Dominar la previsión de ventas: guía para predecir con precisión las ventas futuras

Si bien el futuro de los ingresos puede no ser tan predecible como la salida y puesta diaria del sol, el arte y la ciencia de la previsión de ventas pueden acercarlo sorprendentemente. La previsión de ventas, cuando se hace con precisión, puede proporcionar una visión casi clarividente de los ingresos por ventas futuros.

Ser capaz de predecir con precisión las ventas futuras le brinda el poder de asignar recursos de manera eficiente, identificar problemas potenciales y aprovechar las oportunidades emergentes.

Sin embargo, lograr pronósticos de ventas precisos puede ser un desafío, especialmente con dinámicas de mercado en constante cambio y una competencia cada vez mayor. No es tan fácil como que tus representantes te den un número. La previsión de ventas requiere información sobre su cartera de proyectos, indicadores adelantados y mucha cooperación.

La importancia de la previsión de ventas

Los beneficios de la previsión de ventas son multifacéticos, pero una de las ventajas más importantes radica en la visibilidad que proporciona del estado de su canalización.

Un proceso transparente ofrece una visión clara de cómo avanzan los acuerdos, qué etapas están estancadas y qué áreas requieren atención inmediata. Esta visibilidad es invaluable ya que permite la toma de decisiones estratégicas, permite a su equipo realizar las intervenciones necesarias y, en última instancia, conduce a pronósticos más confiables y un mejor desempeño de ventas.

Obtener visibilidad del estado de su canalización tiene un valor inmenso para su organización. Ayuda:

• Identificar cuellos de botella y obstáculos que podrían estar frenando el proceso de ventas.
  
• Evalúa la eficiencia de tus estrategias de ventas
• Comprenda dónde se necesitan más recursos para obtener resultados óptimos
• Actuar como un sistema de alerta temprana para problemas que puedan afectar sus ingresos
  
  

Más allá de la visibilidad, la previsión de ventas ofrece beneficios adicionales:

• Ganar impulso: los pronósticos precisos le brindan a su equipo un camino claro hacia el éxito, creando un ciclo positivo y manteniendo el impulso hacia adelante.
  
  
• Gestión de riesgos: permite a sus representantes de ventas identificar y abordar los riesgos en las transacciones desde el principio, mitigando así pérdidas potenciales.
  
  
• Establecimiento de rutina: la previsión consistente ayuda a establecer una rutina regular, mejorando la eficiencia operativa y facilitando una mejor planificación y ejecución de las estrategias de ventas.

La influencia de una previsión de ventas precisa en el crecimiento de los ingresos

A primera vista, podría parecer que enviar pronósticos semanales con regularidad no conduciría directamente a un crecimiento de los ingresos. Después de todo, son meras predicciones de ventas futuras y no ventas reales. Sin embargo, es el efecto dominó de esta práctica lo que realmente es la clave para impulsar el crecimiento de los ingresos.

Lograr una línea de visión sólida a través de la previsión de ventas puede impactar el crecimiento de los ingresos de varias maneras:

• Identifique acuerdos en riesgo: al obtener visibilidad de su canal de ventas, puede identificar qué acuerdos corren el riesgo de no cerrarse. Esta detección temprana permite tomar medidas proactivas, lo que potencialmente salvará el trato y asegurará los ingresos previstos.
  
  
• Detecte tácticas de ventas ineficaces: una línea de visión clara le permite identificar tácticas de ventas que no están dando los resultados esperados. Al reconocerlos a tiempo, puede orientar la estrategia de ventas hacia un enfoque más fructífero, evitando así pérdidas innecesarias de ingresos.
  
  
• Priorice los acuerdos: con visibilidad completa, puede identificar qué acuerdos tienen el mayor potencial de ingresos y deben priorizarse. Esto garantiza que su equipo de ventas centre sus esfuerzos donde tendrán el impacto más significativo en los ingresos.
  
  
• Detecte ineficiencias en el proceso: una línea de visión clara de su proceso de ventas le permite identificar partes del proceso que pueden no ser tan eficientes como podrían ser, lo que permite refinar el proceso y mejorar la generación de ingresos.
  
  
• Revise los acuerdos cerrados y perdidos: comprender los factores que llevaron a que un acuerdo se cerrara como perdido le permite aprender de los errores del pasado. Esta información se puede utilizar para optimizar su proceso y tácticas de ventas y, en última instancia, mejorar su tasa de cierre y aumentar los ingresos.

