Cómo hacer estimaciones precisas del tiempo de trabajo

Las estimaciones de tiempo precisas lo ayudan a planificar y analizar su trabajo; como resultado, administra su tiempo y diligencias correctamente.

Pero es relativamente fácil cometer un error en el tiempo estimado para completar un proyecto, principalmente porque las personas parecen ser notoriamente malas para adivinar el tiempo que les lleva terminar algo.

Este error de cálculo es bastante común y puede ocurrir por:

• Optimismo de que terminarán más rápido, o
• La necesidad de darse más tiempo del que realmente necesitan.

Por lo tanto, es más probable que sucedan los siguientes 2 escenarios:

• Puede estimar menos tiempo y apresurar el proyecto al final, en lugar de dedicar unas horas adicionales a las revisiones y ajustes necesarios, o
• Puede estimar más tiempo, terminar antes y pasar las horas restantes antes de la fecha límite procrastinando, en lugar de asignar este tiempo adicional a un proyecto diferente.

Esta publicación de blog lo ayudará a mejorar la precisión de sus estimaciones de tiempo de trabajo, así como a proporcionar una plantilla gratuita para una útil calculadora de estimación de tiempo.

Las consecuencias de hacer malas estimaciones de tiempo (y cómo evitarlas)

Las estimaciones de tiempo deficientes pueden interrumpir su agenda e incluso retrasar sus plazos realistas.

En consecuencia, la entrega tardía del proyecto puede hacer que el cliente con el que está trabajando deje de ser recurrente.

Algunos clientes pueden incluso marcar el resultado de su proyecto como un fracaso si incumple la fecha límite estimada.

Todo esto muestra cuánto es crucial establecer estimaciones de tiempo precisas para cultivar un negocio exitoso.

Por lo tanto, siempre tenga en cuenta que todos los proyectos se basan en estimaciones de tiempo y afectan los cronogramas de todos los involucrados en ellos.

Entonces, ¿cómo se hacen las estimaciones de tiempo?

Bueno, si realiza estimaciones de tiempo precisas para las tareas de su proyecto, es vital dividir dichas tareas en asignaciones más pequeñas.

La actividad de dividir las tareas en asignaciones más pequeñas se llama perseguir la "microproductividad".

La microproductividad consta de los siguientes procesos:

• Identificar la tarea principal,
• Fragmentando dicha tarea en subtareas,
• Listado de todas las subtareas,
• Estimar el tiempo requerido para completar cada subtarea, e incluso
• Estimar el tiempo que puede asignar a los descansos entre las subtareas.

Al adoptar con éxito esta habilidad, aprenderá la forma correcta de hacer que todas sus tareas sean manejables y factibles.

Por ejemplo, "escribir una publicación de blog" simplemente no puede ser una sola tarea, ya que en realidad requiere varias tareas diferentes, como:

• Realización de investigaciones,
• Buscando referencias relevantes,
• Buscando palabras clave relevantes para mejorar su contenido,
• Escribir un esquema organizado,
• Escribir el contenido real,
• Corrección de textos, corrección ortográfica y gramatical,
• Escribir titulares efectivos,
• Escribir meta descripciones,
• Creación de imágenes y
• Subir publicaciones a WordPress.

En el ejemplo anterior, perseguir la microproductividad significa dividir una tarea principal en 10 asignaciones más pequeñas y luego asignar un intervalo de tiempo separado para cada una.

El efecto psicológico de este enfoque:

• Ayúdanos a ser más orientados a objetivos,
• Impulsar nuestra imagen positiva de nosotros mismos,
• Conducir a menos tiempo dedicado a procrastinar, y al final
• Ayúdanos a hacer mejores estimaciones de tiempo.

7 consejos definitivos para hacer estimaciones de trabajo precisas

Para ayudarlo a convertirse en un experto en la estimación del tiempo, hemos recopilado las fórmulas, los consejos y los trucos de estimación eficiente más importantes.

Profundicemos directamente en los consejos prácticos y expliquemos el proceso de hacer estimaciones de trabajo precisas con más detalle.

Consejo #1: Haz una lista de las tareas que necesitas completar

No puedes ir muy lejos sin saber lo que necesitas hacer para llegar allí.

Entonces, antes de hacer estimaciones de tiempo, asegúrese de definir una lista de tareas que debe completar durante un período de tiempo.

La mejor práctica es hacer una lista sencilla de cosas por hacer, una en la que expondrás tus mandados y tareas para el día.

