¿Cuáles son los requisitos legales para iniciar un eCommerce?

Entonces, tienes una idea y es realmente buena. Después de pensarlo bien, decide seguir adelante y comenzar su propio comercio electrónico o negocio en línea.

Todo va muy bien hasta que...

¡Espera un segundo! ¿El papeleo?

Sí, todo lo que tenga que ver con...

• Hacienda (Departamento de Hacienda).
• Seguridad Social.
• Privacidad y protección de datos…

Te espera un regalo no tan dulce en términos de burocracia de políticas públicas aquí...

¿Va a ser mucha molestia?

En esta publicación, aprenderá sobre cada uno de los requisitos que debe cumplir y qué es exactamente lo que debe hacer para comenzar su comercio electrónico de manera segura y evitar posibles multas.

¿Estás listo para vencer a la burocracia?

Hagámoslo.

¿Por qué es importante conocer los requisitos legales?

Cuando nos ponemos en marcha para iniciar un comercio electrónico, hay muchos temas sobre los que investigamos:

• SEO
• Redes sociales
• diseño web
• Envío directo
• …

Pero llegado el momento de la verdad, ¿sabemos realmente cuáles son los requisitos legales para nuestro eCommerce?

A nadie le gusta pagar impuestos, pero es importante saber lo que hay que hacer para cumplir con las normas legales desde el principio para evitar sorpresas desagradables.

Seamos realistas: es un poco molesto. Cuando alguien tiene una idea de negocio, solo quiere ejecutarla, no pararse en varias líneas o completar formularios.

Ni siquiera hablemos de hacer pagos.

Hay diferentes formas de manejarlo:

• No hacer nada al respecto: la gente montará una tienda 100% online sin registrarla oficialmente (ante Hacienda, sin permisos ni licencias, etc.). Pensarás que es una locura, pero en realidad mucha gente prueba suerte así.
• Tratar de cumplir con la ley: lo más probable es que sea usted si está leyendo esto, o personas que quieren estar seguras de que su negocio es legal, aunque no estén muy contentos de hacer muchos pagos.
• Cumplir con requisitos que ni siquiera existen: hay un tipo de emprendedor que se siente seguro sólo cuando tiene el 150% de las cosas bajo control. No soportan un riesgo mínimo y prefieren prevenir que lamentar, opción mucho más recomendable que la primera forma de hacer las cosas.

Para cada situación, aprenderá las opciones que tendrá y las posibles consecuencias.

¿Qué hay que hacer antes de iniciar un eCommerce?

Así que ya ha tomado medidas, su sitio web está en funcionamiento y está empezando a conseguir clientes potenciales.

¿Qué proceso debe comenzar primero?

Registrarse en Hacienda (Departamento de Hacienda)

Incluso si está en línea, su actividad comercial sigue siendo un negocio. Te ahorrarás todos los trámites derivados de montar una tienda física en cuanto a la ubicación, pero aún así debes informarlo a Hacienda.

Esto es simplemente para hacerles saber que está iniciando una actividad comercial; no implica otra cosa que el pago de la tasa del formulario correspondiente.

Cualquier actividad comercial está sujeta al IVA en España (si estás en otro país, haz clic aquí), 21% en la mayoría de los casos. Cada vez que vendes un producto o un servicio a un cliente, tu tarifa incluye parte de los impuestos que deberás devolver a Hacienda , ya que ese dinero no es realmente tuyo.

Además, por la naturaleza de tu actividad, tendrás unos gastos por los que también pagarás una tasa de IVA, que se compensará con el que cobres a tus clientes:

IVA debido = IVA repercutido — IVA soportado

Pero ten cuidado con…

Impuesto de igualación de ventas

En algunos tipos de negocios, cuando compras a tus proveedores usando la misma tasa de impuestos que usas para tus clientes —y no manipulas el producto— , el Departamento del Tesoro automáticamente agregará un recargo extra de equivalencia.

Declaración de Registro de Impuestos y Selección de Partidas

Cuando registres tu negocio por primera vez, deberás completar los formularios 036 y 037, indicando en este último el rubro bajo el cual desarrollarás tu actividad comercial.

Para ello, en las casillas 400, 402 y 403 seleccionará el tipo de actividad, el apartado y la rúbrica IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas).

En tu caso, por estar recién empezando, estarás exento de la tributación del IAE, ya que solo se aplica a las empresas que pagan el Impuesto de Sociedades porque manejan más de mil millones de euros al año.

