¿Qué es Microsoft Teams? Cómo usar, precios y más

Muchos equipos están trabajando de forma remota debido a COVID-19; ¡Los equipos se ven obligados a usar herramientas virtuales para la comunicación, como Microsoft Teams, para colaborar de manera efectiva!

Aunque Microsoft Teams es una herramienta eficaz, ¡también es difícil de navegar!

En este artículo, exploraremos cómo puede usar las características y funciones clave de Microsoft Teams para usar el programa como un profesional. Comenzaremos aprendiendo los conceptos básicos del uso de Microsoft Teams.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un servicio de colaboración en equipo basado en la nube que forma parte de Microsoft 365. Las capacidades principales de Microsoft Teams incluyen mensajería empresarial y videollamadas, así como llamadas y uso compartido de archivos. Como resultado, empresas de todos los tamaños pueden hacer uso de Teams.

Los equipos son la principal oferta de comunicación unificada (UC) basada en la nube de Microsoft. Compite con productos similares, incluidos Slack, Cisco Webex y Google Workspace. Como aplicación de comunicaciones para empresas, Teams permite que los trabajadores locales y remotos trabajen juntos en contenido casi en tiempo real y en varios dispositivos, como computadoras portátiles y dispositivos móviles. Además, Microsoft Teams se integra con otras aplicaciones empresariales de Microsoft, como Exchange, PowerPoint y SharePoint.

Microsoft Teams es especialmente útil para la colaboración remota, ya que mantiene en contacto y comunicándose a los equipos que son trabajadores dispersos. La epidemia de COVID-19 obligó a las empresas de todo el mundo a adoptar ampliamente Microsoft Teams y otro software de colaboración como plataforma de comunicación para facilitar el trabajo remoto.

Microsoft Teams generalmente se implementa en todas las organizaciones, no solo dentro de departamentos corporativos específicos. En algunos casos, Teams puede reemplazar el correo electrónico en la comunicación interna dentro de la empresa entre los empleados.

Las funciones de Microsoft Teams lo distinguen de otros programas de colaboración.

Canales y Equipos. Los equipos se componen de canales. Los canales son foros de discusión para los compañeros de equipo.

Conversaciones dentro de equipos y canales. Los miembros del equipo pueden unirse y ver varias conversaciones en el canal General. También pueden utilizar la función @ para conectar a otros a conversaciones en diferentes canales, como Slack.

Función de chat. La función básica de chat se encuentra típicamente en la mayoría de las aplicaciones de colaboración y se puede usar entre grupos, equipos e incluso individuos.

Almacenamiento de documentos dentro de SharePoint. Cada equipo que utilice Microsoft Teams tendrá un sitio web dentro de SharePoint Online que incluye la carpeta predeterminada para las bibliotecas de documentos. Los archivos compartidos en todas las conversaciones se guardarán automáticamente en la carpeta. Las opciones de seguridad y permisos se pueden personalizar para adaptarse a los datos confidenciales.

Videollamadas en línea, así como compartir pantalla. Disfrute de videollamadas fluidas y rápidas con empleados que trabajan dentro de su empresa o clientes fuera de su empresa. Las funciones de videollamadas son una gran característica para incluir en la plataforma para la colaboración. También puede beneficiarse del uso compartido de escritorio fácil y rápido para soporte técnico y colaboración multiusuario en tiempo real.

Reuniones en línea. Esta característica puede mejorar su comunicación en reuniones de toda la empresa e incluso capacitar a través de reuniones en línea, que pueden acomodar hasta 10,000 participantes. Las reuniones en línea pueden adaptarse a cualquier persona que esté fuera o dentro de una empresa. La función también viene con una ayuda para el software de programación y toma de notas, así como para cargar archivos y enviar mensajes de chat durante la reunión.

Conferencias de audio. Esta es una característica que no puede encontrar en la mayoría de las plataformas de colaboración. Con una conferencia de audio, es posible unirse a la conferencia en línea por teléfono. Con un número de acceso que cubre miles de ubicaciones, los usuarios que viajan pueden unirse sin acceso a Internet. Es importante tener en cuenta que esto requerirá una licencia adicional.

