4 pasos para aumentar la productividad con el software de gestión de proyectos
Publicado: 2022-05-07Aumente la productividad trabajando de manera más inteligente, no más difícil.
Aquí está la verdad del asunto: eres productivo por solo unas tres horas al día, o el 40% de tu semana laboral.
La mayoría de los trabajadores están ocupados todo el día, entonces, ¿qué ocupa todo nuestro tiempo y al mismo tiempo reduce nuestra productividad?
Los principales culpables son el correo electrónico y las reuniones (solo leer y responder correos electrónicos ocupa alrededor del 30 % de su semana laboral), pero también está el ponerse al día con los compañeros de trabajo en cosas no relacionadas con el trabajo, consultar las redes sociales y tomar refrigerios y café en el descanso. habitación.
Por supuesto, no recomendamos que renuncie a ponerse al día los lunes por la mañana con su mejor amigo del trabajo o que se niegue a participar en las salidas de café de su equipo: estos son aspectos importantes de la construcción del capital social que es esencial para los equipos de alto rendimiento.
Sin embargo, hay acciones específicas que puede tomar para aumentar su productividad y recuperar parte del 60 % de su semana laboral que normalmente se pierde debido al “ajetreo”.
En este artículo, destacaremos cuatro formas en que puede utilizar las herramientas de gestión de proyectos (PM) para ser más productivo.
4 maneras de mejorar el rendimiento laboral
1. Timebox tu trabajo (en sesiones de 90 minutos)
Timeboxing encabeza constantemente las listas de consejos de productividad (con buenas razones) y, sin embargo, a pocos de nosotros se nos enseña a trabajar de esta manera. Esta técnica consiste en asignar un período fijo de tiempo a una tarea, programarla y luego no concentrarse en nada más durante ese tiempo (más sobre eso en el consejo tres). ¡Esto significa que no hay multitarea!
Este método lo ayuda a planificar de manera efectiva su trabajo durante una jornada laboral de ocho horas, algo que una lista de tareas no logra. Timeboxing proporciona un desglose visual de lo que puede lograr razonablemente durante una semana laboral, lo que ayuda a priorizar las tareas para cumplir con los plazos y, al mismo tiempo, sirve como un registro de lo que ha estado trabajando.
Puede usar su calendario de trabajo digital para organizar su día bloqueando el tiempo para trabajar en tareas específicas.
Ejemplo de time boxing de SPICA ( Fuente )
Cómo puede ayudar el software PM
De acuerdo con Harvard Business Review, programar su trabajo en un calendario compartido en su herramienta PM lo beneficia a usted y a su equipo/colegas de varias maneras, que incluyen:
- Proporciona transparencia sobre lo que está trabajando y (lo que es más importante) cuándo . Esto significa que puede colaborar de manera más efectiva con su equipo y planificar mejor su trabajo en torno a las reuniones.
- Proporciona estimaciones de tiempo más precisas al planificar proyectos futuros, ya que tendrá un registro de cuánto tiempo le llevó completar tareas similares en el pasado.
O, si trabajas mejor anotando tus tareas, puedes descargar nuestra plantilla de time boxing.
Ya sea que elija marcar el tiempo en un calendario digital o en nuestra plantilla, planifique el trabajo en sesiones de 90 minutos y luego programe un breve descanso después. Presionarte para trabajar en una tarea de más de 90 minutos (la duración cuando la productividad está en su punto máximo) afecta negativamente tu ritmo ultradiano y, de hecho, dificulta el rendimiento. Cuando se trata de niveles de productividad, ¡lento y constante realmente gana la carrera!
2. Limite el trabajo en curso
Según una investigación del Instituto Estadounidense del Estrés, más del 80 % de los empleados se sienten estresados en el trabajo y citan las cargas de trabajo excesivas como un factor importante. La sobrecarga de trabajo significa que la cantidad de tiempo necesario para completar las tareas diarias excede las horas disponibles en un día. Esto puede conducir a un equilibrio de vida laboral poco saludable, agotamiento y baja moral de los empleados.
¿Qué causa la sobrecarga? Por lo general, es una combinación de factores como la cantidad de elementos de trabajo abiertos, la variabilidad de los elementos de trabajo y la alta utilización de recursos. El tiempo de espera para las tareas en cola aumenta en relación con estas tres cosas.
Pero, ¿qué es la alta utilización de recursos? Se refiere a la cantidad de trabajo que los empleados deben completar. El truco es encontrar el equilibrio adecuado para mantener la productividad: espere una tasa de utilización demasiado alta y corra el riesgo de que sus trabajadores se agoten. Espere una tasa de utilización demasiado baja y subutilice a su equipo de empleados (además, es posible que se aburran).
El punto ideal para mejorar la productividad es entre un 70 % y un 80 % de utilización, según Robert Handler, analista de Gartner. Esto significa que para optimizar la productividad, los empleadores deben alentar a los empleados a alcanzar metas realistas y trabajar del 70 % al 80 % de su rendimiento máximo. Los tiempos de espera comienzan a aumentar exponencialmente una vez que esto supera el 80%.
Trabajando al 70 % de su producción máxima, una tarea que se estima que demorará dos horas en completarse esperará en la cola durante 0,9 horas y demorará un total de 2,9 horas en completarse (tiempo de espera + tiempo estimado para completarse). Al 80 %, esperará en la cola durante 1,5 horas y tardará un total de 3,5 horas en completarse. Pero al 99% de utilización? Esa misma tarea de dos horas esperará en la cola durante 37,1 horas, con un total de 39,1 horas en completarse.
