La guía para principiantes de sistemas telefónicos multilínea y las mejores selecciones telefónicas

Si su empresa está creciendo rápidamente, es probable que haya superado el sistema telefónico de su empresa.
La incapacidad de manejar muchas llamadas a la vez le cuesta ventas y perjudica la experiencia del cliente. Un sistema telefónico multilínea proporciona funciones esenciales como retener llamadas y mucho más.
La mejor parte es que no necesitará más tomas telefónicas ni cambios en sus números de teléfono. Hay algunas formas de configurar un sistema telefónico comercial para admitir varias líneas.
Esta guía lo ayudará a encontrar el sistema telefónico multilínea correcto que se adapte a sus necesidades.

• ¿Qué es un sistema telefónico multilínea?
• ¿Cómo funcionan los sistemas telefónicos multilínea?
• Tipos de teléfonos multilínea
• Cómo configurar un sistema telefónico multilínea
• Funciones avanzadas del sistema telefónico
• Beneficios de un sistema telefónico multilínea

¿Qué es un sistema telefónico multilínea?

Un sistema telefónico multilínea le permite manejar dos o más llamadas simultáneamente. Permite a los empleados poner llamadas en espera, marcar números internos o externos y volver a la línea.
Los teléfonos multilínea se diferencian de los teléfonos con una sola línea en que solo pueden mantener una llamada telefónica a la vez. Asimismo, tienen asignado un número de teléfono. Cuando la línea está en uso, las personas que llaman serán dirigidas a un correo de voz oa una señal de ocupado.

Cuando contrata nuevos empleados y escala su base de clientes, el enfoque de una sola línea obstaculiza su crecimiento.
Las empresas pueden configurar un sistema telefónico multilínea de dos formas principales:

• Sistema telefónico local de varias líneas : este antiguo sistema telefónico local requiere equipo de telecomunicaciones. Los ejemplos incluyen una centralita privada (PBX) o una unidad de sistema clave (KSU). Ambos necesitan muchas habilidades técnicas para administrar.
• Sistema telefónico multilínea basado en la nube: este moderno sistema telefónico existe en la nube para proporcionar líneas telefónicas ilimitadas para que las usen los teléfonos. Los sistemas de telefonía en la nube no necesitan que los usuarios estén en el sitio para alcanzar un tono de marcado. Ejemplos de esto incluyen los servicios telefónicos VoIP más nuevos y algunas IP PBX.

Los dueños de negocios rara vez tocaron los sistemas telefónicos tradicionales después de instalarlos. En su mayor parte, un solo dispositivo con múltiples líneas y números de teléfono satisfacía sus necesidades comerciales.
En un momento, los sistemas PBX eran asequibles para configurar y mantener. A medida que la tecnología evolucionó, los técnicos calificados se volvieron escasos. El hardware y el talento hacen que estos sean bastante caros de mantener. Además, carecen de la funcionalidad vital para trabajar de forma remota.
El sistema telefónico multilínea basado en la nube aprovecha la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ). Este nuevo sistema telefónico funciona con una conexión a Internet en lugar de líneas separadas. Estos sistemas telefónicos son más capaces y rentables para empresas de todos los tamaños.

¿Cómo funciona un sistema telefónico multilínea?

Un sistema telefónico multilínea crea una red telefónica interna con extensiones separadas. Esta funcionalidad permite a los operadores retener llamadas entrantes y ver la presencia en tiempo real de otras extensiones.
Tradicional y basado en la nube son dos tipos de sistemas telefónicos que admiten múltiples líneas telefónicas. Debe conocer las diferencias entre cada tipo de sistema telefónico.

