¿Qué es una factura? Definición y función de la factura

Al estudiar negocios, es posible que vea que el término "factura" aparece con mucha frecuencia. Al recibir una caja de entrega, también verá un papel titulado "factura", con una lista de los productos que ordenó a los proveedores. El proceso de facturación puede llevar mucho tiempo, pero no se puede omitir ni ignorar a ningún costo.

En este artículo, analizaremos el concepto de una factura para obtener una comprensión profunda de la importancia, la funcionalidad y la aplicabilidad de la factura en las transacciones generales .

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que registra los productos y servicios que las empresas brindan a sus clientes y establece las obligaciones que los clientes tienen de pagar por dichos productos y servicios. En otras palabras, una factura certifica el acuerdo entre proveedores y clientes sobre las compras de bienes y servicios, y creará una cuenta por cobrar para los proveedores.

tipos de facturas

Existen varios tipos de facturas en función de la escala de su negocio o de los productos y servicios prestados.

• Factura estándar : esta es la forma más común de factura que se aplica en casi todas las industrias y, a menudo, la crean las pequeñas empresas para reducir los costos de preparación de facturas. Una factura estándar incluye los elementos básicos de una factura, como el nombre y las direcciones de contacto, el número de factura y el monto del pago adeudado.
• Factura de débito - Se utiliza una factura de débito cuando surge un aumento en el monto que los clientes deben a las empresas. En otras palabras, este tipo de factura facilita el ajuste de la factura existente. Por ejemplo, trabajas como autónomo. Le envió a su cliente una factura que estimaba sus horas de trabajo en un determinado proyecto, pero al final trabajó horas extra. En este caso, puede enviar a su cliente una factura de débito por las horas de trabajo adicionales facturadas. Una factura de débito siempre incluirá un número total positivo.
• Factura de crédito : las empresas emiten una factura de crédito, también conocida como nota de crédito, cuando los clientes exigen un descuento o un reembolso, o cuando solicitan corregir los errores en facturas anteriores. Una factura de crédito siempre incluirá un número total negativo. Por ejemplo, cuando sus clientes exigen un reembolso de $100 por un determinado producto, el número que se muestra en la factura de crédito será -$100.
• Factura comercial : a diferencia de las facturas que normalmente se reciben en tiendas minoristas o restaurantes fuera de línea, las facturas comerciales son emitidas especialmente por empresas para el comercio exterior. Las facturas comerciales básicas contienen los detalles requeridos que verifican las ventas internacionales típicas, incluida la cantidad de envío, el volumen, el formato de empaque, las descripciones del producto, el método de pago y las piezas de la máquina. En cuanto a los personalizados, puede haber algunos elementos adicionales, como el país de origen, el número de identificación del transportista y las notas/firmas de verificación de autenticidad.
• Factura de parte de horas: este tipo de factura se usa regularmente en la industria del empleo. Una factura de parte de horas se usa cuando un empleado es evaluado en un período de tiempo (generalmente por hora) por su empleador. El tipo de factura es más preferido en profesiones intelectuales que no sean técnicas y se proporciona principalmente a psicólogos, consultores comerciales, agencias creativas o abogados. La factura de parte de horas también se aplica comúnmente para servicios de alquiler, como alquiler de automóviles, disfraces o utensilios de cocina.
• Factura vencida : cuando vence la fecha de pago (indicada en la factura inicial) y el cliente aún no ha realizado el pago, las empresas emitirán una factura vencida como una forma de renovar el pago. La factura vencida debe enviarse justo después de que los clientes pierdan la fecha de vencimiento del pago. Y además de los servicios adquiridos y los costes totales, también se incluyen los cargos por intereses o los cargos por retraso/atraso.
• Factura recurrente: las empresas emiten la factura recurrente para cobrar a los clientes el mismo monto adeudado periódicamente. A primera vista, puede sonar similar a la factura provisional, pero hay algunas diferencias clave que hay que distinguir. Mientras que la factura provisional le permite dividir los pagos totales en períodos pequeños para un proyecto grande con un final definido, la factura recurrente se emite de forma bastante indefinida. Este tipo de factura es el preferido por las empresas que brindan servicios de paquetes mensuales, como software de TI o soluciones de marketing en redes sociales.
• Factura proforma: se enviará una factura proforma a sus clientes antes de que se brinden los servicios. No es una solicitud de pago, sino más bien un recordatorio de pago o una estimación de los costes finales del trabajo realizado. La estimación, sin embargo, es bastante exacta y, por lo general, apenas se realizan cambios en la transacción final.
• Factura provisional : la factura provisional se usa normalmente para proyectos grandes y que consumen mucho tiempo con múltiples hitos. Un autónomo o una empresa enviará sus facturas a los clientes una vez que se haya completado un hito clave. Estas facturas dividirán la suma del pago en partes más pequeñas, lo que será beneficioso para administrar el flujo de efectivo de su empresa.
• Factura final : como su nombre indica, la factura final es la última factura que se envía a sus clientes cuando se completa un determinado proyecto para solicitar el pago. Esta factura será más detallada que la factura proforma o provisional, ya que deberá incluir todo lo que ha proporcionado a sus clientes y también el saldo total adeudado.