Cuando se trata de una productividad en el lugar de trabajo sostenible en el tiempo, a veces menos es más. Al tener en cuenta la carga de trabajo de sus empleados, no solo verá niveles más altos de productividad, sino también una mayor moral y compromiso de los empleados.
Cómo puede ayudar el software PM
La solución es sencilla. Si desea realizar más trabajo, limite el trabajo en curso. El software PM puede ayudar a lograr esto de varias maneras, que incluyen:
- Seguimiento del tiempo requerido para varias tareas, lo que aumenta la precisión de la estimación de su nivel de esfuerzo.
- El uso de un tablero Kanban para la gestión de tareas le permite establecer límites reales de trabajo en curso (WIP) para regular la cantidad de elementos de trabajo abiertos en su tablero.
- La planificación de la capacidad de recursos le permite planificar la utilización eficiente de los empleados disponibles.
3. Desactiva las notificaciones
¿Sabías que lleva un promedio de 23 minutos volver a la tarea después de una interrupción?
Algunas interrupciones en el lugar de trabajo están fuera de su control, como cuando alguien se detiene para conversar rápidamente en su escritorio (a veces sobre una tarea relacionada con el trabajo, pero más a menudo sobre el episodio de anoche de "Whatever We're All Watching Now"). Pero la mayoría de las interrupciones que enfrentamos durante la jornada laboral son autoimpuestas: notificaciones de correo electrónico, redes sociales, nuestros teléfonos y herramientas automatizadas que usamos.
Cada vez que dejas de hacer lo que estás haciendo para leer una de esas notificaciones, tu productividad sufre un gran golpe (el tiempo dedicado a responder a la notificación + 23 minutos para volver a la tarea).
Al desactivar sus notificaciones (o al menos posponerlas), elimina la distracción y puede reinvertir parte de ese tiempo en sus tareas.
Cómo puede ayudar el software PM
Si está cronometrando su trabajo, desactive las notificaciones para sus sesiones de 90 minutos y planifique momentos específicos en los que incorporará estas herramientas a su día para lograr una productividad óptima.
- La mayoría de las herramientas de PM permiten a los usuarios establecer un estado. Use esto para indicar en qué está trabajando y por cuánto tiempo, para que cualquier persona que intente comunicarse con usted sepa cuándo esperar una respuesta. Luego, configure la herramienta en "no molestar".
- ¿Le preocupa oscurecerse en el correo electrónico? no seas El correo electrónico es una pérdida masiva de productividad (el trabajador promedio revisa su correo electrónico 36 veces por hora). En realidad, pocos problemas requieren una respuesta inmediata que no pueda esperar hasta su próximo descanso programado. (Si está realmente preocupado por ser visto como MIA, considere usar una respuesta automática para que las personas sepan cuándo esperar una respuesta).
4. Muestre el trabajo visualmente
Un estudio de Planview descubrió que los trabajadores son un 20 % más productivos cuando la información que necesitan se muestra visualmente.
La visualización de datos lo ayuda a absorber información de un vistazo y puede transmitir más significado que las palabras solas (p. ej., usar amarillo para informar áreas de preocupación en un informe de estado del proyecto para alertar a las partes interesadas que los elementos necesitan atención). La visualización de datos se usa comúnmente para generar informes, pero no se usa lo suficiente para la gestión del flujo de trabajo diario.
Cómo puede ayudar el software PM
Casi todas las opciones de software de PM que existen ofrecen funciones que pueden ayudar a mostrar información visualmente (como usar colores para representar diferentes estados o etiquetar diferentes proyectos).
Sin embargo, existe una herramienta de administración de tareas simple que puede ayudar a aumentar la productividad de todo el equipo: un tablero de tareas (también llamado tablero Kanban). Los tableros de tareas tienen columnas que representan diferentes etapas del flujo de trabajo (p. ej., por hacer, en progreso y terminado). Las tareas se muestran como tarjetas que se mueven a diferentes columnas a medida que la tarea se mueve a través del flujo de trabajo.
Los equipos pueden conocer, de un vistazo, el estado de cada elemento de trabajo en el tablero. Los tableros más avanzados le permiten establecer límites WIP para regular la cantidad de elementos de trabajo abiertos, lo que ayuda a los equipos a mantener su ritmo óptimo.
Ejemplo de un tablero Kanban en SwiftKanban ( Fuente )
Los equipos pueden conocer, de un vistazo, el estado de cada elemento de trabajo en el tablero. Los tableros más avanzados le permiten establecer límites WIP para regular la cantidad de elementos de trabajo abiertos, lo que ayuda a los equipos a mantener su ritmo óptimo.
¿Quieren más?
Encontramos un montón de investigaciones interesantes sobre consejos de productividad al escribir este artículo, no todos los cuales se centraron en el uso de software para aumentar la eficiencia. Aquí hay algunos consejos de estilo de vida para incorporar en su día a día mientras se esfuerza por dar un paso más productivo:
- Dar paseos. El ejercicio no solo ofrece un aumento del 15 % en la productividad general, sino que existe evidencia sustancial de que caminar puede ayudarlo a desestresarse y combatir la depresión. Al hacerlo, puede impulsar el aprendizaje, la memoria y la cognición.
- Dormir lo suficiente. La privación del sueño de los empleados cuesta a los empleadores hasta $ 65 mil millones al año. Sufres un déficit del 40 % en tu capacidad para crear nuevos recuerdos sin dormir, así como una caída del 70 % en la actividad de las células inmunitarias. ¿El pateador? Los déficits de sueño están directamente relacionados con el deterioro cognitivo temprano y la enfermedad de Alzheimer.
