Cómo Ideamotive utiliza Clockify para lograr la eficiencia en un entorno de trabajo remoto

Imagínese esto: solo tiene 24 horas para completar esa ardua tarea, pero el resultado depende de más de una persona.

¿Demasiados cocineros estropearán la sopa?

No si le preguntas a los profesionales de Ideamotive: tu lugar de referencia si quieres encontrar el mejor talento tecnológico posible en 24 horas.

Pero, ¿cómo hacen eso? ¿Sobresalen en la gestión del tiempo?

Para encontrar la respuesta a esta y muchas otras preguntas, nos comunicamos con el director de operaciones de Ideamotive, Kamil Osiecki.

Resulta que sus extraordinarias habilidades no surgieron de la nada: son el resultado de una estrategia de gestión del tiempo cuidadosamente pensada, una fuerte cultura remota y un poco de seguimiento del tiempo .

Averigüemos lo que todos podemos aprender sobre cómo ser lo más eficientes posible (incluso en un entorno remoto), echando un vistazo detrás de escena de esta empresa remota.

¿Qué hace Ideamotive?

Ya sea que esté buscando un experto en TI que pueda crear su producto desde cero, o si desea unirse a una red de profesionales tecnológicos con ideas afines que pueden ayudarlo a asegurar su próximo trabajo, Ideamotive es su lugar para ir.

Al combinar las mejores prácticas de reclutamiento con su propia experiencia en la gestión de una tienda de desarrollo, la gente detrás de Ideamotive ideó una propuesta única que ofrecen hoy:

“Pasamos de ser una agencia [de reclutamiento] clásica y un taller de desarrollo clásico a ser una consultoría, a ser una especie de mercado, donde, en primer lugar, ayudamos a nuestros clientes a comprender qué necesitan y qué tecnología es mejor para ellos. a ellos.

Tenemos esta experiencia técnica que puede ayudarlo con las propuestas de qué tipo de talento elegir: emparejamos y probamos a los desarrolladores antes de presentárselos a nuestros clientes”.

Entonces, al sacar lo mejor de dos mundos, el equipo de Ideamotive perfeccionó su propio flujo de trabajo lo suficiente como para poder ofrecer las mejores soluciones posibles tanto para empresas de todos los tamaños como para expertos en TI de todo el mundo.

El acto de equilibrio de gestionar dos equipos remotos

Aunque los expertos de Ideamotive siempre brindan la solución más rápida posible a sus clientes, para poder dar en el blanco en todo momento, necesitaban dar la bienvenida a bordo a las mejores personas posibles.

Pero, de acuerdo con la naturaleza de su negocio, el trabajo compartido en Ideamotive tenía que distribuirse equitativamente entre dos equipos separados:

“ El primero es el equipo de entrega; básicamente, son el talento que brindamos a nuestros clientes.

También tenemos una segunda parte, que es un equipo comercial que incluye:

• operaciones,
• Ventas,
• Marketing,
• Financiero,
• legales, etc.”

Aún así, las cosas no siempre fueron como de costumbre: Ideamotive también tuvo que adaptarse a las condiciones recientemente desarrolladas de operar de forma remota:

“Ese fue un desafío mayor para nosotros: pasar de estar juntos en un lugar físico a ser un equipo completamente remoto. Entonces, tuvimos que introducir algunas prácticas, y fue un desafío de gestión muy bueno para nosotros porque era algo nuevo que hacer”.

Aunque el equipo de Entrega está formado principalmente por programadores que solían trabajar de forma remota durante años, el equipo de Negocios de Ideamotive necesitaba adaptarse a una nueva realidad de trabajo remoto lo suficiente como para lograr los máximos resultados, sin importar dónde estuvieran sus escritorios.

Estrategias de Ideamotive para lograr la máxima eficiencia en un equipo remoto

Según Kamil, cambiar a una configuración remota después de años de trabajar en el sitio parecía un sueño hecho realidad al principio. Con menos distracciones y más horas de sueño, todos estaban felices de subirse al carro del trabajo desde casa.

Pero, muy pronto, asegurarse de estar en sintonía con los miembros de su equipo a kilómetros de distancia, al mismo tiempo que conservan los mismos niveles de productividad y obtienen más tiempo libre, comenzó a requerir una gran cantidad de trabajo.

Aún así, eso no significa que no haya formas de superar los desafíos de trabajar de forma remota.

El equipo de Ideamotive es la prueba viviente de que es posible lograr la máxima productividad y, al mismo tiempo, sacar lo mejor de su equipo, independientemente de su entorno de trabajo.

