Elegir un sistema telefónico para varias oficinas en 2024

Intentar transferir una llamada entre varias oficinas es una pesadilla. Debe entrenar a la persona que llama para que permanezca en espera, se desconecte manualmente, luego vuelva a marcar la otra oficina y ore para que alguien conteste el teléfono lo antes posible. Una vez conectado, tendrás que volver a presentar a la persona que llama desde el principio.

Es incluso peor cuando necesitas organizar una reunión o conferencia telefónica para toda la empresa. Sin una manera fácil de marcar, usted depende de enviar por correo electrónico varias líneas de conferencia y códigos de acceso a diferentes equipos y ubicaciones de oficinas.

Si este escenario de comunicación inconexa le resulta familiar, es probable que esté utilizando sistemas telefónicos obsoletos en varias ubicaciones y oficinas. Afortunadamente, existe una manera mucho mejor, gracias a las comunicaciones unificadas (UC).

Veamos cómo puede abordar todas sus necesidades comerciales a través de una plataforma de comunicaciones integrada basada en la nube para voz, video, mensajería y uso compartido de archivos.

Por qué desea un sistema telefónico unificado para múltiples ubicaciones

Tener una verdadera solución UC para una empresa con múltiples sitios ofrece beneficios increíbles en comparación con las limitaciones de las configuraciones de soluciones telefónicas tradicionales y desconectadas. Estas son algunas de las ventajas clave:

Mejores experiencias del cliente

Los sistemas telefónicos PBX locales tradicionales funcionan de forma aislada desde cada ubicación sin ninguna integración inherente entre ellos. Al hacer la transición a un sistema telefónico basado en la nube, usted derriba esas barreras y crea una plataforma de colaboración única y fluida para toda su organización en todas las ubicaciones.

Aquí hay un ejemplo rápido: supongamos que opera una cadena de restaurantes popular en una gran ciudad. Los clientes suelen marcar el número equivocado sugerido por Google para hacer reservas. Con un sistema telefónico unificado, su personal puede transferir la llamada a la ubicación deseada sin obligarlos a colgar y marcar un número de teléfono nuevo y desconocido.

Con un proveedor de comunicaciones unificadas como Nextiva, su equipo puede colaborar por teléfono, video, mensajería y compartir archivos en una sola aplicación. Esto permite una comunicación y colaboración fluidas independientemente de la distancia física o la ubicación.

Colaboración mejorada

La mayoría de los sistemas telefónicos multiubicación combinan herramientas esenciales de colaboración en el lugar de trabajo, como videoconferencias HD, llamadas de voz/VoIP, mensajería en equipo, uso compartido de pantalla y copia de seguridad/compartición de archivos en una interfaz intuitiva. Esta convergencia permite que los equipos y empleados distribuidos en todas las ubicaciones de su oficina se conecten y colaboren sin esfuerzo utilizando cualquier herramienta que necesiten bajo demanda.

Por ejemplo, los miembros remotos del equipo pueden pasar de una llamada de voz a una reunión de video con pantalla compartida. También pueden compartir y colaborar en archivos, documentos o actualizaciones a través de canales integrados de mensajería del equipo.

Artículo relacionado

Sistemas telefónicos de oficina remota: características, costos y beneficios

Experiencia de empleado mejorada

Con una solución de comunicación basada en la nube, su personal puede acceder a todas las capacidades de comunicación y colaboración desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluidos sus teléfonos inteligentes y tabletas cuando trabajan de forma remota o viajan.

Esto permite una experiencia de fuerza laboral más móvil y flexible que los sistemas telefónicos tradicionales vinculados a ubicaciones de escritorio físicas. Sus empleados pueden hacer y recibir llamadas, unirse a videoconferencias, consultar el correo de voz y chatear con colegas, ya sea que estén en la oficina, en casa o de viaje.

Gestión simplificada para TI

Una de las mayores ventajas de una solución de comunicación unificada son las capacidades de administración centralizada que proporciona al personal o administradores de TI a través de un único portal de administración basado en web.