Guía paso a paso para crear un pronóstico de ventas

Elaborar un pronóstico de ventas eficaz requiere un enfoque sistemático y una consideración cuidadosa de varios factores.

Paso uno: elija su enfoque de previsión de ventas

Hay varias formas diferentes de pronosticar las ventas:

Estos son los diferentes enfoques para la previsión de ventas:

Este método se basa en la opinión de expertos, la investigación de mercado y la intuición en lugar de datos históricos. Por lo general, se utiliza cuando no hay datos históricos disponibles, como en el caso de lanzamientos de nuevos productos o ingreso a nuevos mercados.

• Beneficios: permite flexibilidad y la incorporación de diversos conocimientos de la industria.
• Inconvenientes: Una alta dependencia del juicio de expertos puede generar sesgos e inexactitudes.
  
  

Este enfoque se basa en datos históricos de ventas y supone que los pronósticos futuros seguirán un patrón similar. Las técnicas utilizadas pueden incluir promedios móviles, suavizado exponencial o análisis de tendencias.

• Beneficios: Basado en datos y objetivo, lo que lo hace confiable cuando los patrones históricos son estables.
• Desventajas: Menos efectivo en mercados volátiles o con productos nuevos donde faltan datos históricos o no son aplicables.
  

Este modelo supone que el factor que se pronostica depende de uno o más factores. Por ejemplo, las ventas podrían depender de las tendencias del mercado, los indicadores económicos o la inversión publicitaria.

• Beneficios: Puede proporcionar pronósticos precisos cuando la relación entre variables se comprende bien y es estable.
• Inconvenientes: Requiere datos extensos y una comprensión profunda de las relaciones causales, que pueden no siempre estar disponibles.
  
  

Este enfoque comienza con una perspectiva más amplia del mercado o de la industria y luego la desglosa en predicciones específicas para la empresa. Comienza con una investigación de macromercado y tendencias de la industria.

• Beneficios: Proporciona una perspectiva amplia, incorporando las tendencias y condiciones generales del mercado.
• Desventajas: Puede pasar por alto aspectos específicos del negocio, lo que genera imprecisiones si el desempeño de la empresa no se alinea con la tendencia de la industria.

Este modelo comienza a nivel de representante de ventas individual, predice el desempeño de cada representante en función de su canalización y luego avanza hasta un pronóstico total de la empresa.

• Beneficios: Tiende a ser más preciso ya que se basa en acuerdos reales en proceso y considera los detalles del negocio.
• Desventajas: Puede llevar mucho tiempo y depende de la precisión de los comentarios de los representantes de ventas. El sesgo y el exceso de optimismo de los representantes pueden llevar a una sobreestimación.
  

Paso dos: establezca sus bases de datos

La previsión de ventas precisa depende de la calidad de los datos dentro de su sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Si bien los datos esenciales como nombres, nombres de empresas y direcciones de correo electrónico son ciertamente importantes, a lo que nos referimos aquí son a los principales indicadores obtenidos de todo nuestro recorrido como cliente. Éstas incluyen:

1. Puntuación de participación: esto proporciona información sobre qué tan activamente comprometido está un cliente potencial con su marca. El seguimiento de interacciones como visitas a sitios web, actividad en redes sociales y respuesta a materiales de marketing puede ayudar a medir esto.
   
   
2. Puntuación de relación: esta métrica evalúa la solidez de la relación entre su empresa y el cliente potencial. Esta puntuación de relación está influenciada por el perfil del cliente ideal y la cantidad de relaciones mantenidas en todo el perfil de la empresa.
   
   
3. Puntuación de calificación: esta puntuación se construye recopilando métricas de calificación. Cuanto más se influyan en estos criterios de calificación, más fuerte será la puntuación. Por ejemplo, haciendo referencia a la metodología MEDDPICC, si eres capaz de capturar las Métricas, involucrar al comprador económico, entender los criterios de decisión, etc, mejor será el puntaje de calificación.
   
   
4. Tiempo en la etapa: esta métrica rastrea el tiempo que pasa un cliente potencial en cada etapa del embudo de ventas. Los períodos prolongados que se extienden más allá de la duración promedio en una sola etapa pueden indicar problemas potenciales que deben abordarse.
   
