Cómo y por qué hacer un seguimiento de las actividades y hábitos diarios

no tengo tiempo Escuchamos esta frase casi todos los días, de nuestros compañeros de trabajo, familiares y amigos. Pero, en la mayoría de los casos, las personas no tienen una comprensión clara de cómo pasan realmente sus horas de trabajo y su tiempo libre.

Ahora, la clave para convertirte en un maestro de tu tiempo es bastante simple. Necesita realizar un seguimiento de sus actividades diarias para tener una mejor comprensión de las tareas y hábitos cotidianos. Por lo tanto, sabrá qué acciones debe modificar para obtener horas adicionales.

En esta publicación de blog, discutiremos:

• beneficios de rastrear actividades,
• dos métodos de seguimiento de sus tareas diarias, y
• cómo hacer un seguimiento de los hábitos.

Beneficios de las actividades de seguimiento

Si a menudo siente que no tiene suficiente tiempo para todas sus tareas diarias, considere hacer un seguimiento de lo que hace durante las horas de trabajo. Recopilamos una lista de los principales beneficios de las actividades de seguimiento:

• Ganarás el control de tu tiempo,
• serás más realista y organizado,
• harás mejores estimaciones de tiempo,
• será más responsable y productivo, y
• aprenderá a realizar una sola tarea en lugar de realizar múltiples tareas.

Exploremos cada beneficio con más detalles.

Ganarás el control de tu tiempo

Laura Vanderkam es autora de varios libros sobre gestión del tiempo y productividad. En su discurso en TEDWomen 2016, habló sobre nuestra percepción del tiempo. Vanderkam quería demostrar que puedes controlar tu tiempo y gastarlo como quieras.

Por lo tanto, hizo una encuesta entre mujeres ocupadas. Los participantes debían realizar un seguimiento de sus actividades durante una semana, tanto de su horario laboral como de su tiempo libre.

Mientras miraba los datos, Vanderkam notó que uno de los participantes tenía una emergencia doméstica. Esta participante registró cada hora que dedicó a solucionar este problema, que fueron siete horas en total (durante la semana).

Ahora, aunque esto fue una emergencia, esta situación nos muestra que siempre hay suficientes horas en un día o en una semana. Además, esta investigación demuestra que PUEDES encontrar tiempo para todo lo que deseas hacer, pero es posible que no seas consciente de ello.

¿Cómo obtienes control sobre tu tiempo?

• Comience por anotar todas las actividades que realiza a lo largo del día. Es probable que te des cuenta de que tal vez pasas demasiado tiempo haciendo determinadas actividades, como ver la televisión durante dos horas al día. O desplazándose por sus cuentas de redes sociales. Al mismo tiempo, piensas que no tienes suficiente tiempo para tomar un café con amigos o ir al cine.
• El siguiente paso es repensar su horario. Intenta limitar el tiempo que dedicas a algunas actividades que no son tan importantes para que puedas sacar horas extra para ese café con amigos.

Manteniendo tu diario de actividades, administrarás mucho mejor tu tiempo. Así, harás lo que te gusta hacer.

Otro punto interesante que mencionó Vanderkam durante su discurso es que el tiempo es muy elástico.

“No podemos hacer más tiempo, pero el tiempo se extenderá para acomodar lo que decidamos poner en él”, agregó.

Depende de nosotros lo que elegiremos poner en él, y estas son las prioridades.

Además, Vanderkam sugiere hacer una lista de prioridades el viernes por la tarde. Esta lista debe contener las actividades que planea para la próxima semana, en tres categorías:

1. Carrera,
2. Relaciones, y
3. Uno mismo.

Asegúrese de agregar 2-3 prioridades para cada categoría.

Serás más realista y organizado.

En su libro The Productivity Project , Chris Bailey dice que ser realista acerca de cuánto puede lograr es crucial.

