¿Qué es un sistema de telefonía IP y mi empresa necesita uno?

¿Qué pasaría si pudieras ahorrar hasta un 60 % en la configuración de tu teléfono fijo actual? A cambio del ahorro de costos, tendrá un sistema telefónico empresarial más confiable al que sus equipos remotos podrán acceder desde cualquier lugar.
Es más que posible obtener estos beneficios cambiando de la configuración de su red telefónica pública conmutada (PSTN) a un sistema telefónico IP moderno.

¿Qué es un teléfono IP?

Cuando pensamos en un sistema telefónico tradicional, pensamos en teléfonos de escritorio y una sala de servidores para aceptar llamadas entrantes. Se necesitan muchas líneas telefónicas para conectar los servidores a cada teléfono analógico, lo que genera un laberinto de cables por toda la oficina.
Un sistema telefónico IP (o IP PBX ) resuelve ese problema. El servidor está basado en la nube; no necesita una sala de servidores dentro de su oficina. Eso significa que no necesita sufrir laberintos de cables de cobre y puede aceptar llamadas entrantes mediante una conexión a Internet.

Todo el sistema de telefonía IP funciona con tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol) . Eso simplemente significa que puede realizar y recibir llamadas telefónicas utilizando cualquier tipo de conexión a Internet.
Entonces, ¿cómo es un teléfono IP?
Las soluciones VoIP le permiten atender llamadas en cualquier dispositivo conectado a Internet, conocido como teléfono IP o SIP. Eso incluye:

• Teléfonos móviles (como Apple o Android)
• Un ordenador portátil
• Tu computador

En resumen: cualquier teléfono puede ser un teléfono VoIP siempre que tenga acceso a Internet y una aplicación de telefonía IP compatible.

¿Cómo funciona un sistema de telefonía IP?

En términos básicos: cualquier llamada entrante se dirige al servidor virtual alojado por su proveedor. Luego, su proveedor de VoIP convierte la llamada en un archivo de audio y transmite los datos a un teléfono IP.
Luego estará conectado con la persona que llama como de costumbre, solo que la transmisión real se realiza a través de Internet, en lugar de una torre de telefonía celular.
Estos son los componentes esenciales de un sistema de telefonía IP:

1) Una centralita virtual

También conocido como PBX en la nube , este es el servidor que gestiona las llamadas entrantes y las convierte en un archivo de audio. Necesitará un servidor alojado en la nube para realizar y recibir llamadas a través de Internet.

2) Portero de voz

Un sistema telefónico de oficina tradicional utiliza una PSTN para realizar llamadas mediante conexiones celulares. Sin embargo, su nuevo sistema de telefonía IP utiliza controladores de voz para controlar el acceso a su sistema.
Utilizará este componente para determinar quién puede usar su sistema VoIP, cuándo y qué dispositivos están conectados.

3) Puertas de enlace

Este componente gestiona cómo se realizan las conexiones de su teléfono. Con uno, puede usar un teléfono IP para llamar a un número que no sea VoIP.
Las puertas de enlace pueden funcionar con una regla de enrutamiento de llamadas mínimas, lo que significa que encontrarán automáticamente la forma más rápida de conectar sus llamadas salientes al número que está marcando, ya sea VoIP o teléfono fijo.

4) teléfono de escritorio IP

Puedes convertir el equipo que ya tienes en un teléfono IP con un Adaptador de Teléfono Analógico (ATA).
Estos se conectan a su teléfono de escritorio tradicional y los conectan a Internet. Convierten tu voz en un archivo de audio y encuentran una dirección IP para el número al que llamas. Esto significa que puede realizar llamadas VoIP a través de equipos no conectados a Internet.

Conmutación de circuitos versus conmutación de paquetes

¿Se pregunta en qué se diferencia esto de una configuración de línea fija tradicional (conmutación de circuitos)? Un sistema de telefonía IP utiliza conmutación de paquetes.
VoIP divide sus conversaciones en pequeños paquetes de datos que transmite a través de Internet.
Luego, un adaptador de teléfono analógico (ATA) convierte estos datos al formato analógico que finalmente escuchará. De esta manera, sus teléfonos IP no utilizan una línea cuando no es necesario.