☐ Llame a Henry B.

☐ Reunión con el equipo de marketing

☐ Redactar la propuesta de proyecto

☐ Enviar un correo electrónico a Elinor sobre la fiesta de Becky

☐ Asistir a un brunch de negocios con clientes

☐ Encuentro con Luke S.

☐ Complete la hoja de tiempo

Una vez que tenga sus diligencias y asignaciones establecidas de esta manera, será más fácil hacer estimaciones del tiempo que le tomará completarlas.

Podrá asignar una cierta cantidad de tiempo a cada tarea y, como resultado, será menos probable que se salga de esos marcos de tiempo.

Es por eso que establecer metas claras es de suma importancia, y también por qué el cronometraje personal lo ayudará a estar al tanto de las cosas.

Entonces, proporcionemos un ejemplo de tales estimaciones y, por lo tanto, el total del día.

• Llamar a Henry B. — 10 minutos
• Reunión con el equipo de marketing: 25 minutos
• Redactar la propuesta del proyecto — 4,5 horas
• Envía un correo electrónico a Elinor sobre la fiesta de Becky: 10 minutos
• Asistir a un brunch de negocios con clientes: 1,5 horas
• Reunión con Luke S. — 25 minutos
• Complete la hoja de tiempo: 5 minutos

Al final, puede calcular fácilmente su tiempo total estimado para el día sumando estas horas estimadas (por ejemplo, 7 horas y 15 minutos).

Consejo n.º 2: Ponga un esfuerzo extra en las estimaciones de tiempo para sus prioridades

Otro aspecto importante de la estimación adecuada del tiempo son sus prioridades.

Por regla general, siempre debe asignar la mayor parte de su tiempo a diligencias y tareas prioritarias.

Y, para hacerlo bien y minimizar las pérdidas de tiempo, tendrá que hacer un esfuerzo adicional para definir las estimaciones de tiempo tanto para sus tareas prioritarias como para sus asignaciones misceláneas.

Por lo tanto, sus prioridades son sus tareas más importantes y urgentes: son tareas que tienen una fecha límite precisa que debe cumplir o tareas que son cruciales para la meta que desea lograr para el día.

Por ejemplo, debe escribir una Propuesta de proyecto de aproximadamente 1000 palabras para mañana; su capacidad para estimar el tiempo de esta tarea puede influir en si logra completarla o no.

Lo primero que debe hacer es hacer un esquema para su propuesta y definir los subtítulos. Pueden servir como tareas separadas, para las que luego debe establecer estimaciones de tiempo separadas , de la siguiente manera:

• Calcula el número de palabras que escribirás para cada subtítulo:
  • (por ejemplo, " Resumen: 100–150 palabras ", " Objetivos: 200–300 palabras ", etc.)
• Estime el tiempo necesario para escribir y editar cada subtítulo, en relación con el número de palabras:
  • (por ejemplo, “ 100–150 palabras — 30 minutos ”, “ 200–300 palabras — 1 hora ”, etc.)

Una vez que haya terminado de estimar el tiempo para los subtítulos, sume estos números: este es su tiempo total estimado para la tarea prioritaria.

Para obtener los mejores resultados para usted específicamente, debe calcular su horario de máxima audiencia biológica, es decir, el momento durante el día en el que es más probable que sea productivo, esté concentrado y motivado para completar sus tareas. Este es el momento en el que es más probable que termines tus tareas más rápido, así que guarda estos intervalos de tiempo para tus tareas prioritarias.

En una nota adicional, si asigna la mayor cantidad de tiempo a su tarea prioritaria, esencialmente se está indicando a sí mismo que debe concentrar toda su energía en esta tarea.

Consejo #3: Use la Fórmula de Estimación de Tiempo

Cuando busque un enfoque basado en fórmulas para definir la cantidad de días que le llevará terminar un proyecto, no necesita mirar más allá de la fórmula de estimación de tiempo, basada en la técnica de revisión y evaluación del programa (también conocida como PERT). .

Entonces, ¿cuáles son los tipos de estimación de tiempo en PERT?

PERT es un método para calcular el tiempo del proyecto; implica una fórmula de estimación de tiempo que tiene en cuenta su:

• Estimación de tiempo optimista (A)
• Estimación de tiempo más probable (B)
• Estimación de tiempo pesimista (C)

Veamos un ejemplo para comprender mejor cómo funciona PERT.