“Sin ser consciente de cómo pasa su tiempo actualmente, es difícil reflexionar sobre si está actuando de manera que coincida con sus valores y tareas de mayor impacto. Mantener un registro de tiempo es una excelente manera de encontrar su punto de partida, su nivel base”.

Como puede ver, el seguimiento de su tiempo y tareas lo ayudará a darse cuenta de cuál es su línea de base. Por lo tanto, podrá hacer planes y metas racionales para el futuro. Por ejemplo, si nota que hay algunos intervalos de tiempo los miércoles y jueves, use estos períodos para generar ideas para el próximo proyecto.

Aparte de esto, tener datos precisos sobre cuánto tiempo necesita para cada tarea significa poder organizar mejor los días de trabajo. Otro paso práctico que puede tomar es crear una lista de tareas para mañana, la noche anterior. Recuerde anotar los plazos para cada uno.

Además, una vez que comience a registrar cada pequeña actividad a lo largo del día, también verá cómo pasa su tiempo libre. Entonces, esas dos horas de televisión mencionadas anteriormente se pueden cambiar con alguna otra acción, como andar en bicicleta durante una hora y luego bañarse la hora siguiente.

Harás mejores estimaciones de tiempo

Seamos realistas, no siempre se puede predecir cuánto tiempo llevará comprar comestibles, llevar a sus hijos a la escuela o terminar una tarea importante en el trabajo. De hecho, muchos estudios muestran que solemos subestimar el tiempo que necesitamos para completar un recado.

De acuerdo con la investigación Explorando la “falacia de planificación” , menos de la mitad de los participantes lograron completar sus actividades en el tiempo que ellos mismos predijeron. Los resultados también mostraron que, cuando las personas hacen pronósticos sobre sus actividades, se enfocan en el caso específico del pasado y sus detalles. Sin embargo, las personas deberían ver una imagen más amplia: revisar todos los casos anteriores con detalles. De esa manera, recordarían los problemas que tuvieron con casos anteriores; por lo tanto, harían predicciones más realistas.

Por ejemplo, el viernes pasado, tuvo la suerte de terminar sus compras de comestibles y conducir de regreso a casa en menos de una hora. Pero, por lo general, necesitas casi dos horas para esta tarea, debido al atasco. Por lo tanto, deberías dedicarle más tiempo a esta actividad, entre una hora y media y dos horas.

En general, para hacer estimaciones de tiempo precisas, debe realizar un seguimiento de sus actividades. Esto significa escribir cada mandado durante el día. Luego, después de algunas semanas, podrá hacer predicciones más precisas sobre sus tareas diarias.

Serás más responsable y productivo

Algunos días serás más productivo que otros. Como ya sabe, cuando no puede concentrarse en el trabajo, puede recurrir a las redes sociales o comenzar a leer las últimas noticias. O, cuando tienes que estudiar para un examen importante, pero en cambio, te das un atracón de tu serie favorita. Esto es lo que llamamos el tiempo perdido .

Pero, ¿qué pasa cuando toda tu semana es improductiva? Probablemente no podrá alcanzar sus metas semanales.

Esto es lo que sugerimos: realice un seguimiento de su tiempo perdido, de la misma manera que registra las actividades que completa. Así, cuando veas entradas como “navegando por la web” o “viendo series”, esta será tu llamada de atención. Luego, mañana, hará todo lo posible para no repetir estas acciones, lo que resultará en un mejor desempeño y una mayor motivación.

Además, el seguimiento de sus actividades también puede ayudarlo a mejorar los niveles de productividad. Pamela Ayuso es una emprendedora y desarrolladora inmobiliaria que escribe un blog sobre crecimiento empresarial. Ella cree que, dado que todos tenemos las mismas 24 horas al día, nuestra mejor apuesta es usarlas de la manera más productiva.

“Al rastrear las actividades diarias, podemos identificar qué tareas absorben la mayor parte de nuestro tiempo. Con los datos en la mano, podemos hacer los cambios necesarios para pasar nuestro tiempo de la mejor manera posible”.