   

Al monitorear estos indicadores principales, enriquece sus datos de CRM, lo que permite un pronóstico de ventas más detallado y preciso.

Paso tres: asigne un estado a cada trato

Para empezar, es importante que cada representante de ventas asigne un estado a cada una de sus ofertas activas. Estos estados deben indicar con precisión la probabilidad de que se cierre un acuerdo específico dentro del plazo proyectado, que en nuestro caso es semanal.

En Six & Flow, utilizamos las siguientes categorías en línea con la herramienta de pronóstico de HubSpot:

1. Pipeline: Estos son acuerdos que aún están en negociación. No se garantiza que se cierren y todavía se está trabajando en ello.
2. Mejor caso: estos acuerdos tienen una alta probabilidad de cerrarse, pero aún no son una certeza. Son los acuerdos que se encuentran en el punto medio entre ser un acuerdo de oleoducto y un compromiso.
3. Comprometerse: Es casi seguro que estos acuerdos se cerrarán, ya que se han cumplido casi todas las condiciones necesarias para un acuerdo exitoso.
   
   

Herramienta de pronóstico e informe de pronóstico de canalización ponderada de HubSpot

El informe de pronóstico de canalización ponderado y la herramienta de pronóstico de HubSpot son fundamentales para crear un pronóstico de ventas más realista.

Informe de pronóstico de canalización ponderado: este informe utiliza el principio de asignar probabilidades ponderadas a los acuerdos según la etapa en la que se encuentren en el proceso de ventas. La idea es que cuanto más cerca esté el acuerdo de cerrarse, mayor será la probabilidad de que se cierre y, por lo tanto, mayor será el peso que tendrá en el pronóstico. Este informe proporciona una visión más matizada de su cartera de proyectos, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente a los resultados de los acuerdos.

Herramienta de pronóstico: la herramienta de pronóstico de HubSpot está diseñada para ayudar a los equipos de ventas a predecir sus ingresos por ventas. Utiliza las categorías de acuerdos (Pipeline, Best Case, Commit) para calcular los ingresos proyectados para un período determinado. Con esta herramienta, los representantes de ventas pueden actualizar fácilmente los montos de las transacciones y las fechas de cierre, lo que permite un pronóstico de ventas dinámico y más preciso.

Paso cinco: creación de un pronóstico acumulativo completo

La creación de un pronóstico acumulativo integral es una parte esencial de cualquier proceso exitoso de pronóstico de ventas. Un pronóstico acumulado es un resumen de todos los pronósticos individuales que componen el pronóstico total. Luego, los gerentes de ventas pueden tomar este pronóstico y compartirlo con el liderazgo.

Es importante asegurarse de que el pronóstico acumulado sea preciso y esté actualizado para poder tomar las decisiones más informadas sobre las ventas futuras.

El pronóstico acumulativo debe revisarse y actualizarse periódicamente. Esto garantizará que el pronóstico esté actualizado y refleje los cambios más recientes en el mercado. Además, es importante revisar el pronóstico con las partes interesadas para garantizar que todos estén en sintonía y que el pronóstico sea preciso. Al revisar y actualizar periódicamente el pronóstico acumulativo, puede asegurarse de que su proceso de pronóstico de ventas sea lo más preciso y confiable posible.

Errores comunes que se deben evitar en la previsión de ventas

Cuando se trata de pronósticos de ventas, existen errores comunes que las empresas deben conocer y evitar. Al aprender de estos errores, podrá mejorar la precisión y eficacia de sus pronósticos de ventas.

Exploremos algunos de los errores comunes que cometen las empresas en la previsión de ventas y cómo evitarlos:

Tubería hinchada

Un canal inflado se refiere a un canal de ventas que tiene una cantidad excesiva de ofertas en un momento dado. Si bien a primera vista esto puede parecer algo positivo (una gran cantidad de ventas potenciales), en realidad puede tener implicaciones negativas para la precisión de los pronósticos. Con una cartera inflada, se vuelve intrínsecamente difícil rastrear y gestionar adecuadamente cada acuerdo, lo que lleva a una pérdida de enfoque y potencialmente a descuidar oportunidades de alto valor.