La estimación de tiempo optimista (A)

Esta es la cantidad de tiempo más breve posible que cree que le llevará terminar un tipo de proyecto; también se conoce como la estimación del mejor de los casos e implica navegar sin problemas durante todo el proyecto.

En resumen, la estimación de tiempo optimista se aplica cuando todo va perfecto:

• Todos en su equipo terminan su trabajo a tiempo,
• No son necesarias revisiones,
• Sin problemas con el presupuesto, y
• Sin problemas con los materiales y equipos.

Por ejemplo, experiencias pasadas te han enseñado que la estimación de tiempo optimista para un tipo de proyecto en tu equipo es de 225 días, lo que significa que A = 225 .

La estimación de tiempo más probable (B)

Esta es la cantidad de tiempo realista que cree que le llevará terminar un tipo de proyecto.

También se conoce como la estimación más probable e implica un viaje promedio a lo largo del proyecto.

La estimación de tiempo más probable se aplica cuando todo lo relacionado con el progreso de su proyecto es promedio:

• Todo va generalmente de acuerdo al plan,
• La mayoría de las personas terminan sus tareas a tiempo y
• Hay un número promedio de revisiones necesarias.

Por ejemplo, experiencias pasadas te han enseñado que la estimación de tiempo más probable para un tipo de proyecto en tu equipo es de 360 ​​días, lo que significa que B = 360 .

La estimación de tiempo pesimista (C)

Esta es la mayor cantidad de tiempo posible que cree que le llevará terminar un tipo de proyecto.

También se conoce como la estimación del peor de los casos e implica icebergs por todas partes a lo largo del proyecto.

La estimación de tiempo pesimista se aplica cuando encuentra varios problemas antes de completar finalmente el proyecto:

• La mayoría de los miembros de su equipo tienen problemas para terminar antes de la fecha límite,
• Se necesitan muchas revisiones antes de enviar el proyecto para la revisión final,
• Problemas importantes con sus materiales y equipos, y
• Grandes problemas con su presupuesto.

Por ejemplo, experiencias pasadas te han enseñado que la estimación de tiempo pesimista para un tipo de proyecto en tu equipo es de 375 días, lo que significa que C = 375 .

El cálculo real: la fórmula de estimación del tiempo

La fórmula de estimación del tiempo tiene en cuenta que todos estos tipos de estimaciones son igualmente posibles, y la fórmula en sí (E) es la siguiente:

E = (A+4B+C)/6

Si tomamos la estimación de tiempo optimista (A = 225), más probable (B = 360) y pesimista (C = 375), así es como se acumulan los números:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Por lo tanto, lo más probable es que termine dicho proyecto dentro de los 340 días.

Pero, a medida que surgen complicaciones, deberá expandir su cálculo y su marco de tiempo: aquí es donde entra en juego la desviación estándar.

La fórmula es la siguiente:

DE = (CA)/6

La fórmula de la desviación estándar tiene en cuenta solo las estimaciones de tiempo optimistas y pesimistas y le indica qué tan precisa es realmente su estimación de tiempo total:

DE = (375-225)/6

DE = (150)/6

DE = 25

Si la desviación estándar es de 25 días, eso significa que el proyecto puede demorar entre 25 días más de lo que indica la fórmula de estimación de tiempo y 25 días menos. Entonces, al final, este tipo de proyecto puede llevar entre 315 y 365 días .

Consejo #4: Usa una calculadora de duración del proyecto

Una calculadora de duración del proyecto se basa en lo mencionado anteriormente:

• Estimación de tiempo, y
• Fórmulas de desviación estándar.

Aún obtendrá la cantidad aproximada de días que necesita para terminar el proyecto, pero lo obtendrá más rápido, porque el cálculo se manejará automáticamente.

Así es como puede crear una calculadora de duración de proyecto simple en Excel, usando:

• La fórmula de estimación de tiempo (E = (A+4B+C)/6), y
• La fórmula de desviación estándar (SD = (CA)/6).

Para la celda "Fórmula de estimación de tiempo", escriba: =REDONDEAR((C4+C5*4+C6)/6)

Para la celda "Desviación estándar", escriba: =REDONDEAR((C6-C4)/6)

Para la celda "Duración estimada del proyecto más corta", escriba: =ROUNDUP(C8-C9)

Para la celda "Duración estimada más larga del proyecto", escriba: =ROUNDUP(C8+C9)

Ahora, debe ingresar sus datos en las siguientes celdas:

• Estimación de tiempo optimista,
• Estimación de tiempo más probable, y
• Estimación de tiempo pesimista.

