Diferencias entre la gestión de empleados internos y remotos

Una de las principales ventajas de trabajar en el sitio es pasar tiempo con sus compañeros de trabajo, conocerse y aprender más sobre sus hábitos de trabajo. Para los líderes de equipo, esta configuración les permite administrar a sus empleados con facilidad. Sin embargo, este no será el caso al liderar un equipo remoto.

Al enfrentarse a cambios particulares en el entorno laboral, los líderes tendrían que modificar su forma de trabajar. Por ejemplo, cuando los gerentes necesitan cambiar para liderar un equipo remoto, en lugar de un equipo de oficina. Según una encuesta reciente de la empresa de formación VitalSmarts, el 20% de los líderes no están preparados o muy poco preparados para liderar su equipo de teletrabajo.

Estos dos entornos de trabajo suelen incluir un conjunto diverso de reglas. En este artículo, profundizaremos en este tema aclarando:

• la diferencia entre un modelo interno y uno remoto,
• la diferencia entre la gestión de empleados internos y remotos, y
• Consejos para administrar de manera efectiva un equipo remoto.

La diferencia entre un modelo interno y uno remoto

Antes de comenzar a explorar las diferencias entre la gestión de equipos internos y remotos, primero definamos estas dos categorías de entornos de trabajo.

Un modelo de equipo interno

Un modelo interno es un modelo en el que los empleados son responsables únicamente de las actividades y proyectos de la organización en la que trabajan . En este caso, los trabajadores alinean su trabajo con los objetivos y valores de la empresa.

Los beneficios de contratar empleados internos son:

• La propiedad intelectual es segura.

En todas las empresas, hay algunos datos confidenciales sobre operaciones comerciales, clientes, etc. Si se divulgan estos datos, eso afectaría la reputación de la empresa. Sin embargo, es menos probable que ocurran estas situaciones de riesgo cuando los dueños de negocios emplean trabajadores internos.

• Comunicación constante dentro de la organización.

Poder comunicarse entre sí cara a cara puede fortalecer la relación entre empleados y gerentes. Además, compartir el mismo entorno de trabajo puede facilitar mucho el proceso de formación cuando hay nuevos empleados.

• Mejor responsabilidad.

Al decidir si contratar empleados internos o remotos, muchos dueños de negocios optan por equipos de oficina, porque un modelo interno a menudo garantiza un mayor nivel de responsabilidad de los empleados.

Por otro lado, también existen algunos inconvenientes de un modelo interno:

• Tener gastos generales.

Si optan por contratar un equipo interno, los empleadores deberán pagar gastos obligatorios adicionales. Al hacer estimaciones de costos de los empleados, los empleadores también deberán incluir los gastos generales. Los costos generales consisten en pagos tales como costos de construcción y equipo.

• Contratar requiere más tiempo y esfuerzo que contratar empleados remotos.

Dado que los trabajadores internos se contratan a largo plazo, los empleadores se esforzarán por encontrar a los candidatos más adecuados. Por lo tanto, este proceso a veces llevará más tiempo. Por lo tanto, contratar un equipo interno no sería una opción para ningún proyecto urgente.

• Encontrar candidatos adecuados es limitado.

Al contratar trabajadores remotos, los dueños de negocios pueden considerar candidatos de todo el mundo, siempre que cumplan con los criterios predeterminados. Pero, cuando se trata de un equipo interno, los empleadores tendrían que encontrar a alguien de la misma ciudad o del mismo país.

Un modelo de equipo remoto

Además de emplear un equipo interno, los empleadores pueden optar por contratar trabajadores remotos. Un modelo de equipo remoto es un tipo de subcontratación. En este caso, las empresas optan por contratar empleados remotos para crear un equipo remoto o distribuido.

Las principales ventajas de tener un equipo remoto son:

• Contratación de talentos en todo el mundo.

Dado que los empleados remotos trabajan a distancia, los empleadores pueden elegir a los candidatos más adecuados de todo el mundo.

• Empleando personas al precio justo.

Para tener beneficios de costos de recursos más bajos, las empresas pueden contratar recursos de países de Nivel 2 y Nivel 3. Mientras que los países más ricos pertenecen a la categoría de Nivel 1, los de Nivel 2 son países con un ingreso promedio por persona más bajo. En cuanto a la categoría de Nivel 3, estos son países en desarrollo con bajo poder adquisitivo.