Precios y planes de los equipos de Microsoft

Empecemos con lo básico. MS Teams es un programa que variará en precio según el uso. El costo de MS Teams también puede cambiar de un año a otro y se actualiza regularmente. El costo de MS Teams está incluido en el precio de Office 365 en niveles superiores. Por lo tanto, puede descargar MS Teams de forma independiente, pero si decide comprarlo, normalmente comprará la opción de Microsoft 365 Business Basic o Microsoft 365 Business Basic. Hay una variedad de niveles de precios.

• Libre. En la versión gratuita, se pueden programar reuniones con hasta 100 personas; sin embargo, no puede acceder a las grabaciones de las reuniones. Hay muchas características para la colaboración y el chat, pero no hay aplicaciones de productividad, servicios, seguridad ni opciones de cumplimiento. Esta es una excelente opción cuando se necesitan funciones básicas de colaboración y comunicación. Las empresas más pequeñas generalmente solo requieren la edición básica de MS Teams, pero hay tantos beneficios significativamente mejorados de Office 365 que comprarlo puede ser más beneficioso.
• Microsoft 365 Business Basic: $5.00 por usuario al mes . Puede tener reuniones que pueden tener hasta 300 personas. El servicio viene con capacidades de chat y colaboración; sin embargo, no hay servicios, aplicaciones de productividad, opciones de seguridad y cumplimiento ni herramientas de administración. Por lo tanto, no hay características avanzadas aparte del resto de características de la suite Office 365.
• Microsoft 365 Business Standard: en esto, puede aprovechar las aplicaciones y servicios de productividad. Esto incluye alojamiento de correo de Exchange y almacenamiento personal para archivos, versiones de escritorio y reservas de Microsoft. Te costará 12,5 $ al mes.
• Office 360 ​​E3: Puedes tener reuniones con hasta 10 000 personas y tener hasta 500 000 usuarios. Se puede acceder a las funciones de seguridad, cumplimiento, soporte y administración. La mayoría de las empresas no requerirán este nivel de soporte y funcionalidad, pero las empresas más grandes a menudo sí lo requieren. Te costará 20$ al mes.

• Licencias complementarias: hay varias otras licencias para usar funciones específicas de Microsoft Teams y brindarle más flexibilidad. Las conferencias de audio, los números gratuitos, las salas de llamadas y los planes de comunicación avanzada están disponibles para empresas de cualquier tamaño. Haga clic aquí para ver la lista completa y otros.

Cómo usar los equipos de Microsoft

La conclusión es que, al final, Microsoft Teams tiene que ver con la colaboración.

Los escenarios en los que es más probable que gane con el uso de Teams son la colaboración en un departamento, grupo o proyecto o con personas que no forman parte de su empresa. ¿Cuáles son las mejores formas de organizar Teams para manejar estos escenarios?

Equipos de Microsoft utilizados por departamentos

Cada departamento dentro de la empresa (por ejemplo, marketing y recursos humanos) puede tener su propio grupo asignado dentro de Teams.

También puede crear canales para cada tema de colaboración.

Ejemplos: Plantillas y procedimientos . Los miembros del equipo colaboran y comparten su experiencia en documentos, todo en este canal.

La mayor parte de nuestra colaboración se realiza a través de canales para los miembros del equipo.

Microsoft Teams para la gestión de proyectos

Puede formar un equipo completamente nuevo para cada uno de sus clientes, y cada tarea o proyecto en el que trabaja asignado a un cliente recibe un canal individual.

Los canales son el lugar donde se completa el trabajo y pueden ser un método fantástico para facilitar las conversaciones sobre proyectos y flujos de trabajo particulares. Es posible crear hasta 200 canales públicos y 30 canales privados a lo largo de la existencia de un equipo. La cantidad de canales incluye los canales que crea y luego elimina.

