“Las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos reuniones, mejor”. - Peter Drucker

Los ames o los odies, las reuniones constituyen una gran parte de lo que llamamos trabajo. Así es como discutimos ideas, compartimos actualizaciones, intercambiamos ideas sobre proyectos y hacemos las cosas. Sin embargo, muchos líderes empresariales consideran que las reuniones son un mal necesario y es fácil entender por qué: nos reunimos con demasiada frecuencia.

Desafortunadamente, superar el instinto de "reunámonos todos en una habitación" puede ser difícil tanto para los líderes experimentados como para los nuevos gerentes. ¿El resultado? Los empleados tienen poco o ningún tiempo de flujo , los proyectos siempre parecen posponerse y la productividad del equipo se ve afectada.

¡Los números no mienten!

Su empleado promedio asiste a 62 reuniones cada mes y pasa una quinta parte de su horario laboral en reuniones que, en el mejor de los casos, son improductivas. Más arriba en la escala corporativa, empeora: los mandos intermedios y los altos directivos pasan entre el 35 y el 50 % de su tiempo en reuniones. En lugar de ser un motor de productividad, una de cada dos reuniones de negocios se considera una pérdida de tiempo. En 2019, las reuniones mal organizadas costaron a las empresas estadounidenses 399.000 millones de dólares.

Para ser claros, no podemos deshacernos de todas las reuniones de negocios, a menudo nos ayudan a trabajar juntos, tomar medidas colectivas y hacer las cosas, pero podemos (y debemos) ser exigentes con las que organizamos para que podamos ejecutar mejores reuniones y conseguir más logros. Además, la implementación de medidas como los días sin reuniones, como se ve en empresas tan diversas como Facebook, Asana y Okta, puede ayudar a reducir las reuniones improductivas y devolver a los empleados su tiempo para concentrarse en hacer el trabajo real que debe hacerse.

¿Qué es un día sin reuniones?

Un día sin reuniones es un día para el trabajo concentrado. Es esencialmente un día a la semana sin reuniones, por lo que usted (y su equipo) pueden concentrarse en hacer las cosas. Puede ser cualquier día de la semana: algunas empresas eligen los miércoles, mientras que otras prefieren los jueves para los días sin reuniones. Independientemente, todos los empleados saben que no deben programar reuniones en un día sin reuniones, a menos que sea absolutamente necesario, para que todos tengan tiempo ininterrumpido para hacer su mejor trabajo.

Las ventajas de los días sin reuniones

• Ayuda a los empleados a mantenerse enfocados sin interrupciones
• Lograr un 'estado de flujo' es más fácil, por lo que la productividad aumenta
• Permite que todos, incluidos los gerentes, sean "hacedores"
• Aumenta la participación de los empleados en las reuniones.

Ayuda a los empleados a mantenerse enfocados sin interrupciones

Las reuniones improductivas son obviamente una pérdida de tiempo, pero cada reunión también interrumpe el "flujo" de sus empleados en el trabajo y consume horas de trabajo adicionales. Incluso si se trata de una reunión increíblemente productiva de 30 minutos, a las personas les toma otros 23 minutos (en promedio) volver al ritmo. Unas pocas reuniones de este tipo cada día y antes de que te des cuenta, ¡la mitad de la jornada laboral se ha ido! Sin reuniones, su equipo disfruta de una zona de trabajo ininterrumpida que es perfecta para el trabajo profundo y los proyectos más grandes que se siguen postergando.

Lograr un 'estado de flujo' es más fácil, por lo que la productividad aumenta

Cuando las personas hacen lo que aman sin distracciones, entran en un "estado de flujo" que conduce a resultados estelares. Sin reuniones que interrumpan la jornada laboral, los empleados pueden marcar más tareas de sus listas de tareas y ser más productivos. O pueden trabajar en tareas más complejas y que consumen mucho tiempo en los días en que no hay reuniones y abordar tareas más pequeñas y manejables el resto de la semana.