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Facturas vs Facturas

La diferencia entre facturas y recibos radica en el punto de vista de los proveedores y los clientes . Una factura, como se mencionó en la sección anterior, es el documento que registra que los productos y servicios se producen y envían a los clientes. Se puede entregar antes o después de recibir los productos. Por lo general, las empresas de envío incluyen la factura en la caja de entrega para que los clientes puedan verificar los artículos que ordenan.

Una factura, sin embargo, se parece más a una solicitud de pago . Comúnmente, se imprime una factura y se entrega a los clientes antes de que paguen para solicitar el pago inmediato. Esta forma de documentación se incluye principalmente sin factura en restaurantes o tiendas minoristas fuera de línea.

Facturas vs Recibos

Las facturas se utilizan para solicitar el pago de los compradores, realizar un seguimiento de las ventas, ayudar a controlar el inventario y facilitar la entrega de bienes y servicios. En algunos casos especiales, las empresas facturan para estimar sus ingresos y también sugieren opciones de pago para sus clientes, como pagos en efectivo, descuentos por “venta anticipada”, pagos a plazos o pagos a plazos prolongados.

Un recibo es la documentación de que se ha realizado el pago para finalizar una venta. A veces, guardar un recibo puede demostrar que usted es el propietario de un determinado producto. Enumera bienes o servicios, precios, créditos, descuentos, impuestos, el monto total pagado y la forma de pago. Los compradores o clientes utilizan los recibos para demostrar que pagaron por un artículo, especialmente en situaciones en las que exigen un reembolso por productos defectuosos o defectuosos.

Los destinatarios de las facturas y los recibos son normalmente los clientes, pero los contadores, los tenedores de libros o terceros recibirán especialmente los recibos como prueba del pago del cliente para fines financieros y contables futuros.

Facturas vs. Órdenes de Compra

Las personas generalmente se confunden al distinguir las facturas con las órdenes de compra (PO), pero la diferencia es realmente significativa. La más reconocible es que las órdenes de compra se realizan antes de las transacciones, mientras que las facturas se realizan después de las transacciones. Se realiza una orden de compra para verificar los pedidos de los clientes, luego se envía a los proveedores. Las empresas también utilizan órdenes de compra para aprobar la cantidad específica de productos y servicios necesarios para el suministro.

Por otro lado, una factura registrará la recepción de productos y servicios, junto con sus precios y condiciones de pago. En otras palabras, una factura es la “respuesta” final a la orden de compra; y mientras una orden de compra detalla un contrato de venta, una factura lo confirma.

¿Qué es un número de factura?

Un número de factura, también conocido como ID de factura, es un código único asignado a cada factura. El número de factura es uno de los factores más cruciales de la facturación, ya que se documenta para aclarar las transacciones individuales entre las empresas y sus clientes y facilitar el seguimiento de los pagos y la realización de tareas contables.

Sin el número de factura, la factura no tendrá validez legal. Un número de factura puede incluir números y caracteres. Recuerde que aun cuando el número de factura no se genere necesariamente de forma secuencial, asegúrese de que los números no se repitan uno tras otro.

¿Qué incluye una factura? - Una muestra de factura.

Los diferentes tipos de facturas incluyen diferentes elementos. Sin embargo, existen algunos componentes obligatorios para activar legalmente una factura:

Las fechas

Hay tres tipos de fechas para incluir en una factura: fecha de suministro, fecha de factura y fecha de vencimiento del pago . Mientras que la fecha de suministro y la fecha de factura solo tienen la función de informar cuándo se emiten los productos y servicios y cuándo se crea una factura, la fecha de vencimiento del pago tiene una importancia mucho mayor. Sin la fecha de vencimiento, no hay garantía de que se le pagará a tiempo y obtendrá las cuentas por cobrar.

nombres y direcciones

Deberá agregar los nombres y direcciones de su negocio y de sus clientes. Si usa un software de contabilidad para generar facturas, solo se necesitan las direcciones de correo electrónico de los clientes, pero aún es necesario recopilar la dirección física en caso de que sus clientes soliciten que se les envíe un documento fuera de línea.

