Cómo usar la automatización de marketing y CRM para la calificación de clientes potenciales

Todos hemos llegado a esperar que las ventas y el marketing sean más fáciles con la tecnología. Una sólida plataforma de CRM y automatización de marketing son herramientas probadas para ahorrar tiempo y generar mejores resultados, ya sea automatizando partes de nuestra gestión de redes sociales, rastreando análisis de marketing en tiempo real o gestionando nuestros sitios web sin necesidad de depender de la disponibilidad del equipo de TI (o la falta de del mismo).

Entonces, ¿qué pasa con el seguimiento y la calificación de clientes potenciales? Estamos hablando de algo más que generalizarlos en "clientes potenciales calientes", "clientes potenciales fríos" y la categoría "otro" infamemente oscura.

Una sólida plataforma de CRM y herramientas de automatización de marketing son las mejores formas de definir y administrar clientes potenciales y eliminar procesos manuales. No solo eso, también son la mejor manera de lograr un mayor ROI.

Pasos para calificar clientes potenciales

Veamos primero los pasos necesarios para calificar nuevos clientes potenciales para ver si encajan bien. Obviamente, esto depende de su tipo y tamaño de negocio, el tamaño de su equipo de ventas y cuán ansiosos están por obtener nuevos clientes potenciales. Para nuestros clientes industriales complejos, este proceso suele tener dos pasos clave.

PASO 1: Definir prospectos

Entre Marketing y Ventas, acuerde qué criterios se utilizarán para definir Clientes potenciales, Clientes potenciales calificados de marketing (MQL) y Clientes potenciales calificados de ventas (SQL). Su equipo de ventas se desanimará rápidamente si los "clientes potenciales" que Marketing transmite no están calificados para convertirse en clientes potenciales, y Marketing se desanimará si estos clientes potenciales no resultan en ventas reales.

Como repaso rápido, un MQL es un cliente potencial que tiene más probabilidades de convertirse en cliente que otros en función de qué tan bien cumplen con ciertos criterios de su perfil de cliente ideal, como el tamaño de la empresa, la geografía, la industria, el tipo de personalidad del comprador, etc.

Un SQL va un paso más allá al categorizar si cumplen con sus criterios mínimos de ventas o han demostrado a través de su compromiso que pueden estar listos para resolver un punto débil, obtener más información sobre lo que tiene para ofrecer o están cerca de una decisión de compra.

PASO 2: Alinee sus formularios de conversión

Desarrolle una estrategia de formulario de conversión de sitio web que haga las preguntas correctas para calificar clientes potenciales en función de los criterios de calificación de clientes potenciales acordados. Solo asegúrese de no hacer demasiadas preguntas como parte de su proceso de calificación de clientes potenciales o los prospectos se apagarán y abandonarán el formulario.

Seguimiento de clientes potenciales a medida que se califican

Una vez que haya determinado cómo calificar a los clientes potenciales, el siguiente paso es establecer un protocolo sobre cómo realizar un seguimiento de MQL y SQL, realizar un seguimiento e informar a Marketing sobre el estado. De esa manera, ambos equipos saben si necesitan ser nutridos más, si se han convertido en nuevas oportunidades o, mejor aún, ¡si se han convertido en un nuevo cliente!

PASO 1: Centralizar datos

Sin un CRM centralizado que realmente utilice el equipo de ventas y formularios de conversión de sitios web que se integren con su CRM, el seguimiento de nuevos clientes potenciales del sitio web puede ser un proceso bastante tedioso. Esto es especialmente cierto si está convirtiendo una gran cantidad de clientes potenciales a diario y si regresan por segunda o tercera vez.

Un CRM centralizado que se integra con su software de automatización de marketing le permite almacenar, ordenar y organizar clientes potenciales en un solo sistema.

Si aún no usa un CRM, una posible solución es usar una Hoja de cálculo de Google que ambos equipos puedan ver y usar en tiempo real. A medida que llegan nuevos clientes potenciales a través de su sitio web, Marketing puede agregarlos y alertar a Ventas si creen que están calificados. Asegúrese de agregar también clientes potenciales fuera de línea, ya sea usando una hoja de cálculo o CRM. El departamento de ventas puede actualizar manualmente el estado del cliente potencial a medida que comienzan sus intentos de conexión.

Sin embargo, acerca de esos intentos de conexión... puede enviar correos electrónicos a los clientes potenciales que haya recopilado manualmente, pero asegúrese de cumplir con los requisitos legales de CAN-SPAM. Solo algunos de los requisitos para el marketing por correo electrónico incluyen no usar información de encabezado engañosa o líneas de asunto engañosas, brindar a los destinatarios una forma de optar por no recibir correos electrónicos futuros y cumplir con esos deseos de inmediato, haciéndoles saber su ubicación y más.

Es demasiado fácil pasar por alto una solicitud de exclusión voluntaria cuando se administran los clientes potenciales manualmente. Una automatización de marketing CRM + puede ayudarlo a cumplir con la Ley CAN-SPAM y podría hacer que la inversión valga la pena por sí sola, considerando que una violación está sujeta a sanciones de hasta $ 43,792 por instancia.

