Por qué las bases de conocimientos de Notion no son suficientes + 5 alternativas

Hace poco me encontré con alguien que explicaba cómo el uso de Notion para su planificación personal cambió su vida.

Eso fue cuando empezamos a usar Notion como equipo en el trabajo. Nunca había usado Notion en toda su extensión y estaba intrigado por esta publicación de uso personal de Notion. Así que probé suerte en Notion.

No estaba completamente impresionado.

Fue genial para uso personal, pero me di cuenta de que no era tan bueno para el trabajo en equipo. Simplemente no tenía algunas de las características avanzadas que necesitaba una base de datos de conocimientos.

Así que realicé una investigación personal sobre alternativas

Pero bueno, antes de comenzar con mis hallazgos, echemos un vistazo a:

• ¿Qué noción es,
• Por qué podría no ser lo mejor para una base de conocimiento, y luego
• Algunas excelentes herramientas que pueden reemplazar a Notion como base de conocimiento

Entremos en ello.

¿Qué es Noción?

Notion es un espacio de trabajo todo en uno que reúne características interesantes como la toma de notas, el seguimiento de proyectos, la base de conocimientos y más. Al ser adecuado para uso personal y corporativo, Notion también es un excelente lugar para el trabajo colaborativo y se puede usar sin conexión. Con su diseño minimalista y su gran facilidad de uso, se ha vuelto cada vez más popular a lo largo de los años desde su lanzamiento en 2016.

¿Es Notion un sistema de gestión del conocimiento?

Sí.

Con su diseño de producto compacto pero extenso y una interfaz minimalista, Notion se puede utilizar como un sistema de gestión de tareas personales y un sistema de gestión de proyectos, así como un sistema de gestión del conocimiento.

Entonces, básicamente, Notion es un wiki personal o de la empresa con el que puede tomar notas, almacenar recursos de la empresa o poner cualquier colección de conocimientos.

Pero eso no significa que sea perfecto.

Debido a que Notion es tan versátil y flexible cuando se trata de casos de uso, se ve obstaculizado por su propia naturaleza para convertirse en una base de conocimiento completa.

Hablemos de por qué Notion podría no ser la mejor opción para usted si está buscando una herramienta de gestión del conocimiento para su equipo/empresa.

4 razones por las que Notion podría no ser el mejor corte para las bases de conocimiento

Hay 4 razones por las que probablemente pueda elegir una herramienta mejor que Notion para sus bases de conocimientos, ya sea una pequeña empresa o una empresa.

Estos son:

1- No puede asumir herramientas de base de conocimiento completas

Notion es un tipo de herramienta multiusos.

Sobresale en eso. Y el problema es precisamente ese.

La idea es que un amigo que tenías en la escuela secundaria no puede decidir qué quiere hacer. Prueban suerte en todo y terminan siendo mediocres en todo.

Luego se encuentran trabajando en un trabajo de 9 a 5 que nunca quisieron hacer con demasiada información sobre todo lo demás.

Además, a medida que Notion mejora en todo lo que intenta sobresalir, tendrá que cobrar más. Para características que probablemente no usará si está buscando una base de conocimiento.

Pensar dos veces.

2- Diseñado para uso personal

La idea no es tan mala si está creando una base de conocimiento personal .

No tanto por la colaboración.

La razón por la cual las personas recomiendan tanto Notion para uso personal es porque fue diseñado para uso personal. Se vuelve descuidado y muy desorganizado cuando lo usan dos o más personas, y mucho menos equipos grandes.

3- No compatible con uso multicanal

Uno de los mayores problemas con el uso de Notion como base de conocimientos es el hecho de que no se puede utilizar en un entorno diferente.

Tienes que abrir una nueva pestaña para llegar a Notion. Cada vez.

Obviamente, eso no es muy deseable cuando se desea crear una base de conocimientos que se supone que es fácil de usar y accesible para todos.

4- Demasiado complicado

Notion se enorgullece de su interfaz de usuario altamente personalizable con tableros kanban, opciones de visualización y plantillas geniales.