Sistemas telefónicos multilínea tradicionales

Los sistemas telefónicos analógicos multilínea vienen en dos sabores.
El primero es donde una sola línea fija proporciona la funcionalidad de dos líneas utilizando los cables existentes. Los conectaría a las tomas telefónicas usando cables amarillos y negros. Deberá pagar una línea adicional de la compañía telefónica para usarla. Los teléfonos analógicos pueden cambiar de línea y poner llamadas en espera usando el botón flash.
El segundo tipo es una centralita privada, o PBX para abreviar. Acepta múltiples líneas telefónicas a modo de líneas fijas básicas o troncales. Estos proporcionan funciones telefónicas como correo de voz, desvío de llamadas y altavoz. Si tiene que marcar 9 para comunicarse con una línea externa, tiene un PBX.
Las personas que llamen recibirán una señal de ocupado cuando sus líneas entrantes estén en uso. Esta limitación es una preocupación notable para un negocio que necesita crecer.
Los sistemas telefónicos tradicionales necesitan teléfonos de escritorio que puedan aceptar varias líneas. Estos teléfonos ofrecen funciones como auriculares o capacidades de teléfono inalámbrico (DECT). Sin embargo, su popularidad sigue decayendo en favor de su alternativa: VoIP.
Los sistemas telefónicos multilínea que se ejecutan en la nube ofrecen lo mejor de los sistemas VoIP y PBX. Miremos debajo del capó para ver cómo funcionan.

Sistemas telefónicos multilínea basados ​​en la nube

El sucesor del sistema telefónico tradicional es el sistema telefónico en la nube. Ofrecen capacidades multilínea con escalabilidad ilimitada. Además, ofrecen muchas funciones comerciales a pedido incluidas.

¿Cómo es esto posible?
Este tipo de sistema telefónico multilínea utiliza Voz sobre Protocolo de Internet. Evite la compañía telefónica local por completo con VoIP. Como proveedor confiable de VoIP empresarial , Nextiva proporciona un sistema telefónico completo en la nube con un tiempo de actividad impresionante.
Un sistema telefónico en la nube convierte las llamadas en paquetes de datos. Los transmite a un centro de datos cercano. En cuestión de milisegundos, el teléfono IP convierte el audio en el sonido que puede escuchar. El proveedor de VoIP proporciona un PBX virtual dedicado a sus usuarios de clase empresarial.
“Virtual” es una distinción importante cuando se trata de sistemas telefónicos multilínea.
Las extensiones telefónicas no son líneas telefónicas físicas. Tampoco hay tomas de teléfono. Son representaciones lógicas de un PBX en la nube para poner llamadas en cola o proporcionar estacionamiento de llamadas. Puede poner en cola hasta 525 llamadas por línea. ¡Son muchas llamadas!
Siempre que tenga una conexión a Internet confiable, puede tener tantas líneas como desee.

Tipos de teléfonos multilínea (y casos de uso)

Elegir los teléfonos para su empresa no tiene por qué ser un juego de azar. Hay algunos tipos de teléfonos para usar con su sistema telefónico multilínea. Tener más líneas no siempre significa mejor.
Hemos desglosado los teléfonos según la cantidad de líneas junto con ejemplos.

teléfonos de 2 líneas

Un sistema telefónico de dos líneas es ideal para pequeñas empresas que tienen un volumen de llamadas predecible.
Ejemplos de casos de uso de empresas que podrían usar dos líneas incluyen:

• Solopreneurs con una línea para ventas y otra para servicio.
• Oficinas pequeñas con dos empleados, por lo que cada uno tiene una línea.
• Pequeños minoristas para aceptar llamadas entrantes y una línea para la gestión.

Puede encontrar teléfonos de escritorio VoIP de dos líneas por aproximadamente $80. El Poly VVX 150 es una excelente opción para quienes tienen un presupuesto limitado.

telefonos de 4 lineas

Si encuentra que los empleados necesitan poner llamadas en espera, transferirlas en caliente, un teléfono de cuatro líneas es una excelente opción.
Vea estos ejemplos de un teléfono de cuatro líneas en uso:

• Pequeñas agencias con representantes de ventas y gerentes de cuenta para responder las llamadas entrantes de los clientes.
• Los equipos de servicio al cliente con representantes de soporte llaman a los clientes, proveedores y empleados.
• Recepcionistas que necesitan responder y transferir múltiples llamadas entrantes.

Los precios de los teléfonos de cuatro líneas comienzan en alrededor de $160 por teléfono. El Poly VVX 250 o Cisco IP Phone 6851 son excelentes opciones para un teléfono VoIP de servicio pesado.

