Las 10 mejores formas de facturar a los clientes para que le paguen a su agencia

Facturar a los clientes puede ser un lastre. Podrían perder la factura, olvidarse de enviar un cheque o cualquier número de escenarios posibles. Antes de que se dé cuenta, la fecha de vencimiento ha pasado y el flujo de ingresos de su agencia se está desvaneciendo. ¿Qué puedes hacer?

En primer lugar, es importante recordar que las facturas impagas pueden ser molestas no solo para usted, sino también para su cliente. Tal vez no hayan pagado porque no se les explicó completamente el proceso o porque es torpe y está desactualizado. Su método de facturación podría afectar sus relaciones con los clientes y, en última instancia, qué tan bien retiene a los clientes.

A continuación se presentan diez consejos para mejorar su proceso de facturación. Estas tácticas, como solicitar un depósito o usar un método de facturación recurrente, pueden garantizar que se satisfagan las necesidades de sus clientes y, al mismo tiempo, asegurarse de que su agencia reciba el pago más rápido. Es el último ganar-ganar.

10 formas de facturar a los clientes y recibir pagos en sus términos

1. Establece expectativas claras en el contrato

Quizás la mejor manera de asegurarse de que su agencia reciba el pago puntualmente es aclarar las condiciones de pago antes de que el cliente firme un contrato. Haga de esta una conversación activa en lugar de simplemente incluir las expectativas en la letra pequeña. Esto evita que el cliente se confunda sobre cuándo pagar, cómo pagar y cuál es la política para los cargos por pagos atrasados.

Reservar tiempo para analizar los procesos de pago también le permite saber si el cliente tiene alguna solicitud especial. Por ejemplo, ¿el cliente prefiere recibir una factura por correo o electrónicamente? ¿Prefieren pagar con tarjeta de crédito o cheque?

Discutir las expectativas durante el proceso de incorporación de su cliente no solo reduce la posibilidad de que tengan que ser perseguidos más tarde por facturas impagas, sino que también demuestra que está dispuesto a adaptarse a sus preferencias de pago. En resumen, es una forma simple y fácil de brindar un servicio adicional al cliente y aumentar la lealtad del cliente.

2. Pide un depósito

Pagar un depósito en una compra grande no es inusual. No es diferente cuando se contrata con una agencia de marketing o publicidad. Además de proporcionar a la agencia ingresos por adelantado, hacer que los clientes paguen un depósito logra dos cosas:

• Elimina cualquier cliente de "bandera roja".
  Si observa que un nuevo cliente se centra demasiado en el costo o se resiste a pagar un depósito, es probable que no pague las facturas futuras a tiempo. Abordar el tema de pagar un depósito ahora podría ahorrarle mucha frustración más adelante.
• Garantiza que la mecánica del proceso de facturación funcione correctamente.
  Ya sea que el cliente solicite recibir una factura por correo o quiera pagar a través de PayPal, comenzar la relación con un depósito ayuda a garantizar que el proceso funcione como debe ser. De esa manera, cuando llegue la próxima factura, ambas partes pueden sentirse seguras de cómo proceder.

3. Incluya información de contacto y detalles del proyecto en la factura

Las facturas a menudo se pasan al equipo financiero de una organización oa alguien con autoridad para tomar decisiones de compra. Tener la información de contacto de su agencia marcada en la factura facilita que otras posibles partes interesadas se comuniquen si tienen alguna pregunta.

Otra cosa es asegurarse de que la factura se facture a la persona correcta. Si su contacto principal no es la persona que finalmente paga las facturas, averigüe quién es. Puedes ahorrarte mucho tiempo a ti y a tu cliente facturando directamente a esa persona.

Vea cómo lo hace QuickBooks con su software de facturación:

Además de los espacios reservados para la información de contacto, esta plantilla de factura de FreshBooks también incluye espacio para descripciones sobre diferentes componentes del proyecto:

Si bien esto puede parecer de sentido común, agregar detalles adicionales puede ayudar a crear confianza entre usted y su cliente. Ser específico acerca de los componentes individuales de un proyecto, como "crear una página de destino posterior al clic para la campaña de anuncios de retargeting de Facebook", le recuerda al cliente todas las diferentes tareas asociadas con dar vida a una campaña.

4. Incluya condiciones de pago atrasado en la factura

Lo más probable es que un cliente no revise su copia del contrato para conocer los términos de pago antes de liquidar una factura. Puede facilitar el trabajo de todos al incluir condiciones de pago atrasado en la parte inferior de cada factura. Esto puede animar a los clientes a pagar a tiempo y evitar que afirmen que no sabían sobre los plazos y los recargos por pagos atrasados.

5. Entregar la factura puntualmente

Muchos especialistas en marketing digital debaten sobre cuándo enviar una factura. Algunos sugieren esperar hasta una semana después de entregar un proyecto, o esperar hasta que el cliente haya tenido tiempo de disfrutar el producto o servicio y pueda ver los resultados, como un aumento de clientes potenciales o conversiones.