Como Kamil nos permitió echar un vistazo a las operaciones remotas diarias de Ideamotive, ahora podemos presentarle cuatro estrategias prácticas que puede usar para maximizar la eficiencia de su equipo remoto como un experto.

Estrategia #1: Haz tu mejor esfuerzo para ayudar a los compañeros de equipo remotos a no sentirse solos

No es un secreto que el trabajo remoto brinda alegría a millones de personas, especialmente después de que se han despedido de los desplazamientos.

Pero, si observamos el dicho de que la distancia hace que el corazón crezca , es lógico que muchos trabajadores remotos sientan que no están obteniendo lo que esperaban. Dado que los miembros de su equipo ya no están a la distancia, la soledad puede comenzar a aparecer rápidamente:

“Cuando están todos juntos en una oficina, tienen este tipo de sentimiento de colaborar con la gente. Una vez que sales de la oficina para tener una oficina en casa, básicamente te quedas en el mismo lugar donde vives y tienes la sensación de estar solo”.

Entonces, consciente de los peligros que conlleva liderar un equipo disperso, la gerencia de Ideamotive decidió fomentar una mentalidad particular para mantener la conexión dentro del equipo:

“Decidimos dar un paso atrás y pensar en las personas, no en los procesos. Tuvimos este proceso de reflexión sobre cuáles son nuestros valores, y lo primero que descubrimos es que todos somos empresarios en nuestra empresa. Todos y cada uno de nosotros, incluso en el nivel más bajo de la estructura organizacional, somos un maestro responsable de nuestro campo. Por eso, nadie se siente solo. Son responsables de algo, agregando a la empresa. Y saben que hay otras personas para ayudarlos si es necesario”.

Estrategia #2: Establezca los mejores momentos para conectarse

Así como le dimos la bienvenida a la paz y la tranquilidad de trabajar desde casa, el ruido que acechaba en todos nuestros dispositivos comenzó a interferir con la productividad de todos.

Si bien mantenerse en contacto con su equipo remoto es una excelente manera de mantenerse conectado, no pudimos evitar preguntarnos: ¿cuánta conexión es demasiada?

Si le preocupa la misma pregunta, se alegrará de saber que es posible silenciar el "ruido" que distrae y al mismo tiempo mantenerse en contacto con su equipo.

La solución fácil se llama el mejor momento para conectarse , y Kamil nos cuenta los detalles de cómo funciona esta estrategia:

“Cuando tenemos clientes de EE. UU., hay una diferencia [de tiempo ] de siete horas . Entonces, obviamente, hay una superposición. Aquí es donde decimos "Está bien, este desarrollador está disponible durante tres horas". Es muy importante establecer [esta regla] desde el principio de la cooperación corporativa, porque lo peor que puede pasar es que un programador esté en la zona y alguien le haga un ping. Eso es lo más frustrante y acaba con la productividad”.

Dado que esta estrategia funciona de maravilla para el equipo de Entrega de Ideamotive, decidieron probar algo similar con su equipo de Negocios:

“Usamos una aplicación de chat de equipo solo para tener algo urgente, o para un café electrónico en el que puede pasar el rato con alguien y conversar sobre asuntos no relacionados con el negocio.

Y realmente no uso teléfonos. No es como si llamara a mi equipo y dijera: "Está bien, ¿dónde están?" No hacemos eso, es muy disruptivo. Llamamos a alguien si es realmente necesario, y sucede muy raramente”.

Entonces, en lugar de interrumpir el enfoque de alguien cada vez que surge una nueva idea, intentan tomar nota de ella y usan las herramientas de comunicación solo para asuntos urgentes.

Estrategia #3: Cultivar una cultura de retroalimentación

Ser capaz de dar y recibir comentarios abiertos y honestos es una habilidad que nunca pasa de moda, independientemente del entorno de trabajo.

Pero, cuando se trabaja en un equipo remoto, la retroalimentación se vuelve dos veces más importante, ya que puede mejorar significativamente el desempeño de todos y mantener alta la moral del equipo.

Con eso en mente, la gerencia de Ideamotive decidió poner un gran énfasis en la retroalimentación y alentar las conversaciones honestas desde el principio:

“Sé que la retroalimentación es una palabra de moda, todos dan y reciben retroalimentación, pero lo presentamos de una manera diferente. Incluso en el proceso de selección, en la última etapa, cuando está el director ejecutivo de nuestra empresa, después de dos horas de entrevista les preguntamos [a los candidatos]: Bien, dennos su opinión”.

