Más allá de Excel o Notes: consejos esenciales para optimizar las operaciones de las PYMES

Cuando comenzó su negocio, solo tenía un puñado de clientes. Tenía sentido almacenar y gestionar sus datos en una hoja de cálculo de Excel .

Pero a medida que su empresa crecía, también lo hacía su base de clientes. Hoy en día, usted o sus representantes de ventas tienen que desplazarse por cientos (si no miles) de filas en una hoja de cálculo para encontrar los detalles necesarios del cliente.

Si su PYME ha estado lidiando con estos desafíos, no está solo. ¡Una ley reciente ! El informe de la encuesta de CRM reveló que el 39 por ciento de los propietarios de PYMES utilizan hojas de cálculo para administrar la información de los clientes.

Pero, dado que la transformación digital se está convirtiendo en la norma para las empresas de todos los sectores, las notas y las hojas de cálculo ya no son la opción adecuada para gestionar las relaciones con los clientes y satisfacer las necesidades de su negocio . He aquí por qué necesita reemplazarlos con una solución CRM escalable y qué considerar cuando deje de usar Excel como CRM.

Razones para dejar de usar notas y Excel para gestionar los datos de los clientes

Lo primero es lo primero: las hojas de cálculo de Excel son excelentes para almacenar conjuntos de datos de diversas fuentes como Quickbooks y LinkedIn , realizar cálculos rápidos y crear cuadros y gráficos. De manera similar, las aplicaciones para tomar notas pueden ayudarlo a anotar rápidamente las conclusiones clave de la interacción con el cliente .

Pero cuando se trata de una gestión eficaz de las relaciones con los clientes (CRM), estas capacidades no son suficientes. A continuación se presentan algunos inconvenientes comunes de utilizar Excel como sistema CRM:

Problemas de control de versiones

Imagínese esto: comparte la hoja de cálculo con los datos del cliente con su equipo de ventas. Cada miembro del equipo descarga el archivo en su computadora y actualiza los detalles relevantes después de hablar con un cliente. No pasará mucho tiempo antes de que tenga que lidiar con datos duplicados o inexactos, lo que generará comunicaciones inconsistentes.

Falta de accesibilidad

Las hojas de cálculo no son particularmente aptas para dispositivos móviles. Eso dificulta que los representantes de ventas accedan y actualicen los datos de los clientes mientras están en movimiento, y puede afectar los resultados de las reuniones personales con los clientes.

Preocupaciones de seguridad

Más allá de proteger la hoja de cálculo de datos de sus clientes con una contraseña, Microsoft Excel no ofrece funciones de seguridad sólidas. No se puede hacer mucho para evitar el acceso no autorizado a datos confidenciales . Peor aún, si un empleado descarga el archivo en su computadora y deja su empresa, puede continuar usando sus datos de cliente .

Capacidades de análisis limitadas

Las notas y las hojas de cálculo pueden contener una gran cantidad de datos útiles sobre el comportamiento del cliente, el historial de compras, las solicitudes de servicio y más. Sin embargo, carecen de funciones analíticas sofisticadas para convertir los datos disponibles en información procesable.

Desafíos de escalabilidad

A medida que su base de clientes crezca, administrar los datos de los clientes en hojas de cálculo se convertirá en una pesadilla. Imagínese desplazarse por filas interminables para saber cuándo se contactó a un cliente potencial por última vez. O enviar un SMS de seguimiento al número de teléfono equivocado porque un representante de ventas olvidó actualizar los detalles. Ese tipo de ineficiencia puede provocar que los clientes potenciales se salgan del embudo.

Por qué el software CRM es mejor que las hojas de cálculo

¿Sabía que más de una cuarta parte de las PYMES que comenzaron a utilizar software CRM experimentaron un aumento significativo en los ingresos y el crecimiento de la empresa? Pero la mejora de los ingresos no es la única razón por la que debería utilizar el software CRM en lugar de Excel . Hay muchas razones por las que deberías utilizar un CRM en lugar de Excel .

Gestión de datos de clientes mejorada

Una plataforma CRM como Act! CRM ofrece un panel centralizado para recopilar, almacenar y administrar información del cliente. Crea una única fuente de verdad y los empleados de diferentes departamentos pueden aprovechar el intercambio de archivos y consultarlos antes de interactuar con los clientes. Si editan alguna información, los cambios se reflejan en tiempo real . Esto proporciona a todos una vista unificada y actualizada de cada cliente, elevando la experiencia del usuario . También acelera la toma de decisiones y simplifica los procesos de negocio .

¡Acto! incluso proporciona filtros de búsqueda avanzada para ayudar a los empleados a encontrar la información necesaria rápidamente. Esto facilita interacciones fluidas con los clientes y, en última instancia, mejora la experiencia de compra.

Además, las soluciones CRM con servicios en la nube hacen posible que varios miembros del equipo accedan y trabajen con los datos del cliente simultáneamente, independientemente de su ubicación. Esto los hace particularmente adecuados para equipos híbridos o remotos en comparación con los locales .

Una visión más profunda del ciclo de vida del cliente

Con una solución CRM, su conocimiento de los clientes no se limita a unos pocos campos como el nombre, el número de teléfono y la fecha de la última compra. En cambio, una plataforma como Act! le permite trazar el recorrido completo de un cliente potencial y le ayuda a comprender dónde se encuentra en el embudo de ventas.