Tipos de sistemas de telefonía IP

Ambos tipos de sistemas de telefonía IP funcionan mediante una PBX (centralita privada). Esto puede presentarse de dos formas:

1) Local

Con PBX local, todo el equipo y hardware necesarios para realizar llamadas VoIP están en su oficina.
Es el cable de cobre, la conexión telefónica entre el servidor y el escritorio de la que hablamos antes; el que tradicionalmente se instala en las oficinas.
Un sistema telefónico IP local se conecta a un PBX dentro de su oficina mediante una conexión LAN. Puede agregar fácilmente funciones avanzadas adicionales y tener la opción de realizar copias de seguridad de los teléfonos a través de troncales SIP adicionales.
Lo mejor de todo es que usted tiene control sobre cómo funciona su sistema telefónico VoIP. Puede cambiar las líneas, agregar y cambiar conexiones, todo dentro de su oficina. Sin embargo, es posible que necesite contratar soporte de TI interno para hacerlo.

2) Basado en la nube (o virtual)

PBX alojado, o PBX en la nube, es donde una empresa externa maneja todo lo relacionado con su sistema telefónico IP. La configuración y el mantenimiento se realizan virtualmente; no es necesario que un ingeniero vaya a su oficina para instalarlo.
Todo lo que necesita es una buena conexión a Internet como “hardware” y un dispositivo para instalar el software del teléfono IP (como un teléfono inteligente).
Piense en un sistema telefónico empresarial basado en la nube como el equivalente moderno de un sistema tradicional.
Aún tienes la posibilidad de hacer y recibir llamadas telefónicas de alta calidad, pero sin el mantenimiento ni la costosa configuración.

¿Debo utilizar una solución local o basada en la nube?

La elección entre sistemas de telefonía IP locales o basados ​​en la nube depende de sus recursos.
Si bien el sistema local le brinda la opción de tener control total sobre su sistema, corre el riesgo de depender de la experiencia interna para administrar su sistema de telefonía IP. Esto puede resultar bastante costoso: cuando necesita recurrir a recursos de soporte externos, incurre en un costo adicional.
También existe una pequeña posibilidad de que las piezas que necesita estén agotadas o ya no estén en servicio. Por último, necesita espacio en su oficina para poder agregar el equipo necesario. No todas las empresas pueden darse el lujo de disponer de una habitación libre para dedicarla a los servidores telefónicos.
Sin embargo, los sistemas de telefonía IP basados ​​en la nube sólo necesitan lo que probablemente ya tenga: un servicio de Internet de alta calidad.

Beneficios de los sistemas de telefonía IP

¿Se pregunta si vale la pena deshacerse de su sistema telefónico actual en favor de un sistema telefónico IP que utilice Internet para realizar llamadas? Aquí hay seis cosas a considerar.

1) Es más económico de configurar y mantener

Podría decirse que lo más importante a considerar cuando eres propietario de una pequeña empresa es el presupuesto. No querrás pagar un ojo de la cara para aceptar llamadas de negocios. Pero ahí es donde destaca un sistema de telefonía IP.

Un sistema de telefonía IP es más barato que una configuración por cable antigua en dos sentidos. Primero: no necesitas equipos nuevos para comenzar a utilizar la nueva red.

Solo necesita dos cosas que ya tiene: una conexión a Internet y un teléfono o softphone conectado a Internet.

Eso significa que su sistema de telefonía IP corre menos riesgo de necesitar mantenimiento. No hay posibilidad de que se rompan los cables ni de que los servidores se sobrecalienten. Simplemente se compromete a mantener actualizada una aplicación de software, algo que su proveedor de VoIP le recordará de todos modos.

2) Son más confiables

Si actualmente estás utilizando una red telefónica cableada, comprenderás lo poco confiable que puede ser. Es posible que tengas teléfonos de escritorio temperamentales o cables poco fiables que sólo funcionan cuando estás en una posición específica.

Frustrante, ¿verdad?

Con los sistemas de telefonía IP, sólo depende de una cosa: una conexión a Internet. Pero incluso si Internet se cae, aún puedes hacer llamadas gracias al desvío de llamadas flexible que siempre estás disponible.

Simplemente cambie su configuración para desviar llamadas a otro teléfono usando una conexión a Internet diferente. (Por ejemplo: si el Wi-Fi de su oficina se corta, desvíe las llamadas a su teléfono celular que usa 4G). La calidad de sus llamadas no se verá afectada.