• Menos gastos por empleado.

Al tener un equipo remoto, los empleadores no están obligados a cubrir seguros de salud, gastos de viaje y otros costos. Así, habrá menos costes por trabajador. Además, dado que los empleados trabajan a distancia, no se requerirá una oficina, por lo que no habrá costos generales.

Sin embargo, hay algunas desventajas de contratar un equipo remoto:

• Falta de comunicación cara a cara.

Los trabajadores remotos no tienen más remedio que comunicarse entre sí por correo electrónico, chats y videoconferencias. Sin comunicación en persona, muchas personas pueden sentirse aisladas de sus compañeros de trabajo. Y el aislamiento es uno de los desafíos más comunes que experimentan los trabajadores remotos.

Además, los empleadores y gerentes tienen que liderar al equipo de la misma manera, lo que requiere más tiempo y esfuerzo. Aunque el equipo experimentado no tendrá ningún problema de comunicación, tener un enfoque cara a cara es esencial durante el proceso de capacitación.

• Gestión de zonas horarias

Si los empleados provienen de diversos rincones del mundo, la diferencia horaria puede ser un gran obstáculo. Reunir a los miembros del equipo para una llamada diaria o semanal siempre sería una tarea difícil para un gerente.

• Posible fracaso del proyecto

La contratación de empleados remotos para un proyecto en particular puede ser una misión incierta. Incluso cuando los trabajadores remotos tienen un alto nivel de experiencia y conocimientos, existe la posibilidad de que no entreguen el trabajo a tiempo. Por lo tanto, estos retrasos pueden afectar el éxito del proyecto.

En resumen, cada modelo viene con sus ventajas y desventajas. Decidir qué modelo seleccionar para su empresa depende principalmente de las necesidades y objetivos de su empresa.

La diferencia entre gestionar empleados internos y remotos

“El trabajo remoto es el futuro, pero se necesita presencia física al menos un par de veces al año para crear realmente un equipo increíble”. – Ricardo Fernández

Ricardo Fernández, uno de los ponentes del TEDxIESEBarcelona, ​​lleva más de 10 años teletrabajando con varias empresas. En la charla que presentó para Tedx Talks, Ricardo señaló que puedes establecer algún tipo de relación con tu equipo a través de videoconferencias y correos electrónicos. Pero, asegura que la presencia física es necesaria “para sumar empatía a tu equipo”.

Si alguna vez te has preguntado cómo es liderar un equipo remoto, apostamos a que la distancia física fue uno de los principales obstáculos que se te han ocurrido. Después de todo, cuando no hay proximidad física, es incluso difícil lograr el trabajo en equipo en el lugar de trabajo.

Ahora, si comparamos la gestión de equipos internos con los remotos, notaremos tres desafíos críticos relacionados con estos últimos:

1. Tiempo,
2. espacio, y
3. cultura.

Diferencia horaria

Ya mencionamos que, dentro de un equipo de teletrabajo, suele haber personas de diversas zonas horarias. Como gerente de un equipo de este tipo, debe programar reuniones de equipo y otras llamadas durante períodos que funcionen para cada miembro del equipo. Esto se conoce como “equidad de tiempo”. Y como puedes imaginar, esto no será una tarea fácil.

Además de las reuniones de equipo, deberá pensar en las diferencias horarias al establecer los plazos. Su colega que vive en Singapur debería tener el mismo número de días para terminar su tarea que su compañero de equipo de Seattle.

Por otro lado, es probable que no tengas estos problemas cuando lideres un equipo interno. No importa si su horario de trabajo es fijo o flexible, usted y su equipo pasarán al menos un par de horas al día juntos en la oficina. Por lo tanto, como su líder, puede comunicarse con ellos en persona y administrar sus asignaciones y plazos con facilidad.

Diferencia de espacio

Otro desafío de trabajar de forma remota es la distancia física entre los miembros del equipo. Al liderar un equipo remoto, la diferencia de espacio afecta principalmente:

• Comunicación dentro del equipo.

La ventaja de trabajar en un equipo interno es que se comunica con sus colegas cada vez que necesita ayuda o consejo. Si es gerente, puede reunir al equipo de inmediato cada vez que haya problemas urgentes o las últimas actualizaciones del proyecto.

