Migración de automatización de marketing: cómo cambiar de plataforma con facilidad

Migrar a una nueva plataforma de automatización de marketing puede resultar intimidante. Incluso si está 100% seguro de la necesidad de un cambio, es crucial asegurarse de que el proceso de migración vaya bien. Después de todo, no importa qué sistema de automatización de marketing esté utilizando actualmente, querrá mantener sus registros de contactos, listas y contenido, y asegurarse de que los programas que está ejecutando no se detengan bruscamente. Utilice este artículo como guía para una transición fluida hacia la migración a la automatización del marketing.

Reúna activos críticos para la migración a la automatización del marketing

Una migración exitosa comienza con la recopilación de sus activos críticos. Haga un inventario de qué activos necesita migrar a la nueva plataforma y qué activos dejará de utilizar. Al crear su lista, considere lo siguiente:

1. Haga un inventario de las plantillas . ¿Qué plantillas utiliza actualmente en su programa de automatización de marketing? ¿Utilizas plantillas de correo electrónico? ¿Plantillas de página de destino? Haga una lista de todas las plantillas que deben migrar a la nueva plataforma e incluya capturas de pantalla y elementos de diseño siempre que sea posible.
2. Evalúe sus programas de crianza existentes . ¿Qué programas automatizados tiene implementados y qué programas migrará al nuevo sistema? Reúna todos los activos relevantes que deben migrar para continuar con sus programas de crianza existentes.
3. Reúna recursos e imágenes de medios . Una de las mayores fuentes de problemas de migración es asegurarse de que su contenido de marketing también llegue. Desde archivos PDF de libros electrónicos hasta logotipos, íconos e incluso imágenes de archivo, una de las mejores formas de garantizar una migración fluida a su nueva plataforma de automatización de marketing es asegurarse de inventariarlo y organizarlo todo.
   • Consejo profesional: cree un inventario completo de recursos multimedia y visuales con una hoja de Google y guarde los recursos en un sistema organizado de carpetas usando Google Drive, con los nombres de archivo apropiados. En ese momento, quienquiera que le ayude a migrar tendrá una excelente fuente de información sobre qué trasladar y dónde está.
4. Haga referencia a los requisitos de marca existentes . La mayoría de los departamentos de marketing establecidos tienen pautas estrictas de marca y es importante mantener esas pautas al frente y al centro a medida que migra y recrea activos en el nuevo sistema de automatización de marketing.
5. Crea una lista de integraciones . ¿Qué integraciones se necesitan en el nuevo sistema? Primero, haga una lista de la pila de tecnología existente. Una de las integraciones más importantes es con su herramienta CRM.

Proceso y soporte de migración de automatización de marketing

Mientras busca un socio de automatización de marketing, pregunte sobre el proceso de recreación de activos en el nuevo sistema. Este proceso debe ser sencillo para que su equipo pueda recrear rápidamente los activos relevantes. Solicite a su nuevo proveedor de automatización de marketing una demostración del proceso de recreación para comprender la facilidad de uso y cómo puede incorporar sus activos a la nueva plataforma de automatización de marketing.

Además, piense en cómo organizará los activos. Cree carpetas para cada tipo de activo y luego descargue todos los archivos relevantes a una carpeta específica mediante un archivo zip. Este proceso hace que sea más rápido y fácil agrupar activos relevantes. Por último, considere la posibilidad de asignar nombres a los archivos durante la migración. A medida que pasa el tiempo, el personal de marketing puede ir y venir, y es importante que los nuevos miembros del equipo puedan encontrar los archivos que necesitan mediante la organización y el nombre adecuados.

Identifique contactos y listas para migrar la automatización del marketing

Tiene un inventario de activos que deben migrar al nuevo sistema. Ahora debes considerar cómo migrarán tus contactos y listas. Desafortunadamente, muchas organizaciones cometen el error de intentar extraer listas de su CRM ya segmentado. Aunque este proceso funciona, existe un método más eficaz para ahorrar tiempo y mejorar la integridad de los datos.

Intente crear una lista de todos los contactos que no esté segmentada en su CRM. Luego puede incorporar esta lista única a la nueva herramienta de automatización de marketing y segmentar a las personas utilizando la nueva herramienta. Esto simplifica las cosas y le brinda la valiosa oportunidad de limpiar los datos. Las bases de datos existentes pueden tener contactos duplicados, lo que genera ineficiencias en sus programas de marketing. La migración es el momento perfecto para limpiar estos datos duplicados.

Un último consejo para identificar los contactos que se van a migrar es recopilar una lista de opciones de exclusión voluntaria. Puede descargar estos datos desde su plataforma existente para no contactar inadvertidamente a personas que previamente solicitaron darse de baja. Esto no solo le permitirá cumplir con importantes regulaciones, sino que también le ayudará a contactar sólo a los destinatarios que estén interesados ​​en recibir sus mensajes.

Prevenga desafíos futuros localizando tempranamente a las partes interesadas

Uno de los pasos más importantes para una migración fluida es identificar a las partes interesadas en las primeras etapas del proceso de migración. Ubique "campeones" en departamentos críticos (que generalmente incluyen ventas y TI, además de marketing) para ayudar a mantener su proyecto en movimiento.