Nombres de contacto

Asegúrese de incluir los nombres de contacto de sus empresas e individuos y deletréelos correctamente. La ortografía incorrecta provocaría una frustración no deseada y empeoraría la experiencia del cliente.

número de factura

El número de factura es extremadamente esencial para el seguimiento del registro de compras y el archivo de la base de datos, así que asegúrese de incluir un número único para optimizar su proceso de gestión de facturas. Para mayor certeza, considere usar un sistema de numeración posterior.

Detalles de los artículos comprados

Los artículos comprados incluyen tanto productos como servicios. Una descripción específicamente detallada de los nombres y cantidades de los productos ayudará a evitar confusiones indignas entre proveedores y clientes. Sin esta información, es posible que los clientes no sepan para qué es la factura recibida y es posible que no realicen el pago.

el monto adeudado

Puede parecer una obviedad, pero este elemento tiene un papel determinante para evitar el retraso en los pagos. Especifique los precios, las unidades y los costos totales de los artículos comprados, y no olvide incluirlos en la suma.

Condiciones de pago

Estos términos generalmente se marcan en la parte inferior de la factura para notificar a los clientes sobre el tiempo de pago. Por ejemplo, puede especificar con "30 días netos", lo que implica que el pago debe realizarse dentro de los 30 días.

Puede echar un vistazo a este ejemplo de factura estandarizada para obtener una visión más concreta.

¿Para qué sirve una factura?

Las empresas necesitan entregar facturas para poder exigir los pagos. Una factura es un documento legalmente vinculante que presenta el acuerdo de ambas partes con el precio establecido y los términos y condiciones de pago. Además, el uso de facturas puede ayudar más que eso.

mantenimiento de registros

Una factura tiene un papel determinante en el mantenimiento de registros de ventas. Esto permite conocer los bienes vendidos y quién está involucrado en las transacciones.

control de pagos

Una factura también tiene un papel indispensable a efectos contables. Ayuda tanto al vendedor como al comprador a realizar un seguimiento de sus pagos y montos adeudados.

Protección legal

Una factura adecuada es prueba de acuerdo sobre una participación de precios entre el vendedor y el comprador. Por lo tanto, tiene validez legal para proteger a los comerciantes de cometer juicios fraudulentos.

La declaración de impuestos

Registrar y mantener todas las facturas de venta ayuda a la empresa a informar sus ingresos y garantizar que pague la cantidad adecuada de impuestos.

Análisis de negocio

El análisis de facturas puede ayudar a las empresas a recopilar datos de los comportamientos de compra de sus clientes e identificar las tendencias de consumo, los productos populares, los mejores momentos de compra y muchos otros. Esto ayudará a su empresa a idear más tarde las mejores estrategias de marketing.

¿Cómo facturar a tus clientes?

Las empresas pueden utilizar generadores de facturas en línea o una factura preimpresa para su uso posterior. Creará una factura solo después de haber entregado los productos o servicios a sus clientes, o cuando haya completado un proyecto. Es entonces cuando mantienes frescos los detalles del trabajo y puedes tener una mayor probabilidad de que te paguen a tiempo. Para facturar a sus clientes sin problemas, puede seguir esta guía:

Paso 1: aclarar las expectativas de los clientes en el contrato

Para asegurarse de que le paguen puntualmente, aclare sus condiciones de pago antes de que su cliente firme un contrato. El proceso de 'aclaración' debe llevarse a cabo como una conversación exhaustiva que no sea solo una discusión previa a la impresión. Al conocer sus expectativas, también puede descubrir si tienen alguna solicitud especial, y eso ayudará a reducir la tasa de facturas impagas y demostrará su disposición a adaptarse a las preferencias de pago de los clientes.

Paso 2: Identifique los artículos a entregar

Tendrías que incluir los nombres de los productos y servicios con su cantidad o tarifa. Si está utilizando software en línea, se calcula el total de cada artículo. Cada elemento tiene su propia línea y se suma el total de todas las líneas.

Paso 3: Pide un depósito

Para una compra grande, es necesario que le paguen un depósito para asegurarse de que sus clientes paguen la factura a tiempo. Normalmente, un nuevo cliente tiende a dudar sobre el precio, lo que plantea una alta probabilidad de que retrase la fecha de vencimiento del pago. Pedir un depósito en este momento es lo más adecuado para evitar frustraciones en el futuro.