Para recibir el pago rápidamente, envíe la factura lo antes posible. Esto mantiene a su agencia al frente de la mente de su cliente. También demuestra que es confiable y está atento a los detalles, lo que reafirma que, para empezar, su agencia fue la mejor opción para el trabajo.

6. Mueva a los clientes a un contrato de retención con facturación recurrente

En lugar de esperar hasta el final de un proyecto largo para enviar una factura, o esperar varias semanas o meses más para recibir el pago, pídale a su cliente que cambie a un contrato de retención.

A partir de ahí, configure una opción de facturación recurrente que realice retiros mensuales automáticamente de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito del cliente. Esto no solo les ahorra a ambos mucho tiempo y dolores de cabeza, sino que también crea un flujo de efectivo más predecible y estable para su agencia.

Para los proyectos que requieren más tiempo de lo normal para completarse, un plan de pagos recurrentes o anticipos por sí solo no siempre tiene sentido. Por ejemplo, es posible que un cliente no esté satisfecho con los resultados de las pruebas A/B y solicite que se construyan más páginas de destino experimentales posteriores al clic. En este caso, considere usar un método de anticipo contra horas, donde puede enviar una facturación mensual o trimestral por tiempo que exceda las expectativas del anticipo.

7. Factura online a tus clientes

Si aprendió durante el proceso de incorporación que puede facturar a su cliente en línea, entonces felicidades. Esto tiene varios beneficios, como ahorrar tiempo y dinero en el envío de facturas en papel, así como opciones de pago instantáneo para su cliente.

El uso de PayPal para facturar a los clientes es un método de pago en línea popular. La plataforma facilita la inclusión de un botón "Pagar ahora" para que los clientes puedan liquidar su factura de inmediato:

Este proceso de un solo paso puede evitar pagos atrasados ​​y mantener sus ingresos predecibles y consistentes.

8. Usa software de facturación

El uso de software basado en la nube puede automatizar el proceso de facturación y reducir la cantidad de tiempo que dedica a enviar y dar seguimiento a las facturas.

Una de las herramientas basadas en la nube más populares es FreshBooks:

Muchas de las características del software automatizan las mejores prácticas que se analizan aquí, entre ellas:

• Facturación de un depósito
• Compensación que muestra información de contacto, detalles del proyecto e información de recargo por pago atrasado
• Permitir que los clientes paguen en línea al instante
• Convertir a una moneda diferente

Además, la propia investigación de FreshBooks afirma que su software ahorra al propietario de una pequeña empresa promedio 192 horas cada año. Con su plan de nivel medio con un precio de $ 25 por mes, es una opción muy razonable para facturar a los clientes.

Si desea evitar pagar por el software de contabilidad en la nube, considere enviar facturas a través de PayPal:

El popular portal de pagos en línea ofrece plantillas de facturas gratuitas con muchas opciones de personalización, incluida una fácil conversión de moneda para clientes internacionales. ¿El inconveniente? PayPal aún cobra su pequeña tarifa habitual del pago final ($0.30 + 2.9% del total).

9. Cuenta de tarifas y tipos de cambio al facturar a clientes internacionales

Es probable que los tipos de cambio, los impuestos y otras tarifas desempeñen un papel al facturar a los clientes internacionales. Evite sorpresas discutiendo el tema al mismo tiempo que aclara las expectativas de pago durante el proceso de incorporación del cliente.

Es útil investigar sobre protocolos para un país en particular, o puede redactar facturas con software. Muchas herramientas de contabilidad en la nube hacen que las conversiones de divisas sean muy sencillas. Zoho, por ejemplo, le ofrece la posibilidad de crear plantillas de facturas en otro idioma:

10. Construya relaciones sólidas con los clientes

Los clientes que se sienten valorados más allá de los ingresos que proporcionan a su empresa probablemente estarán más inclinados a pagar a tiempo. Hay varias formas de hacerlo, como ofrecerles un descuento, ayudarlos a resolver un problema o incluso enviarles un regalo inesperado.

Sin embargo, si ha seguido los consejos compartidos aquí, entonces ya está a medio camino de crear una excelente relación con sus clientes. Un proceso de facturación consistente brinda varias oportunidades para una comunicación clara, generar confianza y simplificar la vida de su cliente con un excelente servicio al cliente.

Empieza a recibir pagos de forma rápida y sencilla

Facturar a los clientes puede ser difícil. Se necesita tiempo para crear y enviar facturas, y aún más tiempo para hacer un seguimiento y asegurarse de que las facturas se paguen antes de la fecha límite. Tener un proceso de facturación consistente y claro puede evitar mucha frustración en ambos lados.

Al establecer expectativas claras sobre cuándo y cómo se puede pagar a la agencia, luego ofrecer métodos de pago simples e instantáneos que faciliten la vida de los clientes puede hacer que le paguen más rápido y fortalecer sus relaciones. Perseguir a los clientes por facturas impagas puede convertirse en cosa del pasado.

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