Configurar los requisitos técnicos puede resultar frustrante sin el soporte de TI. Programe una reunión inicial con los departamentos pertinentes y encuentre las personas de contacto adecuadas en cada área para ayudar con la migración. Por ejemplo, necesita ponerse en contacto con el administrador de Salesforce y el administrador de CRM de su empresa para garantizar que la integración con su nueva plataforma de automatización de marketing se realice sin problemas.

Además, identifique quién tiene permiso internamente para completar tareas relacionadas con el sitio web, como implementar el seguimiento de balizas. Por ejemplo, un departamento de marketing puede tener un miembro del equipo capacitado internamente para completar esta tarea, pero la responsabilidad suele residir en TI. En ocasiones, los especialistas en marketing necesitan navegar por varias capas de TI para completar el seguimiento de balizas. Identificar temprano a la persona y los procesos adecuados ayuda a generar el tiempo de entrega adecuado para completar las tareas y mantener sus proyectos a tiempo.

Evitar errores comunes en la migración de la automatización del marketing

Los especialistas en marketing suelen retrasar la migración debido a preocupaciones sobre el proceso, pero la buena noticia es que la migración puede ser sencilla y sin problemas con un buen socio. Un componente fundamental es un equipo de incorporación experimentado que comprenda los problemas comunes de la migración y cómo evitarlos. Los problemas comunes incluyen:

• Llevar tarde a la fiesta a la persona de contacto de CRM. La integración de CRM es un problema común para los especialistas en marketing durante la migración, pero no tiene por qué ser un desafío. En su lugar, informe a su contacto de tecnología de la información de CRM con anticipación, de modo que si encuentra algún desafío, pueda superarlo rápidamente.
• Hacer demasiado y demasiado rápido. Un enfoque probado y verdadero que adoptan los expertos en automatización de marketing avanza en fases. Su equipo de incorporación debe hablar sobre sus objetivos más importantes y guiarlo para alcanzarlos mediante un enfoque estratégico y por fases.
• No contar con el apoyo adecuado. Durante las primeras semanas de la migración, se necesita un equipo de formación dedicado. Este equipo debe dedicar tiempo a conocer sus objetivos y ayudar a trazar un camino claro para alcanzarlos rápidamente.

Mida sus resultados a lo largo del camino para que pueda iterar según sea necesario y aprovechar al máximo su nueva solución. Por ejemplo, la mayoría de los especialistas en marketing (61%) identifican la generación de leads como un objetivo principal. Entonces, si su objetivo es la generación de leads y ha generado 1000 nuevos leads después de la migración a la automatización del marketing, probablemente esté en el objetivo. De lo contrario, a menudo puedes realizar pequeños cambios para mejorar los resultados y un buen socio puede apoyarte en el camino.

Finalmente, recuerda probar, probar, probar. El riesgo de error existe con cualquier herramienta, por eso el proceso de prueba es tan importante. Cada equipo utiliza la automatización de marketing de manera diferente según sus objetivos. Pruebe los códigos de seguimiento y preste especial atención al formato del correo electrónico. Por ejemplo, si envía correos electrónicos, asegúrese de que el formato sea coherente en los diferentes clientes de correo electrónico. Las pruebas garantizarán que evite el estrés potencial y la pérdida de tiempo asociados con corregir errores y lidiar con posibles consecuencias.

Reunir el equipo para una migración infalible a la automatización del marketing

No todas las rutas de automatización del marketing son iguales. El soporte es una variable enorme para garantizar un proceso de migración sencillo. Una pregunta fundamental que debe hacerse al buscar una nueva solución es "¿Qué sucede después ¿Compro la solución? La respuesta debe centrarse en conectarlo con recursos sólidos de migración, incorporación y capacitación para garantizar su éxito.

La capacitación debe incluir varias sesiones individuales que se centren en sus objetivos inmediatos y en cómo obtener valor de la nueva herramienta rápidamente. Además, necesita recursos, como seminarios web y capacitación bajo demanda, que continuarán guiándolo a lo largo de su viaje. Esto garantizará que pueda realizar la transición a la nueva herramienta fácilmente y comenzar a experimentar resultados más rápido.

Aumento del rendimiento en todo el embudo de ventas.

Migrar a una nueva herramienta de automatización de marketing puede ayudarle a captar más clientes potenciales y devolverle un recurso valioso: el tiempo.

Durante la migración, tiene la oportunidad de evaluar sus programas existentes y determinar qué funciona y qué no. En cierto sentido, es un momento de “limpiar la casa”. Puede seleccionar estratégicamente los mejores programas para incorporar a la nueva solución, limpiar sus datos existentes y garantizar que se logre la integridad de los datos.

Además, migrar a una nueva solución brinda la oportunidad de aumentar el rendimiento en cada paso del embudo de ventas. Aumente las tasas de conversión y la participación del cliente, y cuide a los clientes en cada etapa de su recorrido. El resultado es que los clientes experimentarán interacciones más relevantes y construirán relaciones más sólidas y significativas con su empresa.