11 pasos para mejorar la participación de los asistentes virtuales en eventos híbridos

La vida está volviendo a la normalidad. Pero no exactamente como era antes. En la industria de eventos, los eventos híbridos, que crecieron exponencialmente debido al COVID-19, ahora son un elemento fijo de la industria .

Sin embargo, aquí está el problema: la tasa de ausencia para los asistentes virtuales es del 35%. No es una cuestión baladí, ya que el 71 % de los organizadores de eventos dice que conectar a la audiencia presencial y virtual es su mayor desafío. Ese es un problema serio, especialmente considerando que el 73% de los planificadores de eventos están de acuerdo en que estos eventos serán aún más comunes en el futuro.

La pregunta es, ¿significa esto que los eventos híbridos son intrínsecamente defectuosos, o es un simple caso de que los planificadores de eventos intentan ponerse al día para adaptarse a esta nueva ola de asistentes virtuales?

La respuesta no está clara. Pero lo que sí sabemos es que los asistentes virtuales se sienten abandonados en este momento. Si es un planificador de eventos o planea organizar eventos virtuales para su empresa en el futuro, siga leyendo para descubrir cómo mejorar la participación de los asistentes virtuales en su próximo evento híbrido.

Puede involucrar a sus asistentes virtuales antes de que comience su evento enviándoles una bolsa de obsequios a sus domicilios. Lo mejor de este gesto es que las golosinas no necesitan ser tan espectaculares. El pensamiento en sí mismo hará que los asistentes te aprecien, por lo que será más probable que hagan clic en el botón "unirse" si se les incentiva con cosas gratis.

Pero, ¿con qué empaca las maletas? No puedes equivocarte con merchandising de marca, programas de eventos y vales. Alternativamente, puede cambiarlo y enviarles una bolsa de evento virtual con códigos de descuento, pruebas gratuitas y más cupones. ¡Sé creativo aquí!

Los tokens no fungibles (NFT) son un desarrollo notable en la tecnología blockchain. Los NFT son transacciones digitales únicas que toman la forma de archivos electrónicos como fotos, música, películas y documentos. Es un concepto confuso para entender, pero hablando en términos prácticos, es un intercambio de contenido digital.

En la era de Internet, puede copiar y compartir casi cualquier cosa, en masa, de forma gratuita. Pero gracias a la tecnología blockchain, los NFT no son transferibles. Cada uno es completamente único. En el contexto de los eventos virtuales, puede ofrecer a sus asistentes algo que antes se creía imposible: contenido digital único. Ahora bien, si eso no involucrará a la gente, ¿qué lo hará?

Por ejemplo, DC Comics colaboró ​​con la plataforma NFT Palm Studio para lanzar su primera colección NFT. Los NFT son versiones digitales de las portadas de cómics icónicos. Cada aficionado que se registró obtuvo uno gratis, con la opción de ganar aún más durante el evento.

Piense en la cantidad de energía y atención que pone en la ejecución de su plano de planta y escenarios en sus eventos físicos. No invitarías a tus invitados a un salón con asientos de plástico y un micrófono solitario en un escenario desnudo. No, porque los buenos planificadores de eventos saben que la pompa y la apariencia son importantes.

Así es como debes tratar a tus invitados virtuales. No es bueno para ellos hacer clic en un enlace de Zoom para ver una pésima transmisión de su evento físico sin ellos.

Arreglar las cosas en cuanto a la producción puede incluir cosas como obtener cámaras de calidad, micrófonos, un diseño de escenario superior, iluminación, prestar mucha atención a los ángulos de la cámara, etc. Entonces, cuando sus asistentes virtuales inicien sesión, no permita que se sientan como invitados secundarios. Sea un profesional y construya también una ocasión para ellos.

Hay mucho menos margen de error con los asistentes virtuales cuando se trata de contenido. Si sus oradores y el contenido son aburridos, sus asistentes físicos tendrán que sentarse y tomarlo. Pero sus asistentes virtuales comenzarán a revisar sus correos electrónicos, comenzarán a jugar o, si es lo suficientemente malo, comenzarán a limpiar la casa.

No les des la oportunidad de empezar a navegar por Netflix. El contenido atractivo comienza con una buena calidad de producción, como mencionamos anteriormente, y contenido original. ¿Un consejo? Corta la pelusa y mantén tu contenido corto pero dulce. Tus invitados te lo agradecerán.

Una tendencia candente este año en eventos virtuales e híbridos son los microeventos y las microexperiencias. En resumen, son eventos dentro de eventos; experiencias pequeñas y más concentradas dentro de su evento principal general.

Ofrecen un toque más personal a los asistentes virtuales que pueden sentirse perdidos entre el ruido del evento principal. Esta es una excelente manera de impulsar la participación de los asistentes virtuales y puede abarcar desde talleres, sesiones de networking, preguntas y respuestas, experiencias de juego y otro contenido práctico.

Los rompehielos pueden ser asuntos corporativos aburridos y predecibles. Pero no tienen que serlo. Si se hacen bien, pueden ser atractivos. Pueden convertir a un asistente virtual cínico y, lo que es más importante, ¡pueden ser divertidos!

