Cómo minimizar los errores en las hojas de tiempo

¿Con qué frecuencia se olvida de fichar la entrada o la salida cuando trabaja? Incluso si es un trabajador bien organizado, apostamos a que, en días particularmente ocupados, por lo general se le olvida completar una hoja de tiempo. Y este pequeño error puede afectar la precisión general de sus hojas de tiempo.

Para ayudarlo a comprender mejor el tema de los errores en las hojas de tiempo, le mostraremos los casos más comunes que pueden ocurrir en un lugar de trabajo. Más importante aún, le mostraremos cómo minimizar los errores en las hojas de tiempo.

Hojas de tiempo en papel vs. digitales

Antes de profundizar en los conceptos básicos de los errores en las hojas de horas, primero aclaremos la diferencia entre las hojas de horas en papel y las digitales.

Cuando se utilizan hojas de tiempo en papel, los empleados deben ingresar sus horas de trabajo manualmente. Luego, entregan una hoja de asistencia a un supervisor o gerente en forma diaria, semanal, quincenal o mensual. Las hojas de tiempo en papel generalmente incluyen detalles como:

• hora de inicio,
• hora de finalización,
• pausas para el almuerzo,
• horas extras.

Una vez que los trabajadores han terminado de completar las hojas de tiempo, depende de sus gerentes calcular el total de horas trabajadas. Además, algunas hojas de tiempo contienen categorías como tiempo de vacaciones, licencia por enfermedad y otras.

Por otro lado, las hojas de tiempo digitales facilitan mucho el proceso de seguimiento de las horas de trabajo. Los empleados pueden ingresar sus horas manualmente al final del día o realizar un seguimiento del tiempo con un temporizador mientras trabajan. Luego, una hoja de tiempo digital calculará automáticamente el total de horas de trabajo por día, semana, mes o año. Luego, los gerentes o supervisores pueden analizar el tiempo que los empleados han registrado. Otra característica conveniente es que los trabajadores pueden llevar un registro de las horas facturables y no facturables de un proyecto.

Entonces, ¿cuáles son los beneficios clave de usar una hoja de tiempo de cualquier tipo? Además de registrar el tiempo, las hojas de tiempo lo ayudan a:

• Realice un seguimiento de la asistencia y las horas extra, pero también brinde una mejor idea de cuánto se debe pagar a los empleados.
• Esté atento a sus proyectos para saber con certeza cuántas horas ha trabajado en proyectos particulares. Así, sabrás cuánto necesitas cobrar a tus clientes. Además, las hojas de horas le permitirán hacer mejores presupuestos de proyectos.
• Siga los estándares y el cumplimiento de la industria, como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA).

¿Cuáles son los errores más comunes en la hoja de tiempo?

Incluso cuando esté familiarizado con las hojas de tiempo y cómo completarlas, es posible que cometa errores. Y eso está perfectamente bien. Pero, aquí hay una cosa, una vez que pueda reconocer los errores más comunes de la hoja de tiempo, será menos probable que se equivoque con sus hojas de tiempo.

errores tipográficos

Cuando se trata de hojas de tiempo en papel, los empleados tienen que completarlas manualmente. Más tarde, los gerentes revisan estas hojas de tiempo y analizan los datos. Entonces, como puede adivinar, si un empleado tiene una letra ilegible, los gerentes o supervisores pueden malinterpretar algunos números. Por ejemplo, el número 1 puede parecerse al número 4, etc. Eso nos lleva a nuestro siguiente error.

Errores de cálculo

Si los gerentes malinterpretan partes particulares de una hoja de tiempo, no podrán calcular correctamente el total de horas trabajadas. Además de cometer errores debido a una escritura ilegible, otros tipos de errores de cálculo son invertir números y agregar números incorrectos.

¿Qué significa en la práctica? Si los gerentes calculan mal, los empleados no obtendrán una cantidad adecuada de dinero por el total de horas trabajadas. Por lo tanto, los trabajadores serán mal pagados o sobre pagados.

Además, los errores de cálculo también pueden afectar a los clientes. He aquí por qué: tener hojas de tiempo precisas implica que su empresa también puede crear facturas precisas para los clientes. Por el contrario, las hojas de horas inexactas solo darán como resultado facturas inexactas.

robo de tiempo

El robo de tiempo ocurre cuando a los empleados se les paga por las horas que no han trabajado. Este error en la hoja de tiempo puede manifestarse de varias maneras:

• los trabajadores toman descansos prolongados
• los trabajadores registran la entrada o la salida en nombre de sus colegas (marcador de amigos)
• los trabajadores dedican su tiempo a actividades personales (navegar en redes sociales, sitios web, etc.)
• los trabajadores se olvidan de fichar la entrada o la salida cuando trabajan.