Teléfonos de 6-12 líneas

El siguiente nivel de teléfonos multilínea proporciona un mejor rendimiento que los teléfonos VoIP inferiores. Tienen conjuntos de chips más rápidos, más memoria e incluso más personalización que los teléfonos estándar. En este nivel, ofrecen funciones avanzadas, como presencia de línea y teclas programables.
Estas serán la mejor opción para estas necesidades empresariales:

• Asistentes ejecutivos que evalúan y necesitan conocer el estado de la línea de su ejecutivo.
• Supervisores de equipo que necesitan monitorear varias llamadas a la vez.
• Ejecutivos de cuenta sénior que necesitan verificar el inventario y los precios con la gerencia.

Los teléfonos de escritorio de más de cinco líneas suelen costar más de $250. El rentable teléfono VoIP Nextiva X-885 admite 12 líneas por solo $190.
Para obtener la máxima flexibilidad, pruebe el teléfono VoIP Nextiva X-835. Aquí hay una reseña del entusiasta del sistema telefónico comercial Prince Rich:

Video: Revisión del dispositivo Nextiva X-835 por Rich Technology Group

Número flexible de líneas telefónicas

¿El desafío de elegir un teléfono con un número predefinido de líneas telefónicas disponibles? Debe comprender las necesidades de comunicación de su empresa y anticiparse a sus requisitos futuros.
No importa la cantidad de líneas que use su empresa, siempre es mejor tener teléfonos que puedan manejar más. Es importante señalar que estos teléfonos solo necesitan un cable, lo que facilita la instalación.
¿Qué sucede si necesita cuatro líneas telefónicas la mayor parte del año, pero hasta diez durante las temporadas más ocupadas?
Con los sistemas telefónicos tradicionales, no puede escalar su volumen de llamadas rápidamente. Y si está contratando agresivamente, tendrá que agregar más líneas y comprar nuevos teléfonos.
Aquí es donde entra VoIP alojado . Cuando cambien sus necesidades, puede agregar más líneas telefónicas cuando las necesite directamente desde su panel de administración.
En lugar de comprar nuevos teléfonos, pueden usar una aplicación telefónica comercial en su teléfono inteligente. ¡Pum, listo!

Cómo configurar un sistema telefónico multilínea

Si sigue la ruta del sistema telefónico tradicional, necesitará que la compañía telefónica instale cada línea. También deberá reservar un presupuesto considerable para un PBX en las instalaciones y un técnico para configurar todo. Deberá configurar los teléfonos de escritorio para interactuar con su PBX.
Un sistema telefónico multilínea basado en la nube es una alternativa más simple. Todo lo que necesita es una conexión a Internet, y solo toma unos 20 minutos.

Estos son los cuatro pasos para configurar su sistema telefónico virtual con múltiples líneas:

1. Elija un servicio de telefonía empresarial. Seleccione un plan basado en las necesidades de su negocio. Nextiva tiene una gama de planes telefónicos repletos de potentes funciones. También puedes probarlo gratis.
2. Asigne extensiones telefónicas. En su portal de administración, puede comenzar a agregar extensiones internas de cada uno de los miembros de su equipo. Esto facilita la marcación interna y las transferencias de llamadas.
3. Graba los saludos de tu teléfono. Cargue su saludo personalizado o grabe uno desde su teléfono (o computadora). Deje una primera impresión duradera cuando la gente llame a su empresa.
4. Comience a hacer y contestar llamadas: si aún no tiene un teléfono VoIP, no tiene que esperar a que llegue uno. Comience con su teléfono inteligente iOS o Android gracias a una aplicación de softphone .

Tendrás un sistema telefónico multilínea en menos de una hora. Los teléfonos VoIP de Nextiva vienen equipados con todas sus configuraciones, por lo que debe enchufarlos.

Funciones avanzadas en un sistema telefónico multilínea

¿Qué se puede hacer con un sistema telefónico multilínea? Ofrecen mucho más que múltiples extensiones telefónicas. Algunas funciones varían entre los PBX locales y los sistemas telefónicos en la nube.
Profundicemos en las principales funciones de VoIP que querrá tener en su sistema telefónico multilínea.

1) asistente automático

Un operador automático dirige las llamadas entrantes a la persona o el equipo adecuado según la entrada del teclado de la persona que llama.
El uso de un asistente automático mejora la experiencia del cliente al reducir el tiempo de espera. También transmitirás una imagen de empresa profesional independientemente del tamaño de tu empresa.
Ahorre tiempo gracias a estos scripts de operadora automática listos para usar.