Aún así, el proceso no termina ahí, y la atmósfera de conversación abierta sigue siendo tan importante incluso después de que el candidato obtiene el trabajo:

“Muy a menudo, tenemos estas discusiones emocionales en línea frente a todo el equipo. Hacemos eso porque [decir] solo palabras bonitas no funcionaría.

Entonces, cultivamos esta cultura de retroalimentación en un sentido realmente cruel. Puedo decirle a mi CEO que cometió un gran error y puedo decírselo frente a la gente. Quiero decírselo delante de ellos porque quiero animar a mi gente a que me diga ese tipo de cosas”.

Dado que la comunicación abierta y transparente es clave para una cultura empresarial sólida, al brindar a su equipo la oportunidad de expresar libremente sus opiniones, la gerencia de Ideamotive crea un ambiente de trabajo confiable donde el punto de vista de todos se valora por igual.

Estrategia #4: No te olvides del equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Con todas las ventajas de trabajar de forma remota vienen los desafíos de desconectarse y darse el beneficio de un descanso.

Familiarizado con los efectos negativos a largo plazo de un horario de trabajo desequilibrado, Kamil compartió su punto de vista sobre este tema:

“ Siempre habrá demasiado trabajo. No se puede hacer todo, siempre habrá algo que hacer. Si tiene esta mentalidad emprendedora, encontrará nuevas tareas, y esta es una gran amenaza para todo el equipo: puede provocar agotamiento y una caída en la motivación”.

Entonces, para ayudar a los miembros de su equipo a controlar tanto sus días de trabajo como sus vidas privadas, todos en Ideamotive intentan enfocarse en el resultado:

“Realmente no me importa si alguien comienza a las 10 a. m. oa las 6 a. m., siempre y cuando esté dando a luz. A veces, solo puedo trabajar siete horas al día y, a veces, necesito trabajar 11 horas al día. Así que es mi decisión, siempre y cuando esté dando resultados”.

Mientras tanto, al tratar de alcanzar ese objetivo final, se alienta a los empleados a tomar un descanso cuando lo consideren necesario:

“Lo único que apreciamos y cultivamos es una comunicación clara. Si quiero salir a correr, simplemente escribo 'Durante aproximadamente una hora, estaré corriendo'. Y eso está muy bien para nuestro equipo: todos te darán la motivación para batir tu récord. Y, cuando regresas, dices 'Regresé', y simplemente regresas al trabajo".

Aunque es posible dejarse llevar y continuar trabajando hasta altas horas de la noche, simplemente porque hay demasiado que hacer, la conciencia de que el resultado final supera la cantidad de horas puede ser un gran motivador para evitar trabajar muchas horas en el largo plazo. correr.

¿Qué importancia tiene la gestión del tiempo para Ideamotive?

Ya sea que esté tratando de contratar en la industria de TI o simplemente esté buscando la mejor solución tecnológica posible para su producto, lo más probable es que tenga que actuar con bastante rapidez.

Dado que se pronostica que el mercado tecnológico global crecerá más del 6 % en 2022, mientras que la escasez de talento tecnológico continúa aumentando, mantenerse a la vanguardia en la industria de TI se volvió muy dependiente de la capacidad de un equipo para administrar su tiempo.

Naturalmente, queríamos escuchar todo lo que la gente de Ideamotive tenía que decir sobre este tema:

“El negocio de la tecnología es súper ágil y súper rápido: si te duermes en algo, se pierde. Por lo tanto, están sucediendo muchas cosas tanto del lado del talento como del lado del cliente”.

Entonces, para no perder ninguna oportunidad que surja, los expertos de Ideamotive intentan actuar lo más rápido posible:

“Si un desarrollador es muy bueno, normalmente recibe diez o quince ofertas cada semana. Entonces, si no eres lo suficientemente rápido, si pasas por alto algo, perderás en este mercado”.

Pero ser capaz de aprovechar las oportunidades rápidamente no siempre es tan fácil, y aquí es donde las herramientas útiles entran en escena:

“Cuando un cliente necesita ayuda instantánea, tenemos un par de horas para reaccionar. Esto es muy inmersivo, adictivo y difícil de administrar a tiempo, debido al equilibrio entre el trabajo y la vida personal , pero existen herramientas que lo ayudan, por ejemplo, Clockify . Esto es muy importante para nosotros y es la esencia de nuestro negocio”.

Con herramientas diseñadas específicamente para mejorar la administración del tiempo del equipo y proporcionar una descripción visual detallada de las horas que cada miembro del equipo dedica a una tarea, las empresas pueden mantenerse al día más fácilmente, incluso en una industria que evoluciona rápidamente.

¿Por qué el seguimiento del tiempo en Clockify es vital para Ideamotive?

