7 formas de mejorar la comunicación interna en el lugar de trabajo

La comunicación interna en el lugar de trabajo es simplemente una función que facilita toda la comunicación en su organización.

Es importante por varias razones, como mantener informadas a las personas y permitirle compartir información sobre la empresa para ayudar a todos los empleados a realizar bien su trabajo.

La comunicación interna también se aplica a los empleados que interactúan entre sí dentro de la empresa, lo que significa que un sistema sólido de comunicación interna ayuda a nutrir la cultura de la empresa, impulsar el compromiso de los empleados y mejorar la defensa de los empleados .

Lea el resto de este artículo para conocer algunos de los errores más comunes con los que se encuentran las empresas con respecto a la comunicación con sus empleados.

También descubrirá soluciones y estrategias para remediar los métodos de comunicación fallidos, así como algunas ilustraciones de los beneficios cuando lo haga.

1. Usa un lenguaje simple y concreto

El liderazgo debe usar un lenguaje simple, claro y conciso en los memorandos de los empleados y otras comunicaciones para que no haya lugar a confusión o malentendidos.

Cuando los empleados saben exactamente lo que se espera de ellos, les resulta más fácil realizar sus tareas o proporcionar comentarios cada vez que surge algún problema sobre lo que se espera de ellos.

Además, es más probable que sus empleados se comuniquen bien si sienten que tienen una comprensión firme del mensaje que está tratando de transmitirles, y cuando usa un lenguaje simple y concreto, es fácil para todos entender la esencia del mensaje. mensaje. Esto ayuda a fomentar ideas, preguntas, comentarios y opiniones de sus empleados.

Utilice este tipo de lenguaje en todas partes, incluso cuando comunique la visión y la misión de su empresa (ya sea como parte de su capacitación corporativa o como un recordatorio regular para los empleados).

Cuando su misión y su visión son claras, es más fácil para todos trabajar juntos hacia objetivos comunes. Esto facilita que los empleados se comuniquen de manera efectiva entre sí y con la gerencia para trabajar para lograr esos importantes objetivos.

2. Crear diálogo abierto

La comunicación interna le permitirá mantener a sus empleados informados sobre cualquier cambio en su empresa, el progreso que está logrando y sus planes. Ya sea a través de un boletín semanal o reuniones trimestrales de la empresa, debe crear un diálogo abierto.

La pandemia hizo que muchas organizaciones reconsideraran la forma en que realizan las comunicaciones internas, y el 68 % de los encuestados afirmó que ha mejorado la forma en que se comunican la gerencia y los empleados.

Fuente: Perspectivas del CEO de KPMG

La gran comunicación comienza con grandes líderes como usted. Y para garantizar una excelente comunicación, el liderazgo debe establecer una cultura de comunicaciones internas abiertas para que establezcan un estándar para cualquier otro tipo de comunicación dentro de la empresa.

Si los empleados sienten que pueden comunicarse fácilmente con la alta dirección, así como con otros miembros del equipo, contribuye a una mayor productividad, un mayor compromiso y mejores resultados generales.

Otra excelente manera de crear un diálogo abierto es mantener la puerta abierta o programar un horario para hablar.

De cualquier manera, esto alienta a los empleados a sentirse cómodos para llamar su atención sobre cualquier problema cuando sea necesario.

Una política de puertas abiertas, en particular, puede ser inmensamente beneficiosa para la comunicación interna de su empresa y motivar a los empleados al mismo tiempo que lo presenta como un líder accesible.

3. Proporcionar herramientas de comunicación adecuadas

Las empresas también deben proporcionar liderazgo en todos los niveles con herramientas de comunicación interna para transmitir mensajes importantes a sus equipos.

Debe adoptar un enfoque multicanal que lo ayude a llegar de manera efectiva a todos los empleados, independientemente de dónde se encuentren. Si, por ejemplo, está trabajando con un equipo subcontratado de creadores web en un proyecto, debe considerar sus medios de comunicación: ¿utilizan cierto software? ¿Tienen buen WiFi y una computadora portátil para el trabajo remoto ?

Atrás quedaron los días en que simplemente podía copiar y pegar mensajes para publicarlos en múltiples canales. Hoy en día, los líderes necesitan comunicación en múltiples canales impulsados ​​por la tecnología adecuada para poder transformar, mejorar e infundir valor en sus estrategias de comunicación.

Afortunadamente, hay muchas plataformas de comunicación de la fuerza laboral que puede usar para facilitar una comunicación efectiva en su organización.

Estas herramientas remotas le permiten ahorrar tiempo al agilizar los flujos de trabajo y automatizar muchas de las tediosas tareas involucradas, como la gestión de gastos o el procesamiento de nóminas, además de ayudarlo a documentar sus comunicaciones.

También se integran fácilmente a través de diferentes canales, con aplicaciones móviles de marca, materiales impresos, señalización digital y mensajería de Internet que funcionan al unísono, lo que permite a los líderes conectarse, informar, mantener todos los correos electrónicos en un solo lugar y generar confianza entre su fuerza laboral.

Mediante el uso de tales herramientas de comunicaciones internas, podrá comunicarse con sus empleados de la manera más fácil y conveniente, en sus términos, utilizando sus dispositivos preferidos.

Lo mejor de todo es que las estrategias multicanal también le brindan herramientas cruciales para medir el desempeño que necesita para tener éxito como comunicador.

4. Haga que la información sea fácilmente accesible

Otra acción más que puede tomar para mejorar la comunicación interna en su empresa es hacer que la información fija sea accesible.