Tenemos que dárselo, son bastante buenos.

Pero también son la razón por la que Notion puede volverse demasiado complicado a veces. McDonald's se hizo famoso cuando estandarizó su menú y lo mantuvo con muchas menos opciones que antes.

El éxito es a través de la simplicidad para ambos extremos del producto.

Entonces, en general, Notion es excelente cuando lo usa como una base de conocimiento personal o una herramienta de administración de proyectos. Pero bueno, basta de hablar de Notion.

Echemos un vistazo a algunas herramientas digitales que son excelentes alternativas a Notion.

Principales alternativas a la gestión del conocimiento de Notion

1- gurú

Organizar la información de la empresa. Accede a él desde cualquier lugar.

Y lo hacen posible al agilizar la comunicación interna, ayudar a la incorporación de nuevos empleados y hacer que la información sea accesible en cualquier lugar y en cualquier momento.

Sus integraciones útiles son una gran ventaja.

Funciones clave del gurú

Ofreciendo características en varios casos de uso enfocados, Guru tiene un conjunto de características que realmente resaltan su trabajo.

• Creación y almacenamiento de contenido
• Gestión de usuarios, funciones y accesos
• Herramientas de colaboración
• Analítica
• Búsqueda inteligente
• El intercambio de conocimientos
• Catalogación/Categorización

Gurú vs Noción

En términos de características, Notion y Guru son muy similares. Especialmente en ser una herramienta dedicada.

Sin embargo, difieren mucho también.

Una característica que tiene Guru y que Notion no tiene son los foros, que facilitan la colaboración. Guru también hace que las bases de conocimiento estén disponibles en diferentes canales, mientras que Notion no lo hace.

En general, Notion sigue siendo una herramienta muy popular, pero Guru parece ser casi tan popular que simplemente recibió menos atención.

Precios de gurú

Guru tiene 3 planes diferentes y una versión gratuita, así como una opción de prueba gratuita. Estos planes son:

Starter – gratis para 3 usuarios, $5 por cada usuario después de 3 /mes

Constructor – $10 usuario/mes

Experto – $20 usuario/mes

¿Sabía que puede usar Guru con la función del centro de recursos de UserGuiding? ¡Darle una oportunidad!

2- Confluencia

Confluence de Atlassian es un " espacio de trabajo remoto donde se encuentran el conocimiento y la colaboración", como dicen en su portada.

Y es muy convincente ver las críticas positivas.

Al igual que Notion, Confluence es una herramienta que ayuda a las empresas a crear wikis, crear listas de verificación de incorporación y compartir conocimientos internos. Sin embargo, aunque Confluence es muy similar a Notion, existen algunas diferencias fundamentales que hacen de Confluence una herramienta más enfocada y experimentada.

Características clave de la confluencia

• Gestión de contenidos y espacios
• Comentarios en el contenido
• Manejo de sitio
• personalización
• Control de versiones e historial de versiones
• Plantillas

Confluencia vs Noción

Aunque ya hemos dicho que Notion y Confluence son bastante parecidos, también son bastante diferentes en lo que importa.

Por ejemplo, siendo Confluence un producto de Atlassian, se integra perfectamente con Jira y otras herramientas de Atlassian y, en general, tiene más opciones de integración que Notion.

Mientras que Notion solo permite comentar, Confluence permite que los usuarios individuales se envíen mensajes entre sí dentro de la herramienta. independientemente de su nivel de empresa.

Confluence es mucho menos flexible y personalizable que Notion, sin embargo, esto podría ser un profesional considerando lo fácil que se vuelve configurar y usar la herramienta por primera vez.

Es justo decir que Confluence es una excelente alternativa a Notion para opciones e integraciones más colaborativas.

Precios de confluencia

Confluence ofrece una versión gratuita y otros tres planes. La versión gratuita se puede usar con hasta 10 usuarios individuales, mientras que los otros planes se facturan según el número de usuarios.