Lo mismo ocurre con las interferencias climáticas, los problemas de hardware y los cortes de energía. Puede hacer que su sistema de telefonía IP esté constantemente en funcionamiento desviando llamadas al correo de voz o a un teléfono celular. No más tiempo de inactividad.

3) Es compatible con dispositivos remotos

Según nuestra investigación, más del 38% de las empresas tienen miembros en su equipo que trabajan de forma remota. No sólo eso, sino que el 88% de los profesionales de negocios realizan comunicaciones laborales a través de su dispositivo móvil al menos una vez a la semana.

Los sistemas de telefonía IP atienden a trabajadores remotos.

¿Por qué? Porque puede agregar el número de teléfono celular de su empresa a su sistema telefónico IP y desviar llamadas a su dispositivo, incluso cuando no están en la oficina.

Además, si trabajan desde casa , los mensajes instantáneos o las videoconferencias facilitan la colaboración.

VoIP le permite realizar llamadas telefónicas de bajo costo y enviar mensajes de texto gratuitos a través de Internet. Es por eso que un sistema de telefonía IP es esencial si tiene una gran población de personal que trabaja desde casa, como un centro de contacto virtual.

4) Ampliar su sistema de telefonía IP es fácil

¿Realizar conferencias telefónicas a través de teléfonos fijos? Esté preparado para pagar costos adicionales de hardware y conectividad. Cada vez que contrate a un nuevo miembro del personal, también deberá contratar a un ingeniero para que instale una línea telefónica en su escritorio.

Sin embargo, esto no es un problema con los teléfonos IP. Simplemente llame a su proveedor de VoIP, agregue a la persona a su cuenta en línea y descargue el software a su dispositivo. Eso es todo: están abiertos al público. (Y llama.)

Esto es especialmente bueno para los centros de llamadas . Siempre necesitará contratar nuevos agentes de atención al cliente a medida que su negocio crece. Un sistema de telefonía IP facilita esta tarea, siempre que ofrezca una unidad de multiconferencia (MCU).

Los sistemas de telefonía IP también permiten que tantas personas se unan a una llamada como lo permita su ancho de banda de Internet.

Esto le permite crear una plataforma de comunicaciones unificadas para su negocio.

Toda su comunicación, ya sea videollamadas, atención al cliente o capacitación del equipo, se realizará en un solo lugar: Internet.

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5) Puedes aumentar la satisfacción del cliente

Si utiliza un sistema de línea fija tradicional para atender llamadas, probablemente esté frustrando a sus clientes. Se dirigirán directamente al correo de voz si el número de teléfono al que llamaron está ocupado. Eso no es bueno para el servicio al cliente.

Sin embargo, puede utilizar su sistema telefónico IP para realizar tantas llamadas como desee. No necesitará un número de teléfono adicional para atender a varias personas que llaman, ya que pueden quedar en espera para el próximo agente disponible.

Las colas de llamadas minimizan las llamadas rechazadas y brindan una excelente experiencia al cliente.

Además, un sistema telefónico IP aumenta aún más la satisfacción del cliente porque no hay ningún cargo por realizar llamadas VoIP a VoIP.

Si sus clientes también utilizan un sistema telefónico IP (como Nextiva o Skype) para llamarlo, no tendrán que desembolsar costosos costos por llamadas de larga distancia. Es totalmente gratis llamarte.

6 características del teléfono IP que debes buscar

• Correo de voz : cuando un empleado no puede alcanzar el teléfono, el correo de voz y el desvío de llamadas resultan útiles. Verifique que su proveedor de servicios permita a las personas que llaman dejar un mensaje y vea si ofrecen un servicio de correo de voz a correo electrónico. De esa manera, puede realizar un seguimiento de las personas que llaman perdidas escaneando los mensajes en su bandeja de entrada.
• Grabación de llamadas : si pertenece a una industria muy regulada, necesitará la grabación de llamadas. También se puede utilizar para mejorar el éxito del cliente y capacitar a sus representantes de ventas . Tendrás una biblioteca de llamadas telefónicas grabadas de la vida real para usar como ejemplos.
• Operadora automática : esta función del teléfono IP “da la bienvenida” a cada persona que llama con un mensaje automático y la dirige a diferentes personas según el motivo de la llamada. Proporciona una experiencia de cliente rápida y sencilla.
• Identificador de llamadas: cambie su identificador de llamadas para mostrar el nombre de su empresa y su número de teléfono antes de realizar una llamada saliente. Esto le ayuda a identificarse con el área local de la persona a la que llama.
• Conferencias de audio y video : ¿Necesita varios miembros del equipo en la misma llamada? Busque un sistema de telefonía IP con funciones de conferencia sólidas, no solo para llamadas de audio, sino también para videoconferencias.

