Haga que su comercialización sea más eficiente con procesos repetibles

Soy una de esas personas que hacen mucho. Me gusta hacer listas y me gusta hacer . La gente siempre piensa que es porque bebo mucho café, lo cual es cierto. Pero eso es solo una parte de lo que me hace prolífico.

Encontré una manera de ser eficiente, de hacer mucho, simplificando el trabajo que hago una y otra vez. Tomarme el tiempo para configurar plantillas y procesos repetibles con anticipación en realidad me hace más rápido. Es mi truco secreto. Miremos detrás de la cortina para ver cómo uso estos procesos para ahorrar tiempo.

¿Qué es un proceso repetible?

Un proceso repetible es esencialmente cualquier cosa que haces una y otra vez y necesitas un resultado similar. Cuando escribe boletines regulares, publica diariamente en su CMS o extrae datos cada mes, está repitiendo elementos de trabajo. ¿Por qué no formalizar un proceso? No todo es repetible palabra por palabra, por supuesto, pero cuando sus pasos generales de procedimientos son los mismos cada vez, está en el camino hacia lo que estoy hablando.

Por qué necesita un proceso repetible

La razón natural por la que debería considerar procesos repetibles es ahorrar tiempo y dinero. Y eso es lo que todos, usted mismo, su jefe, su cliente, siempre quieren escuchar. Sí, tomará algún tiempo de configuración, como explicaré. Pero el resultado en realidad puede ahorrarle tiempo a largo plazo.

Cómo uso procesos repetibles

Solía ​​crear un boletín para mi equipo de clientes. Era una herramienta de comunicación interna que capturaba datos y resultados del mes.

Pero, hablando en serio, no quería dedicar demasiado tiempo a esto. Tenía un montón de otro trabajo en mi plato. Afortunadamente, mi cliente estuvo de acuerdo. “No dedique más de una hora a esto cada mes”, aconsejó. Ella también quería que yo trabajara de manera más inteligente; después de todo, estaba pagando por mi tiempo y prefería que lo usara en proyectos de alto retorno de la inversión.

Y, sin embargo, la tarea del boletín aún tenía que hacerse. Queríamos compartir nuestro trabajo con nuestro equipo.

Entonces, creé una plantilla. Primero, hice una lluvia de ideas con el cliente sobre qué tipo de contenido queríamos incluir cada mes. Luego determiné una estructura para el boletín, incluidos los segmentos de contenido. Finalmente, trabajé con un diseñador para pulirlo.

¿Ese esfuerzo inicial tomó tiempo? Absolutamente. Probablemente pasé 10 horas o más en esa primera edición. Pero a partir de ese momento, fue realmente una tarea plug-and-play mucho más fácil.

En el futuro, establezco tiempo en mi calendario cada mes para hacer el trabajo. Bloqueé un par de horas ( shh , no le digas a mi cliente que tomé dos horas, no una). Luego, simplemente usé ese tiempo dedicado para extraer los datos, detallar las ganancias, escribir, editar y publicar. Hecho.

Lo que aprendí y por qué fue una victoria

Esa plantilla y el proceso resultaron ser un gran ahorro de tiempo. Sabía lo que tenía que lograr y sabía exactamente qué ventana de tiempo tenía para trabajar en ese boletín. Salvé mi cerebro de dar vueltas y preocupaciones interminables sobre qué incluir en cada edición. Ya sabía qué datos estaba extrayendo, qué victorias debía destacar, cómo se vería el boletín y cuánto espacio tenía para cubrir mis historias. Lo más importante, sabía que tenía tiempo reservado para trabajar en ello. Una vez que sonó el recordatorio en mi calendario, avisándome de la tarea, pude ponerme manos a la obra en lugar de estar inquieto y preocupado por el diseño y los cubos de contenido.

Mis compañeros de equipo y mis clientes también notaron la recompensa del esfuerzo previo al trabajo. Tomaron nota de la apariencia consistente del boletín. Vieron el esfuerzo no como un envío singular, un correo electrónico único para ignorar, sino como un verdadero "boletín informativo". De hecho, esperaban recibirlo y, finalmente, esta comunicación se convirtió en una valiosa herramienta de marketing interno. La gente incluso preguntó cómo enviarle contenido. ¡Prima!

Entonces, ¿por qué paso tanto tiempo hablando de un boletín cuando este es un blog sobre procesos repetibles? Porque, en pocas palabras, una plantilla de boletín informativo es un proceso repetible. Es algo que tenía que hacer cada mes – repetía.

