¿El personal eventual es adecuado para su organización?

Tome una decisión informada sobre si el personal eventual es adecuado para su organización al profundizar en las dos consideraciones esenciales a continuación.

En una encuesta de Capterra realizada el año pasado, encuestamos a más de 300 empleados con responsabilidades de contratación y descubrimos que el 56 % teme que haya vacantes que su empleador nunca podrá cubrir.

Con eso en mente, no es de extrañar por qué los gerentes de contratación y los dueños de negocios buscan formas de llenar los puestos vacantes rápidamente. ¿Y una de las mejores maneras de hacerlo? Dotación de personal contingente.

La dotación de personal contingente es una estrategia de contratación que a menudo se usa para llenar los vacíos de habilidades o superar un período de mayor demanda de mano de obra. Cuando se usa adecuadamente, su negocio puede beneficiarse con ahorros en costos y una fuerza laboral ágil, pero no siempre es la mejor solución para sus problemas de falta de personal.

Si es gerente de contratación o propietario de un negocio y tiene la tarea de determinar si el personal eventual es una buena opción para su organización, esta guía es para usted. Lo ayudaremos a tomar esta decisión brindando ejemplos de industrias que comúnmente usan trabajadores eventuales con una fórmula para comparar el costo de contratar a un empleado de tiempo completo con el de un trabajador eventual.

¿Qué es el personal eventual?

La dotación de personal eventual es una estrategia de contratación en la que se contratan trabajadores temporales (también llamados trabajadores por contrato o consultores) para complementar la fuerza laboral permanente de una empresa. Por lo general, se contrata a un trabajador temporal para ayudar con un proyecto específico o una temporada de trabajo, aunque no es raro que los trabajadores temporales se comprometan con contratos de 12, 18 o 24 meses.

Tener una fuerza laboral eventual es más común en algunas industrias que en otras, y hay una buena razón para ello: las industrias cuya demanda de servicios va y viene o que ejecutan proyectos (en lugar de un flujo constante de trabajo) se benefician más de la ayuda de empleados temporales. .

Algunos ejemplos de industrias que comúnmente utilizan trabajos contingentes son:

• Atención médica: empresas como hospitales, clínicas, centros de bienestar, centros de vida asistida y proveedores de atención médica domiciliaria dependen de trabajadores eventuales para llenar los vacíos de habilidades rápidamente. Esta práctica se ha vuelto más frecuente que nunca debido a la escasez de personal de atención médica exacerbada por la pandemia de COVID-19.
• Manufactura: Los fabricantes de alimentos y bebidas, así como los fabricantes de prendas de vestir, electrónica, carbón, plásticos y automóviles utilizan trabajadores eventuales porque la oferta y la demanda de producción fluctúan con frecuencia, y la adquisición de mano de obra eventual puede ajustarse.
• TI: las empresas de todo tipo pueden optar por contratar trabajadores eventuales con experiencia en TI para trabajar como especialistas en soporte de redes informáticas, instalar nuevo hardware o software, solucionar problemas y realizar el mantenimiento de rutina (como realizar copias de seguridad de archivos en la red).
• Construcción: las empresas de construcción pueden presentar ofertas para un proyecto que requiere más mano de obra de la que tienen disponible o, en algunos casos, un conjunto especializado de habilidades. Por ejemplo, una empresa contratista general que presenta una oferta para un proyecto de renovación puede descubrir daños por moho o fuego en el curso de su trabajo, en cuyo caso necesitaría la asistencia temporal de un experto en restauración.

¿Cuáles son las diferencias entre un trabajador eventual y un empleado a tiempo completo?

A los ojos de la ley, existe una diferencia notable entre los empleados permanentes a tiempo completo y los trabajadores por contrato. Cubriremos tres de las diferencias más importantes a continuación.