Una cosa más que debes considerar es la seguridad . Puede resultar tentador optar por el proveedor de menor costo, pero una opción más segura es un proveedor que ofrezca el mejor soporte y seguridad para teléfonos de oficina multilínea .

No dude en preguntarle a su proveedor sobre sus acreditaciones, cómo identifican y mitigan amenazas potenciales y cómo manejan los protocolos de seguridad internamente.

¿Cuánto cuestan los sistemas de telefonía IP?

Con Nextiva, puede seleccionar uno de nuestros planes de precios de cuatro niveles y ajustar los controles deslizantes según la cantidad de asientos que requeriría su empresa.

1) Sistemas VoIP esenciales

Los sistemas VoIP básicos comienzan en $20 por mes por usuario. Por lo general, vienen con portabilidad de números gratuita , un número local o gratuito y llamadas ilimitadas.

Los paquetes básicos también deben incluir un operador automático, música en espera y envío de faxes en línea gratuitos.

2) Sistemas VoIP profesionales

Con los sistemas Pro VoIP, obtendrás todo lo anterior más mensajes de texto y conferencias telefónicas ilimitadas.

También obtendrás la aplicación Nextiva, que permite una movilidad completa para tu servicio telefónico. También puede tener la opción de grabar un saludo profesional y atender llamadas de negocios en cualquier dispositivo con la aplicación.

3) Sistema VoIP empresarial

Los sistemas VoIP empresariales le permiten obtener todo lo anterior y más, incluida la grabación de llamadas, el correo de voz a texto y el análisis de voz. Los precios y los ahorros de costos para los sistemas VoIP empresariales dependen del tamaño de su organización y de sus necesidades generales.

¿Cómo configuro un sistema telefónico IP?

¿Listo para comenzar a utilizar un sistema de telefonía IP para la comunicación de su empresa? Para encontrar la mejor configuración para su oficina, responda algunas de estas preguntas básicas sobre VoIP :

• Número de teléfonos que necesita para la coberturaCantidad de números de teléfono (y si necesitará números diferentes para las oficinas regionales)
• El número aproximado de llamadas entrantes y salientes que realizarás

1) ¿Cuántos usuarios tienes?

Una vez que comprenda la cantidad de usuarios que tendrá, podrá determinar si su cobertura de Internet actual es suficiente para admitir el nuevo sistema telefónico de la oficina .

Es posible que desees evaluar cuántos datos puede manejar tu servicio de Internet existente utilizando una herramienta de prueba de velocidad.

Comprender la cantidad de usuarios es una cosa, pero aún necesita saber la cantidad de líneas reales que necesitará para respaldar su negocio. Le sugerimos que observe tres factores clave, incluidos:

2) ¿Qué hardware quieres usar?

Ya sea que decida optar por un sistema PBX local o basado en la nube, la configuración de su hardware requerirá algunos recursos estándar.

Una conexión a Internet de alta calidad es un hecho, pero también necesitará tener un enrutador y un servidor, una troncal SIP, enrutadores inalámbricos y teléfonos IP para conectarse a los servidores y permitir que los empleados realicen llamadas.

3) Elija su proveedor de VoIP

Por último, para completar la configuración de su teléfono IP, deberá seleccionar un proveedor de servicios VoIP basado en la nube para instalar sus teléfonos.

Le hará la vida más fácil si elige un proveedor de VoIP que le ayude con su configuración. Con Nextiva, por ejemplo, no es necesario instalar todo manualmente.

Todo lo que se requiere es una conexión a Internet, unos auriculares y un micrófono. ¡Entonces estás abierto al público!

¿Es hora de una actualización?

El mejor momento para tener un sistema de telefonía IP fue ayer. El segundo mejor momento es hoy.

¿Las buenas noticias? Puedes dar los primeros pasos ahora mismo. Pregúntenos cómo podemos ayudar a que su negocio prospere con un sistema de telefonía IP , desde solo $19 por mes.