Por otra parte, este no será el caso con los empleados remotos. Como no están sentados uno al lado del otro, los compañeros de equipo no pueden comunicarse en persona. Por lo tanto, se mantienen en contacto a través de herramientas de comunicación en línea.

Además, no hay reuniones cara a cara como con un equipo interno. Entonces, como líder remoto, debe organizar videollamadas frecuentes con todo el equipo. Pero trate de no programar demasiadas reuniones. Según el reciente informe de la Escuela de Negocios de Harvard, a partir de abril de este año hay un aumento del 13% de reuniones por persona, en comparación con el primer trimestre de este año.

(antes de que hubiera bloqueos en todo el mundo debido a la pandemia de COVID-19). Afortunadamente, hay una disminución en la duración promedio de estas reuniones, en un 20%. Esta encuesta reunió a 3,1 millones de trabajadores de América del Norte, Europa y Oriente Medio.

Para promover una mejor comunicación y colaboración dentro del equipo, debe intentar usar el software de gestión de equipos. Por ejemplo, Twist es una aplicación de comunicación para equipos remotos, mientras que Asana lo ayudará a administrar tareas.

• El proceso de seguimiento del desempeño del empleo.

Analizar el desempeño de los empleados es conveniente cuando se lidera un equipo interno. Dado que se encuentra en el mismo entorno de trabajo que su equipo, tiene una visión general de sus hábitos de trabajo y ética. Sin embargo, en el caso de un equipo distribuido, monitorear su trabajo puede ser complicado.

Entonces, ¿cómo lidiar con este problema? Una de las soluciones más prácticas es una hoja de tiempo del equipo de oficina. Llenar la hoja de tiempo es bastante simple. Su equipo necesita ingresar las horas trabajadas en proyectos particulares durante la semana. Luego, en el Panel de control del equipo, puede ver un desglose visual de su semana. Además, hay un informe semanal, donde puede ver quién registró cuántas horas cada día.

Diferencia cultural

Hablando de diferencias culturales, los gerentes remotos deben centrar su atención en:

• las barreras del idioma y cómo romperlas,
• comprender correctamente los mensajes,
• identificarse con marcos culturales y contextos de otros colegas, y
• cómo encontrar un terreno común entre diversos orígenes culturales.

Al organizar frecuentes programas de capacitación intercultural para todo el equipo, se familiarizará con la variedad de culturas. Por lo tanto, sus empleados remotos también se sentirán más cómodos. Pero, si usted es el líder de un equipo interno cuyos miembros provienen de múltiples culturas, asegúrese de organizar también estas sesiones educativas.

Ahora, aquí hay un hecho interesante: diferentes culturas pueden tener diferentes interpretaciones del tiempo. Por ejemplo, en Sudáfrica, hay dos expresiones de uso común:

• "Ahora-ahora" - sucederá en breve, y
• “Justo ahora”: ocurrirá en un futuro cercano (en las próximas horas).

Entonces, tenga esto en cuenta si tiene un compañero de trabajo de Sudáfrica.

Dado que existen muchas normas culturales peculiares en todo el mundo, debe proporcionar a sus empleados algunas publicaciones interesantes sobre este tema. Por ejemplo, puede comenzar con The Culture Map , un libro de Erin Meyer. Esta pieza enfatiza las diferencias culturales y cómo impactan los negocios internacionales.

Consejos de expertos sobre cómo gestionar eficazmente un equipo remoto

Nos comunicamos con varios expertos en el campo de la gestión y el desarrollo organizacional para obtener más información sobre sus estrategias favoritas para administrar equipos distribuidos. Estas son sus sugerencias para cualquiera que lidere un equipo remoto.

Haga que los miembros de su equipo remoto se sientan conectados y comprometidos

La Dra. Cristina Gibson es Profesora Distinguida de Administración del Decano en la Escuela de Negocios Pepperdine Graziadio, en Malibú, California. Además, es coautora del libro Equipos virtuales que funcionan: creación de condiciones para la eficacia de los equipos virtuales .

Ella cree que hay varios ingredientes básicos necesarios tanto para equipos internos como remotos. Estos son:

• objetivos claros;
• funciones y responsabilidades;
• retroalimentación regular; y
• clima abierto e inclusivo.

