Estructuras comunes de agencias de marketing para construir un plan organizacional

Para que su empresa funcione como una máquina bien engrasada, debe elegir la estructura de agencia de marketing adecuada. Incluso si tiene excelentes herramientas y soluciones en su cartera y relaciones con los clientes de primer nivel, su agencia se verá afectada sin la estructura adecuada para organizar cómo se realiza el trabajo. A medida que pase de ser una agencia emergente a convertirse en un líder establecido, la estructura de su departamento de marketing digital se volverá aún más integral para su capacidad de ofrecer una experiencia excepcional a escala.

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Si desea gestionar y coordinar eficazmente las actividades de marketing de su agencia, ha venido al lugar correcto. Esta publicación de blog cubre las principales estructuras de las agencias de marketing, los departamentos y funciones clave, la importancia de la estructura correcta y cómo estructurar su agencia digital para lograr el máximo éxito.

Estructuras comunes de las agencias de marketing

Las agencias de marketing suelen implementar una estructura de una de las siguientes maneras:

• Estructura jerarquica
• Estructura basada en proyectos
• Estructura matricial
• Estructura plana

Echemos un vistazo a las características únicas, las ventajas y la idoneidad de cada uno para diferentes agencias.

Estructura jerarquica

Las estructuras jerárquicas, como su nombre indica, se basan en jerarquías claramente definidas en las que cada función depende de un superior y de un ejecutivo, normalmente el propietario de la agencia, en la cima de la estructura.

También conocida como modelo tradicional, esta estructura organizacional es común en muchas industrias, no solo en el mundo de las agencias. Gracias a su esquema piramidal, existe una cadena de mando clara que brinda a todos los miembros de una agencia claridad sobre sus responsabilidades y las de sus colegas.

En una estructura jerárquica, los gerentes de agencias pueden ser asignados por función (es decir, desarrollo comercial, creatividad, marketing digital), geografía o nicho si la agencia funciona en múltiples nichos.

Ventajas:

• Una cadena de mando inequívoca da como resultado un proceso de toma de decisiones sencillo.
• La especialización por función, geografía o nicho permite tener experiencia en un área específica.
• Los roles bien definidos facilitan la responsabilidad de todos los miembros del equipo, y la responsabilidad aumenta para los roles más altos en la jerarquía.

Contras:

• Inercia potencial en estructuras más grandes debido a que las decisiones tienen que pasar por múltiples niveles de aprobación.
• Comunicación limitada entre las diferentes áreas de gestión.
• Puede limitar la creatividad debido a un ambiente de trabajo rígido y burocrático.

Estructura basada en proyectos

En una estructura basada en proyectos, también denominada a veces estructura de pod, se forman equipos multifuncionales en torno a clientes o proyectos específicos. En lugar de tener un único equipo de marketing digital que brinde servicios a todos los clientes de la agencia, cada grupo o grupo de proyecto tendrá un líder de marketing digital o varios roles de marketing digital dedicados. En otras palabras, cada grupo es en gran medida autosuficiente. Los proyectos pueden definirse como grandes clientes individuales, grupos de clientes o proyectos únicos.

Ventajas:

• Adaptabilidad a las necesidades del cliente ya que las agencias pueden formar equipos adecuados para cada cliente, respondiendo directamente a las demandas de cada proyecto.
• La innovación multifuncional ya que los grupos están formados por personas con roles diversos, fomentando la comunicación, la innovación y la creatividad.
• Las operaciones optimizadas a medida que los grupos pueden avanzar rápidamente, mejorando la satisfacción del cliente, ya que no necesitan preocuparse por verificar cada decisión con un superior.

Contras:

• Inercia potencial en estructuras más grandes debido a que las decisiones tienen que pasar por múltiples niveles de aprobación.
• Silos debido a la comunicación limitada entre diferentes grupos.
• Fragmentación de la experiencia debido a que los expertos están aislados de otros grupos.

Estructura matricial o híbrida

Algunas agencias eligen una estructura de agencia de marketing personalizada que combina aspectos de los dos modelos que hemos analizado. Con este enfoque, las agencias aún asignan gerentes por función, quienes tienen una cadena de miembros del equipo que les reportan. Sin embargo, en lugar desimplementeinformar a un gerente, el personal se divide en grupos para trabajar en proyectos o cuentas de clientes.

