¿Qué es un número de factura?

Cada factura es única y, por lo tanto, necesita un número de identificación único (un número de factura).

Tener un sistema de numeración de facturas bien organizado y eficiente ayudará en última instancia a que su negocio reciba pagos más rápido.

El primer paso para lograr esto es diseñar un sistema de numeración de facturas claro y eficiente.

Echemos un vistazo más de cerca a los números de factura y las mejores prácticas para generarlos.

¿Qué es un número de factura?

Un número de factura es un código único asignado a una factura específica para registrarla e identificarla. Puede incluir letras, números y caracteres especiales como barras oblicuas y guiones.

Los números de factura son consecutivos o secuenciales (es decir, siguiendo una secuencia lógica). También son un requisito legal para todas las facturas.

Por lo general, aparecen cerca de la parte superior de la factura y (si están en formato digital) como su nombre de archivo.

Los beneficios de los números de factura

Los números de factura ayudan a los humanos y al software a registrar, organizar y reconocer rápidamente las facturas.

Esto se aplica tanto al remitente como al receptor de las facturas. Por ejemplo, durante el proceso de reclamación, un número de factura permite a los clientes recuperar facturas específicas más rápidamente.

Los números de factura son particularmente útiles para dos facetas de la gestión de facturas.

1. Seguimiento

Mantenerse al día con las facturas emitidas puede ser difícil.

Esto es importante tanto si es propietario de una pequeña empresa que administra sus propias cuentas como si forma parte de un departamento de cuentas dedicado y ocupado.

No realizar un seguimiento preciso de las facturas es particularmente importante cuando se trata de facturas vencidas .

Puede conducir rápidamente a problemas de flujo de efectivo que tendrán efectos en cadena en otros aspectos de las operaciones comerciales.

Los números de factura ayudan con el seguimiento de pagos y la información del proyecto. Esta es una parte esencial del proceso de facturación, ya sea la emisión o el procesamiento de facturas.

2. Revisión

Los números de factura simplifican mucho la revisión de facturas y cuentas en general.

Se puede diseñar un sistema de numeración secuencial teniendo en cuenta clientes o tipos de clientes específicos, así como plazos e incluso escalas de proyectos. Podría, por ejemplo, identificar todas las facturas de cargo mínimo con una sección específica de código.

Realizada de la manera correcta, la numeración de facturas hace que la revisión de diferentes segmentos comerciales, períodos de tiempo o relaciones comerciales sea mucho más simple y eficiente.

Cómo generar un número de factura

La forma en que genera un número de factura depende en parte de la cantidad de facturas que emite. Un sistema simple de numeración de facturas será suficiente si tiene un grupo pequeño de clientes.

Pero siempre se debe tener en cuenta el potencial de escalamiento futuro. Un sistema de numeración diseñado para un puñado de clientes no funcionará tan bien cuando su base de clientes se expanda.

Antes de presentar algunas formas posibles de crear números de factura, primero debemos enfatizar que, en general, no existe una regla establecida sobre qué sistema de numeración debe usar exactamente, aparte de que no debe contener espacios .

Pueden ocurrir excepciones en jurisdicciones específicas. Por ejemplo, en el Reino Unido, las facturas que incluyen IVA deben ser secuenciales.

De lo contrario, existen mejores prácticas y normas comerciales generales, pero en última instancia, depende de su empresa qué sistema de numeración elija.

1. Usar solo números

Una de las formas más sencillas de generar un número de factura es por fecha y luego el número de factura en su secuencia. Por ejemplo:

• 202301 2022

Si hay un gran volumen de facturas cada mes, es útil agregar una fecha más detallada:

• 20230701 2022

Este método es útil para realizar un seguimiento de cuándo se enviaron las facturas. También se pueden actualizar cada año (y mes), lo que hace que recuperar facturas específicas sea más fácil que simplemente usar el año.

El formato de fecha anterior (AAAA/MM) ayuda a mantener los archivos organizados cronológicamente, pero puede usar el formato de fecha que prefiera, incluidos los que tienen días.