Además, no todos los acuerdos en una cartera inflada se concretarán. Sobreestimar la probabilidad de que se cierren estos acuerdos puede dar como resultado un pronóstico demasiado optimista, creando una expectativa poco realista sobre los ingresos que se generarán. Posteriormente, esto puede provocar decepción y una planificación inadecuada de los recursos cuando las ventas previstas no se materializan.

Por último, mantener una tubería inflada puede consumir mucho tiempo y recursos. Los equipos de ventas pueden dedicar una cantidad desproporcionada de tiempo a acuerdos de baja probabilidad, lo que hace que las oportunidades de alta probabilidad pasen desapercibidas. Por lo tanto, es fundamental revisar y calificar periódicamente las ofertas en tramitación, garantizando que la previsión de ventas se base en una evaluación realista de las oportunidades disponibles.

Pronosticar con emociones, en lugar de datos

Otro error común en la previsión de ventas es dejar que las emociones, en lugar de los datos, impulsen las predicciones. Es natural que los representantes de ventas se involucren en sus acuerdos, especialmente aquellos que han requerido mucho tiempo y esfuerzo. Esta inversión emocional puede generar un sesgo de optimismo, donde los representantes sobreestiman la probabilidad de cerrar un trato simplemente porque quieren que se cierre. Sin embargo, el simple hecho de querer cerrar un trato no garantiza que así sea. Esto puede dar lugar a errores costosos a la hora de realizar previsiones.

No estar preparado para las reuniones de pronóstico y no hacer uso de los datos disponibles puede resultar en predicciones inexactas. Es crucial abordar estos pronósticos con una visión clara y objetiva, haciendo uso de las métricas identificadas anteriormente para informar las decisiones. Al basar los pronósticos en datos sólidos, los representantes pueden hacer predicciones más precisas que reflejen verdaderamente la realidad del panorama de ventas. Esto puede mejorar la precisión general del pronóstico de ventas y ayudar a evitar costosas sobreestimaciones o subestimaciones de los ingresos potenciales.

Aprovechar el pronóstico de IA de HubSpot para realizar pronósticos precisos

La funcionalidad de pronóstico de inteligencia artificial (IA) de HubSpot ofrece un enfoque de vanguardia para el pronóstico de ventas. Esta funcionalidad, conocida como Pronóstico predictivo, utiliza algoritmos de aprendizaje automático para analizar datos históricos de ventas y generar pronósticos de ventas altamente precisos. Tiene en cuenta múltiples factores y tendencias en sus datos de ventas para proporcionar un pronóstico más realista y confiable.

A diferencia de los métodos de pronóstico tradicionales, el pronóstico predictivo puede procesar grandes cantidades de datos y descubrir patrones complejos que podrían no ser evidentes para los analistas humanos. También puede adaptarse a los cambios en los datos a lo largo del tiempo, lo que permite mejoras continuas en la precisión de los pronósticos.

Además, el pronóstico de IA de HubSpot se integra perfectamente con tu HubSpot CRM existente. Esto significa que considera toda la información relevante del acuerdo en su CRM, incluida la etapa del acuerdo, el monto del acuerdo, la fecha de cierre y más, al calcular los pronósticos. Como resultado, ofrece una visión integral basada en datos del desempeño de ventas futuro y ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas.

Lograr el crecimiento empresarial mediante una previsión de ventas precisa

La previsión de ventas es esencial para cualquier empresa que busque crecer y tener éxito. Una previsión precisa permite a las empresas planificar el futuro, anticipar las necesidades de los clientes y tomar decisiones informadas sobre sus operaciones. Al comprender las tendencias de su industria, las empresas pueden tomar mejores decisiones sobre sus estrategias de ventas y asegurarse de estar bien posicionadas para aprovechar las oportunidades.

En conclusión, la previsión de ventas es una herramienta esencial para que las empresas predigan con precisión las ventas futuras e impulsen el crecimiento empresarial. Al comprender la importancia de la previsión de ventas, los factores clave que influyen en ella y los pasos para crear una previsión de ventas eficaz, las empresas pueden asegurarse de aprovechar al máximo sus oportunidades de ventas. Además, al evitar errores comunes, aprovechar los pronósticos de IA de HubSpot y evaluar continuamente las oportunidades de ventas, las empresas pueden mejorar la precisión de sus pronósticos de ventas y lograr el crecimiento empresarial. Con el enfoque y las herramientas adecuados, las empresas pueden dominar la previsión de ventas y desbloquear su potencial de éxito.