¿Quién sabe? Tal vez llegues allí en algún momento...

Puede consultar la lista de encabezados comerciales, pero tenga en cuenta que está actualizado de acuerdo con el mundo en línea.

Para los propósitos de Hacienda, una actividad de comercio electrónico se define por la naturaleza de los servicios que brinda. Por lo tanto, si dirige una empresa de jugos detox, no importa si vende en línea o no; su rubro sería el número 415 “Jugos, extractos de frutas y otros”.

¿Es obligatorio registrar su negocio ante el Departamento de Hacienda?

La respuesta es sí.

“El caso es que apenas empiezo y no sé cómo lo haré”.

De todos modos… registrarse no tiene costo. Si vas a estar facturando, vas a estar tomando dinero que no es tuyo y eso tiene un nombre: economía informal.

El Departamento del Tesoro y la Caja de la Seguridad Social son organismos diferentes, y dar de alta tu actividad en el primero no significa que debas darte de alta en uno de los segundos.*

* Veremos esto en profundidad en un momento porque es un poco más complejo que eso.

Darse de alta en la Seguridad Social (o no)

Es decir, se trata de dar de alta en el régimen especial de los trabajadores autónomos (RETA).

¿Quién es un trabajador por cuenta propia?

Un trabajador por cuenta propia es alguien que...

Realiza de forma regular, personal y directa una actividad comercial para ganar dinero, sin contrato de trabajo.

“Regularmente” significa que reciben un ingreso regular.

¿Es obligatorio darse de alta como autónomo al iniciar un eCommerce?

Aquí es cuando se complica.

Si recién está comenzando y solo gana algo de dinero de vez en cuando, no hay razón para que se registre como tal.

Bueno, según la ley deberías hacerlo. Sin embargo, en 2007, el Tribunal Supremo falló a favor de un trabajador por cuenta propia que ganaba menos del salario mínimo oficial.

Desde entonces, tal precedente ha hecho posible no darse de alta en la Seguridad Social cuando los ingresos son muy bajos.

Sin embargo, ten cuidado. Un precedente no es la ley... por lo que podría enfrentarse a una multa si decide no hacerlo.

Para resumir

Tienes un margen de unos 1.000€ al mes —el equivalente actual al salario mínimo oficial español (se espera que en 2023 esta cifra aumente hasta los 1.049€)

En caso de no igualar tal cantidad, siempre puedes dejarla para más adelante cuando tu situación sea más estable.

Sin embargo, tenga en cuenta que esta estimación no es 100% legal ni confiable, por lo que aún podría recibir una multa. Si tiene alguna duda sobre su situación específica, probablemente sea mejor consultar a su agente.

En caso de que ya estés cerca de recibir dichos ingresos, prepárate para comenzar a pagar la cuota mensual para trabajadores por cuenta propia.

Cómo darse de alta como trabajador por cuenta propia después de hacerlo en Hacienda

Aquí querrás tener cuidado con las fechas.

Tendrás un plazo de un mes después de registrarte en Hacienda, así que mejor hazlo lo antes posible.

Incluso si tiene 30 días para hacerlo, no lo posponga demasiado. Hazlo el mismo mes calendario que el registro en Hacienda —mejor si dentro de los primeros 5 días del mes.

Si no cumples con este plazo y la Seguridad Social advierte que has estado cumpliendo con tus obligaciones tributarias sin haberte dado de alta como trabajador por cuenta propia, te cobrarán los pagos atrasados. Y, como 'recompensa', obtendrás un 20% de recargo.

¿Qué debo hacer si quiero dejar de ser autónomo?

Si confiabas en aquella sentencia de 2007 y llevas facturando pequeñas cantidades sin darte de alta en Hacienda, ni se te ocurra hacerlo ahora.

Lo correcto sería darte de baja en Hacienda para que una vez que tengas el alta de nuevo ya te registres en el Seguro Social.

Si haces otra cosa, la administración gubernamental te pedirá las mensualidades desde que te registraste por primera vez en Hacienda.

¿Cuánto es la cuota mensual para los trabajadores por cuenta propia?

En 2018, después de muchos años, se actualizó una ley de Emprendimiento y una ley de Fomento del Autoempleo.

Uno de los cambios más importantes, pero no el único, es la tarifa a pagar.