2) Llamada en espera y estacionamiento de llamadas

La retención de llamadas le permite pausar una llamada para que pueda hablar con un colega o contestar otra llamada. El estacionamiento de llamadas es similar, pero con el beneficio adicional de permitir que otros recuperen la llamada que ha puesto en espera.
Las llamadas en espera y aparcadas le brindan la ventaja de resolver todas las llamadas de los clientes. Además, la música en espera atrae a las personas que llaman y anuncia mensajes personalizados como opciones de pago.

3) Análisis de llamadas

Medir los volúmenes de llamadas y asociarlos con la actividad comercial lo ayuda a escalar su organización. El servicio de telefonía por Internet de nivel empresarial de Nextiva muestra datos de llamadas en tiempo real y análisis de negocios.
De un vistazo, los supervisores pueden ver informes y crear paneles personalizados para que el liderazgo y el personal se desempeñen al máximo.

4) Desvío de llamadas

La función de desvío de llamadas le permite transferir llamadas a cualquier número de teléfono o dispositivo. Dependiendo de su proveedor, también puede enrutar llamadas a su correo de voz, teléfono de escritorio o teléfono celular.
El desvío de llamadas lo ayuda a mantenerse operativo, incluso cuando está fuera de la oficina. Puede eliminar llamadas perdidas y oportunidades comerciales perdidas.

5) Enrutamiento de llamadas

El enrutamiento de llamadas es una función de VoIP que dirige las llamadas entrantes a cualquier persona según los criterios que defina. Esta lógica incluye la hora, el identificador de llamadas y las selecciones de operador automático.
Puede enrutar sus llamadas a su equipo utilizando cualquiera de estas políticas:

• Round-robin: las llamadas se distribuyen de manera equitativa en todo el equipo
• Regular: las llamadas se contestan en orden cronológico
• Uniforme: las llamadas van al agente que ha estado disponible por más tiempo
• Simultánea: suenan todos los teléfonos, y el agente que contesta primero atiende la llamada
• Ponderado: establece una proporción de llamadas que se enrutarán a cada agente

6) Buzón de voz empresarial

Si no atiende su llamada a tiempo, permita que las personas que llaman dejen un mensaje de voz. Esto significa que no perderá un cliente potencial ni la oportunidad de deleitar a un cliente. De lo contrario, pueden recurrir a su competidor.
El correo de voz comercial también puede enviar transcripciones de correo de voz a su correo electrónico o mensaje de texto. Manténgase al tanto de sus correos de voz para que pueda hacer un seguimiento de manera oportuna.

7) Pantalla emergente

La pantalla emergente muestra información en tiempo real sobre las personas que llaman en el momento en que suena el teléfono. Call Pop de Nextiva muestra datos como la opinión del cliente y las interacciones pasadas. Esto se integra con su CRM lleva su experiencia de cliente al siguiente nivel.

8) Números gratuitos

Los números comerciales gratuitos lo ayudan a obtener una presencia nacional. Los números gratuitos tienen un código de área 800/888/866 que no cobra a las personas que llaman desde teléfonos fijos.
Establezca confianza con su audiencia y realice un seguimiento de las llamadas entrantes en las campañas de marketing. También puede obtener un número gratuito como 1-800-CONTACTS y construir una marca aún más fuerte.

9) Audioconferencia

Use una llamada de conferencia para organizar reuniones usando su teléfono o una conexión a Internet. Las llamadas en conferencia son un elemento básico para cualquier sistema telefónico moderno, pero generalmente es un complemento para las configuraciones de líneas fijas.
Las llamadas en conferencia reúnen a los participantes sin un costoso PBX o un servicio de terceros. Puede disfrutar de reuniones productivas con colegas, socios o clientes. Una solución de VoIP basada en la nube significa que los participantes también experimentan una calidad de llamada HD.

10) Grabación de llamadas

La grabación de llamadas telefónicas aumenta la responsabilidad y las oportunidades de capacitación con su equipo. Descubre información poderosa sobre sus prospectos y la experiencia de sus clientes.
Adaptada de los centros de llamadas de alto volumen, la grabación de llamadas VoIP no necesita casetes ni equipos. Personalice esta función para grabar todas las llamadas, seleccionar usuarios o bajo demanda.