Para determinar si el canal es público o privado, tenga en cuenta la sensibilidad del sujeto en torno a la disposición del canal.

Por ejemplo, puede que le guste que el canal Lluvia de ideas permanezca abierto para garantizar que todos los miembros del equipo puedan contribuir siempre que estén pensando en algo o en una idea. Al mismo tiempo, es posible que desee restringir el acceso a su canal de presupuesto para seleccionar solo a los miembros del equipo que necesitan estar informados.

Se crea una carpeta adicional dentro de la biblioteca de documentos de SharePoint si crea un canal. Todo lo relacionado con el proyecto ahora está ubicado centralmente en SharePoint, lo que permite que cualquiera pueda trabajar con SharePoint y Teams.

Tenga en cuenta que la elección es buena. A la gente le gusta trabajar como le gustaría trabajar. Por lo tanto, intentamos facilitarles la vida brindando una opción para Teams dentro del menú Inicio rápido de SharePoint. El inicio rápido le permite conectarse a una URL; es decir, puede ir a Teams y encontrar la URL del canal general:

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo insertar vínculos debajo de los encabezados comunes de Inicio rápido, consulte la sección sobre cómo agregar hipervínculos en Inicio rápido en Microsoft Docs.

Todos los miembros del equipo pueden moverse rápidamente entre Teamwork y SharePoint. Actualmente, hay un límite de 100 canales para cada Equipo. Esto debería ser suficiente por un tiempo; sin embargo, siempre hay algunas excepciones.

Use Microsoft Teams en reuniones de video y voz

Las conferencias de audio y video son una parte cada vez mayor de Teams que ha reemplazado a la popular aplicación Skype for Business Online de Microsoft.

Este fue particularmente el caso después de la epidemia, ya que las empresas se apresuraron a hacer posibles las reuniones virtuales entre empleados remotos. Microsoft había informado un aumento del 1000 % en las reuniones que usaban video cuando las empresas cerraban sus puertas y enviaban a los empleados a casa. También informaron un aumento dramático en los usuarios activos diarios de Teams, entre 32 millones de usuarios a principios de marzo y 75 millones a fines de abril.

Para aprovechar el cambio rápido en el entorno de trabajo y aliviar la fatiga de las videoconferencias, Microsoft se apresuró a agregar nuevas funciones para mejorar la capacidad de trabajar de forma remota, incluidas las videollamadas como la función principal.

Uno de los avances más significativos fue el lanzamiento del modo Juntos en el verano de este año. Crea un entorno virtual como una sala de conferencias o un café, redimensionando las transmisiones de video de los usuarios y colocando las imágenes en un entorno más auténtico (como mínimo, en comparación con los cuadrados al estilo de Brady Bunch ) para crear un espacio más compartido propicio para las conversaciones. Microsoft presentó más de estas escenas y diseños personalizados durante septiembre.

Para reducir las distracciones, ahora está disponible la supresión de ruido en tiempo real. Utiliza algoritmos de aprendizaje profundo para bloquear el ruido de fondo y solo retiene la señal del habla.

Los equipos también ofrecen funciones básicas de videollamadas, incluidos fondos personalizados, grabación de pantallas compartidas y subtítulos en vivo. Otra característica muy buscada: se espera que las salas de descanso estén disponibles a fines de 2020.

Además de las videoconferencias para grupos, los usuarios pueden usar Teams para transmitir eventos de toda la empresa y videos en vivo que pueden usar hasta 10 000 trabajadores (o 20 000 usando un complemento de licencia de Advanced Communications).

Las funciones de llamadas de audio incluyen colas de llamadas de correo de voz en la nube, colas de llamadas, enrutamiento directo a los proveedores de telecomunicaciones actuales, así como la conferencia de audio.

Obtenga servicios ilimitados de diseño gráfico y de video en RemotePik, reserve su prueba gratuita

Para mantenerse actualizado con las últimas noticias de comercio electrónico y Amazon, suscríbase a nuestro boletín en www.cruxfinder.com