Una vez que lo haya hecho, los datos le indicarán el tiempo estimado y la desviación estándar.

Además, la duración estimada más corta y más larga se calculará automáticamente.

Descarga gratis tu calculadora de duración de proyectos

El uso de la función ROUNDUP es opcional, pero muy recomendable porque redondeará la cantidad estimada de días a un número entero.

Para usar las mismas fórmulas para proyectos adicionales, simplemente mantenga presionado y arrastre el cursor en el borde de las celdas que contienen las fórmulas, como se muestra a continuación.

Entonces, si ingresa "145", "234", "345", obtendrá que su tiempo estimado para terminar el proyecto es de 238 días, con una desviación estándar de 34 días, lo que significa que probablemente tardará entre 204 y 272 días para terminar este tipo de proyecto.

Consejo #5: Controla tu tiempo

Una calculadora de duración del proyecto te dice cuántos días necesitarás probablemente para terminar un proyecto, lo cual es útil para dar una estimación aproximada al cliente.

Pero también necesitará una estimación más precisa, para planificar y analizar su trabajo en detalle, así como para crear un cronograma funcional a seguir mientras trabaja en dicho proyecto; aquí es donde un rastreador de tiempo se vuelve crucial.

Un rastreador de tiempo hace que estimar el tiempo sea una ciencia exacta. Le dice cuánto tiempo ha dedicado en total a proyectos anteriores (en horas, minutos y segundos) y le permite identificar las tareas que ocuparon la mayor parte de su tiempo.

También le dice en qué tipo de trabajo ha pasado la mayor parte de su tiempo, por ejemplo, tareas "front-end" o "back-end".

¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos?

Bueno, para empezar, al mantener registros de seguimiento de tiempo, podrá hacer estimaciones de tiempo para un tipo específico de proyecto, que en realidad se basan en sus experiencias pasadas completamente verificables.

Para recopilar sus datos de seguimiento de tiempo, puede iniciar fácilmente un temporizador cada vez que comience a trabajar en una tarea y asociarlo con el proyecto correcto.

Una vez que haya terminado de trabajar en esta tarea, detenga el temporizador. Al hacerlo, agregará este tiempo a su tiempo total para ese proyecto.

También hay una alternativa a este proceso: puede ingresar manualmente el tiempo en su hoja de tiempo, después de completar una tarea específica.

Al final del proyecto, tendrá el tiempo exacto que ha dedicado ahora y es probable que lo dedique al mismo tipo de proyecto en el futuro, por lo que podrá dar una estimación precisa a tus clientes

Además, podrá distinguir entre sus horas facturables y no facturables, así como comprender cuánto dinero ha ganado trabajando en el proyecto, lo que lo ayudará a mejorar la gestión de costos de su proyecto en el futuro.

Cómo puede realizar un seguimiento del tiempo para definir estimaciones de tiempo: ejemplo n.º 1

Incluso puede convertir horas en días y ver qué tan precisa es realmente la calculadora de duración de su proyecto.

Tomemos un ejemplo: ha pasado 283 horas y 39 minutos en un proyecto.

Bueno, eso se traduce fácilmente en 35,5 días que has pasado trabajando en este proyecto durante 8 horas al día.

Pero esta no es la única forma de administrar y definir estimaciones de tiempo dentro de un rastreador de tiempo.

Cómo puede realizar un seguimiento del tiempo para definir estimaciones de tiempo: ejemplo n.º 2

Clockify también ofrece un sistema de estimación donde podrá definir estimaciones para tareas y el proyecto en general, antes de comparar sus resultados de seguimiento en tiempo real con estas estimaciones.

Entonces, una vez que comience a controlar el tiempo, podrá comparar su progreso en tiempo real con sus estimaciones mientras trabaja.

También podrás ver el porcentaje de trabajo realizado, comparado con tus estimaciones en cada momento.

De esta manera, no solo podrá ver que sus estimaciones de tiempo originales estaban fuera de lugar, sino que también podrá ver por cuánto.

Por lo tanto, trabajará en su habilidad de estimar y establecer el cronograma correcto del proyecto, mientras que al mismo tiempo evitará la presión causada por plazos poco realistas.

Consejo #6: Calcula el tiempo que perderás

Al hacer estimaciones de tiempo para un proyecto, es fácil pasar por alto el tiempo que está obligado a perder, así que no olvide tener en cuenta lo siguiente:

• interrupciones,
• distracciones, y
• Procrastinación ociosa.