• Cuota de 60 € el primer año: a partir del 1 de enero de 2018, las nuevas altas se benefician de un descuento durante todo el año (antes era solo durante 6 meses). Actualmente, la cuota mensual mínima es de 60 € (y se espera que aumente a 80 € a partir de 2023), a menos que te hayas dado de alta como trabajador autónomo en algún momento de los 2 años anteriores o te hayas beneficiado de la tarifa bonificada durante el 3 años anteriores.
• 146,97€ durante los próximos 6 meses: es decir, el primer mes después de que acabe la cuota de 60€, y durante 6 meses más. Es un 50% de descuento sobre la tarifa regular.
• 205,76 € por otros 6 meses: hasta que pasen 2 años desde el registro —con un 30% de descuento sobre la tarifa habitual.

A partir de ahí, la cuota suele ascender a 293,94 € al mes*, pero siempre hay bonificaciones para trabajadores menores de 30 años, desempleados o discapacitados.

Y no se detiene allí. Seguirás teniendo que rellenar el modelo 303 de compras y ventas generadas trimestralmente en España (y su equivalente europeo, el modelo 349). Y por supuesto, también deberás pagar el IRPF a través del modelo 130.

Una vez que esté en el lugar con el Departamento del Tesoro y el Departamento del Seguro Social, habrá superado sus primeros gastos, pero aún le queda un largo camino por recorrer para operar un comercio electrónico 100% legal.

Sigue leyendo.

*NOTA: a partir de 2023 entrará en vigor un nuevo sistema de contribución fiscal por tramos, tal y como establece el Real Decreto Ley 13/2022, de 26 de julio. Este sistema establece hasta 15 segmentos de cotización que varían en función de los ingresos.

Si estás en los primeros segmentos, la tarifa sería inferior a la actual. A cambio, los trabajadores por cuenta propia con altos ingresos también tendrán que hacer frente a una tarifa más alta. El Decreto Ley especifica cómo funciona cada segmento.

Leyes y requisitos para abrir una tienda en línea

No hay muchos, pero definitivamente debes tratar de cumplir con las normas.

La mayoría de ellos están más o menos relacionados con los derechos de los usuarios, por lo que cualquier cosa que se traduzca en una mejor experiencia de usuario también será positiva para nosotros.

Leyes de Cookies

Las cookies son pequeños archivos que se guardan en el navegador de un usuario y que le permiten seguir los movimientos que realiza en su sitio web. Prácticamente todos los sitios web utilizan cookies para publicar anuncios, participar en el remarketing o simplemente obtener información útil proporcionada por el análisis web.

Existe una normativa europea que obliga a avisar a los usuarios sobre el uso de cookies.

Las multas por infracción varían de $600 a $600.000 en casos extremos, por lo que es mejor ser estricto con el cumplimiento de la ley. Afortunadamente existen muchos complementos para WordPress o PrestaShop que nos ayudarán en esta tarea.

La buena noticia es que en poco tiempo este tema ya no será motivo de preocupación (al menos en términos legales).

Las cookies de terceros desaparecerán.

De hecho, grandes navegadores como Google Chrome, Firefox y Safari ya están dando pasos en esta dirección.

La idea es sustituir este sistema de analítica web por otros que respeten más la privacidad de los usuarios (una preocupación creciente).

En el blog de Doofinder puedes encontrar un post sobre este tema, en el que aprenderás más sobre el impacto de la eliminación de cookies para eCommerces y qué alternativas existen. Léalo aquí.

Leyes de Marketing Electrónico (LSSI)

Otro requisito legal para poner en marcha tu tienda online es poner a disposición la Política de Privacidad .

Las leyes de marketing (ver LSSI-CE) hacen que cierta información de su sitio web esté más disponible para los usuarios.

Estas son cosas como:

• La información general de su comercio electrónico (nombre comercial, lugar de negocios, número de código comercial (o número de IVA), certificado de registro comercial, etc.).
• Correo electrónico o información de contacto para que los clientes se comuniquen con usted.
• Su política de devolución.
• La garantía del producto.
• El derecho de sus clientes a suspender o cancelar sus cuentas, así como a modificar los términos de uso.
• Limitaciones y exenciones de responsabilidad por las consecuencias derivadas de la actividad de marketing.

Todo ello debe estar visible en el apartado Condiciones de uso de tu web.

Si tienes dudas sobre cómo redactar las condiciones de uso de tu eCommerce, lo mejor es que contactes con un abogado mercantil que pueda asesorarte.

ley de comercio al por menor

En este apartado deberás incluir la información de los productos que ofreces y su proceso de compra:

• Características del producto.
• Precio y gastos de envío.
• Métodos de pago.
• El tiempo de entrega.
• Derecho de desistimiento (para la mayoría de los productos, los clientes tienen una ventana de 14 días para devolver un producto, antes eran solo 7 días, pero en 2014 lo extendieron hasta los 14 actuales).