Estándar – $5.50 por usuario/mes

Premium – $10.50 oer usuario/mes

Enterprise : personalizado, facturado anualmente

¿Sabía que puede usar Confluence con la función del centro de recursos de UserGuiding?

3- Documento360

Document360 también es una de las herramientas más populares, especialmente entre las empresas en crecimiento. Ayuda a dar a los creadores de contenido el poder mientras les da a los consumidores de contenido la simplicidad.

El poder de Document360 proviene de su elegante diseño de base de conocimiento y sus bases de conocimiento internas y externas.

Entonces, si está buscando una herramienta para aliviar la carga de su equipo de atención al cliente y al mismo tiempo mantener su conocimiento interno en una sola fuente, Document360 es la indicada.

Funciones clave de Document360

• Portal de autoservicio
• Catalogación/Categorización
• Discusiones / Foros
• Gestión de contenido
• Búsqueda de texto completo
• Portal de autoservicio

Document360 frente a noción

Probablemente, la mayor ventaja de preferir Document360 a Notion es la capacidad de crear bases de conocimiento tanto internas como externas.

Si bien ambas herramientas permiten invitar a usuarios individuales a ciertos documentos, wikis y tablas, Document360 también permite a los usuarios asignar roles a los usuarios individuales que invitaron.

Document360 tiene muchas integraciones con herramientas populares como Google Analytics, Olark, Hotjar e Intercom, mientras que Notion no tiene tantas.

Precios de Document360

Document360 ofrece una prueba gratuita de acceso completo y tiene 4 planes diferentes.

Inicio - $ 79 por proyecto / por mes

Negocios – $239 por proyecto/por mes

Enterprise – $399 por proyecto/por mes

Empresa Plus – Personalizado

¿Sabía que puede usar Document360 con la función del centro de recursos de UserGuiding?

4- Base de conocimientos de ProProfs

Calificado como uno de los mejores software de base de conocimientos que existen, ProProfs Kowledge Base es una herramienta de base de conocimientos verdaderamente dedicada. Es lo que quiero decir cuando digo que Notion no se puede comparar con un software completo de base de conocimientos.

¿Qué hace la diferencia?

La forma en que ProProfs sabe exactamente lo que quiere hacer y lo que está haciendo. El enfoque hace una gran diferencia.

Características clave de ProProfs

• Catalogación/Categorización
• Herramientas de colaboración
• Gestión de contenido
• Discusiones / Foros

• Gestión de la base de conocimientos
• Portal de autoservicio

ProProfs vs Noción

Una de las diferencias más importantes entre Notion y ProProfs es que ProProfs también permite a los usuarios crear bases de conocimiento externas, ya sea para preguntas de soporte comunes o para un centro de ayuda independiente.

Dado que ProProfs también se ocupa de los asuntos externos de sus bases de conocimiento, también ayuda con las clasificaciones de Google y el SEO. De esta manera, hace posible que los usuarios encuentren su base de conocimiento e interactúen con ella fácilmente.

ProProfs Knowledge Base tiene un notable conjunto de integraciones desde Google Apps, Jira y Salesforce hasta Zendesk y Freshdesk.

Precios de ProProfs

ProProfs tiene una prueba gratuita de 15 días y tiene tres planes diferentes tanto para el Creador de la base de conocimientos como para el Creador del Centro de ayuda.

Planes del Centro de ayuda pública

Essentials – $30 autor/mes

Premium – $40 autor/mes

Empresa - personalizado

Base de conocimientos privada

Essentials – $2 usuario/mes

Premium – $3 usuario/mes

Empresa - personalizado

¿Sabía que puede usar ProProfs Knowledge Base con la función del centro de recursos de UserGuiding?

5- Hacer clic

En términos de popularidad, ClickUp se encuentra entre las herramientas que están en la misma liga que Notion.

E incluso podría asumirlo con facilidad.