Pero, el Dr. Gibson agrega que en los equipos remotos, existe una mayor necesidad de garantizar que los miembros se sientan conectados y comprometidos.

“Trabajar de forma remota puede generar sentimientos de aislamiento y también distracción, dados los entornos en los que a menudo trabajamos cuando no estamos en la empresa. Por lo tanto, es importante hacer un esfuerzo adicional para que las reuniones y el registro sean atractivos, de apoyo e involucren interacción social y personal, así como actividades centradas en tareas”.

Manténgase alejado del enfoque de 'talla única'

Según el Dr. Gibson, un error que los gerentes suelen cometer es aplicar un enfoque de "talla única" a los trabajadores remotos.

“Es muy probable que cada miembro del equipo tenga una situación única en su ubicación remota, por lo que el gerente inteligente se tomará el tiempo para comprender las necesidades y prioridades de cada miembro, a fin de saber mejor cómo apoyarlos de la manera que sea más propicia. a sus contribuciones al equipo.”

Ella explica que para algunos empleados, esto puede significar maximizar la flexibilidad en términos de horas de trabajo. Pero, para otros, podría significar reuniones más regulares y rutinarias, mientras que algunos trabajadores podrían necesitar tecnologías particulares.

“En un equipo interno, estas necesidades únicas pueden ser más obvias o intuitivas, pero comprender lo que cada empleado necesita para ser productivo puede requerir un proceso de descubrimiento más concertado por parte del gerente”.

Conéctese con sus trabajadores remotos a nivel personal

Joe Hopkins tiene un doctorado en liderazgo y desarrollo organizacional con un enfoque de investigación en trabajo remoto. Ha pasado los últimos cuatro años investigando y escribiendo sobre liderazgo en entornos de trabajo virtuales.

Hopkins afirma que existen muchas similitudes entre los líderes de los equipos internos tradicionales y los que trabajan de forma remota. Sin embargo, la diferencia más significativa es la intencionalidad.

“Con los trabajadores internos, muchas de las relaciones se forman orgánicamente a través de conversaciones improvisadas de “fuente de agua” y pausas para el café. Los líderes de trabajadores remotos requieren un nivel más alto de habilidades de comunicación interdependientes que necesitan intencionalidad. El líder debe ser intencional al comprender los rasgos de personalidad y las necesidades de cada individuo y lo que los inspira o los agota”.

Al igual que el Dr. Gibson, Hopkins señala que una talla no sirve para todos. Además, agrega que las reuniones de equipo estructuradas son esenciales, pero también se necesitan oportunidades para conectarse a nivel personal.

“El trabajador introvertido, que representa el 40 % de la población, no encontrará energizante una pausa para tomar café en un equipo virtual o un ejercicio de trabajo en equipo. Los trabajadores con niveles más altos de introversión requieren grupos pequeños o conversaciones individuales”.

Entonces, según el Dr. Gibson y Joe Hopkins, los gerentes que lideran equipos remotos necesitan comunicarse a menudo con el equipo. De esta manera, los líderes conocerán mejor a sus trabajadores. Además, los gerentes comprenderán las necesidades y prioridades individuales de cada miembro del equipo.

Terminando

Liderar un equipo cuyos miembros provienen de todo el mundo y de diversos orígenes culturales puede ser una tarea desafiante. A diferencia de un entorno interno tradicional, la comunicación y la colaboración con un equipo distribuido deben realizarse a través de canales en línea. Además, el seguimiento del progreso de los empleados debe hacerse de manera diferente que cuando se lidera un equipo interno.

Entonces, ¿cómo debe administrar con éxito a los empleados remotos? En primer lugar, los expertos sugieren que no debe tener un enfoque de "talla única" para su equipo remoto. En cambio, familiarícese con sus trabajadores, sus necesidades y prioridades, para que se sientan conectados con el equipo.

Además de este consejo, debe conectarse con los miembros de su equipo a nivel personal. Por ejemplo, puede organizar team building en línea o pausas para el café para todo el equipo. Pero asegúrese de que no todos los empleados se sientan cómodos asistiendo a una reunión virtual. Para algunos de ellos, las llamadas individuales pueden ser una mejor idea.