Beneficios de un sistema telefónico multilínea

¿Todavía necesita convencerse de las ventajas de un sistema telefónico multilínea? Aquí hay algunos beneficios a considerar.

Costos mas bajos

Ir por la ruta del sistema telefónico en la nube es la mejor manera de proporcionar múltiples líneas telefónicas a su equipo.
Un sistema de telefonía fija basado en el Plain Old Telephone System (POTS) cuesta en promedio $50 por línea. Ese plan de llamadas generalmente es solo para llamadas locales. También carece de las funciones de teléfono empresarial que utilizan las empresas en la actualidad.
No es ningún secreto que empresas como AT&T, Verizon, CenturyLink y Frontier han pasado a la nube. Están ahorrando hasta un 65 % en sus costos de comunicaciones.
Los sistemas telefónicos basados ​​en VoIP cuestan menos de $20 por línea cada mes. Tampoco pagará por la instalación, un servidor PBX o cargos de llamadas, gracias a las llamadas ilimitadas .

Fiabilidad

Su sistema telefónico debe ser confiable y seguro. Los sistemas telefónicos locales lo dejan vulnerable a cortes de energía o de red.
Los sistemas telefónicos VoIP dependen de múltiples centros de datos para la redundancia. Su empresa funciona sin interrupciones, pase lo que pase con la infraestructura telefónica.
Además de eso, los principales proveedores de servicios se adhieren a los estándares, incluidos PCI, SOC 2 e HIPAA . Concéntrese en sus clientes en lugar de preocuparse por las auditorías de seguridad. ¡Hurra!

Flexibilidad

Suponga que está contratando de forma remota, abriendo nuevas oficinas o cambiando a una fuerza laboral híbrida. En ese caso, necesita un sistema telefónico que permita a los empleados trabajar desde cualquier lugar.
Un sistema telefónico multilínea tradicional los limita a la oficina. Hace que la comunicación sea un desafío cuando trabajan de forma remota .
Un sistema telefónico basado en la nube le brinda la flexibilidad de equipar a su equipo con las herramientas que necesita. Pueden hacer su trabajo desde la comodidad de su teléfono celular y una conexión a Internet.

Escalabilidad

Si su empresa está creciendo y no quiere que la tecnología se interponga en su camino, un sistema VoIP en la nube es su mejor opción. Le permite agregar líneas telefónicas con facilidad. Incluso se pueden agregar más ubicaciones al mismo sistema telefónico sin ninguna habilidad técnica.
Cuando tenga un pico en la demanda o aumente el número de empleados, su servicio telefónico no lo detendrá. Busque la cola de llamadas como otra forma de escalar su equipo de servicio al cliente.
Los proveedores de telefonía en la nube como Nextiva cuentan con un impresionante tiempo de actividad y disponibilidad del 99,999 %.

Conveniencia

Un sistema telefónico multilínea simplifica la vida para usted y sus empleados. Se vuelven más productivos y pueden impulsar a la empresa hacia adelante.
Gracias a funciones como asistentes automáticos y números gratuitos, se ganará la confianza de sus clientes. Si necesita configurar un centro de llamadas entrantes , puede hacerlo en menos de un día.
Atrás quedaron los días en que su compañía telefónica lo dejaba varado. Si alguna vez necesita una mano amiga, contáctenos 24/7.

Experimente el mejor sistema telefónico comercial

Al elegir un sistema telefónico comercial, piense en sus necesidades actuales y dentro de unos años. ¿Cuál es la forma ideal en la que desea interactuar con los clientes? Su plataforma de comunicaciones puede hacer o deshacer su éxito.
Un sistema telefónico multilínea local puede limitar su potencial. Lo frena al aumentar los costos y negarle a su equipo la funcionalidad avanzada que necesita.
Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube son el estándar de oro para empresas emergentes, medianas y grandes por igual. US News nombró a Nextiva como el mejor servicio telefónico comercial a nivel nacional en 2020 y 2021.
Nextiva ofrece un completo sistema telefónico multilínea por menos de la mitad del costo de las líneas fijas. Consíguelo todo a partir de $18.95/mes y no mirarás hacia atrás.