búsqueda ilimitado con transcripciones de voz, fácil intercambio de archivos y opciones de notificación.

Lo que distingue a Chanty del resto es su algoritmo que predice las respuestas y le ahorra un tiempo valioso.

Diseño

4. Instapágina

Instapage es la solución colaborativa perfecta para el diseño de páginas de destino post-clic, ya que es la única plataforma de página de destino post-clic que ofrece capacidades de colaboración integradas para agencias y equipos de marketing.

Totalmente integrada con nuestro creador de páginas de destino post-clic, nuestra solución de colaboración permite a los miembros del equipo y a los clientes compartir y responder a comentarios, proporcionar comentarios y resolver problemas, todo en tiempo real y directamente dentro de la plataforma de la página de destino post-clic.

En lugar de lidiar con capturas de pantalla marcadas y confusas y comunicaciones dispersas a través de múltiples canales desconectados, los especialistas en marketing ahora pueden diseñar y crear sus páginas de destino posteriores al clic con un proceso de revisión fluido y optimizado.

5. Bosquejo

Sketch es una aplicación de colaboración de diseño de nicho centrada en la interfaz de usuario diseñada solo para usuarios de Mac. Es ideal para crear prototipos de diseño gráfico, web y móvil rápidamente y sin desorden innecesario. Dado que esta herramienta de colaboración en línea crea un vínculo directo entre la fase de diseño web y la fase de desarrollo web, está muy en línea con los marcos front-end.

Una de las mejores características de Sketch es la capacidad de crear símbolos o grupos personalizados que se pueden usar en cualquier cantidad de páginas. La aplicación también puede crear y guardar varios estilos de texto para encabezados, cuerpo de texto, botones, etc., y permite a los usuarios compartir estos estilos para que los miembros puedan cambiar rápida y fácilmente un conjunto de texto a la vez.

Otras características únicas de Sketch incluyen escalabilidad conveniente, herramientas de medición fáciles de usar y fácil exportación.

6. InVisión

InVision es una plataforma de colaboración de diseño que permite a los equipos gestionar proyectos desde un único panel. Primero, los usuarios cargan sus diseños como prototipos interactivos con todos los gestos, transiciones, animaciones, etc., y luego los colegas y clientes pueden brindar retroalimentación instantánea en forma de comentarios.

Se alienta a todos los miembros del equipo a mantenerse actualizados con los proyectos en tiempo real con las listas de tareas pendientes destacadas de la plataforma.

7. Tablero en tiempo real

RealtimeBoard es un software popular para las empresas de SaaS por muchas razones, una de las principales es que se integran con Sketch para permitir a los usuarios agregar sus mesas de trabajo de Sketch a su RealtimeBoard sin tener que cargar cada imagen individualmente.

En lugar de hacer que los usuarios comiencen con un lienzo completamente en blanco (aunque esta también es una opción), RealtimeBoard ofrece una selección de plantillas prefabricadas para ayudar a estructurar y organizar proyectos de manera más eficiente. Con todos los lienzos, la navegación se hace más fácil con controles de mouse únicos y tamaños de marco específicos. Los usuarios también pueden agregar notas adhesivas para anotar ideas y proporcionar comentarios y, en última instancia, mejorar la colaboración con colegas.

8. Ir visualmente

GoVisually es un poco más avanzado que InVision, ya que esta herramienta permite a los clientes y colaboradores dejar comentarios y marcar anotaciones en los proyectos. Las anotaciones se pueden aplicar como elípticas, rectangulares o de lazo, y el color y el peso también se pueden personalizar. Las revisiones del proyecto se pueden visitar fácilmente y es simple cambiar entre las diferentes versiones en cualquier momento.

Cuando varios miembros del equipo trabajan en la misma página, se aplican diferentes capas para cada usuario (similar a Photoshop). Estas capas se pueden ocultar o mostrar, lo que es particularmente útil cuando se colabora con muchos miembros del equipo o varios departamentos. Los colaboradores son ilimitados con esta herramienta.

