Cómo administrar los riesgos: una guía para gerentes de proyectos

Cinco consejos efectivos para que los gerentes de proyectos reduzcan los riesgos y tengan una mayor tasa de éxito.

Como director de proyectos, ¿qué es lo primero que le viene a la mente cuando lee "riesgos de la gestión de proyectos"?

Si su objetivo es hacer que sus proyectos estén libres de errores, la frase "riesgos de la gestión de proyectos" puede parecer alarmante. Los riesgos vienen en todas las formas y tamaños, pero eso no significa que no pueda hacer nada al respecto. Un riesgo puede ser una oportunidad para perseguir o una amenaza para evitar, todo depende de cómo lo tomes.

La gestión de riesgos es esencial para el éxito de su proyecto. Pero, ¿cómo gestionar adecuadamente los riesgos? ¿Por dónde empiezas? ¿Cómo te aseguras de que tus proyectos no se descontrolen?

Para ayudarte, respondemos todas estas preguntas en este blog. También compartimos consejos prácticos para administrar los riesgos de manera adecuada y eficiente para que sus proyectos no se descarrilen.

¿Cómo impactan los riesgos en el éxito del proyecto?

El término “riesgo” se usa comúnmente en muchos aspectos de la vida. Cuando se trata de la gestión de proyectos, el riesgo se define como cualquier obstáculo o evento indeseable que afecta el objetivo del proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde un retraso en completar una tarea hasta un aumento de los costos.

Los riesgos impactan el éxito general del proyecto de muchas maneras:

• Aumentan las posibilidades de que algo salga mal y afecte negativamente el resultado del proyecto.
• Conducen a retrasos en la finalización del proyecto o, peor aún, a la cancelación total.
• Causan un aumento en los costos, lo que perjudica el resultado final del proyecto.

En resumen, los riesgos tienen el potencial de impactar negativamente en el éxito del proyecto; por lo tanto, deben ser tratados como tales. Por esa razón, la capacidad de gestionar los riesgos del proyecto se considera una habilidad esencial al contratar gerentes de proyectos.

Los riesgos afectan principalmente a los siguientes aspectos de un proyecto:

• Alcance: los riesgos conducen a cambios en el alcance del proyecto, lo que afecta el tiempo requerido para completar el proyecto.
• Cronograma: los riesgos retrasan el cronograma del proyecto, lo que afecta la fecha de finalización y el costo total del proyecto.
• Costo: los riesgos aumentan los costos asociados con el proyecto, lo que dificulta el presupuesto general del proyecto.
• Calidad: los riesgos afectan la calidad de los entregables del proyecto, lo que dificulta la reputación del proyecto.

1. Hacer de la identificación de riesgos una actividad de equipo

Cuando se trata de la gestión de riesgos del proyecto, una de las cosas más importantes que puede hacer es hacer de la identificación de riesgos una actividad de equipo. Al involucrar a todo su equipo, será más probable que identifique el riesgo potencial asociado con su proyecto.

Además, al involucrar a su equipo en el proceso de identificación de riesgos, obtendrá la aceptación de ellos para implementar estrategias de gestión de riesgos. Así es como puede hacer que la identificación de riesgos del proyecto sea una actividad de equipo:

• Haga que todos contribuyan con sus ideas durante las reuniones: Esto permitirá a su equipo generar ideas sobre diferentes escenarios de riesgo y proponer posibles soluciones. Durante estas sesiones de lluvia de ideas, pídales a los miembros del equipo que también informen los riesgos que encuentren fuera de las reuniones del equipo, durante las operaciones comerciales diarias.
• Asegúrese de que todos entiendan el proceso de gestión de riesgos: esto ayudará a garantizar que todos los miembros de su equipo estén en sintonía con respecto a cómo gestionar los riesgos.

Una vez que haya identificado los riesgos, trabaje con su equipo para desarrollar estrategias para mitigarlos o evitarlos. Esto puede implicar el desarrollo de planes de contingencia, la modificación del cronograma del proyecto o incluso la realización de cambios en el presupuesto del proyecto.

2. Determina tu tolerancia al riesgo

La tolerancia al riesgo es la cantidad de riesgo que los gerentes de proyectos están dispuestos a aceptar para lograr el objetivo del proyecto. Se refiere al nivel de incertidumbre que es aceptable y la cantidad de pérdida potencial que es tolerable.

Una forma de determinar la tolerancia al riesgo es mediante el uso de la función de gestión de riesgos de su software de gestión de proyectos. Esto le permitirá ingresar todos los riesgos asociados con su proyecto y luego identificar la probabilidad de cada uno. Puede utilizar el resultado para crear un plan de respuesta al riesgo.

Por ejemplo, si es poco probable que ocurra un riesgo pero tendría un impacto severo en un proyecto, es posible que desee tomar medidas para evitarlo. Por otro lado, si es más probable que ocurra un riesgo pero solo tendría un impacto menor, puede decidir aceptarlo.

La encuesta de usuarios de gestión de proyectos de 2021 de Capterra revela que el 43 % de los gestores de proyectos tienen funciones de gestión de riesgos en su software de gestión de proyectos y las utilizan de forma proactiva. (Consulte la metodología de la encuesta aquí).