• Compensación: los empleados de tiempo completo ganan un salario anual, mientras que los trabajadores eventuales reciben un salario por hora por el trabajo que realizan. Es decir, los empleados están en su nómina, mientras que los trabajadores eventuales no lo están. Asimismo, los trabajadores eventuales no reciben los beneficios que se brindan a los empleados de tiempo completo (como seguro o PTO), aunque tienen derecho al salario mínimo y al pago de horas extras.
• Horas de trabajo: si bien los empleadores pueden solicitar que un empleado de tiempo completo trabaje dentro de ciertas horas establecidas, no siempre se puede decir lo mismo de los trabajadores eventuales. En la mayoría de los casos, los trabajadores eventuales establecen sus propios horarios y horarios, aunque hay excepciones, como si se contratara a un trabajador eventual para reemplazar a un empleado de tiempo completo mientras está de baja por paternidad.
• Supervisión: los trabajadores eventuales tienen más flexibilidad que los empleados de tiempo completo cuando se trata de completar el trabajo. La clasificación errónea de empleados es un riesgo con la contratación de trabajadores eventuales, y uno de los factores que un empleador debe poder probar para clasificar a un trabajador como eventual es que el trabajador está libre de control y dirección en el desempeño de los servicios. Esto significa que los empleadores pueden ejercer más control sobre los empleados a tiempo completo que sobre los trabajadores subcontratados.

Los beneficios de la dotación de personal eventual para los empleadores

Hay dos factores principales que motivan a las empresas a optar por la mano de obra eventual: primero, la oportunidad de reducir los costos fijos y, segundo, la flexibilidad de personal que brindan los trabajadores eventuales.

Ahorro de costes

En una encuesta reciente de Gartner, el 32% de los encuestados afirmó que su empleador estaba reemplazando a los empleados equivalentes a tiempo completo (FTE) con trabajadores eventuales como medida de ahorro de costos (contenido completo disponible para los clientes).

En muchos casos, contratar a un trabajador eventual es una fracción del costo de contratar a un nuevo empleado a tiempo completo. Esto se debe a que los empleados de tiempo completo reciben beneficios costosos además de su salario, como seguros, contribuciones equivalentes al 401k y tiempo libre pagado. Los empleadores también están obligados a pagar el Seguro Social de EE. UU. y los impuestos sobre la nómina de los empleados de tiempo completo, mientras que ese no es el caso de los trabajadores eventuales (a menos que las leyes locales indiquen lo contrario).

Mayor flexibilidad de personal

La utilización de trabajadores eventuales brinda a los empleadores la capacidad de ajustar su fuerza laboral en función de las necesidades comerciales. Por ejemplo, la dotación de personal eventual es muy común en la industria de la construcción, donde la demanda de trabajadores depende de la cantidad de proyectos en curso en los que participa una empresa y el alcance de esos proyectos.

Además, es mucho más rápido cubrir los puestos vacantes o las brechas de habilidades con mano de obra eventual en lugar de empleados de tiempo completo, porque los trabajadores eventuales llegan con las habilidades necesarias, lo que elimina la necesidad de un largo proceso de capacitación o incorporación. En la mayoría de los casos, los empleadores utilizan una empresa de personal eventual para ayudarlos a encontrar trabajadores temporales. Debido a que estas empresas tienen acceso a un grupo de talentos para elegir, su proceso de contratación se limitará a la selección de candidatos enviados por su socio de personal.

Por supuesto, hay otros beneficios y, lo que es más importante, inconvenientes de los trabajadores eventuales a tener en cuenta. Para obtener una descripción general de los pros y los contras de los trabajadores eventuales, vea este breve video:

Cómo determinar si los trabajadores eventuales son adecuados para su empresa

Cuando se trata de eso, hay dos consideraciones esenciales a tener en cuenta al intentar decidir si debe contratar a un trabajador eventual o a un nuevo empleado:

1. El tipo de trabajo con el que necesita ayuda adicional.
2. Si realmente ahorrará dinero al contratar mano de obra eventual.

Responder estas preguntas requerirá un pensamiento estratégico, pero no se preocupe, agregaremos un contexto que lo ayudará a comprender por qué estas consideraciones son tan cruciales y brindaremos recomendaciones que lo ayudarán a tomar esta decisión. Comencemos con la primera consideración: el tipo de trabajo con el que necesita ayuda.