Ventajas:

• Altamente flexible ya que las agencias pueden cambiar recursos entre grupos y jerarquías tradicionales según sea necesario.
• Promueve la comunicación ya que, a diferencia de una estructura basada en proyectos, existe poco riesgo de aislamiento.
• Promueve el desarrollo de habilidades de agencia para los miembros del equipo que pueden encontrarse trabajando en diversos proyectos con colegas de diferentes departamentos.

Contras:

• Una cadena de mando poco clara puede generar confusión y demasiadas exigencias de presentación de informes.
• Estructura compleja que, desde una perspectiva de gestión, puede requerir más trabajo para supervisarla.
• Confusión del cliente resultante de demasiados puntos de contacto dentro de la agencia.

Estructura plana

En una estructura de equipo plana de una agencia de marketing digital, las capas tradicionales de jerarquía se minimizan o eliminan por completo. La autoridad para tomar decisiones está descentralizada y los empleados tienen la máxima autonomía para trabajar individualmente y colaborar según sea necesario.

Ventajas:

• Promueve a los miembros del equipo a ejercer su agencia y asumir más responsabilidades.
• Promueve un ambiente colaborativo gracias a una cultura de trabajo abierta.
• Responde a las necesidades del cliente por su capacidad de ser ágil.

Contras:

• Limita la especialización , lo que puede generar confusión y demasiadas exigencias de presentación de informes.
• Poco propicio para escalar agencias que se benefician de la especialización.
• Confusión de roles para los miembros del equipo, que pueden preferir una trayectoria profesional clara y oportunidades de promoción.

Departamentos importantes necesarios para una agencia.

Cualquiera que sea la estructura de agencia de marketing que elija al iniciar su empresa, deberá crear algunos departamentos que la acompañen. El propósito de los departamentos es garantizar una operación eficiente y bien coordinada que se alinee con la estructura elegida. Echemos un vistazo a los departamentos de marketing clave que son esenciales para una agencia de marketing que funcione bien:

departamento de estrategia de marketing

La función del departamento de estrategia es diseñar planes de marketing alineados con los objetivos del cliente y las tendencias de la industria. Los miembros del equipo de este departamento pueden dedicar tiempo a la investigación de mercado, la identificación del público objetivo, el análisis competitivo y la planificación estratégica para las cuentas de los clientes. También podrían trabajar en estrategias de marketing digital más amplias para la agencia que puedan aplicarse a una amplia variedad de clientes.

departamento creativo

Los equipos creativos toman estrategias de marketing y las transforman en contenido visualmente atractivo, que detiene el desplazamiento y aumenta la conversión. Trabajan en todo, desde diseño gráfico y redacción publicitaria hasta proyectos de marca, fotografía y vídeo.

departamento de marketing digital

Los equipos de marketing digital ejecutan los planes creados por el departamento de estrategia de marketing, a menudo utilizando los activos creativos creados en el departamento creativo. Su objetivo es ayudar a los clientes a alcanzar sus objetivos comerciales a través de tareas de marketing digital como optimización de motores de búsqueda (SEO), creación de sitios web, gestión de redes sociales, publicidad de pago por clic (PPC) y más.

Departamento de desarrollo de negocio y gestión de cuentas.

Este departamento se centra en la generación de leads (la parte de desarrollo empresarial) y en el enlace entre los clientes y la agencia. Las funciones más importantes de este departamento son la búsqueda de clientes y generación de ventas, la comunicación con el cliente, la coordinación de proyectos y la gestión de las relaciones con los clientes.

Departamento de análisis

El marketing digital genera una gran cantidad de datos y la función del departamento de análisis es medirlos, analizarlos e interpretarlos para medir el rendimiento de las campañas. Estos conocimientos se incorporan en informes y recomendaciones para la toma de decisiones basada en datos.

Roles y puestos importantes en la estructura de una agencia de marketing.