Por eso, si quieres mantenerte enfocado en tus tareas y ser más productivo, recuerda llevar un registro de tus actividades a lo largo del día.

Aprenderá a realizar una sola tarea en lugar de realizar múltiples tareas

“La multitarea surge de la propia distracción. ” – Marylin vos Savant

Aunque no es realmente una distracción, la multitarea es una ilusión. Earl Miller, profesor de neurociencia en el MIT, cree que nuestro cerebro puede cambiar el enfoque de una cosa a otra extremadamente rápido. Pero, el cerebro no puede concentrarse en ambas cosas al mismo tiempo.

Entonces, puede pensar que puede cocinar su cena y lavar los platos simultáneamente. Pero, lo más probable es que olvide agregar esa especia importante o rompa accidentalmente un vaso.

Cuando se trata de controlar el tiempo y registrar sus actividades, querrá tener información clara y precisa sobre lo que hace. Eso significa hacer cada mandado por separado para que pueda registrarlos correctamente. Por lo tanto, mejorará sus habilidades de una sola tarea y evitará la multitarea. Además, cuando prestas atención a una sola actividad, tus resultados serán mejores, por no decir más deliciosos.

¿Cómo haces un seguimiento de tus tareas diarias?

Ahora que conoce las principales ventajas de realizar un seguimiento de sus actividades diarias, exploremos dos formas de llevar un registro de sus tareas:

1. Método de lápiz y papel, y
2. Seguimiento de sus actividades con Clockify.

Método de lápiz y papel

Creado por Neville Medhora, este método es una solución ideal si prefiere usar herramientas de escritura tradicionales, como lápiz y papel.

Entonces, al comienzo de su jornada laboral, tome una hoja de papel y comience a escribir lo siguiente:

• La fecha : mantenga la fecha en la parte superior de su lista. Este pequeño detalle será importante para futuras referencias.
• Todas las tareas del día : asegúrate de incluir las tareas más importantes del día y sé realista al respecto. Si cree que es capaz de realizar seis tareas complejas, anótelas solo. Si lo desea, puede agregar actividades que no están relacionadas con el trabajo, que planea hacer después del trabajo. Manténgalos al final de su lista.
• Horarios de las reuniones : esta es una información extremadamente útil si sueles tener varias reuniones a lo largo del día. Simplemente agréguelos en el lado derecho de su papel, como recordatorio.
• Seguimiento de horas: controle la hora en que comienza a trabajar en una tarea y una vez que la termina. Luego, escriba el marco de tiempo para esa actividad en el lado derecho del papel, debajo del recordatorio de la reunión. Haga lo mismo para todas las demás tareas. Escribir estos bloques de tiempo le dará una mejor idea de cómo pasa sus horas de trabajo, qué tareas requieren más tiempo y verá qué tan productivo fue ese día.
• Resumen diario : al final de su jornada laboral, escriba un resumen de su día: sus logros diarios.

Aquí hay varios otros consejos prácticos que sugiere Medhora:

️ Escribe tu lista de tareas pendientes la noche anterior . Así, cuando comiences tu jornada laboral por la mañana, solo deberás seguir la lista.

️ Divide tus tareas en partes más pequeñas y manejables. Entonces, en lugar de tener una tarea más grande, tendrá varias tareas para completar. Además, te sentirás satisfecho cada vez que termines la tarea que acabas de terminar.

️ Un truco simple que puede usar cuando tenga ganas de posponer las cosas: use otro papel con un trozo de cinta adhesiva en la parte superior. Luego, pega ese papel a tu lista y ajústalo para que solo puedas ver tu primera tarea. Incluso si no tiene ganas de trabajar en este momento, ver solo una tarea a la vez significa que no se molestará con otras de la lista.

Para conocer más detalles sobre esta sencilla técnica, mira el video que explica este método.

Seguimiento de actividades con Clockify

Alternativamente, si prefiere usar un software para realizar un seguimiento de sus actividades diarias, pruebe Clockify como su propia aplicación de registro de actividad.