Dado que Kamil señaló que Clockify es esencial para las operaciones diarias de Ideamotive, queríamos conocer las transformaciones que Clockify ha introducido en su flujo de trabajo, así como las razones detrás de su decisión de realizar un seguimiento del tiempo.

¿Cómo se enteró Ideamotive de Clockify?

Lidiar con problemas urgentes a diario mientras se lideran dos equipos remotos generalmente significa que no se puede dejar nada al azar.

Sabiendo cuánto valoran su tiempo los expertos de Ideamotive, primero queríamos saber cómo descubrieron Clockify y qué los llevó a elegir esta aplicación de seguimiento del tiempo.

“La primera vez que escuchamos sobre Clockify en Internet, muchas empresas lo recomendaron como una forma fácil de realizar un seguimiento de las horas facturables. Investigamos un poco sobre la aplicación y descubrimos que era muy fácil de usar y tenía muchas funciones excelentes, como la capacidad de crear informes, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y facturar a los clientes . Decidimos probarlo y estamos muy satisfechos con los resultados.

Clockify nos ha ayudado a ser más productivos y eficientes en nuestro trabajo, y lo recomendaríamos a cualquier propietario o empleado de una empresa que busque una aplicación de seguimiento del tiempo”.

Tan pronto como comenzaron a usar Clockify, notaron cómo se adapta perfectamente a su flujo de trabajo:

“Algo muy importante para nuestro negocio es el registro de horas. Todo el negocio se basa en eso porque somos muy transparentes y los talentos registran horas para obtener una remuneración por eso.

Pero la misma herramienta brinda información a nuestros clientes, porque nuestros clientes pueden ver cuántas horas se registran en el lado del desarrollador, y también tienen un cálculo sencillo allí”.

Entonces, en lugar de adivinar a dónde se fue su tiempo, o calcular manualmente las horas que dedicaron, Ideamotive decidió maximizar su transparencia y asegurarse de que tanto su lado de Entrega como el de Cliente funcionen como un reloj.

¿Por qué Ideamotive usa Clockify?

Resulta que Clockify se convirtió rápidamente en el núcleo del negocio de Ideamotive precisamente porque les brindaba una visión general clara del tiempo de todos:

“Si no tenemos esta supervisión y no tenemos esta transparencia, no podemos operar. No podemos calcular nuestras previsiones, no podemos ver cuáles son nuestros resultados financieros y no podemos evaluar si un desarrollador está por encima o por debajo del presupuesto. No podemos evaluar si podemos brindar transparencia a nuestros clientes, porque no pueden ver esas horas registradas.

Y, obviamente, una herramienta que registre horas, que sea confiable, que sea fácil de usar, que tenga API y cosas por el estilo… [Significa] que podemos conectarnos a nuestros diferentes almacenes y automatizaciones”.

Debido a su facilidad de uso, la gente de Ideamotive se acostumbró a registrar sus horas en Clockify y ahora lo ven como una parte básica de su jornada laboral:

“Clockify es vital, en esencia, [porque] es muy confiable y sencillo. Lo que necesitamos es una herramienta robusta que tenga muchos complementos, sea fácil de usar y tenga una excelente experiencia de usuario en la que podamos etiquetar y ver a diferentes personas en diferentes proyectos.

Y esto es lo que ofrece Clockify, seguro. Sin eso, estaríamos ciegos y sordos y no podríamos operar. Sería como sin manos para nosotros. Entonces es muy importante”.

¿Cómo cambió Clockify el flujo de trabajo de Ideamotive?

Dado que la transparencia es clave para el flujo de trabajo de Ideamotive, estábamos ansiosos por saber si Clockify tenía algún impacto en el aumento de la visibilidad de sus operaciones.

Resulta que Clockify ha provocado un cambio instantáneo desde el principio:

“Hay algunos cambios que he notado desde que comencé a usar Clockify. El primero, y más notable, es la mejora en mi equilibrio general entre trabajo y vida. Antes de comenzar a usar Clockify, rastreaba mi tiempo manualmente, lo que requería mucho tiempo y era inexacto.

Con la función de temporizador de Clockify, es fácil realizar un seguimiento de cuánto tiempo paso en cada tarea, por lo que puedo ser más consciente de a dónde va mi tiempo.

Además, la función de informes me ha facilitado ver dónde paso la mayor parte del tiempo, por lo que puedo ajustar mi flujo de trabajo en consecuencia. En general, usar Clockify me ha ayudado a ser más productivo y eficiente con mi tiempo”.