La mayoría de las organizaciones tienen su propio conjunto de información "adherida" o conocimiento interno que todos los empleados aprenden y comprenden, incluido el protocolo para ciertos procedimientos, diferentes tipos de mejores prácticas y otras habilidades y procesos. Una forma de ayudarlos a aprender esta información más rápido es incluirla como parte de su capacitación, creando videos y documentos internos a los que puedan acceder fácilmente para usar como referencia.

Sin embargo, comunicarse de manera efectiva también significa comunicarse de manera que llegue a sus empleados y colegas de manera efectiva. En lugar de hacer videos de capacitación largos y aburridos, puede crear podcasts de cualquier duración para presentar conceptos que sus empleados pueden aprender sobre la marcha sin tener que sentarse y mirar una pantalla.

Esto beneficiará a la organización al hacer mucho más fácil que los nuevos empleados funcionen de manera efectiva y, por lo tanto, se vuelvan más productivos mucho más rápido .

5. Fortalecer las conexiones

Debe ayudar a construir una comunicación sólida entre los empleados y sus gerentes, así como conexiones entre los miembros del equipo que trabajan juntos.

Esto es algo que puede abordar durante los programas de capacitación gerencial, la incorporación de empleados, las reuniones de la empresa, etc. para que pueda encontrar e implementar formas de facilitar la comunicación entre todos.

Si hay inquietudes individuales, es más fácil atenderlas, por lo que es más probable que los empleados se sientan conectados.

Otra forma de fortalecer las conexiones es alentar la conversación sobre el enfriador de agua.

Aunque algunos gerentes pueden ver esto como una relajación, es una excelente manera de facilitar la creación de vínculos productivos entre los empleados, así como con los de la gerencia.

6. Fomentar el intercambio de información

Si aún no ha configurado una plataforma en línea para la comunicación interna, ahora es el momento de hacerlo. Luego puede usar esta plataforma para alentar a los empleados a compartir conocimientos e información.

Por ejemplo, los empleados pueden compartir tendencias y noticias de la industria con regularidad, y al tener la oportunidad de mostrar lo que saben, es probable que los empleados estén más ansiosos por seguir involucrados en el esfuerzo.

Esto no solo creará más propósito y energía detrás de la comunicación, sino que compartir tales conocimientos probablemente resultará extremadamente útil para su negocio, especialmente si considera que la mayoría de los empleados afirman que sienten que se pierden las noticias de la empresa.

En cuanto al tema de fomentar el intercambio de información, también debe desalentar la comunicación unidireccional en la que adopta un enfoque en cascada en la forma en que comparte la información.

Esta forma de comunicación de arriba hacia abajo tiene cierto elemento de control que la hace ineficaz para crear un entorno en el que los empleados puedan estar motivados para participar y defender su marca.

También puede utilizar un buzón de sugerencias como una forma de recopilar ideas y comentarios de forma anónima. Aunque esto puede parecer un poco anticuado, es una forma rápida y sencilla (pero extremadamente efectiva) de mejorar la comunicación en el trabajo.

Después de todo, no todos se sienten cómodos al plantear sus inquietudes públicamente, pero es posible que pueda facilitar comentarios honestos y abiertos mediante el uso de un buzón de sugerencias anónimo.

Puede usar una caja real y colocar un bloc de papel al lado, o puede dirigir a sus empleados a una herramienta en línea, como una aplicación para empleados. Esta versión virtual de un buzón de sugerencias servirá para el mismo propósito.

7. Utilice eventos externos para mejorar la comunicación interna

Suele ser una buena idea planificar eventos externos que permitan a los empleados reunirse y relacionarse fuera de la oficina. Cuando hay empleados en la empresa que no se han conocido, puede dificultar el proceso de comunicación.

Una forma de evitar esto es planificar algún evento, como una hora feliz después del trabajo, una fiesta, etc., para brindarles a sus empleados algo que esperar y ayudar a facilitar mejores compromisos, así como una comunicación más sólida entre todos.

También puede usar estos eventos para reconocer y recompensar a los empleados que exhiben un desempeño excepcional.

Sin embargo, también es importante respetar el espacio personal y el tiempo privado de sus empleados. Es posible que no quieran ir a eventos fuera del trabajo, especialmente si no les pagan por estar allí.

Afortunadamente, todavía hay formas de conectarse con los empleados fuera de la oficina. Las redes sociales son una excelente manera de compartir información con los empleados al tiempo que ofrecen un espacio donde pueden desarrollar una comunidad auténtica con sus compañeros de trabajo.

Además, es una excelente manera de usar herramientas de diseño gráfico para crear memes llenos de todas las bromas internas que se comparten en la oficina. Compártalos en el grupo de Facebook de la empresa y pídales a otros que creen los suyos propios. Es una excelente manera de convertir un lugar de reunión virtual entre compañeros de trabajo en un espacio verdaderamente creativo lleno de amigos.

Conclusión

Las prácticas sólidas de comunicación interna tendrán un impacto directo en el compromiso y la retención de los empleados, así como en su resultado final, lo que significa que puede ser un motor de ingresos para su organización, en lugar de simplemente otro gasto comercial.

Al implementar estas 7 formas de mejorar la comunicación interna en el lugar de trabajo, obtendrá una gran cantidad de beneficios, incluida una mejor alineación de los empleados, un mayor compromiso y un mejor desempeño de los empleados.

También podrá generar confianza, impulsar la cultura de la empresa y mejorar la imagen general de su marca. Además, un sólido sistema de comunicación interna permite una mejor gestión de crisis, disminuye los riesgos de seguridad y aumenta la retroalimentación que lo ayudará a impulsar su empresa.

Entonces, use los consejos descritos en este artículo para comenzar a mejorar las comunicaciones internas de su organización para que pueda comenzar a disfrutar de todos estos y muchos otros beneficios.

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