Los mejores talentos pueden ayudarle a alcanzar los objetivos de su agencia más rápidamente. Los puestos clave en la estructura organizativa de una agencia de marketing digital incluyen:

• Director ejecutivo (CEO): el director ejecutivo desempeña el papel de liderazgo superior, que es clave para establecer la dirección estratégica general de la agencia. Las responsabilidades de los directores ejecutivos incluyen liderazgo, toma de decisiones y garantizar la salud financiera y el crecimiento de la agencia.
• Director de marketing (CMO): los CMO lideran el departamento de estrategia de marketing dentro de las agencias digitales. A menudo participan en el desarrollo de planes de marketing, identificando tendencias y asegurando la alineación de las estrategias con los objetivos del cliente.
• Jefes de departamento: esta función es esencial para la estructura jerárquica del equipo de la agencia de marketing digital mencionada anteriormente, pero también puede encajar en otras estructuras. Los jefes de departamento dirigen los departamentos analizados en la sección anterior, supervisan las operaciones del departamento, lideran sus equipos e implementan iniciativas a largo plazo.
• Gerentes de proyecto (PM): encargados de garantizar la ejecución exitosa del proyecto, los PM asumen responsabilidades como planificar estrategias para clientes específicos, coordinar entre diferentes departamentos y facilitar la comunicación para garantizar que se cumplan los objetivos del cliente.
• Gerentes de cuentas: al actuar como el principal punto de contacto entre los clientes y la agencia, los gerentes de cuentas manejan la comunicación directa con el cliente y trabajan con los gerentes de proyecto para garantizar la satisfacción del cliente.
• Comercializadores digitales: los especialistas en marketing crean y administran campañas digitales para los clientes.
• Creadores de contenido creativo: las personas en este rol crean contenido basado en los objetivos y aportes del cliente que se pueden utilizar en campañas de marketing digital.

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Por qué la estructura es importante en una agencia de marketing

Una estructura de agencia de marketing bien definida no es negociable para las agencias que van más allá de las operaciones individuales. Garantiza una comunicación eficaz, colaboración y un flujo de trabajo optimizado, todo lo cual es necesario para superar las expectativas del cliente de forma consistente y a escala.

Tener la estructura organizativa adecuada para una agencia de marketing digital no sólo es valioso desde la perspectiva del cliente: si desea un equipo satisfecho con una moral alta, una organización bien estructurada es imprescindible. Incluso los trabajadores independientes se benefician al saber cuáles son sus funciones y expectativas para poder sentirse decididos en su trabajo.

Cómo estructurar un departamento de marketing

Al crear la estructura del equipo de su agencia de marketing, es importante tener en cuenta las consideraciones que podrían afectar su elección, especialmente si comienza sin experiencia.

Evalúe el tamaño, los objetivos y los requisitos del cliente de su agencia

¿Es usted una agencia de dos personas o necesita organizar docenas de miembros del equipo? Cuanto más pequeño seas, más podrás salirte con la tuya con una estructura plana.

Los objetivos de su agencia también pueden influir en su elección. Para una agencia más pequeña con un número limitado de miembros del equipo, una estructura plana podría ser más eficaz, ya que permitiría una toma de decisiones rápida y flexible. Si tiene un equipo más grande u objetivos complejos, una estructura jerárquica o matricial podría proporcionar la organización y especialización necesarias.

El nicho de su agencia o los requisitos específicos de sus clientes también deben informar la estructura de su agencia de marketing. Algunos tipos de clientes pueden requerir el apoyo especializado de una estructura basada en proyectos. Otros pueden beneficiarse de un enfoque más generalizado, que puede aplicarse a través de una estructura jerárquica.

As la implementación

Al implementar la nueva estructura de su departamento de marketing digital, siga estos pasos:

1. Organícese: comience por organizar equipos especializados para estrategia de marketing, creatividad, marketing digital, análisis y cualquier otro departamento apropiado para su agencia.
2. Sea claro: defina inequívocamente roles y responsabilidades para garantizar que cada miembro del equipo comprenda sus contribuciones específicas.
3. Comunicar: Establecer canales de comunicación transparentes internamente y con los clientes para promover la colaboración.
4. Iterar: revise y adapte periódicamente su estructura para lograr agilidad.