3. Decidir qué riesgo gestionar

No todos los riesgos del proyecto pueden o deben gestionarse. Debe sopesar los posibles beneficios y costes de gestionar los riesgos frente a los posibles beneficios y costes de no gestionarlos. Una vez que haya identificado y evaluado los riesgos, decida sobre cuáles tomará medidas en función de su tolerancia al riesgo y los recursos disponibles con usted.

Puede decidir administrar todos los riesgos identificados o solo algunos de ellos. Por ejemplo, si tiene poca tolerancia, puede optar por abordar solo los riesgos más graves, es decir, los riesgos que representan una amenaza importante para el objetivo de su proyecto. Independientemente de los riesgos que elija administrar, asegúrese de tener un plan de mitigación de riesgos adecuado para abordarlos.

4. Desarrollar un plan para mitigar el riesgo

Una vez que haya decidido qué riesgos administrar, deberá desarrollar un plan de acción para evitar o abordar esos riesgos, así como establecer quién es responsable de cada tarea en el plan. El plan debe adaptarse a los riesgos específicos que enfrenta y los recursos disponibles para usted.

Además, es probable que su plan involucre una combinación de estrategias: desarrollar planes de contingencia, modificar el cronograma del proyecto y realizar cambios en el presupuesto del proyecto. También deberá establecer un proceso para monitorear y actualizar el plan a medida que avanza su proyecto.

La clave para crear un plan de gestión de riesgos sólido es aprovechar el software de gestión de proyectos adecuado con la funcionalidad de planificación de proyectos. El software ayuda a identificar los riesgos potenciales desde el principio, desarrolla las estrategias requeridas y mitiga las amenazas para evitar fallas en los proyectos.

5. Seguimiento del riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Una vez que haya desarrollado un plan de mitigación de riesgos, deberá realizar un seguimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto lo ayudará a identificar nuevos riesgos a medida que surjan, así como a determinar si los riesgos existentes están empeorando o mejorando.

El seguimiento de los riesgos incluye el seguimiento de los cambios en la gravedad o la probabilidad, así como el seguimiento del progreso de sus esfuerzos de mitigación y prevención. Puede hacerlo utilizando diversas herramientas y técnicas, como crear un registro de riesgos o realizar reuniones periódicas sobre riesgos.

Hablamos con Eric McGee, un ingeniero de redes sénior en TRG Datacenters que administra todos los proyectos relacionados con la ingeniería de redes y sistemas, sobre la importancia de tener un registro de riesgos y cómo lo usa para mejorar el monitoreo y la evaluación de riesgos.

Eric nos dijo que su enfoque principal para administrar los riesgos del proyecto es crear un registro de riesgos en el que él y su equipo anotan todos los peligros potenciales del proyecto. Dado que el registro de riesgos a menudo se presenta en forma de gráfico, con cada riesgo detallado y el nivel de prioridad, el impacto potencial y las acciones de mitigación sugeridas que se muestran claramente, se vuelve simple administrar los riesgos.

“Incluir información cualitativa y cuantitativa en un registro de riesgos hace que la evaluación y visualización de riesgos sea más completa”.

eric mcgee

Ingeniero Senior de Redes en TRG Datacenters

Tenga en cuenta estos factores al realizar un seguimiento de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto:

• ¿Qué necesita ser rastreado? Asegúrese de estar rastreando la información correcta para identificar cualquier riesgo nuevo o potencial.
• ¿Quién lo rastreará? Asigne a alguien para realizar un seguimiento de los riesgos para que sean monitoreados y abordados a tiempo.
• ¿Cuándo deberías rastrearlo? Realice un seguimiento de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para que pueda identificar riesgos nuevos o potenciales a medida que surjan.
• ¿Cómo debes rastrearlo? Defina el proceso de seguimiento para que todos sepan lo que se debe hacer.

Cree un sistema para informar nuevos riesgos a medida que surjan y comuníquelos a todos los interesados ​​​​del proyecto con regularidad. Realice revisiones periódicas de riesgos, actualice el registro de riesgos en consecuencia y establezca medidas de mitigación cuando sea necesario. Además, realice una revisión posterior al proyecto para aprender de los riesgos que se materializaron durante el proyecto.

Consejo adicional: aproveche los riesgos

Algunos riesgos, si se gestionan correctamente, pueden beneficiar a su proyecto. Estas se conocen como “oportunidades”. Una oportunidad es un riesgo positivo que, si se gestiona correctamente, puede conducir a un mejor resultado para el proyecto.

Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto puede presentar múltiples riesgos, pero también ofrece la oportunidad de ganar participación de mercado. Si gestiona bien el lanzamiento, su empresa puede aprovechar la oportunidad y mejorar su posición en el mercado.

¿Busca software de gestión de riesgos? Consulte la lista de Capterra de las mejores soluciones de software de gestión de riesgos. Además, mire este video para comprender los pros y los contras de usar un software de gestión de riesgos para seleccionar la herramienta adecuada.

Metodología de la encuesta

Capterra realizó la Encuesta de usuarios de gestión de proyectos en marzo de 2021 entre 422 gerentes de proyectos con sede en EE. UU., 367 de los cuales son usuarios de software de gestión de proyectos. Los encuestados calificados son responsables de la toma de decisiones o tienen una participación significativa en la gestión de proyectos del día a día en su organización. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.

Capterra realizó la Encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que administran proyectos en sus pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).