Después de usar Clockify por un tiempo, Kamil notó varias mejoras en su comunicación con los clientes:

“Dado que Clockify me permite compartir informes detallados con los clientes, pueden ver exactamente cuánto tiempo he dedicado a sus proyectos, lo que les facilita comprender mi facturación. Además, la capacidad de agregar comentarios a cada entrada de tarea me ha facilitado mantener a los clientes actualizados sobre mi progreso sin tener que enviar un correo electrónico o informe por separado. Esto ha resultado en menos preguntas y una mejor comprensión de mi trabajo en su nombre”.

¿Cómo usa Ideamotive Clockify?

Ser consciente de su tiempo no siempre es algo natural si no tiene suficientes datos que lo respalden. Dado que Clockify permite que los equipos de todos los tamaños vean a dónde va exactamente su tiempo, queríamos escuchar todo lo que Kamil tenía que decir sobre la forma en que usan nuestra aplicación de seguimiento del tiempo.

“Básicamente, en el equipo de entrega, los talentos deben registrar sus horas diariamente, pero esto depende de las necesidades de nuestros clientes. Algunos clientes no necesitan las horas registradas, por lo que los talentos solo registran 8 horas. Pero hay pequeñas empresas emergentes que son muy ágiles o necesitan optimizar sus costos, por lo que necesitan [más] detalles. Esto es lo que sabe el equipo de Entrega y actúan en consecuencia”.

Las operaciones diarias de Ideamotive dependen en gran medida de un sistema que les brinde suficiente transparencia sobre el tiempo y el esfuerzo que el equipo de Entrega ha dedicado a cada tarea. Por eso, han decidido probar Clockify más a fondo y ver cómo encaja en otros aspectos de su negocio:

“A veces, en el lado de Marketing, nos gusta registrar [tiempo] para ver el esfuerzo que se ha puesto y compararlo con esos resultados. Entonces, a veces, lo usamos como un ROI o simplemente para comparar las pruebas AB y algo así en el equipo comercial. Pero no es por transparencia, es con fines de análisis”.

Dado que Clockify proporciona una descripción detallada del progreso de todos, obtener un análisis preciso es cuestión de segundos.

¿Debería realizar un seguimiento del tiempo cuando trabaja de forma remota?

Aunque el trabajo remoto viene con una buena cantidad de inconvenientes, como problemas causados ​​por la distancia física y la falta de transparencia, el seguimiento del tiempo está ahí para cerrar la brecha de conexión.

Ya sea que forme parte de un equipo remoto o trabaje como autónomo, el seguimiento de sus horas de trabajo puede ayudarlo a mejorar sus niveles de productividad y generar confianza más fácilmente en un entorno remoto.

Veamos lo que la gente de Ideamotive tiene que decir acerca de estar al tanto de las tareas de todos y al mismo tiempo ahorrar suficiente tiempo para más problemas urgentes.

Cada segundo importa cuando trabajas de forma remota

Si hay algo que hemos aprendido de Ideamotive, es que cada segundo importa. Pero también son conscientes de que nuestros niveles de productividad tienden a disminuir cuando todo lo que tenemos que hacer para mejorar la transparencia de un equipo remoto tiene que hacerse a mano. Por eso priorizan la automatización:

“Sabemos que el tiempo es limitado, por lo que preferimos administrar las herramientas en lugar del tiempo y, para hacerlo, optimizamos y automatizamos las cosas. Si algo es repetible, lo automatizamos a primera hora de la mañana. Aunque necesitamos informar, tener supervisión e información transparente sobre algo, lo automatizamos para que se cree solo”.

Afortunadamente, el seguimiento del tiempo es una de esas actividades que no requiere un esfuerzo consciente si se realiza de la manera correcta.

Reflexiones finales: el trabajo remoto hace que el sueño funcione si te importa tu tiempo

Echar un vistazo al flujo de trabajo de Ideamotive ha demostrado que trabajar en un entorno remoto es más que un largo tramo de prueba y error.

Esta empresa de TI ha logrado perfeccionar su sistema remoto lo suficiente como para garantizar que sus equipos sean lo más eficientes posible, pero sin descuidar la importancia del equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal.

Aún así, para superar los problemas que surgen con la falta de interacción del equipo, los expertos de Ideamotive se dieron cuenta de que tenían que cuidar bien su tiempo.

Por lo tanto, si alguna vez le preocupa cómo hacer que el trabajo remoto realmente funcione, nunca puede equivocarse al prestar atención a cómo pasa su tiempo.

Aunque saber cuántas horas se necesitan para responder a todos los correos electrónicos puede que no solucione todos los pequeños problemas que le presenta el trabajo remoto, le brindará claridad, transparencia y confianza, y eso es igual de bueno.

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