Ahora, veamos otra política que seguro te suena… la regulación de protección de datos.

Ley de Protección de Datos (LOPD)

Otro requisito para la venta online es el registro de los datos de tus clientes en el Departamento de Protección de Datos de España.

En 2016, el Reglamento General de Protección de Datos endureció la legislación europea sobre el uso abusivo de datos por parte de las empresas.

Tras su entrada en vigor, el gobierno español anunció un plazo de dos años para cumplir con la ley, que finalizó en 2018. La nueva Ley Orgánica de Protección de Datos ha sido modificada para cumplir con la normativa europea.

De esta forma, toda empresa, tienda o eCommerce que maneje datos de personas físicas está obligada a especificar:

• nombres
• Números de teléfono.
• identificaciones
• correos electrónicos
• Datos bancarios.

Asimismo, deberán reportar todos los datos personales de proveedores o empleados.

Puede utilizar el formulario NOTA para registrarlos. Solo sepa que cada vez que almacene datos personales, el cliente debe dar su consentimiento. Lo mejor aquí es redactar una sección de su Política de privacidad e incluir una casilla de verificación al final del sitio web para que puedan seguir navegando.

Email marketing y protección de datos

En los negocios en línea, es habitual enviar anuncios o boletines con regularidad.

Es una herramienta que puede ser muy útil, tanto para captar más clientes como para fidelizarlos… pero abusamos de esta herramienta y, en lugar de aportar valor, enviamos constantemente e-mails de marketing sin parar.

La última ley de protección de datos (LOPD) se propone regular esto.

Para empezar, aclara que para enviar información al usuario, éste deberá prestar su consentimiento “libre, específico e inequívoco”.

Hasta el momento, esta autorización estaba implícita cuando los usuarios consintieron en el envío de datos. Seguramente se ha dado el caso de que simplemente con llenar tu correo electrónico por el motivo que sea hayas comenzado a recibir anuncios de empresas.

La nueva regulación también especifica que las bases de datos antiguas deben revisarse para verificar qué usuarios autorizaron al agregarse a dicha base de datos.

Pero esto no es lo único que debes tener en cuenta:

• Un botón visible para darse de baja: los usuarios deben poder renunciar a recibir comunicaciones en cualquier momento.
• Tus proveedores también deben observar esta ley: esto incluye a cualquiera que esté en posesión de los datos de tus clientes: herramientas de marketing por correo electrónico, cajas de pago…. ¿Afectará esto a Mailchimp?
• Notificación de 72 horas sobre cualquier problema: si alguien ha intentado acceder a los datos del cliente o has tenido una brecha de datos, debes comunicarlo tanto a tus usuarios como a la Agencia Española de Protección de Datos.

Para adaptar tu eCommerce a la nueva ley de protección de datos, la Agencia Española de Protección de Datos dispone de una herramienta gratuita para que evalúes si cumples con la normativa. Se llama Facilita RGPD y no te llevará más de 20 minutos.

Para resumir:

Creemos que estos cambios en las leyes de protección de datos son muy positivos y recompensarán el buen trabajo honesto.

En otras palabras:

• Primero, el usuario colocará su correo electrónico en un formulario en su sitio web (primero opt-in).
• Una vez que esto haya sucedido, recibirán un correo electrónico pidiéndoles que confirmen si desean recibir su boletín informativo (segundo opt-in). Para hacer esto, solo tendrán que hacer clic en un enlace en el correo electrónico.
• Una vez que hagan clic, serán oficialmente suscriptores tuyos.

Bueno, incluso si los usuarios han confirmado una y otra vez que quieren estar en su lista de correo, use un poco de sentido común y trate de no enviar solo correos electrónicos de ventas a sus suscriptores. No venderás mucho más y empeorarás la experiencia del usuario.

Entonces, ¿eres legal?

Así que esta fue una revisión de los requisitos básicos para iniciar su tienda en línea.

Para ser justos, buscar cómo vender legalmente en Internet puede ser realmente molesto para aquellos que apenas están comenzando con su comercio electrónico. Sin embargo, es algo que todos deberían aprender y poder aplicar en el futuro para cualquier proyecto en línea.

Piense en estos requisitos como su forma de alcanzar el éxito en el comercio electrónico. Nadie dijo que fuera fácil