PASO 2: Traspasos efectivos

A medida que los clientes potenciales rastreados se reconvierten o brindan información adicional, un CRM puede actualizar su información automáticamente para que los clientes potenciales recién calificados (MQL o SQL) puedan pasarse a Ventas.

Si todavía está atascado usando una hoja de cálculo de Google y su equipo de ventas no obtiene suficientes SQL, deberían trabajar en el progreso de los MQL. Del mismo modo, si no tienen suficientes MQL, deberían trabajar para evaluar más a fondo nuevos clientes potenciales que podrían convertirse en MQL, si supieran más sobre ellos.

La parte más difícil al usar Hojas de cálculo de Google es obviamente el mantenimiento manual: hacer que Ventas realmente use la herramienta y mantenerla actualizada y precisa.

Suena doloroso como un proceso manual, ¿verdad? Tal vez esta sea tu realidad y, si es así, siento tu dolor.

MÁS INFORMACIÓN: 7 consejos para la implementación efectiva de HubSpot CRM

Cómo la automatización de marketing hace que la calificación y el seguimiento de clientes potenciales sean más fáciles y rápidos

Como hemos insinuado, hay una mejor manera de hacer todo esto, y ha existido por un tiempo.

Las plataformas integradas como HubSpot CRM incluyen automatización de marketing que puede eliminar la mayoría del trabajo manual y automatizar el proceso en tiempo real, lo que le permite dedicar menos tiempo a prepararse para realizar llamadas de ventas y enviar correos electrónicos, y le brinda más tiempo para hacerlo.

Puedes encontrar la información que necesitas rápidamente para el seguimiento o la personalización porque las llamadas de ventas, los correos electrónicos o las notas se pueden publicar automáticamente en la línea de tiempo de un contacto en HubSpot CRM. Poder ver todo el historial de comunicación, el compromiso y la información de la empresa de un cliente potencial de un vistazo es una gran ventaja y proporciona información invaluable sobre dónde se encuentra un cliente potencial en su viaje de compra.

Así es como cambia la gestión de clientes potenciales y el proceso de ventas cuando aprovecha el poder de la automatización.

CALIFICACIÓN AUTOMATIZADA DE PLOMOS

Sus criterios para las definiciones de cliente potencial, MQL y SQL están integrados en su software de automatización, de modo que a medida que se convierten nuevos clientes potenciales, el software puede actualizar automáticamente la etapa del ciclo de vida del cliente potencial en función de la información que él o ella proporciona.

El CRM puede rastrear el compromiso de un prospecto con su sitio web y correos electrónicos para determinar si están calificados para las ventas, y también se les puede asignar un puntaje de prospecto automáticamente. Las puntuaciones de clientes potenciales se calculan utilizando criterios personalizados que establece en función de los comportamientos , como interactuar con un enlace de correo electrónico, ver una página web específica, descargar una pieza de contenido, etc. Si un cliente potencial cumple con un conjunto definido de acciones y alcanza una determinada puntuación de cliente potencial, se puede activar un flujo de trabajo que notifique a sus representantes de ventas.

CAPTACIÓN AUTOMATIZADA DE PLOMOS

En lugar de importar prospectos manualmente a su CRM o agregarlos a una hoja de Google, el software de automatización de marketing le permite usar formularios personalizados que capturan automáticamente nuevas conversiones de prospectos desde su sitio web. Incluso puede crear formularios progresivos que hagan preguntas de calificación adicionales a lo largo del tiempo. ¡Esto puede ser muy poderoso!

SEGUIMIENTO E INFORMES AUTOMATIZADOS DE PLOMOS

El historial de clientes potenciales y los cambios en las etapas del ciclo de vida, como de MQL a SQL, progresan por sí solos y el sistema puede enviar alertas personalizadas al vendedor adecuado para realizar un seguimiento. Ventas entonces tiene información en tiempo real sobre lo que los clientes potenciales han mostrado interés y puede hacer que su comunicación sea muy relevante y útil, lo que aumenta la probabilidad de cerrar el trato.

El CRM mantiene informado a su equipo de marketing sobre si los clientes potenciales se han convertido en oportunidades o en clientes cerrados, o si necesitan ser nutridos aún más.

Esta es una descripción general de muy alto nivel de los beneficios que obtiene con la automatización. Sí, la automatización no es gratuita, pero si tiene en cuenta el tiempo manual que ahorra entre Marketing y Ventas combinado con menos oportunidades perdidas, y si libera a su equipo de Ventas para actuar sobre los clientes potenciales más calificados, sin duda se amortiza. !

La calificación y el seguimiento de clientes potenciales es solo una dimensión de una estrategia de ventas y marketing entrante. Para obtener más información, consulte nuestro recurso Acuerdos de nivel de servicio de marketing y ventas: una visita guiada y descubra cómo un SLA puede alinear el marketing y las ventas para alcanzar los objetivos comerciales.