Lo que pasa con ClickUp es que esencialmente es una herramienta de gestión de proyectos que también intenta ser una herramienta de base de conocimiento. Que es esencialmente el caso de Notion, una herramienta para tomar notas que intenta convertirse en una herramienta de base de conocimiento.

Entonces, ¿cuál de los enfoques principales de estas herramientas es más útil cuando se crea una base de conocimientos?

Ahora, eso no es algo que pueda decidir sin echar un vistazo a algunas características.

Funciones clave de ClickUp

• Controles de acceso/permisos
• Alertas/Notificaciones
• Gestión de asignaciones

• Gestión de flujo de trabajo
• Chat en tiempo real
• Gestión de contenido

ClickUp vs Noción

La mayor ventaja de ClickUp sobre Notion es su capacidad de gestión de tareas. Puede crear tareas, ponerles fechas de vencimiento, asignarlas a usuarios en roles específicos e incluso crear subtareas dentro de esas tareas. Mientras tanto, en Notion puede realizar asignaciones básicas sin mucho seguimiento del progreso.

Los diferentes tipos de vista de ClickUp, como las vistas de calendario y carga de trabajo, les permiten a los usuarios saber cuándo cada usuario tiene una tarea pendiente o qué tiene cada uno en su plato. De esta forma, es más fácil para los usuarios colaborar y solicitar que ciertos conocimientos se recopilen en la base de conocimientos.

Debido a que ClickUp es esencialmente una herramienta de administración de proyectos, naturalmente es más fácil vincular documentos, wikis y cualquier tipo de nota a tareas y acceder a ellos a través de la tarea dada. Por lo tanto, es justo decir que ClickUp tiene más integraciones dentro y fuera de la herramienta en comparación con Notion.

Precios ClickUp

ClickUp tiene una versión gratuita y otros 4 planes:

Ilimitado – $5 por miembro/por mes

Negocios – $9 por miembro/por mes

Business Plus – $19 por miembro/por mes

Empresa - personalizado

¿Sabía que puede usar ClickUp con la función del centro de recursos de UserGuiding?

Conclusión

Una cosa es segura: Notion es una herramienta competente.

Está, sin duda, entre los mejores del mercado. Lo que nos hace buscar alternativas es el hecho de que podría no ser la opción correcta para todos, especialmente para aquellos que no necesitan todos los oficios que domina este experto en todos los oficios.

Entonces, con suerte, esta lista de alternativas será útil para aquellos de ustedes que piensan que Notion podría ser excesivo para ustedes.

¡Buena suerte con tu base de conocimientos!

Preguntas frecuentes

¿Es notion un sistema de gestión del conocimiento?

Sí, lo es. Pero Notion también es una herramienta para tomar notas, así como un software de gestión de proyectos.

¿Cómo se utiliza la noción de gestión del conocimiento?

Para utilizar Notion como sistema de gestión del conocimiento, los usuarios pueden crear sus propios wikis, bases de conocimiento y documentos.

¿Qué es una buena base de conocimientos?

Una buena base de conocimiento interna o externa es aquella que es accesible, fácil de usar y clara tanto en la categorización como en la definición.

¿Para qué sirve la base de conocimientos?

Una base de conocimiento puede ser interna y externa, la primera para los empleados y la documentación de la empresa, mientras que la segunda es para el soporte de autoservicio para los usuarios.

¿Cómo se crea una base de conocimiento personal?

Notion es una gran herramienta para crear una base de conocimiento personal, así como otras herramientas como Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 y Confluence.

¿Cómo configuro un sistema de gestión del conocimiento?

Para configurar una base de conocimiento interna o externa, los usuarios pueden usar una herramienta sin código como Notion, Guru o Confluence.

¿Es la obsidiana mejor que la noción?

Herramientas como Obsidian y Notion tienen sus puntos fuertes, por lo que depende de las características que busquen los usuarios para decidir cuál es mejor.

¿Cómo se organiza un sistema de gestión del conocimiento?

Con herramientas como Notion, Guru y Confluence, los usuarios pueden categorizar y catalogar fácilmente las bases de conocimiento.