Hablando de golpes de amigos, este tipo de robo de tiempo cuesta a las empresas $ 50 mil millones por año, según la encuesta Statistic Brain.

Cuando se trata de empleados olvidadizos, vale la pena mencionar que hay trabajadores que no registran sus horas de trabajo sin querer . Por ejemplo, cuando los empleados tienen mucho en su plato a lo largo del día, por lo que completar una hoja de tiempo simplemente se les escapa de la memoria. Por otro lado, algunos trabajadores deliberadamente mantienen su registro de tiempo activo incluso cuando han terminado su trabajo. Entonces, cuando los empleados olvidan intencionalmente cerrar sesión, lo hacen para obtener más horas trabajadas (aunque en realidad no hayan trabajado tantas horas). Qué comportamiento tan turbio, ¿verdad?

robo de salario

Mientras que el robo de tiempo es un fracaso del empleado, el robo de salario es siempre un error del empleador. Este error en la hoja de tiempo ocurre cuando los empleadores pagan menos a sus empleados. Por lo tanto, los empleadores violan las normas de la Ley de normas laborales justas (FLSA).

Hay varios tipos de robo de salarios, como cuando un empleador:

• no da a los trabajadores sus cheques de pago
• paga a sus empleados menos del salario mínimo
• no paga las horas extras de los empleados o el trabajo fuera de horario.

Hojas de horas dañadas

Este tipo de error puede ocurrir solo si usa una hoja de tiempo en papel. Como puede imaginar, si mantiene sus hojas de tiempo por todo el escritorio, es probable que derrame agua o café por accidente. Por lo tanto, dichas hojas de tiempo se dañarán, por lo que deberá volver a escribir sus horas de trabajo. Además, su gerente deberá volver a calcular todos los datos.

Aparte de estos daños, las hojas de horas físicas pueden perderse fácilmente entre otros documentos de trabajo.

¿Cómo minimizar los errores en la hoja de tiempo?

No importa si usa hojas de tiempo en papel o digitales, lo más probable es que esté lidiando con algunos errores que mencionamos anteriormente. Para ayudarte a minimizar estos errores, te traemos algunos consejos prácticos.

Establecer un sistema de seguimiento de tiempo transparente

Los empleadores y gerentes deben establecer un sistema claro de seguimiento del tiempo y asegurarse de que todos los empleados entiendan estas reglas. Por lo tanto, los trabajadores sabrán exactamente cómo registrar sus horas, lo que disminuirá los errores en las hojas de horas.

Las pautas de seguimiento del tiempo deben incluir estas categorías:

• Métodos de registro del tiempo . ¿Cómo quiere que sus empleados registren sus horas de trabajo? Por ejemplo, agregando manualmente su tiempo en una hoja de tiempo en papel una vez al día o a la semana. O bien, mediante el uso de una hoja de tiempo digital. Si los trabajadores tienen algún problema o inquietud con respecto al sistema de seguimiento de tiempo, asegúrese de resolver estos problemas. Proporcione a los empleados todos los detalles sobre cómo usar las hojas de tiempo correctamente y dónde almacenarlas de manera segura, si opta por las hojas de tiempo en papel.
• Seguimiento de descansos . En algunas empresas es obligatorio hacer un seguimiento de los descansos durante el día, mientras que otras firmas se saltan esta parte. Si su empresa exige que los empleados registren sus descansos programados, infórmeles cómo ingresar a este segmento. Además, si usted, como empleador, tolera las entradas tempranas o tardías, notifique también a sus trabajadores sobre esta regla.
• Seguimiento de horas extras. Si su empresa permite que los empleados trabajen horas extras, asegúrese de informar a los trabajadores. Además, defina situaciones en las que se otorgan horas extras e informe a sus trabajadores cómo registrar estas horas extras. Así, evitarás cualquier riesgo de robo de salario.

Otro consejo valioso aquí es crear un documento que contenga toda la información esencial sobre el sistema de seguimiento de tiempo. Luego, comparta este documento con todos los empleados o guárdelo en la página wiki de su empresa.

Tener una política clara de robo de tiempo

La forma más conveniente de prevenir el robo de tiempo en su empresa es establecer la política oficial de robo de tiempo de la empresa. Asegúrese de incluir:

• ejemplos de comportamiento que cuenta como robo de tiempo,
• las consecuencias que los empleados están a punto de experimentar si infringen estas normas.

Los gerentes también deben explicar lo que no cuenta como robo de tiempo. Por ejemplo, recuerde a los empleados que tienen derecho a tomar descansos durante el día. Por supuesto, los trabajadores deben obedecer las reglas de la empresa sobre los descansos y su duración.