9. Bandeja de entrada de concepto

La bandeja de entrada de Concept permite a los equipos y clientes dejar comentarios y anotaciones en tiempo real sobre proyectos de diseño, con control total sobre la transición entre versiones. Los usuarios pueden cargar sus diseños como prototipos completamente activos y de alta calidad para mostrar exactamente cómo funcionaría una aplicación interactiva.

Otras características incluyen notificaciones por correo electrónico cuando se dejan comentarios en un diseño, así como compartir videos, imágenes y documentos.

Compartición de archivos

10. cola alta

Hightail está diseñado para ayudar a las empresas a administrar sus proyectos de principio a fin, al permitir que los usuarios compartan imágenes, videos, archivos PDF y más con otros miembros del equipo. Los clientes pueden agregarse en cualquier momento para proporcionar comentarios sobre los archivos antes de completarlos, y todos los cambios se rastrean y guardan. Además, se puede implementar seguridad a nivel administrativo para garantizar la privacidad de proyectos específicos.

11. Sincronización de azúcar

A diferencia de otras herramientas para compartir archivos que simplemente hacen una copia de seguridad de sus archivos, SugarSync hace una copia de seguridad de sus archivos y de su estructura de carpetas existente. Esto significa que todo está en la misma ubicación en todos los dispositivos, por lo que no importa desde qué dispositivo acceda a sus archivos, son rápidos y fáciles de encontrar.

Gestión de proyectos

12. Wrike

Wrike es una herramienta de colaboración web con la que los colegas pueden colaborar sin problemas. Esta aplicación cuenta con capacidades de seguimiento del tiempo, planificación detallada de proyectos con paneles, descripciones generales fáciles de leer de las cargas de trabajo individuales y los plazos, flujos de actividades en tiempo real y más.

Para responsabilizar a todos los miembros del equipo, Wrike permite realizar un seguimiento del progreso de las personas y muestra la contribución general al equipo. Para las agencias y otras empresas basadas en clientes, existen informes personalizados que muestran cuánto tiempo y dinero se gasta en proyectos específicos para garantizar que cumpla con los plazos y el presupuesto.

13. Asanas

Lanzada en 2008, Asana es una de las plataformas de colaboración más antiguas y conocidas del mercado, utilizada por empresas como Pinterest, Intel, Uber y TED.

Diseñado para que las empresas realicen un seguimiento del trabajo de sus empleados, Asana permite a los propietarios de negocios crear listas de tareas pendientes para proyectos en curso, establecer recordatorios para próximos plazos y enviar mensajes y solicitudes a colegas. Todos los proyectos se pueden organizar en formato de lista o tablero, y una función de búsqueda permite a los usuarios localizar trabajos anteriores de forma rápida y sencilla.

14. Campamento base

Con un conjunto completo de herramientas de colaboración para una gestión de proyectos conveniente, Basecamp es utilizado por miles de equipos de proyectos en todo el mundo.

Sus características principales incluyen proyectos con asignaciones de tareas y listas de tareas pendientes, uso compartido de archivos, paneles separados para clientes individuales, tableros de mensajes, notificaciones por correo electrónico y de escritorio, y comentarios en la aplicación.

15. Trello

Trello es otra de las herramientas de colaboración de gestión de proyectos más conocidas, que proporciona a las empresas una manera fácil de organizar equipos, proyectos y tareas. Con el uso de tableros de proyectos de estilo Kanban y tarjetas de tareas individuales (que son esencialmente como notas Post-It), todo su equipo puede mantenerse actualizado con todos los aspectos de los proyectos con solo un vistazo rápido al tablero. Las tarjetas se pueden editar, eliminar y mover fácilmente, e incluso pueden contener listas de tareas y asignaciones de tareas específicas.

Trello cuenta con integraciones con muchas aplicaciones, incluidas Slack, Google Drive, GitHub y Evernote.