Hablando con el CEO de Spacehuntr, Dietrich Moens, dijo:

“A nuestro equipo le encantan los rompehielos. Los hacemos para todas nuestras sesiones de lluvia de ideas. Entiendo las dudas de la gente porque pueden ser bastante genéricos. Pero con un poco de creatividad, pueden ser geniales para formar equipos”.

No te preocupes. No tienes que perder el tiempo tratando de pensar por tu cuenta. Puedes robar algunos de los favoritos del equipo de Spacehuntr para tu próximo evento.

Usted conoce a su audiencia mejor que nadie, así que confíe en su intuición cuando se trata de seleccionar a sus presentadores especiales. Quizás podría tener un comediante, un experto respetado en su campo o una persona influyente.

Sin embargo, considere una cosa. La naturaleza de sus presentadores puede determinar la naturaleza de su evento en gran medida. El ángulo experto respetado es una ruta orgánica y profesional a seguir mientras que contratar a un animador puede parecer un poco superfluo.

Y un punto más, conseguir un presentador invitado no solo atraerá a los asistentes, sino que reducirá las ausencias. Un nombre impresionante podría generar un marketing muy efectivo para atraer a los asistentes.

La gamificación ha sido y seguirá siendo una tendencia candente desde hace un tiempo. Cuando hablamos de participación virtual, casi siempre nos referimos a la gamificación. Es atractivo, y es divertido. A los planificadores de eventos y las empresas les encanta porque hace que su marca sea identificable y difunde su mensaje de manera efectiva. Además, se sabe que mejora la participación de los asistentes en un 44 %.

Hay dos objetivos principales con la gamificación: vender un producto o enseñar. Un ejemplo de venta de un producto sería Steph IQ. Involucra a los fanáticos del deporte durante los juegos con preguntas de trivia, donde pueden ganar artículos deportivos.

Un ejemplo de aprendizaje a través de la gamificación sería Duolingo. Aprender un nuevo idioma es una tarea, para la mayoría de nosotros de todos modos. Sin embargo, al convertirlo en un juego, está incentivando a los usuarios con afirmaciones y premios.

Puede consultar estos 10 ejemplos increíblemente exitosos de ludificación para ver cuán simple y efectiva puede ser la ludificación.

Las encuestas en vivo y las preguntas y respuestas son una excelente manera de convertir a los espectadores pasivos en asistentes activos. Además de dar voz a los asistentes, puede aprender de ellos. Puede descubrir lo que les gusta de su evento y lo que no para sus futuros esfuerzos de planificación.

La mayoría de las plataformas de eventos virtuales vienen con capacidades de votación en vivo, o puede adoptar un software independiente como Slido. No existen reglas estrictas y rápidas cuando se trata de cómo deben verse las encuestas en vivo. Pero ten en cuenta estos consejos:

1. Escriba preguntas que sean relevantes, claras, concisas y breves.
2. Las opciones de respuesta deben ser de opción múltiple, texto abierto u órdenes de clasificación.
3. ¡No hagas demasiadas preguntas! Sus preguntas no deben sentirse como tarea.

Y en cuanto a las preguntas y respuestas en vivo, esto depende de la calidad del contenido. Si el contenido es bueno, entusiasmará a los asistentes para que participen en las preguntas y respuestas. Si no están prestando atención en primer lugar, ¿de qué sirve una sesión de preguntas y respuestas? Si obtiene el contenido correcto, sus asistentes apreciarán que se les dé una voz.

¿Hay algún aspecto de nuestras vidas que la tecnología no haya cambiado? Bueno, si lo hay, no es la industria de eventos. La historia de amor entre los planificadores de eventos y la tecnología se ha convertido en algo hermoso.

La tecnología también es excelente para los asistentes virtuales. Hace que la experiencia de los asistentes sea más fluida gracias a un fácil registro, billeteras electrónicas para que recopilen regalos virtuales, perfiles personales personalizables y funciones de mensajería para una red intuitiva.

Al invertir en tecnología como el software de gestión de eventos, puede nivelar el campo de juego para sus asistentes virtuales y mejorar su compromiso.

Podrías pensar que puedes quitar el pie del acelerador durante los descansos. Pero ten cuidado. No querrás perder la atención de tus asistentes después de todo este arduo trabajo. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, y no lo olvides, todos necesitamos un descanso, ¿no? Aquí hay algunos trucos para asegurar que sus invitados regresen a tiempo y tengan hambre de más.

Para empezar, déjales algo de cebo. A medida que interrumpa, anímelos con un segmento jugoso al que volverán. Tal vez sea el artista invitado especial que han estado esperando. O tal vez pueda darles algo que hacer, como una tarea, un juego, un formulario de comentarios o alguna tarea liviana. Y, por último, tenga cuidado de no hacer que el descanso sea demasiado largo.

Aumente la participación de sus asistentes virtuales con estos pasos

Ahí vamos, algunas respuestas a uno de los mayores problemas de la industria de eventos. Lograr que sus asistentes virtuales inicien sesión y luego mantengan su compromiso no es tarea fácil.

Pero esta industria es a la vez versátil e innovadora. Lo mejor es observar este espacio para ver cómo los planificadores de eventos y el panorama tecnológico en evolución hacen que los eventos híbridos sean más atractivos para los asistentes virtuales en el futuro.