Un problema con las secuencias anteriores es que el número de secuencia de la factura (01) puede confundirse con el mes o el día. Tampoco logra identificar qué empresa está asociada a cada uno.

Puede asignar un número de cliente e incluso un número de proyecto a cada número de factura. Por ejemplo:

• 202307010101 2022

2. Usar números y letras

Tener un número de factura único es útil. Pero agregar letras para representar el nombre de la empresa receptora lo hace aún más conveniente para futuras referencias.

Por ejemplo, si las facturas enviadas a la 'Empresa A' y la 'Empresa B' se verían así:

• CA202301 [Descriptor de la empresa (Empresa A), año, posición secuencial de la factura]
• CB20230701 [Descriptor de la empresa (Empresa B), año, mes, posición secuencial de la factura]

Aquí, cada uno se ha reducido a la abreviatura 'CA' y 'CB'.

Las letras no necesitan ser tan limitadas. De hecho, estos números de ejemplo no son particularmente distintos.

Otras empresas clientes también pueden tener nombres que comiencen con una C. Por lo tanto, se recomienda una abreviatura más descriptiva, como CMYA y CMYB.

Las letras también se pueden usar para distinguir facturas de otros documentos, como notas de crédito o cotizaciones.

• INVCB20230701 [Descriptor de documento (factura), descriptor de empresa (Empresa B), año, mes, posición secuencial de la factura]

3. Usar números, letras y caracteres separadores

Los caracteres separadores como un guión (-), una barra inclinada (/) o un guión bajo (_) son muy útiles para facilitar la lectura de los números de las facturas.

Considere la diferencia visual entre lo siguiente:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Los caracteres separadores también ayudan a evitar errores causados ​​por el tipo de errores que pueden causar los números y letras secuenciales.

Por ejemplo, si un número de cliente es el mismo o similar a parte de un número de fecha, los dos pueden confundirse si se enumeran uno al lado del otro sin un separador.

¿Cómo funciona la numeración de facturas con facturas incorrectas o modificadas?

Cuando emite facturas regularmente, pueden ocurrir errores.

Podrías solicitar accidentalmente pagos duplicados, asignar condiciones de pago incorrectas, etc. En estos casos, existe una solución simple: emitir una nota de crédito.

Las notas de crédito son documentos que puede emitir por facturas erróneas o modificadas. Enumeran el monto adeudado a un cliente, que el cliente puede canjear en una fecha posterior.

Mediante el uso de notas de crédito, puede mantener un registro de numeración de facturas claro y consistente.

¿Qué otra información es esencial para las facturas?

Además de asignar números de factura a cada factura, la siguiente información es esencial para agregar a cada factura.

• El nombre, la dirección y la información de contacto de su empresa
• El nombre de la empresa, la dirección y la información de contacto de su cliente
• Detalles de los productos y/o servicios proporcionados, incluidas descripciones, fechas de suministro y costos de cada artículo
• La fecha en que se emitió la factura.
• El monto total adeudado (incluida cualquier información relacionada con los impuestos, si corresponde)

Conclusión

Los números de factura son una parte integral del proceso de facturación.

Cada factura individual debe tener su propio número de factura único, una especie de ID de factura individual. Esto no solo es útil para la contabilidad, sino también un requisito legal.

La forma en que asigna los números de factura es importante. La creación de un sistema de numeración de facturas claro y lógico lo ayudará a realizar un seguimiento de los pagos y revisar sus facturas y cuentas de manera más general.

Hay muchas maneras de hacerlo. Una combinación de números, letras y caracteres separadores lo ayudará a implementar un sistema de numeración que pueda escalar de manera efectiva.

La información contenida en el número de factura puede incluir la fecha, el nombre del cliente, el número de proyecto y el número de secuencia cronológica de la factura.

Una vez que tenga un buen sistema de numeración de facturas, su empresa y sus clientes se beneficiarán de la claridad y la comodidad que brinda.