Primero, defina el alcance del trabajo con el que necesita ayuda

Anteriormente, dimos ejemplos de industrias que comúnmente usan mano de obra eventual. Cada uno de estos ejemplos reafirma algo más que mencionamos: que las empresas utilizan trabajadores eventuales debido a la flexibilidad que brindan.

Con eso en mente, su próximo paso es definir el alcance del trabajo con el que necesita ayuda. Determine si se trata de una tarea o un proceso de rutina que forma parte de las operaciones de su empresa o de una asignación única. Si es lo primero, será mejor que opte por un empleado de tiempo completo en lugar de uno temporal, aunque hay algunas excepciones a esto. Por ejemplo, los minoristas pueden necesitar ayuda con una tarea rutinaria (como empacar pedidos en línea) que experimentó un aumento en la demanda debido a la temporada de compras navideñas.

A continuación, anticipe el nivel de participación que deberá tener en el trabajo.

Los trabajadores eventuales no pueden gestionarse de la misma manera que los empleados a tiempo completo. Y si un empleador ejerce demasiado control sobre cómo un trabajador eventual completa sus funciones, corre el riesgo de una clasificación errónea, cuyas consecuencias legales y comerciales pueden ser costosas.

Esto significa que si la naturaleza del trabajo en el que necesita ayuda es muy específica para su negocio, probablemente sea mejor contratar a un empleado de tiempo completo que pueda recibir capacitación sobre los matices del trabajo. Por otro lado, si el trabajo es sencillo y se puede completar sin mucha supervisión o interferencia de su equipo, un empleado eventual podría ser una gran solución.

Por último, compare el costo de un trabajador eventual frente a un empleado de tiempo completo

La consideración más importante para decidir si debe adoptar o no la dotación de personal eventual es cómo afectará sus resultados. En "Aumentar la fuerza laboral eventual requiere la planificación de costos y actividades", Gartner brinda una descripción general de todos los costos asociados con la contratación de empleados eventuales (contenido completo disponible para los clientes).

Se puede usar la misma fórmula para determinar el costo de contratar a un trabajador eventual, pero en la mayoría de los casos, no contribuirá a sus beneficios y los costos de contratación se limitarán a las tarifas cobradas por una empresa de soluciones de personal. Además, los costos de capacitación serán más bajos porque los empleados eventuales generalmente se contratan con los conocimientos necesarios para completar su trabajo.

Quizás esté pensando que esto significa que contratar a un trabajador eventual será mucho más asequible que contratar a un trabajador a tiempo completo, pero los trabajadores eventuales son responsables de cubrir sus propios beneficios y pagar sus propios impuestos, lo que significa que generalmente tienen una tasa salarial que es 20% superior a la de un empleado permanente.

Con todo esto en mente, debe calcular los costos potenciales de contratar a un empleado de tiempo completo y un trabajador eventual y comparar los dos para determinar qué opción tiene más sentido para su negocio.

Establezca un plan de juego para contratar personal eventual

La investigación de Gartner de 2020 reveló que el 83 % de las organizaciones esperaban aumentar el uso de trabajadores eventuales (contenido completo disponible para los clientes). Desde que se publicó esa investigación, la escasez de talento solo ha aumentado. Los trabajadores eventuales pueden ser una solución, ya que se contratan rápidamente y pueden comenzar a ejecutar el trabajo que no se realiza debido a los puestos vacantes que los reclutadores luchan por cubrir.

Si después de leer esta guía cree que los trabajadores eventuales podrían ser una buena opción para su organización, puede comenzar siguiendo los cuatro pasos que se describen en el siguiente gráfico:

Encuesta de estrategia de reclutamiento de Capterra

La Encuesta de estrategia de reclutamiento de Capterra se realizó en julio de 2021. Recopilamos 300 respuestas de trabajadores con responsabilidades de reclutamiento en empleadores de EE. UU. El objetivo de esta encuesta era saber cuánto luchan las empresas con el reclutamiento y la contratación, y qué soluciones han considerado para mejorar los resultados del reclutamiento y la contratación.