Primero, enumere las actividades en las que probablemente "pierda el tiempo" todos los días en el trabajo.

Luego, asígnales un tiempo estimado:

• Salir a fumar cada 2 horas — 25 minutos
• Salir a la panadería cercana a comprar bollos para la merienda: 15 minutos
• Voy a preparar una taza de café cada 3 horas — 15 minutos
• Chatear con colegas: 45 minutos

Incluso puede agregar el tiempo que dedica a las reuniones y ordenar su bandeja de entrada de correo electrónico a este tiempo perdido; después de todo, estas actividades no contribuyen a terminar el proyecto y solo lo alejan de las prioridades reales:

• Reuniones — 1 hora y 20 minutos
• Gestión de la bandeja de entrada: 1 hora

Puede hacer estimaciones de tiempo en la parte superior de su cabeza para estas actividades, o puede hacer un experimento semanal y realizar un seguimiento del tiempo exacto que le lleva terminar estas actividades por día.

Seguimiento del tiempo perdido para hacer estimaciones de tiempo precisas

Por ejemplo, si realiza un seguimiento de los siguientes resultados para reuniones diarias:

• 40 minutos el lunes
• 45 minutos el martes
• 30 minutos el miércoles
• 45 minutos el jueves
• 40 minutos el viernes

Luego, puede tomar 40 minutos como su tiempo promedio para una reunión en estimaciones futuras:

(40+45+30+45+40)/5=40

Seguimiento del tiempo perdido para estimar cuánto gasta enfocado en el proyecto

Al final, para obtener el tiempo perdido total por día, simplemente sume los números; digamos que todos los desperdicios de tiempo enumerados, desde las pausas para el café hasta las reuniones, suman 4 horas.

Por lo tanto, si trabaja 8 horas por día y desperdicia 4 horas, esencialmente dedica solo unas 4 horas a concentrarse en el proyecto.

Calcular correctamente la cantidad total de tiempo perdido en un día mejorará su precisión al hacer estimaciones de trabajo. Este paso le ayudará a facilitar la gestión del tiempo.

Después de todo, si sabe que en realidad tiene solo la mitad del tiempo que pensaba que tenía para completar sus tareas, es más probable que establezca plazos diferentes y más realistas. O incluso mejor, intentará reducir sus pérdidas de tiempo y, por lo tanto, mejorar sus niveles de productividad.

Consejo #7: Programe tiempo adicional, por si acaso

Los datos que obtiene de su rastreador de tiempo muestran el tiempo exacto que ha dedicado antes a proyectos similares y cuánto es probable que gaste en ellos la próxima vez.

Por lo tanto, en 9 de cada 10 casos, si ha pasado 71 días en un proyecto (o 283 horas y 39 minutos durante 4 horas al día), es probable que la próxima vez le dedique una cantidad de tiempo casi similar.

Pero, por si acaso, destine algo de tiempo adicional a este proyecto, por problemas inesperados y deficiencias que suelen venir con el 10% de este tipo de proyectos.

Probablemente estés al tanto del dicho: "Más vale prevenir que curar".

Nunca se sabe cuándo puede aumentar este porcentaje y cuándo necesitará días y horas adicionales para redondear el proyecto a la completa satisfacción de su cliente.

Conclusión: las estimaciones de trabajo precisas son importantes (y obtendrá mejores resultados con el tiempo)

Al final, hacer estimaciones de tiempo precisas no es tan difícil.

Solo necesitarás:

• Analice su trabajo en tareas diarias y haga estimaciones para estas tareas separadas,
• Ponga energía adicional en estimar correctamente el tiempo para las tareas prioritarias,
• Haz el esfuerzo de llevar un registro del tiempo que dedicas a proyectos y tareas,
• Cuenta el tiempo que pierdes todos los días, y
• Tenga en cuenta el tiempo adicional que puede necesitar para terminar el proyecto.

Para un estilo adicional, puede usar la fórmula de estimación de tiempo de PERT y confiar en una calculadora de duración de proyecto simple para calcular sus estimaciones diarias.

Como resultado de seguir estos consejos, hará que sus estimaciones de tiempo sean precisas y precisas, así como también le resultará más fácil planificar sus horarios. La gestión de proyectos tiene que ver con las dependencias, y estos consejos lo ayudarán a tener una comprensión más profunda de su flujo de trabajo, que se reflejará en sus próximos proyectos. Todo esto hará que sus clientes lo vean como un profesional confiable, que cumple con su palabra.

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