16. Gantt PRO

El software de diagramas GanttPRO Gantt puede convertirse en una opción para aquellos que necesitan una planificación y un seguimiento precisos del proyecto. Al mismo tiempo, ofrece un montón de funciones de colaboración que brindan a los equipos de proyectos formas simples de colaborar dentro de la herramienta.

El servicio permite crear y asignar tareas a los miembros del equipo y seguir su progreso. GanttPRO brinda oportunidades para una comunicación rápida dentro de las tareas, archivos adjuntos, mención de miembros del equipo y notificaciones en tiempo real. Gracias a las funciones de exportar y compartir, los proyectos se pueden presentar fácilmente a las partes interesadas o a cualquier otra persona. La carga de trabajo de los recursos y los calendarios personales simplificarán significativamente los procesos de gestión de recursos.

Desarrollo de software

17. GitHub

GitHub, uno de los repositorios de software más populares de la web, ha alojado más de 9 millones de proyectos de software hasta la fecha. Esta herramienta se centra en el software de código abierto y cuenta con un sistema de control de versiones llamado Git, donde los desarrolladores pueden alojar sus proyectos de software de forma gratuita y hablar sobre "código" con otros desarrolladores.

18. Bitbucket

Bitbucket es otra herramienta de colaboración de software ampliamente utilizada. Mientras que GitHub se enfoca en software de código abierto, Bitbucket está diseñado para la colaboración entre desarrolladores en empresas a gran escala. Además, esta plataforma de colaboración ofrece repositorios privados ilimitados, mientras que GitHub no.

19. Manuscrito

Manuscript se separa de la multitud al adoptar un enfoque más holístico para crear software. En lugar de solo colaborar con otros desarrolladores, los usuarios de esta plataforma pueden colaborar con diseñadores, especialistas en marketing y personal de soporte. Esta herramienta incluso permite una fácil comunicación con los clientes sobre solicitudes de funciones y errores.

Video

20. Revisión de video de Vimeo

A principios de este año, Vimeo lanzó su propia herramienta de colaboración de revisión de videos para permitir a los usuarios perfeccionar sus videos antes de lanzarlos al mundo.

Esta herramienta permite a los usuarios compartir versiones preliminares de sus videos con clientes y revisores para recopilar sus comentarios. En cualquier momento durante la visualización, los revisores pueden hacer clic directamente en el video para agregar una nota con código de tiempo. Esto proporciona un proceso completo de creación y edición de videos de principio a fin, lo que ahorra a los creadores tiempo y dinero valiosos.

21. Empresa Frame.io

Frame.io Enterprise proporciona a las grandes organizaciones, como corporaciones de medios y agencias de publicidad, una solución colaborativa que ofrece una gestión de equipos eficaz, seguridad óptima, soporte mejorado y más.

En cuanto a la gestión de equipos, los directores ejecutivos tienen visibilidad de toda la empresa, mientras que los equipos individuales pueden concentrarse en sus proyectos. Los administradores pueden crear grupos según las necesidades de su negocio, administrar la asignación de recursos y controlar el acceso y la visibilidad del equipo.

En cuanto a la seguridad, la plataforma proporciona a las organizaciones medidas de seguridad líderes en la industria. Dado que los usuarios pueden acceder a sus proyectos desde cualquier dispositivo, si un dispositivo se pierde o es robado, un miembro administrativo puede deshabilitar rápidamente las sesiones activas, lo que ayuda a protegerse contra una brecha de seguridad.

Para brindar un soporte mejorado, Frame.io ofrece representantes de cuenta dedicados, atención al cliente priorizada e incorporación personalizada.

Mejore su flujo de trabajo con herramientas de colaboración en línea

Con la fuerza laboral cada vez más dispersa que vemos hoy, la colaboración en línea es clave para disminuir la distancia entre los empleados y aumentar la productividad general de las empresas. Con las diversas soluciones colaborativas discutidas anteriormente, los colegas pueden trabajar simultáneamente en proyectos, mejorar la comunicación y reducir el tiempo perdido.

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