Así es como puede registrar sus tareas con esta herramienta:

• Crea una cuenta de Clockify .
• Descarga un rastreador de tiempo . Asegúrese de poder usar Clockify en su teléfono, en su computadora o como una extensión del navegador.
• Seguimiento de sus actividades . Puedes hacerlo ya sea por:
• Uso de un cronómetro: inicie su cronómetro cuando comience a trabajar en una actividad y deténgalo cuando haya terminado. Recuerda anotar la descripción de tu actividad.

• Ingresando tus actividades manualmente escribiendo la descripción de tu actividad y agregando el tiempo.

Digamos que estas eran tus actividades matutinas antes de ir a trabajar:

• Saliste a correr esta mañana de 8 am a 9 am.
• Luego, te duchaste y desayunaste, que fue de 30 minutos en total.
• Dado que su horario de trabajo es de 10 a. m. a 6 p. m., dedica los siguientes 30 minutos a ir al trabajo.

Como puede ver a continuación, así es como se verán sus entradas.

Una vez que haya rastreado todo lo que ha hecho durante el día, obtendrá una lista como esta.

Por lo tanto, podrá cambiar la duración de actividades particulares si es necesario.

Aparte de estos, hay otras características prácticas de Clockify.

️ Categoriza tus entradas . Puede agregar un nombre de proyecto o una etiqueta para cada entrada. En nuestro ejemplo, los nombres de los proyectos son Tiempo libre y Proyecto A.

️ Analizar actividades En la sección Panel de control, puede revisar todas sus actividades y filtrarlas por proyecto o estado de facturación. Además, en la esquina derecha, puedes ver cuánto tiempo dedicaste a cada actividad.

¿Cómo haces un seguimiento de tus hábitos?

Aparte de las tareas y actividades en general, también puedes hacer un seguimiento de tus hábitos. Desarrollar hábitos implica seguir una rutina o comportamiento en particular, pero de vez en cuando, necesita analizar su progreso. Al hacerlo, sabrá si esa rutina está dando los resultados esperados y si debe modificar algunas acciones.

Por ejemplo, supongamos que ha estado aprendiendo el idioma finlandés. Han pasado seis meses y no has faltado a ninguna clase. Pero, por alguna razón, no está satisfecho con su conocimiento actual de finlandés. Esta retroalimentación te dice que tienes que cambiar algo. Tal vez necesite hacer su tarea con más diligencia o trabajar en sus habilidades de conversación.

Aquí está el truco, cuando estableces algunas reglas básicas para un hábito, tienes que obedecerlas. Además, debe llevar un diario de estas acciones diarias/semanales. Cuando se trata de nuestro ejemplo con el idioma finlandés, tendrás que anotar el tiempo que dedicas a aprender el idioma.

El rastreador de hábitos y cómo funciona

Una de las formas más prácticas de analizar tus hábitos es usando el rastreador de hábitos. En su libro Atomic Habits , James Clear explica el propósito principal de este método.

“Un rastreador de hábitos es una forma simple de medir si adoptaste un hábito”.

Aquí se explica cómo usar un rastreador de hábitos:

• Tome un cuaderno con un calendario o use una hoja de Google/Excel .
• Luego, anota todos tus hábitos mensuales . Por ejemplo, para noviembre, sus hábitos pueden ser leer, hacer ejercicio, aprender finlandés y hacer yoga.
• Cada vez que termine algún hábito, agregue una marca de verificación, un símbolo X o cualquier otro signo al lado del hábito.

Puedes seleccionar los días para cada hábito, por ejemplo:

• Lunes, miércoles y viernes: entrenamiento,
• Martes y jueves: aprender finlandés,
• Sábado y domingo – yoga
• Todos los días – leyendo.

Aquí hay un ejemplo de cómo completar todos los hábitos durante la primera semana de noviembre.

