Cómo administramos un equipo distribuido globalmente: consejos de los gerentes de Flock

¿Cómo gestionas un equipo cuando todo tu negocio cambia?

2020 ha traído una serie de cambios organizativos masivos a las empresas de todo el mundo. Muchos están aprendiendo a adaptarse a equipos distribuidos por primera vez. Para ser justos, la curva de aprendizaje es bastante empinada, por lo que en su mayoría ha sido prueba y error a medida que las empresas descubren qué funciona y qué no.

Afortunadamente, Flock ha sido una empresa distribuida durante algunos años, con empleados repartidos por Mumbai, Bangalore y Boston, entre otros. A medida que los líderes empresariales de todo el mundo continúan desarrollando las mejores prácticas y enfoques para administrar sus nuevos equipos remotos, nos comunicamos con los líderes sénior de Flock para obtener algunos consejos y trucos para administrar un equipo distribuido globalmente.

Conoce a nuestros gerentes

Shourya Saha es la jefa de atención al cliente de Flock. Como estratega experimentado, Saha ha definido y ejecutado con éxito soluciones estratégicas en asociación con equipos de liderazgo en empresas internacionales antes de llegar a Flock.

Ninad Raval es la directora de Producto y Diseño de Flock. Raval ha gestionado y dirigido equipos de diseño y producto durante casi dos décadas, centrándose principalmente en espacios de comercio electrónico y SaaS.

¿Qué herramientas utiliza para realizar un seguimiento de las tareas de su equipo y su progreso?

En toda la empresa, Flock usa herramientas como Jira, Asana, North, Google Docs y Sheets para administrar tareas, organizar archivos y colaborar. Conectamos todas estas herramientas mediante integraciones en Flock, por lo que todo está en un solo lugar.

Nuestro equipo de productos utiliza una combinación de North y Google Sheets para realizar un seguimiento de los plazos de los proyectos y las métricas de rendimiento, los OKR y las iniciativas. Para tareas que requieren soporte interfuncional de desarrollo o diseño, utilizan Jira y Google Docs para colaborar.

Para equipos como Atención al cliente, que depende mucho de los datos, las herramientas de CRM como Zendesk y la visualización de datos en Metabase ayudan a realizar un seguimiento del rendimiento y optimizar la comunicación. Shourya realiza un seguimiento cuantitativo del progreso de la atención al cliente, midiendo métricas que incluyen, entre otras, productividad, satisfacción del cliente, resolución en la primera llamada y más. Para el análisis cualitativo, anima al equipo a realizar revisiones aleatorias de casos. El equipo de soporte (y todos los equipos internos de Flock) también usan herramientas de videoconferencia como Flock y Zoom para conectarse cara a cara, incluso cuando están a kilómetros de distancia.

¿Con qué frecuencia se reúne con su equipo distribuido?

“Como equipo de apoyo, nos reunimos una vez por semana”, dice Saha. “Por lo general, hablamos sobre el desempeño de la semana pasada, filtramos cualquier proceso, política o actualización tecnológica que sea relevante para el equipo, compartimos las mejores prácticas y llamamos a aquellos que pueden haber hecho un trabajo excepcional”.

Nuestro equipo de productos mantiene las cosas más informales que el soporte, reuniéndose todos los viernes para un "Equipo TGIF" para discutir nuevos aprendizajes y temas interesantes, así como relajarse juntos con un chat rápido o un juego.

¿Con qué frecuencia se reúne con los empleados 1:1?

Tanto Saha como Raval dicen que se reúnen con los líderes de su equipo 1:1 una vez al mes.

“La conversación entre los líderes y los ingenieros es más táctica”, nos dice Saha. “Conmigo, se trata más de la planificación y el progreso cultural y general de la carrera. De esta manera nos aseguramos de que el equipo esté enfocado en objetivos tanto a largo como a corto plazo”.

El Raval también se enfoca en el desarrollo de la carrera personal y el entrenamiento en 1:1, además de resolver los obstáculos y los problemas relacionados con el proceso que apuntan a los OKR. Utiliza recordatorios de Flock para configurar reuniones periódicas, así como un documento compartido con el empleado para recopilar puntos de conversación antes de la reunión y realizar un seguimiento de las notas más adelante. Recomienda limitar la discusión a 30-55 minutos para mantener productivas las reuniones 1:1.

¿Cómo se asegura de que las reuniones de equipo sean efectivas?

El consejo del Raval para reuniones efectivas es asegurarse de que cada reunión tenga un formato diferente que funcione. Sus reuniones semanales de gestión de proyectos (PM) están dirigidas por empleados de forma rotativa, por lo que todos se mantienen involucrados y las discusiones son más fructíferas. Aquí hay un resumen de la agenda para estas reuniones semanales de PM:

Orden del día de la reunión del equipo de gestión del proyecto

• Saber en qué están trabajando los demás y cómo pueden obtener la ayuda de los demás.
• Hacer preguntas y pensar en objetivos a corto y largo plazo.
• ¿Algo nuevo o emocionante que alguien quiera compartir con el equipo?
• Bloqueadores o actualizaciones del equipo
• PM, procesos de diseño y desarrollo, sugerencias y comentarios

Cada semana, el anfitrión actual de la reunión pasa la batuta nombrando a un nuevo anfitrión que es responsable de la próxima reunión del PM. El anfitrión recopila elementos de discusión de todos los miembros del equipo para crear una agenda y se asegura de que la reunión esté programada y asista. También son responsables de conducir la reunión, asegurarse de que se cubran todos los puntos de la agenda y mantener las discusiones relevantes y valiosas para todos los participantes. Finalmente, si el anfitrión no logra ponerse al día, ¡tiene que comprar bocadillos para todos durante la reunión! :)

¿Algún consejo para los gerentes que lideran un equipo distribuido por primera vez?

El Raval lo mantiene simple:

• Tener 1: 1 regulares
• Reúnase con los equipos de manera casual
• Establecer claramente los objetivos y los resultados.
• Documentar comentarios y reconocimientos.

Saha ofrece dos consejos adicionales:

• Conoce a tu equipo. Cada individuo tiene diferentes aspiraciones y talentos. Mantenga un registro de esos.
• Conozca su negocio. Es posible que no tenga la oportunidad de satisfacer cada aspiración individual, pero esto puede ayudarlo a crear nuevos caminos para sus informes directos.

Por ejemplo, dice Saha: “Contraté gente con experiencia en desarrollo de software y fue muy difícil mantenerlos en un trabajo de soporte. Con el tiempo, creé oportunidades en las que podían crear aplicaciones que ayudaran a mejorar el rendimiento de nuestro equipo. ¡Esto es ganar-ganar!”

Ambos gerentes están de acuerdo en que navegar en un equipo que es cultural y geográficamente diverso requiere tomar un descanso de ser "todo negocio". Los empleados están motivados por sus sensibilidades culturales y antecedentes sociales que guían su motivación y sirven como oportunidades para conectarse.

Pero a menudo, la verdadera clave para administrar un equipo distribuido es administrarse a uno mismo.

“Use todos los canales de retroalimentación para mejorar”, aconseja Saha. “Es imposible hacer lo correcto por su equipo y el negocio todo el tiempo. Tú fallarás. Anime a las personas a que le den retroalimentación de mejora. Sigue reiterando que le das la bienvenida. Realiza encuestas anónimas. Comparte el resultado con el equipo”.

¿Quieres más consejos? Descargue nuestra guía para el compromiso de los empleados hoy.