En lugar de administrar sistemas PBX locales separados de forma independiente en cada ubicación de oficina, su equipo de TI puede usar un sistema telefónico en la nube para administrar de manera centralizada todo el aprovisionamiento de usuarios, configuraciones, enrutamiento de llamadas , políticas de seguridad, actualizaciones del sistema y resolución de problemas desde una consola unificada.

Escalabilidad para el crecimiento

Agregar sitios a su sistema telefónico de múltiples oficinas existente es simple y fácil a medida que su negocio se expande y crece hacia nuevas ubicaciones o mercados.

En serio, es fácil de apuntar y hacer clic. No necesita un plan de migración de varios meses (o años). No hay necesidad de instalaciones complejas en el sitio o reconfiguraciones de nuevo hardware o sistemas PBX.

Dado que el servicio de UC reside en la nube, su administrador simplemente tiene que aprovisionar la nueva ubicación y los usuarios mediante el portal de administración centralizada. Esto le permite escalar fácilmente la funcionalidad y adaptarse al crecimiento empresarial sin interrupciones importantes del sistema ni recursos técnicos en comparación con las configuraciones locales tradicionales.

Artículo relacionado

La guía definitiva para migrar su PBX a VoIP

Rentabilidad

Con un PBX en la nube , elimina los principales costos iniciales de inversión de capital necesarios para comprar, implementar y mantener infraestructura y hardware PBX local complejo en cada ubicación de oficina que opere.

En su lugar, paga una tarifa de suscripción mensual predecible por usuario para los servicios UCaaS en todas sus ubicaciones. Este modelo de precios proporciona una mejor previsibilidad de costos y puede ser más rentable a largo plazo que los costos combinados de equipo, mantenimiento y soporte local.

Qué buscar al elegir una solución de comunicaciones unificadas

Con la creciente demanda de UC en la nube, no faltan proveedores de VoIP y UCaaS que intentan satisfacer las necesidades de empresas con múltiples ubicaciones como la suya.

Pero no todas las soluciones son iguales, por lo que aquí hay algunos factores a tener en cuenta:

1) Necesidades centralizadas

La capacidad principal que necesita es un proveedor de servicios de UC que pueda unificar sus necesidades de comunicación y colaboración empresarial en una solución única y totalmente integrada en todas las oficinas y ubicaciones. Esto debería incluir:

• VoIP/llamadas de voz en la nube : capacidades de conferencia y llamadas de voz/video fáciles de usar para llamadas entrantes y atención al cliente
• Mensajería unificada: capacidades integradas de correo de voz, chat, SMS, fax e incluso transcripción de correo de voz a correo electrónico.
• Reuniones en línea : videoconferencias HD con pantalla compartida
• Herramientas de colaboración : canales para compartir archivos, realizar copias de seguridad y enviar mensajes en equipo
• Aplicaciones móviles : capacidad de acceder a todas las herramientas desde cualquier dispositivo/ubicación

Si su empresa invierte en Microsoft 365 u aplicaciones de Office, lo ideal es encontrar una solución de UC que ofrezca una integración profunda con Microsoft Teams. Esto le permite hacer/recibir llamadas, ver mensajes de voz y compartir archivos directamente dentro de la interfaz de Teams que su personal ya usa a diario.

2) Incorporación y comodidad del usuario

Querrá un sistema telefónico VoIP que sea rápido y fácil de implementar en toda su organización sin necesidad de capacitación importante para los usuarios ni obstáculos de gestión de cambios. Las soluciones de gestión de llamadas basadas en la nube tienen una ventaja inherente sobre los rígidos sistemas locales en términos de instalación fácil de usar e interfaces intuitivas.

Los principales proveedores de UC como Nextiva ofrecen una experiencia de usuario moderna con un diseño de interfaz limpio y sencillo en sus aplicaciones móviles y de escritorio. Sus empleados deberían poder realizar llamadas, gestionar reuniones, acceder al correo de voz, chatear y aprovechar otras capacidades unificadas del sistema de forma intuitiva sin necesidad de una gran preparación o capacitación.