Permite que todos, incluidos los gerentes, sean "hacedores"

La mayoría de los gerentes están acostumbrados a los días en función del cronograma, y ​​pasan alrededor del 35 % de sus horas de trabajo metidos hasta las rodillas en reuniones. La implementación de un día sin reuniones en toda la empresa brinda a todos, incluidos los gerentes, más oportunidades para concentrarse en el trabajo para que puedan ser "hacedores".

Aumenta la participación de los empleados en las reuniones.

Demasiadas reuniones matan no solo la productividad sino también el compromiso. Casi el 73 % de los empleados admite realizar otro trabajo en una reunión y el 39 % dice que se quedó dormido durante una. Eliminar las reuniones de la ecuación para un día en realidad facilita la programación de reuniones durante el resto de la semana, ya que todos los horarios de sus empleados están sincronizados. Además, aumenta el compromiso de los empleados porque su gente está menos estresada y mejor preparada para estas reuniones. Como dice Jonathan Rosenberg, socio de Jackrabbit Mobile, una agencia de diseño y desarrollo móvil en Austin, Texas, que ha adoptado no uno, sino dos días sin reuniones cada semana, "todo el mundo está bastante centrado en colaborar en los días de reunión".

Cómo implementar días sin reuniones

• Consigue la aceptación de tu equipo
• Acordar un día de la semana.
• Limpia tu calendario
• Comunicar y animar
  

Una vez que esté convencido de que menos es más, al menos cuando se trata de reuniones, así es como puede comenzar con los días sin reuniones e integrarlos en la cultura de su equipo.

Consigue la aceptación de tu equipo

Presente su propuesta de día sin reuniones y solicite comentarios. Los colaboradores individuales serán fáciles de vender, les encantará tener más tiempo para el trabajo enfocado. Para los gerentes, explique cómo un día sin reuniones les da tiempo para profundizar en sus interminables listas de tareas pendientes y hacer más trabajo.

Acordar un día de la semana.

Lograr que todos estén de acuerdo en un día sin reuniones puede ser difícil. Realice una encuesta en toda la empresa ( ¿ haga una encuesta en un canal de Flock, tal vez?) para identificar qué funciona para todos (o para la mayoría de las personas). Es posible que a los equipos remotos o distribuidos les resulte más fácil realizar una llamada en función de las superposiciones de zonas horarias.

Limpia tu calendario

Cancele las reuniones que no agregan valor. Deshágase de las reuniones de estado; utilice un sistema de gestión de proyectos en su lugar para vigilar el progreso. Reprograme ayuntamientos, registros de equipos y 1:1 a otros días de la semana. Trabaje con los gerentes para garantizar que esta acción se repita en toda la empresa para el calendario de cada empleado.

Comunicar y animar

Es crucial que cada empleado sepa qué esperar de los días sin reuniones y los beneficios que espera lograr. Asegúrese de establecer las expectativas correctas, no solo en términos de reuniones, sino también sobre cómo los empleados pueden aprovechar al máximo los días sin reuniones.

Tenga en cuenta que a veces puede ser necesario programar una reunión en un día sin reuniones, así que establezca claramente esa expectativa por adelantado. Si ve reuniones programadas en un día designado sin reuniones, anime a su equipo a moverlas y reitere cómo los días sin reuniones benefician a la empresa en su conjunto.

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Lo que es más importante, manténgase flexible y abierto a probar nuevas formas de hacer que los días sin reuniones encajen en el horario de su equipo. Recuerde que los días sin reuniones son para todos los miembros de su equipo, no solo para los colaboradores individuales o los gerentes. Predique con el ejemplo y anime a todos, incluidos los gerentes y líderes, a aprovechar los días sin reuniones. Y de vez en cuando, sondee a su equipo para obtener comentarios sobre cómo hacer que sus reuniones sean más eficientes y efectivas.

¿Cómo te sientes acerca de la introducción de un día sin reuniones en tu negocio? ¿Alguna pregunta sobre cómo implementarlo en toda su organización? Háblanos. :)