Como puedes ver, tus hábitos mensuales se pueden dividir en horarios idénticos para cada semana del mes. De hecho, este método está en consonancia con las rutinas y hábitos de las personas altamente productivas. Por ejemplo, Jack Dorsey, el CEO de Twitter y Square, tiene una rutina diferente para cada día de la semana. Entonces, los lunes son para administrar sus empresas, los martes son para enfocarse en los productos, y así sucesivamente.

Si se apega a este estándar, tendrá un mes completo lleno de casillas marcadas. Este seguramente será tu refuerzo de motivación. Además, a partir del primer mes, podrás modificar la frecuencia de algunos hábitos si lo necesitas. Por ejemplo, si te gusta hacer yoga y te ayuda a mantenerte relajado, puedes hacerlo tres veces a la semana en lugar de dos.

¿Qué hábitos puedes medir?

En el libro mencionado, Clear recomienda la regla de los dos minutos. Esto significa comenzar primero con pequeños hábitos. Los pequeños hábitos son todas aquellas acciones que puedes completar en dos minutos o menos.

Por ejemplo, estos son algunos pequeños hábitos que puedes hacer a diario:

• Lee una página de tu libro favorito.
• Medita durante un minuto por la mañana.
• Haz una flexión o estiramiento durante un minuto.
• Despiértate y acuéstate a la hora determinada.
• Riega tus plantas por la tarde.

Aparte de eso, puede medir los hábitos que afectan su salud, como:

• Cuánto café bebes diariamente.
• Cuanta agua bebes al dia.
• Si come suficientes verduras y frutas.
• Para obtener información más detallada sobre su nutrición, puede incluso realizar un seguimiento de su ingesta de proteínas, carbohidratos y grasas.

Ahora, ¿qué pasa con aquellas actividades que le gustaría evitar o hacerlas con menos frecuencia? Clear los llama hábitos de evitación. En general, estas acciones tienen un impacto negativo en su salud, sus finanzas o su productividad. Aquí hay unos ejemplos:

• Eliminación de la ingesta de alcohol, cafeína o azúcar.
• Dejar de fumar.
• Pasar menos tiempo frente a la pantalla (fuera de tu horario laboral).
• Gastar menos dinero en compras en línea.

Por lo tanto, así como realiza un seguimiento de los hábitos que desea desarrollar, también puede monitorear aquellos hábitos que desea evitar.

¿Cómo acostumbrarse a los hábitos de seguimiento?

Incluso mantener un registro de sus hábitos es el hábito que necesita adquirir. En caso de que nunca haya realizado un seguimiento de su rutina, tenemos algunos consejos simples para ayudarlo a comenzar:

️ Complete el rastreador de hábitos tan pronto como complete el hábito. Al hacerlo, no olvidará anotar sus logros diarios.

️ Mantenlo simple . Cuando termine el hábito deseado, simplemente marque la casilla con el nombre del hábito. No tienes que añadir más detalles. Además, tenga a mano su registro de hábitos para que pueda encontrarlo y completarlo fácilmente.

Finalmente, si rompes un hábito, trata de no repetir ese error al día siguiente. Probablemente tenía razones lógicas para saltarse una rutina una vez, pero asegúrese de volver a la normalidad al día siguiente.

Conclusión

Al llevar un registro de sus actividades diarias, obtendrá el control de su tiempo, mejorará sus habilidades organizativas y su productividad. Además, podrá hacer estimaciones de tiempo más precisas y aprender a realizar una sola tarea, en lugar de realizar múltiples tareas. Si no está seguro de cómo comenzar a rastrear sus acciones, elija uno de los dos métodos que cubrimos en este artículo.

Además, le sugerimos que registre sus hábitos también. Crear un hábito no siempre es fácil. Pero, cada vez que complete su hábito diario y lo anote, se sentirá bien con su logro. Además, el rastreador de hábitos lo ayudará a mantenerse en el rumbo de su rutina, lo que a veces puede ser una verdadera lucha.