Tipos de procesos repetibles

Las métricas son otro proceso repetible en el que puede ahorrar tiempo. Si soy franco, lucho con la minería de datos. No estoy capacitado en Excel y bases de datos, a pesar de saber que son una parte esencial de mi trabajo como vendedor. La verdad es que soy una persona de contenido y de palabras ante todo. Lo mismo sucedió con muchos de los miembros de mi antiguo equipo de marketing, que fueron contratados como artífices de la palabra. Cuando llegó el momento de demostrar cómo nos funcionaban esas palabras, bueno... fue un poco desastroso. Definitivamente producimos una mezcolanza de resultados. Cada uno de nosotros tenía una forma diferente de mostrar los datos y compartirlos con el líder de nuestro equipo y los clientes.

Afortunadamente, teníamos un experto en bases de datos en nuestro equipo que se acercó para ayudar. (Aparte, esta es una de las mejores cosas de ser parte de un equipo. Puede admitir cuando no está trabajando dentro de su competencia principal y pedir ayuda cuando la necesite. Puede delegar). Para comenzar, nosotros, como equipo, establecimos exactamente qué datos necesitábamos verificar diariamente, semanalmente y mensualmente. Luego, nuestro gurú de la base de datos fue a la ciudad para configurar consultas de Excel, un tipo de proceso repetible, que ayudó a extraer los datos. Todo lo que teníamos que hacer era presionar la función "actualizar datos" en nuestra hoja de Excel y, listo, aparecieron nuevos datos. Esto ahorró un tiempo inmenso y muchos dolores de cabeza.

La facturación puede ser un proceso repetible, al igual que el seguimiento de los envíos de contenido a las empresas de relaciones públicas, la verificación de su contenido e incluso la creación de agendas para reuniones de equipo.

La reutilización de contenido en varios canales de marketing también puede ser un competidor para un proceso repetible. No es tanto un proceso, pero el acto de reutilizar y reciclar lo que ya ha hecho (reutilizarlo para otros usos) es un tipo de trabajo repetido. Y absolutamente puede ahorrarle tiempo y dinero.

Uso de procesos repetibles para la formación interna

¿Entrena constantemente a los nuevos empleados sobre cómo funcionan las cosas en su oficina, como mostrarles cómo crear una página web o publicar en su CMS? Si esos procesos se usan regularmente, ¿por qué no documentarlos y crear un instructivo interno? Ese es un tipo de proceso repetible que puede ayudarlo a ahorrar tiempo en capacitación interna.

La documentación interna ayuda con la planificación de contingencias durante los tiempos de inactividad (o si su equipo se reduce repentinamente y las personas que se quedaron atrás tienen que asumir el trabajo que otros solían hacer). Y, por supuesto, estos registros también ayudan cuando alguien simplemente sigue adelante y traes una nueva cara.

Cuando sus procesos están documentados, no tiene que perder mucho tiempo con sesiones de capacitación únicas y procedimientos. Más bien, puede compartir la documentación del proceso y luego sentarse con los empleados para responder cualquier pregunta.

No olvides probar tus procesos

Una última cosa antes de cerrar. Si decide crear plantillas o documentar procedimientos, no olvide probar. Lo último que desea hacer es crear un documento de proceso plagado de errores que termine causando más estrés y trabajo para usted y su equipo. Ejecútelo a través de una prueba, paso a paso, para asegurarse de que sus instrucciones sean claras y el proceso sea sólido.

¿Qué puedes hacer?

Entonces, ¿qué puedes convertir personalmente en un proceso repetible? Es probable que tenga al menos una tarea que pueda poner en piloto automático. Tal vez sea la forma en que consulta sus métricas. O la forma en que le pides a tu equipo contribuciones de contenido para tu boletín informativo. O la forma en que diseñas una baraja. El calendario también puede ser un proceso repetible, como mi tradición anual de planificación de enero.

Mi pedido es que se tome un tiempo para pensar en las tareas que realiza una y otra vez: cada día, cada semana, cada mes, cada año. El primer paso es detallarlos. Entonces echa un vistazo detenidamente. ¿Cuál de ellos podría convertirse en candidato para un proceso? ¿Puedes escribir un esquema rápido paso a paso que documente lo que se debe hacer, de modo que la próxima vez que vuelvas a hacerlo, puedas comenzar de inmediato? Pregunte también a sus compañeros de equipo. ¿Hay algo que hacen con regularidad pero que parecen tener problemas, o incluso algo que simplemente les lleva mucho tiempo? Estas tareas también son candidatas a considerar para documentos de proceso repetibles.

Luego, una vez que haya configurado su proceso, es relativamente simple de ejecutar: enjuagar y repetir, una y otra vez, para obtener la máxima eficiencia.

Act-On valora mucho el “tiempo de valorización”. Ser rápido, ponernos en marcha rápidamente, es una de las cosas clave que nos hace diferentes. Del mismo modo, los procesos repetibles en su bolsillo trasero pueden ponerlo en marcha más rápido con su lista de tareas pendientes. Incluso sin beber galones de café.

De nuevo a usted

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