Las funciones de llamadas del sistema, en particular, deberían ser amigables para el consumidor; por ejemplo, debería ser posible transferir llamadas entre ubicaciones y extensiones con sólo unos pocos clics.

3) Comunicación multiubicación

Facilitar una comunicación fluida entre sitios es imprescindible. Busque una plataforma de comunicación empresarial con sólidas capacidades de manejo de llamadas como:

• Transferencias y reenvíos de llamadas independientes de la ubicación : con solo unos pocos clics, los empleados pueden transferir sin esfuerzo llamadas de voz entre diferentes oficinas, extensiones y dispositivos móviles/usuarios remotos.
• Recepcionistas virtuales : dirija a las personas que llaman a la persona/departamento correcto de manera eficiente utilizando una recepcionista virtual avanzada para brindarles a las personas que llaman un menú para comunicarse con el equipo u oficina correcto.
• Directorio corporativo unificado : busque y conéctese rápidamente con colegas en cualquier ubicación simplemente buscando en el directorio centralizado por nombre o departamento.

Un sistema de UC que proporciona independencia a diferentes ubicaciones hace que la comunicación entre su organización de múltiples sitios sea perfecta.

4) Administración centralizada

La administración y supervisión centralizadas son una capacidad crucial que simplifica enormemente las implementaciones de UC en múltiples sitios y las tareas de gestión continua.

Con visibilidad de los datos de rendimiento y estado del sistema en tiempo real en todas las ubicaciones, su equipo de TI puede solucionar problemas rápidamente, optimizar el enrutamiento de llamadas y garantizar un tiempo de actividad constante para su infraestructura de comunicaciones. El análisis unificado también proporciona información valiosa sobre los volúmenes de llamadas, los patrones de uso, los comportamientos de colaboración en equipo y más para impulsar mejores estrategias comerciales.

Artículo relacionado

Los 5 mejores proveedores de UCaaS: características clave, casos de uso y precios

Unifique sus comunicaciones comerciales con Nextiva

Obtiene mucha más funcionalidad con un sistema telefónico basado en la nube diseñado para múltiples ubicaciones y oficinas. Aquí hay varias formas en que puede mejorar sus comunicaciones corporativas:

• Colaboración perfecta entre ubicaciones a través de herramientas integradas de voz, vídeo, mensajería y uso compartido de archivos.
• Una experiencia mejorada de servicio telefónico móvil para empleados con acceso a comunicaciones desde cualquier lugar
• Gestión simplificada mediante administración y aprovisionamiento centralizados
• Funciones sólidas de manejo de llamadas en múltiples sitios y líneas, como transferencias, asistentes e integración de directorio
• Escalabilidad sin actualizaciones complejas para agregar fácilmente nuevas ubicaciones a medida que crece.
• Rentabilidad con precios de suscripción a la nube predecibles por usuario

Al evaluar las soluciones de comunicación empresarial , dé prioridad a aquellas que proporcionen una experiencia de usuario intuitiva, capacidades centralizadas y unificadas, optimización en múltiples ubicaciones, seguridad y confiabilidad sólidas y un historial comprobado al servicio de empresas como la suya.

Nextiva emerge como el proveedor UCaaS todo en uno preferido diseñado para empresas con múltiples ubicaciones en EE. UU. Su plataforma de comunicaciones en la nube integra estrechamente llamadas VoIP, videoconferencias, mensajería en equipo, aplicaciones móviles y herramientas de productividad en una solución fácil de usar.

Las características clave de múltiples sitios incluyen transferencias de llamadas fluidas entre ubicaciones, administración centralizada de todas las oficinas, integraciones de CRM y precios por usuario que simplifican el escalamiento. Con capacitación integrada, soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana y tiempo de actividad de nivel empresarial, Nextiva ofrece un sistema telefónico VoIP preparado para el futuro para pequeñas, medianas y grandes empresas con múltiples ubicaciones.

Tome el control de sus necesidades de comunicación hoy. Unifique toda su organización con Nextiva y obtenga colaboración, movilidad y ahorro de costos mejorados en todas sus ubicaciones.