Cuando se trata de robo de tiempo, se trata de fomentar la honestidad entre los empleados y el personal. Si los trabajadores se sienten confiables y apreciados, es más probable que realicen su trabajo lo mejor que puedan. Por lo tanto, no intentarán engañar al reloj.

Usar plantillas de parte de horas

En lugar de preocuparse por organizar y completar categorías vitales de sus hojas de tiempo todos los días, puede probar las plantillas de hojas de tiempo. Existen diversos tipos de plantillas, tales como:

• mensual y quincenal
• semanal y quincenal
• parte de horas diarias por hora y diarias del supervisor
• hoja de tiempo del proyecto.

Entonces, por ejemplo, si usted es un empleador y les paga a sus trabajadores una vez por semana, puede usar la hoja de tiempo semanal. En ese caso, los empleados deben anotar sus horas de inicio y finalización, así como la hora del almuerzo. También hay columnas para agregar tiempo de vacaciones y licencia por enfermedad. Además, los supervisores pueden calcular las horas regulares y extras de los empleados para obtener el total de horas trabajadas.

Fuente: Plantillas imprimibles gratuitas de hojas de tiempo de Clockify

Si prefiere hojas de tiempo en papel, simplemente imprima estas plantillas en PDF y anote los datos. Alternativamente, si es gerente y desea revisar el trabajo de sus empleados, aconseje a sus trabajadores que registren sus horas en Hojas de cálculo de Google o en los formularios de Documentos de Google de estas plantillas y luego compártalas con usted.

Las plantillas de parte de horas son particularmente útiles si comete errores de cálculo con frecuencia. Para resolver este problema, asegúrese de utilizar la versión de Google Sheets de las plantillas. Por lo tanto, podrá mejorar sus habilidades de cálculo.

Revise las hojas de tiempo antes de enviarlas

Los empleadores y gerentes deben dar a sus empleados la oportunidad de revisar las hojas de tiempo antes de enviarlas a sus superiores. Esa es la mejor manera para que los trabajadores noten los errores desde el principio y los corrijan antes de que causen más problemas. Como ya explicamos, enviar las hojas de tiempo correctas garantiza el pago adecuado y reduce el riesgo de robo de tiempo y salario.

Llenar hojas de tiempo todos los días

Tal vez tenga la costumbre de registrar sus horas de trabajo para toda la semana el viernes. Pero, ¿estás seguro de que recordarás cada una de las tareas en las que has trabajado durante la semana? De lo contrario, tendrá algunas lagunas en su cronograma semanal.

Para evitar tales errores, considere completar su hoja de tiempo todos los días. por que es tan importante? Bueno, según la investigación de AffinityLive, los empleados que manejan sus hojas de tiempo una vez al día son más precisos en el mantenimiento de registros en comparación con los trabajadores que completan las hojas de tiempo una vez por semana.

Ahora, si le preocupa olvidarse de registrar sus horas de trabajo todos los días, tenemos dos excelentes soluciones para usted:

• Invitación de calendario. Agregue una invitación de calendario a la misma hora todos los días, digamos, los últimos 30 minutos de su jornada laboral. Luego dedique un par de minutos a ingresar los datos en su hoja de tiempo. Además, los gerentes pueden hacer invitaciones semanales para todos los miembros del equipo. Mejor aún, los líderes pueden llamar a estas invitaciones "Revisión de la hoja de tiempo", lo que será un recordatorio perfecto para revisar sus hojas de tiempo una vez por semana.
• Recordatorio de Clockify. Si opta por una hoja de tiempo digital como Clockify, asegúrese de probar un recordatorio de hoja de tiempo. En primer lugar, deberá establecer el número objetivo de horas (por día, semana o mes) que el equipo debe realizar el seguimiento. Luego, elija si el recordatorio se enviará si alguien registra más o menos horas de las previstas. La persona que no haya rastreado el número objetivo de horas recibirá un correo electrónico de Clockify con este aspecto.

Fuente: Objetivos y recordatorios en Clockify

Se dará cuenta de que completar sus hojas de tiempo todos los días pronto se convertirá en su nueva rutina.

Conclusión

Cometer errores al completar las hojas de tiempo puede ocurrir con bastante frecuencia. Para evitar errores en las hojas de tiempo, como el robo de horas y salarios, los empleadores o gerentes deben establecer el sistema oficial de seguimiento de horas y la política de robo de horas de la empresa. En cuanto a los empleados, deben revisar cuidadosamente sus hojas de tiempo antes de enviarlas a sus superiores. Esa es la mejor manera de detectar errores desde el principio. Finalmente, el uso de plantillas de hojas de tiempo puede ser útil para cualquier persona, ya que estas plantillas reducen el riesgo de errores de cálculo.