Con esta información, puede adaptar sus esfuerzos de marketing y ventas para cada cliente potencial en lugar de seguir un enfoque estándar. También puede monitorear cómo se mueven los diferentes clientes potenciales a través del embudo de ventas e identificar puntos de fricción que los alejan.

Eficiencia mejorada con flujos de trabajo automatizados

Los sistemas CRM modernos vienen con un amplio espectro de capacidades de automatización . Por ejemplo, ¡Actúa! le permite configurar recordatorios y alertas automatizados. Incluso puede asignar tareas específicas a los representantes de ventas y dejar que el software les notifique automáticamente. Estas funciones resultan útiles para garantizar seguimientos oportunos y maximizar las conversiones .

Además, ¡Actúa! le permite configurar flujos de trabajo automatizados que se activan en función de acciones específicas del cliente. Por ejemplo, puede configurar un correo electrónico de bienvenida que se envíe automáticamente cuando un nuevo cliente potencial ingrese a su embudo. De manera similar, cuando un cliente completa su primera compra, puede enviar una encuesta por correo electrónico.

Estos flujos de trabajo automatizados eliminan la necesidad de realizar seguimientos manuales y ayudan a agilizar las operaciones . En cambio, los equipos de atención al cliente y ventas pueden centrarse en tareas más cruciales, como impulsar las tasas de retención y conversión.

Análisis e informes avanzados

Una solución CRM de vanguardia no solo almacena información del cliente. Le ayuda a analizar los datos disponibles y realizar un seguimiento de métricas cruciales, como el costo de adquisición de clientes (CAC), el valor de vida del cliente (CLV) y la puntuación de satisfacción del cliente (CSAT).

Con estas métricas al alcance de la mano, los equipos de marketing y ventas pueden tomar decisiones más informadas. Además, puede convertir estos conocimientos en informes significativos que resultan útiles para generar proyecciones de ingresos.

Acceso sobre la marcha

Muchas plataformas CRM, incluida Act!, ofrecen aplicaciones móviles que facilitan a los empleados el acceso a datos e información de los clientes dondequiera que estén.

La aplicación móvil de Act! (Android e iOS ) proporciona a los representantes de ventas información sobre la conducción y el destino. También pueden actualizar la información de un cliente en la aplicación, asegurando que otros miembros del equipo estén en la misma página. También es posible personalizar las notificaciones para mejorar la productividad de los representantes de ventas y crear equipos de alto rendimiento .

Beneficios adicionales

Las plataformas CRM ofrecen otros beneficios, que a menudo incluyen automatización y personalización del marketing integradas junto con una biblioteca de plantillas de correo electrónico , así como numerosas integraciones con herramientas de terceros. ¡Acto! Incluso utiliza medidas de seguridad sólidas, como cifrado y autenticación multifactor , para la protección de los datos de los clientes .

Cambiar de hojas de cálculo a CRM: consideraciones clave

Si bien el software CRM ofrece varios beneficios, es fundamental encontrar el que mejor se adapte a su pequeña empresa . No todas las plataformas CRM son iguales y la solución incorrecta puede generar más obstáculos de los que resuelve.

A continuación se ofrecen algunos consejos para identificar la plataforma CRM adecuada para la optimización de procesos y el crecimiento sin obstáculos de su negocio.

Describe tus necesidades y presupuesto

Las plataformas CRM ofrecen una amplia gama de funciones, desde flujos de trabajo automatizados y accesos directos hasta datos, gestión de procesos e informes. Sin embargo, es posible que su empresa no necesite todas las funciones que se ofrecen. Evalúe sus requisitos únicos y cree una lista de elementos imprescindibles. Luego, define un presupuesto realista basado en tus necesidades y busca CRM con precios en ese rango.

Comprobar compatibilidad

Independientemente de la plataforma CRM que seleccione, asegúrese de que sea compatible con su pila tecnológica existente. Busque integración con herramientas de uso común, como Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, aplicaciones de calendario y más. Además, comprueba si puede funcionar en tu sistema operativo como Windows o macOS .

Considere la curva de aprendizaje

Encontrar una solución CRM repleta de funciones es sólo la mitad del trabajo. También debe asegurarse de que sus empleados lo utilicen al máximo. Eso hace que sea crucial evaluar sus habilidades técnicas actuales y determinar si pueden utilizar el nuevo software CRM. Es posible que también deba implementar un programa de capacitación para garantizar un cambio fluido de hojas de cálculo a CRM.

¡Mejora tu juego de CRM con Act!

Almacenar los datos de los clientes en hojas de cálculo sólo permitirá a su pequeña empresa llegar hasta cierto punto. Si desea construir relaciones duraderas con los clientes y disparar el crecimiento de la empresa, utilice una solución poderosa como Act! no es negociable. Con funciones avanzadas como flujos de trabajo e informes automatizados, puede generar clientes potenciales de manera más efectiva y aumentar sus ventas.

¡Comience su prueba gratuita de 14 días para experimentar Act! y comprenda cómo puede impulsar sus esfuerzos de marketing y ventas.