Una vez que sus clientes paguen el depósito, incluya la información en la factura. Siéntase libre de agregar cualquier información de descuento también.

Paso 4: Aclare los términos de pago y ofrezca diferentes métodos de pago

Si desea asegurarse de que le pagan a tiempo, debe aclarar estrictamente las condiciones de pago en la parte inferior de las facturas. Los clientes tienden a descuidar o ignorar la sección del contrato de condiciones de pago antes de reclamar una factura, por lo que debe incluir condiciones de pago atrasado para garantizar que sus clientes paguen a tiempo y evitar situaciones no deseadas en las que los clientes afirman que desconocían la fecha de vencimiento del pago o recargos adicionales por mora.

Cuando un cliente paga, el número de factura debe anotarse en el recibo de venta y coincidir con el recibo de venta en su software de contabilidad, para que quede claro que la factura ha sido pagada. El pago toma el monto pendiente de su cuenta de cuentas por cobrar.

Paso 5: Envía la factura a la brevedad

Las facturas se pueden enviar por correo postal o por correo electrónico o por fax a un cliente. Para recibir el pago rápidamente, entregue la factura lo antes posible. Esto mantiene su negocio al frente de la mente de su cliente. También demuestra que está atento a los detalles, lo que una vez más garantiza que su negocio es la mejor opción para los servicios elegidos.

Facturación en línea sobre facturación en papel

El método de crear facturas con papel y bolígrafos ha sido reemplazado gradualmente por la facturación en línea, con la ayuda de la tecnología. Se estima que una factura en papel le cuesta a las empresas hasta $ 30 dólares desde la preparación, impresión y procesamiento hasta la entrega y el servicio posventa al cliente.

Sin embargo, lo que experimentan las empresas y sus clientes no es equivalente al alto costo: retraso en la entrega de facturas, dificultad en la gestión de facturas y errores no deseados. Debido a este inconveniente, muchas empresas han utilizado de manera concluyente enfoques de facturación basados ​​en la nube para reducir costos y acelerar el proceso de facturación. Hoy en día, la mayoría de las facturas se crean y envían en la plataforma digital.

¿Cómo crear una factura?

Paso 1: Seleccione un enfoque de creación de facturas

Como se mencionó en la sección anterior, los métodos de creación de facturas tanto tradicionales como tecnológicos todavía se utilizan de manera paralela en la actualidad. Pero, obviamente, el enfoque de facturación digital tiene una ventaja más considerable sobre el sistema de seguimiento de facturas en papel. Use un programa de base de datos o un software de generación de facturas si planea usar una computadora para las facturas.

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Paso 2: Cree una plantilla para sus facturas.

Debe dejar algunos espacios vacíos en la primera parte de las facturas para incluir las direcciones de contacto de sus clientes y los nombres de sus empresas. Una factura estandarizada debe contener información básica, como la fecha de compra del cliente, la lista de artículos comprados con su cantidad y precios totales, y también una descripción opcional de los artículos.

Paso 3: Agregue el nombre y la dirección de su empresa

Deje un espacio en la parte superior de la hoja de factura para el logotipo de su empresa cuando utilice un software de generación automática de facturas. La regla se aplica de manera similar para la facturación en papel: pegue una tarjeta de presentación en la parte superior de la copia de la factura. El membrete de la factura ayuda a sus clientes a identificar a su empresa y beneficia su proceso de archivo.

Paso 4: crea un espacio para la firma en la parte inferior de la factura

Las firmas son pruebas de verificación para ayudar a su empresa a evitar problemas legales en el futuro. Por ejemplo, en caso de que sus clientes presenten alguna queja sobre los precios después de la entrega de los servicios, puede mostrarles su firma en la factura que hace referencia al acuerdo inicial.

Paso 5: Inserte un número de factura en la parte superior

Cada factura necesita un número de factura único para un mejor seguimiento y archivo. Si tiene un problema con un cliente, puede buscar su copia de factura en los archivos de su base de datos escaneando el número de factura en la parte superior de las copias de factura.

Ultimas palabras

Una vez que se familiarice con la definición y la función de las facturas , encontrará que el proceso es lo suficientemente fácil como para ayudarlo a parecer más profesional en nombre de su negocio, recibir pagos más rápido, manejar errores o problemas con más sensatez y administrar sus productos y servicios de manera más eficiente.

Además de comprender el concepto central de la facturación, es igual de importante poner en práctica el proceso. La mejor manera es aprovechar la tecnología moderna, mediante el uso de generadores de facturas en línea o la facturación electrónica, para minimizar los esfuerzos innecesarios y obtener resultados finales optimizados.

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